نصائح لإدارة مجموعات العمل الناجحة.

يقوم المديرون بتنفيذ العديد من الاستراتيجيات لتشجيع موظفيهم على التعاون وتحقيق أهدافهم. تتمثل إحدى الاستراتيجيات في إنشاء مجموعات عمل وظيفية داخل إدارة أو مكتب، في المقال التالي نصائح لإدارة مجموعات العمل الناجحة.

ما هي مجموعات العمل؟

مجموعات العمل هي مجموعة من الأشخاص داخل مكان العمل الذين يتعاونون لتحقيق أهداف أو مهام أو مشاريع محددة. تستمر بعض مجموعات العمل لبضعة أشهر، بينما يبقى البعض الآخر معًا لسنوات عديدة. الغرض من هذه المجموعات هو أن يتعاون الموظفون ويشاركوا في العمل الفردي والجماعي. عادةً ما يكون لدى الأفراد داخل مجموعة العمل أهداف مخصصة للوفاء بها، ويحددون النجاح بناءً على أداء كل فرد. ومع ذلك، تعمل بعض مجموعات العمل بشكل جماعي، وتقيس النجاح من خلال نتيجة المجموعة ككل. قد تتضمن أهداف مجموعة العمل الشائعة ما يلي:

• إعداد المستندات الإعلامية الخاصة بالدائرة
• حل مشكلة
• التخطيط لحدث
• تحسين النظام الذي تستخدمه الشركة
• البحث عن أفكار جديدة ومبتكرة
• تطبيق معايير جديدة للدائرة

لماذا ينضم الناس إلى مجموعات العمل؟

هناك مجموعة متنوعة من الأسباب التي قد يختار الأشخاص الانضمام إليها في مجموعات العمل. في بعض الأحيان، يطلب مديرهم من أشخاص معينين المشاركة في مجموعة. في أوقات أخرى، تتوفر فرص العمل التطوعي داخل مكان العمل. قد تتضمن بعض الأسباب الرئيسية للانضمام إلى مجموعة عمل أو تكوينها ما يلي:

• استمع إلى وجهات نظر متعددة

أحد الأسباب الرئيسية للانضمام إلى مجموعة العمل هو سماع وجهات نظر متعددة. تعمل هذه المجموعات كمواقع للتعاون والتواصل مع العديد من الأشخاص المختلفين. يمكن أن يؤدي هذا إلى سماع الأعضاء للآخرين من وجهات نظر مختلفة. يمكن لمجموعات العمل التي تقدر تنوع الآراء تطوير حلول فعالة للتحديات أو القضايا داخل مكان العمل.

• شارك العمل

في بعض الأحيان، قد يختار المدير تشكيل مجموعة عمل بسبب مشروع معقد. بدلاً من تعيين العمل لشخص واحد، توفر مجموعة العمل فرصة للموظفين لمشاركة العمل. يمكن أن يساعد ذلك الأشخاص على تطوير مهارات التعاون والعمل بفعالية لضمان إكمال الجوانب الفردية الخاصة بهم من المشروع.

• نفذ مهارات مختلفة

يتيح الجمع بين الموظفين في مجموعة العمل للأشخاص تنفيذ مهاراتهم المختلفة. كل عضو في المجموعة لديه مواهبه وقدراته الخاصة التي يمكن أن تسهم بشكل فعال في هدف المجموعة. من خلال تعيين المهام بناءً على المهارات المحددة لعضو المجموعة، تتمتع المجموعة بإمكانية النجاح على المدى الطويل.

• بناء خطوط اتصال

من المهم بناء خطوط اتصال مفتوحة داخل مكان العمل. يوفر إنشاء مجموعة عمل فرص للموظفين للتعرف على بعضهم البعض. بالإضافة إلى ذلك، من خلال التعاون في مشروع أو مهمة، يمكن لأعضاء المجموعة ممارسة مهارات الاتصال الخاصة بهم. حتى بعد انتهاء مجموعة العمل، قد يستمر هؤلاء الموظفون في التواصل مع بعضهم البعض أو التعاون في العمل في المستقبل.

• شجع على المشاركة

إذا كنت تعمل في شركة كبيرة، فقد تكون هناك خيارات قليلة لكل موظف ليشعر بالمشاركة. يعد الانضمام إلى مجموعة عمل إحدى الطرق لتشجيع المشاركة بين الموظفين. في كثير من الأحيان، تساهم مجموعات العمل في الأعمال التجارية بشكل عام، لذلك قد تساعد المشاركة الموظفين على الشعور بأن عملهم له تأثير. بالإضافة إلى ذلك، توفر مجموعات العمل وسيلة للجميع للتحدث وإسماع أصواتهم في مكان العمل.

أنواع مجموعات العمل

بينما يمكن لكل شركة إنشاء مجموعات عمل بناءً على ما يناسب موظفيها بشكل أفضل، هناك ثلاثة أنواع رئيسية قد يختارونها. أنواع مجموعات العمل تشمل:

• مجموعات العمل التابعة

هذه مجموعات تقليدية تعمل تحت الإشراف المباشر لمدير أو مشرف. المدير مسؤول عن إخبار كل موظف بالمهام التي يجب إنجازها. في كثير من الأحيان، يقضي أعضاء هذه المجموعات وقتًا أقل في العمل التعاوني والمزيد من الوقت للتركيز على إكمال مهامهم الخاصة. ومع ذلك، يعتمد الموظفون في هذه الأنواع من المجموعات على إدارتهم لفهم نطاق عملهم.

• مجموعات العمل المستقلة

توفر مجموعات العمل هذه للموظفين استقلالية أكثر من المجموعات التابعة لديهم عادة الحد الأدنى من الإشراف. في هذه المجموعة، يعمل الموظفون عادةً في مهامهم الخاصة بتوجيه محدود أو توجيه عام. من الشائع أن تتواجد مجموعات العمل المستقلة داخل نفس القسم وتعمل على إنجاز وظيفة رئيسية واحدة. على سبيل المثال، يمكن أن يعمل قسم الموارد البشرية كمجموعة عمل مستقلة. يعمل كل موظف في القسم على خلق ثقافة إيجابية للشركة ، ومع ذلك يعمل القائمون على التوظيف والمدربين ومديري الموارد البشرية بشكل مستقل عن بعضهم البعض.

• مجموعات العمل المترابطة

تعمل مجموعات العمل هذه كفريق لأنها تعتمد على كل عضو في المجموعة لإنجاز عملهم. في بعض الأحيان، يتشارك أعضاء المجموعة في المسؤوليات لتحقيق هدف المجموعة. تنسق مجموعات العمل هذه مع بعضها البعض بشكل متكرر لإكمال المهام وإنهاء المشاريع. يولد هذا التنسيق جوًا يشبه الفريق داخل المجموعة.

• مجموعات العمل مقابل الفرق

في حين أن بعض مجموعات العمل قد تعمل كفرق، إلا أنها لا تعمل جميعها بنفس الطريقة. هناك بعض الاختلافات الرئيسية بين مجموعات العمل والفرق، والتي تشمل:

1. الفترة الزمنية: من الشائع أن تعمل الفرق معًا بشكل مستمر، بينما قد تعمل مجموعات العمل معًا فقط لفترة زمنية محددة.
2. المساءلة: في الفريق، يتحمل الأعضاء المسؤولية الفردية والجماعية عن العمل. في كثير من الأحيان، يركز أعضاء مجموعة العمل فقط على المساءلة الفردية.
3. الأهداف: من الشائع أن يكون للفرق أهداف جماعية تعمل المجموعة من أجلها، بينما يكون لمجموعات العمل أهداف فردية.
4. القيادة: غالبًا ما تتلقى مجموعات العمل توجيهات من المدير، بينما يمكن للفرق العمل مع القيادة الداخلية.

نصائح لإدارة مجموعات العمل الناجحة

فيما يلي بعض النصائح لإدارة مجموعة عمل ناجحة:

• تنظيم عمل المجموعة

إذا كنت تدير مجموعة عمل أو تقودها، فمن الأفضل تنظيم عمل المجموعة حتى يعرف كل عضو المهام التي يحتاجون لإكمالها. يمكن أن يؤدي تنظيم المواعيد النهائية والتوقعات وعمليات التعيين إلى النجاح داخل المجموعة. بالإضافة إلى ذلك، يساعد العمل المنظم الأعضاء على فهم توقعات وأهداف مجموعة العمل.

• شكل المجموعة بعناية

عندما تبدأ في تكوين مجموعة عمل، من المهم أن تفكر مليًا في تحديد الموظفين المطلوب تضمينهم. يمكنك تحليل أهداف المجموعة واختيار الموظفين الأنسب للمهام التي ينطوي عليها المشروع. هناك استراتيجية أخرى تتمثل في اختيار الأعضاء بشكل عشوائي أو بالتناوب. قد يكون لدى المجموعة المنظمة بعناية فرصة أكبر للنجاح في إنجاز المهمة الرئيسية للمجموعة.

• إدارة عمليات المجموعة

مع بدء تشكيل مجموعات العمل، قد تكون هناك فترة تعديل. تساعد هذه الفترة الزمنية أعضاء المجموعة على التعرف على النظام ومع بعضهم البعض. بعد هذه الفترة، يمكن للمجموعة أن تؤدي أداءً جيدًا معًا. من المهم لمديري مجموعة العمل تقييم مدى تكيف المجموعة مع العمليات الجديدة. يمكن أن يضمن ذلك شعور الأعضاء بالاستعداد للنجاح داخل المجموعة.

• قم بتضمين أفكار الجميع

بينما تعمل المجموعة معًا، من الضروري تضمين أفكار وآراء الجميع. هذا يخلق مجموعة عمل شاملة ومتقبلة لوجهات النظر والأفكار المتعددة لأعضائها. عندما تكون المجموعة قادرة على تضمين أفكار وآراء ووجهات نظر أعضائها، فقد يكون لديها احتمالية أكبر للنجاح.