نصائح لكتابة بريد إلكتروني احترافي

بالنسبة للكثيرين منّا، يُعدّ إرسال بريد إلكتروني أمرًا شائعًا لدرجة أننا قد ننسى مدى أهمية كتابة رسالة بريد إلكتروني بشكل جيد يستطيع تحقيق أهدافنا المهنية. يمكننا دائمًا أن نسعى جاهدين لتحسين مهاراتنا، وتعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي للتواصل بشكل أكثر فعالية وبناء علاقات أقوى في العمل. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على بعض النصائح لكتابة بريد إلكتروني احترافي.

أهمية كتابة بريد إلكتروني احترافي

تحدث معظم اتصالاتنا عبر الإنترنت. في الولايات المتحدة وحدها هناك ما يقرب من 74٪ من جيل الألفية يفضّلون القنوات الرقمية على التواصل وجهًا لوجه.

تتعارض الاتصالات الرقمية مع طبيعتنا البشرية. يعتمد البشر بشكل كبير على إشارات الاتصال اللفظية وغير اللفظية مثل لغة الجسد والتواصل البصري والنبرة لفهم وإدراك المعنى الذي يريد الشخص إيصاله.

لا يسمح لنا البريد الإلكتروني والاتصالات الرقمية الأخرى بالتعرف على إشارات الاتصال الطبيعية هذه. لذا، يكون من الهام والضروري معرفة كيفية صياغة الرسائل التي تتمكن بشكل واضح ودقيق أن تُعبر عمّا نريد توصيله. هذا أمر حيوي بشكل خاص لحياتنا المهنية. يمكن أن تساعدك معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني فعال بالطرق التالية:

• بناء سمعة جيدة: يمكن أن يؤدي إظهار الموثوقية والكفاءة من خلال طريقة كتابة البريد الإلكتروني إلى بناء سمعة مهنية جيدة أو تدميرها في أعين الزملاء والمديرين والعملاء المحتملين أو أرباب العمل.
• وضوح: توفير معلومات مفيدة واضحة للأشخاص الذين يحتاجون إلى رأيك يخلق ويعزز العلاقات المهنية. يؤدي استخدام لغة واضحة إلى تبسيط العمليات وتجنب الارتباك الذي يأتي بنتائج عكسية.
• تقدم: يمكن أن يساعد التواصل الجيد في الحصول على الوظيفة أو زيادة الراتب أو وقت الإجازة أو تمديد العمل الذي تريده.

نصائح لكتابة بريد إلكتروني احترافي

إذا كُنت تود كتابة بريد إلكتروني احترافي فيُمكنك الاستعانة بالنصائح التالية:

• حدد ما تريد أن ينقله بريدك الإلكتروني: قبل صياغة رسالتك، اسأل نفسك: ما النتيجة التي أتمنى أن تحققها هذه الرسالة الإلكترونية؟ ماذا أريد أن يفعل المستلم؟ على سبيل المثال، هل تريد إبلاغه بتحديثا حالة لمشروع ما؟ هل تحاول حجز وقت لعقد اجتماع فردي مع أحد أعضاء الفريق؟ هل تأمل أن يشارك المستلمون في الاستبيان الخاص بك؟ عندما تبدأ في الكتابة، حاول اختيار كلماتك لتكون بمثابة دعوة للعمل الذي ترغب أن يقوم به المستلمون. ستساعدك هذه العقلية على صياغة رسالة بنية واضحة.
• قم بتحرير قائمة المستلمين الخاصة بك: قبل كتابة رسالتك، حدد بعناية الشخص الذي تريده لتنفيذ الرغبة التي حددتها خلال الخطوة السابقة. إذا كنت تبحث عن جدولة اجتماع فردي، على سبيل المثال، فسيكون المستلم المطلوب واضحًا. ولكن إذا كنت تود الحصول على تحديثات حالة مشروع ما، فقد تحتاج إلى أن تكون أكثر تفكيرًا عند اختيار قائمة المستلمين. اسأل نفسك: من لديه المعلومات التي أرغب في الحصول عليها؟ هل سيتمكن أحد أعضاء الفريق من مشاركتها معي، مثل قائد الفريق أو مدير المشروع؟ أو هل أحتاج إلى تضمين أعضاء فريق متعددين؟ عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني، اضبط الإعداد الافتراضي على "رد" بدلاً من "الرد على الكل" حتى لا تغمر البريد الوارد للأشخاص دون داع.
• صمم سطر الموضوع الخاص بك: في عصر التمرير اللانهائي، يقوم معظمنا بمسح سريع للنص الموجود في علب الوارد الخاصة بنا وتحديد أولويات الرسائل التي يجب فتحها. أنت بحاجة إلى سطر موضوع متميز حتى يتم ملاحظة بريدك الإلكتروني، ويساعدك على البقاء على المسار الصحيح عند صياغة نص الرسالة.
• صياغة رسالتك: لجذب انتباه القارئ، يجب أن تكون رسالتك واضحة مثل سطر الموضوع. للقيام بذلك، اجعل الرسالة قصيرة وفي صلب الموضوع. في حين أن الطول الدقيق لبريدك الإلكتروني سيعتمد على مقدار السياق الذي تحتاج إلى شرحه، فإن هدفك هو تنظيم المعلومات بطريقة يسهل على القارئ فهمها. ابدأ بالإجراء الذي تريد من المستلم اتخاذه، وتابع مع سياق سبب طلب هذا الإجراء، ثم اختتم بإخبارهم أنك متاح للأسئلة.
• خاطب المستلم بشكل مناسب: قد يكون من الجيد إرسال لغة غير رسمية مثل "Hey" إلى زميل أو صديق، ولكن بالنسبة للاستفسارات المهنية، فهي ليست الخيار الأفضل. من ناحية أخرى، كلمة "Dear" رسمية للغاية. إن كلمة "مرحبًا" رُبما تكون هي الأنسب.
• نسق رسالتك بشكل يجعلها سهلة القراءة: أضف المسافات البادئة أو المسافات بين الفقرات لسهولة القراءة. بالإضافة إلى ذلك، احتفظ بأهم معلوماتك وضعها في بداية كل فقرة حتى يتمكنوا من التعرف على أهم نقاطك.
• لا تستخدم العامية: تتطلب رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية مستوى معينًا من اللغة الرسمية. لا تستخدم اللغة العامية أو الرموز التعبيرية. بالإضافة إلى ذلك، لا تضف الكثير من الألوان، الأفضل عدم إضافتها على الإطلاق.
• أعد قراءة البريد الإلكتروني: حتى عندما تكتب رسائل بريد إلكتروني سريعة وقصيرة، فإنها يمكن أن تحتوي بسهولة على أخطاء. يمكن للأخطاء النحوية الصغيرة أن تجعل صورتك سيئة. لذا، أعد قراءة بريدك الإلكتروني قبل إرساله لتجنب أي أخطاء.
• استخدم التوقيع المناسب: اثنان من أدوات الإغلاق المناسبة هما "مع أطيب التحيات" و "شكرًا لك". لا تنس إضافة اسمك بعد اختيار أحدهما. والأفضل من ذلك، قم بتعيين توقيع تلقائي بحيث يظهر دائمًا في الجزء السفلي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.