نقاط الاجتماع الناجح الفعالة لتجنب إضاعة الوقت

نقاط الاجتماع الناجح الفعالة هي إحدى طرق مناقشة المشكلات وحلها، ليس فقط في الشركة ولكن في أي مؤسسة. سواء كان ذلك الرئيس أو الموظفين، يمكن لأي شخص المساهمة والتحدث.

على الرغم من أن الاجتماعات هي أدوات ضرورية للإنتاجية، إلا أن بعض الاجتماعات لا تنجح وينتهي بها الأمر إلى إهدار وقت وطاقة الجميع، لذا إليك نقاط الاجتماع الناجح الفعالة لتجنب إضاعة الوقت، سواء كان اجتماعي وجهاً لوجه أو اجتماع عن بعد، وفقاً لما ذكرته ليان مارثا، مستشار مالي مرخص ومخطط مالي، في مقال لها بموقع لايف هاك.

تحديد هدف واضح للاجتماع

قبل تحديد الاجتماع، يجب أن تسأل أولاً «لماذا سيتم انعقاد الاجتماع؟» لن يكون الاجتماع فعالاً إلا إذا كانت أهدافه واضحة، سواء كان ذلك في حل نزاع بين الموظفين أو مناقشة أزمة شركة أو مناقشة خطة عمل دورية. يتضمن هذا أيضاً الوصول إلى نتيجة معينة، هذه النتيجة على الأرجح مرتبطة بالغرض الذي عقد من أجله الاجتماع.

يجب التخطيط لغرض واضح قبل إرسال موعد الاجتماع إلى الأشخاص المعنيين، تأكد من أنك تعرف بالضبط سبب لقائك والنتيجة المرجوة من هذا الاجتماع.

دعوة الأشخاص الضروريين فقط

إن وجود الأشخاص الضروريين فقط كمشاركين في الاجتماع هو خطوة أخرى نحو اجتماع فعال، على سبيل المثال:

• هل الغرض من الاجتماع له علاقة بتأمين شبكة الشركة؟ قم بدعوة رئيس قسم تكنولوجيا المعلومات.
• هل الغرض من الاجتماع له علاقة بمستقبل الشركة؟ ادعُ رئيسك والموظفين المعنيين.

يجب أن يحضر الاجتماع فقط الأشخاص المرتبطون بشكل مباشر بموضوع الاجتماع. بهذه الطريقة، لن تضيع وقت الآخرين وإنتاجيتهم، سيؤدي ذلك أيضاً إلى إبقاء الأرقام منخفضة قدر الإمكان، مما يعني تقليل الانقطاعات والتشتت.

الموافقة على الجدول النهائي

عندما تعمل على إدارة اجتماعات فعالة، قم بإنشاء جدول أعمال للاجتماع، يجب أن يشمل ذلك عناصر العمل والمكان ووقت البدء والانتهاء والأشخاص المعنيين. بعد ذلك، أرسل المذكرة إلى الأشخاص الضروريين عبر البريد الإلكتروني، أو ضعها على مكاتبهم.

لا تنتظر الأشخاص الذين يتأخرون، تأكد من أن الاجتماع يبدأ في الوقت المحدد، قد لا يكون هذا سهلاً في البداية، خاصةً إذا كنت من النوع المتساهل. لكنك ستدرك أن هذا مهم ليس فقط بالنسبة لك ولكن للآخرين أيضاً.

سيكون الناس أكثر ارتياحاً للاجتماع إذا تم وضع جدول الأعمال أمامهم، كما سيؤدي هذا أيضاً إلى تقليل الأمور التافهة، مثل المقدمات غير الضرورية أو إدخال أسئلة عشوائية.

قم بإنشاء قاعدة ضد الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية

من الصعب التنافس على جذب انتباه الناس، خاصة عندما يستخدمون هواتفهم أو أجهزتهم اللوحية. يعد تعدد المهام بالفعل مشكلة بحد ذاتها، لكنها أسوأ عندما تضطر إلى التنافس مع الأجهزة المصممة خصيصاً لجذب انتباه الناس. تظهر الأبحاث أن تعدد المهام بين الوسائط المختلفة يؤدي إلى معالجة معلومات أقل وأداء وإنتاجية أقل.

لذا؛ لضمان تركيز الحضور في الاجتماع على جدول الأعمال، احظر استخدام الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية بحيث يركز كل مشارك على المهمة التي يقوم بها.

تعيين منسق للاجتماع

على الرغم من أنك الشخص الذي يخطط للاجتماع، فإن هذا لا يعني أنك الوسيط أيضاً. يجب أن تفكر فيما إذا كنت الشخص الأنسب لإدارة الاجتماع أو إذا كان بإمكان شخص آخر القيام به بشكل أفضل.

من المحتمل أن يعتمد هذا على موضوع الاجتماع، لا تتردد في تعيين أشخاص مؤهلين آخرين ليكونوا الوسيط إذا شعرت أن ذلك هو الأفضل للإنتاجية ولفعالية الاجتماع.

بالطبع، يجب أن يكون الوسيط شخصاً يعرف كيفية إدارة الاجتماعات الفعالة، كما يجب أن يعمل المنسق كحارس للوقت ومراقب التدفق الصحيح للاجتماع، كذلك التأكد من أن جدول الأعمال على المسار الصحيح، من المحتمل أن يكون الاجتماع أكثر نجاحاً بهذه الطريقة.

عقد اجتماعات أقل وأفضل

بدلاً من تنظيم اجتماع في كل مرة توجد فيها مشكلة أو نزاع في الشركة، ابحث عن طرق أخرى لحل تلك المشكلات.هناك العديد من البدائل لانعقاد الاجتماعات التي تكون أكثر فعالية وكفاءة من عقد اجتماعات دون المستوى الأمثل.

إن إرسال بريد إلكتروني أو التحدث إلى الأشخاص المسؤولين بشكل مباشر أفضل من انعقاد اجتماعات بشكل كبير، إذا قمت بتنظيم أقل عدد ممكن من الاجتماعات، فسيكون المشاركون أكثر حماساً للحضور.

افصل وقت الأكل عن وقت الاجتماع

سيؤدي القيام بأشياء أخرى أثناء الاجتماع إلى تقليل انتباه الجميع، يشمل ذلك تناول الطعام. قد يكون من الجيد الإعلان عن وقت تناول الطعام قبل موعد الاجتماع بثلاثين دقيقة إلى ساعة. سيضمن ذلك عدم تناول الأشخاص أثناء الاجتماع، مما يؤدي بعد ذلك إلى تجنب المزيد من الانحرافات.

أثناء الوجبة أو وقت الأكل، يمكن للجميع تناول الطعام وإجراء محادثة قصيرة، لكن خلال الاجتماع، يجب على الجميع التركيز على جدول الأعمال المطروح وطرح الأفكار معاً. بهذه الطريقة، يمكنك اتباع خطتك، وتكريس انتباهك لتحقيق الغرض من الاجتماع، وإدارة وقتك بحكمة.

مراجعة قرارات الاجتماع

خلال الدقائق الخمس إلى العشر الأخيرة من الاجتماع، راجع أي قرارات أو إجراءات اتخذت خلال الاجتماع، يجب تحقيق فهم واضح بين المشاركين والغرض من الاجتماع قبل مغادرة الجميع من الاجتماع، هذا يضمن أن كل شخص لديه استفساراته راضية وإدراج مساهماتهم.

كما أنه يوفر فرصة لأي شخص للتعبير عن شكوكه أو أسئلة نهائية للاستفسار عن شيء مبهم، أو مشاركة المعلومات ذات الصلة بالقرارات، التي تعد جميعها مفتاحاً للاجتماعات الفعالة.

يجب على المنسق توضيح أي خلافات بين المشاركين قبل نهاية الاجتماع، يجب أن يتوصلوا إلى حلول موجزة لمشاكلهم، من المهم أن يستوعب الجميع ما تمت مناقشته في الاجتماع.

إرسال مذكرة متابعة إلى كل مشارك

كل مشارك لديه مشاكله الخاصة خارج الاجتماع، هذا هو السبب في أن بعض الناس غالباً ما ينسون بعض الأشياء، حتى لو كانت مهمة. للتأكد من أن الأشخاص سيتذكرون ما تمت مناقشته في الاجتماع، أرسل ملاحظة متابعة عبر البريد الإلكتروني أو اتركها على مكاتبهم.

يجب أن يكون قصيراً ولطيفاً، كذلك يغطي ما تمت مناقشته والاستنتاجات التي تم التوصل إليها. يمكن أن يتضمن أيضاً كلمة «شكراً»؛ لمشاركتهم.

إرسال ورقة التقييم

يجب أن نعترف بأنه لا يحب الجميع فكرة الاجتماعات، بالنسبة لهذه الفئة من الأشخاص، يجب أن نجد طرقاً للتأكد من أنهم سيكونون مرتاحين كلما تم تضمينهم في الاجتماع.

لن يقول بعضهم ما هي المشاكل إذا طُلب منهم مباشرة، لذا فإن ورقة التقييم هي أداة مفيدة للحصول على ملاحظاتهم.

تحقق من ملاحظات المشاركين، ثم قم بتضمين طلبات المشاركين في الاجتماع التالي، كذلك قم بتغيير أي عملية تسبب عدم الراحة؛ لإجراء اجتماعات فعالة، فإن ضمان شعور الناس بالراحة هو أمر أساسي.