مراحل صنع القرار.. كل ما تريد معرفته عنها

لا ينتج القرار بين ليلة وضحاها، ولكنه يحتاج إلى العديد من مراحل صنع القرار التي تجعلك مدركًا لأهدافك ومشكلاتك وفرصك في بداياتها، والتي تعتبر نقطة الانطلاق لاتخاذ قرار سليم وتنفيذه، ولذلك تعتبر أدوات وأركان صنع القرار منم أهم الأشياء التي يجب أن تتعرف عليها أيضًا لتحصل على القرار النهائي والحاسم لأمرك.

ما الفرق بين صنع القرار واتخاذه؟

تعتبر عملية صنع القرار هي أول خطوة في اتخاذ القرارات، بمعنى أن صنع القرار يبدأ بالعديد من الاختيارات التي عليك المفاضلة بينها للوصول إلى القرار الصحيح مثل تحديد المشكلة أو الفرصة المتاحة وتحليلها ثم تنفيذ القرار وتقييمه.

ويتضمن صنع القرار عملية اتخاذ القرار لكونها الخطوة الأخيرة في عملية صنع القرار، حيث يتم اختيار أفضل بديل من بين البدائل المتاحة واتخاذ قرار بشأن كيفية المضي في هذا الأمر، وبمعنى آخر، صنع القرار هو العملية التي تؤدي إلى اتخاذ القرار.

يمكن تشبيه صنع القرار بالرحلة التي يتخذها البعض إلى وجهة محددة وتلك الوجهة يطلق عليها اتخاذ القرار، ومن أمثلة صنع القرار واتخاذه ما يلي:

صنع القرار هو تحديد المشكلة التي تحتاج إلى حل ما أما اتخاذه هو اختيار الحل الأفضل والمناسب لهذه المشكلة.

وفيما يتعلق بجمع المعلومات فهو صنع القرار والبحث حول المشكلة والبدائل المتاحة، أما اتخاذ القرار هو استخدام المعلومات المتاحة تلك لاختيار أفضل حل.

من المهم ملاحظة أن صنع القرار واتخاذ القرار هما عملية متكررة تتم بشكل ملحوظ كل يوم بمختلف الأشكال، ويمكن تطبيق صنع القرار على الكثير من المواقف أيضًا.

متى يكون صنع القرار؟

تعتبر عملية صنع القرار من العمليات التي تسيطر على كافة جوانب حياتنا، حيث نواجه القدرة على اتجاه القرارات في كل خطوة نخطوها وذلك كي نستطيع الاستمرار في العمل بشكل جيد.

هناك بعض المواقف التي يكون فيها صنع القرار أكثر أهمية من غيرها، مثل:

مواجهة المشكلات

في حالة مواجهة المشكلات، يحتاج الأفراد إلى اتخاذ العديد من القرارات بشأن تلك المشكلة وكيفية التوصل إلى حل مناسب لها، ويتضمن ذلك البحث عن المعلومات المتعلقة بها ووضع خطة لمواجهتها والعثور على الحل النهائي.

اغتنام الفرص

تعتبر مواجهة الفرص من الأوقات التي يكون صنع القرار مهم بها كي تتمكن من اغتنام الفرصة بالشكل المناسب وتحديد المخاطر والفوائد المحتملة، ووضع خطة للاستفادة من الفرصة أو تركها.

المستقبل

عندما نحتاج إلى اتخاذ قرار بشأن مستقبلنا مثل اختيار مهنة أو مكان للانتقال إليه أو شريك للحياة، نحتاج إلى جمع المعلومات، وتحليل الاختيارات المتاحة مع اختيار الأفضل بينها.

حل النزاعات

عند الاحتياج إلى حل نزاع ما بين أكثر من طرف يجب أن تتخذ بعض القرارات بشكل عادل ومنصف، ويتضمن ذلك وجهات النظر المختلفة، وتحديد القضايا الرئيسية، وتطوير حل يلبي احتياجات جميع الأطراف المعنية بالنزاع.

نحتاج إلى اتخاذ قرار بشأن شيء مهم بالنسبة لنا مثل شراء منزل أو سيارة أو بدء عمل تجاري، كما نحتاج إلى بذل جهد إضافي لجمع المعلومات وتحليل الخيارات المتاحة للتأكد من كونه القرار الصحيح.

ما هي مراحل صنع القرار؟

تعتبر عملية اتخاذ القرار هي طريقة جمع المعلومات، وتقييم البدائل، ومن ثم إلى الاختيار النهائي، تهدف العملية المكونة من عدة خطوات إلى اتخاذ قرارات صعبة، ولكن يمكن استخدامها كذلك في عمليات اتخاذ القرار البديهية التي تحدث في حياتنا اليومية أيضًا، فما هي مراحل صنع القرار التي يتخذها الأفراد أو المؤسسات؟

تحديد القرار

في البداية يجب أن تحدد ما هو القرار الذي تسعى لاتخاذه استنادًا إلى الأفكار التي لديك والتي توجهك عادة إلى الأمور الصحيحة، ويمكنك الاستعانة ببعض الأسئلة للوصول إلى إجابة شافية ومنها ما هي المشكلة التي تحتاج إلى حل؟ وما هو الهدف الذي تخطط للوصول إليه؟ وما هو مقياس النجاح بالنسبة لك، والكثير من الأسئلة الأخرى التي ستساعدك على الوصول إلى ما تريده.

جمع المعلومات

قم بجمع كافة المعلومات المتعلقة بالقرار التي أنت بصدد اتخاذه، وهذه الخطوة توصلك إلى قرارات مستنيرة في المستقبل، وهنا يجب أن تتأكد إذا ما كان فريقك لديه أي بيانات تتعلق بالقرار وهل هناك من سبقوك في محاولة حل تلك المشكلة، وما هي الطرق التي سلكوها؟

وخلال معرفة ما هي مراحل صنع القرار ابحث عن المزيد من المعلومات كذلك خارج دائرة الفريق الخاص بك، ولا تقلل من شأن أي معلومة مهما كانت صغيرة، ولا تتجاهل كذلك أبحاث السوق واستشارة الآخرين إذا كان الأمر يتعلق بالعمل.

تحديد الحلول البديلة

تتطلب منك هذه الخطوة العثور على حلول مختلفة لنفس المشكلة وتصنيفها من حيث القوة والضعف، وذلك لأن وجود البدائل المحتملة يفيد للغاية في اتخاذ القرارات التجارية.

يجب أن تعلم أن بعض المشكلات تتعلق بأكثر من قسم في المؤسسة وكل قسم يكون لديه متطلباته التي لا تتماشى مع الأقسام الأخرى، لذلك فإن وجود الحلول البديلة أمر مهم للغاية.

تحليل الأدلة

يجب أن تعمل على تحليل الأدلة على الفور لاختيار الأفضل من بينها لحل مشكلتك الأولية وذلك من خلال تحديد سلبيات وإيجابيات كل دليل حصلت عليه.

في هذه المرحلة سيكون عليك حذف القرارات الأقل تأثيرًا أو التي لن تعالج مشكلتك من كافة النواحي، ويجب أن تعلم أن الحل في بعض الأحيان يكمن في مزج بعض البدائل المحتملة معًا للخروج بالحل الصحيح، فاختيار قرار واحد يساوي خسارة كبيرة في الكثير من الأحيان.

اتخاذ الإجراءات اللازمة

ابدأ باتخاذ الإجراءات اللازمة بعد العثور على الأدلة التي سترشدك إلى الطريق الصحيح وذلك عن طريق إنشاء خطة للتنفيذ في وقت محدد، ويجب أن تكون أفراد فريقك على علم بالخطوات الخاصة بها.

مراجعة تأثير تنفيذ القرار

يجب أن تكون مراقب جيد للقرارات التي تتخذها، وذلك عن طريق مراقبة مقاييس نجاح القرار وهو حيز التنفيذ، وهل يتجه في اتجاه إيجابي أم سلبي.

يجب أن تتأكد كذلك من تأثير تنفيذه على عمل الفريق وعلى حل المشكلات وفي حالة كان التأثير السلبي هو الأكثر وضوحًا، يجب أن تتخلص منه وتبدأ في البحث عن قرار أفضل.

ما هي أنواع اتخاذ القرارات؟

هناك العديد من أنواع اتخاذ القرارات، والتي تتم عن طريق المواقف المختلفة التي تصادفنا في حياتنا، فما هي أنواع اتخاذ القرارات؟ إليك أهمها:

طبيعة اتخاذ القرار

تصنف القرارات هنا إلى قسمين الأول هو القرارات الفردية، وهي تلك القرارات التي يقوم بها الفرد دون أن يشارك بها غيره من حيث الإجبار أو الأخذ بالرأي فقط.

أما القرارات الأخرى فهي القرارات الجماعية التي يتخذها مجموعة من الأشخاص ويتعاونون للوصول إليها لمواجهة المشكلات المختلفة.

درجة البرمجة

هناك بعض الأنواع من القرارات التي تسمى بالقرار المبرمج، ويطلق عليه هذا الاسم لأنه ناتج عن أمر يتكرر أكثر من مرة وبشكل يجعل حله روتينًا لا يحتاج إلى المزيد من التفكير.

أما القرارات غير المبرمجة فهي تلك التي تتعلق بمشكلات جديدة لم تصادفها من قبل وتتسم بالتعقيد الشديد وعدم القدرة على حلها.

مستوى التأثير

تنقسم أنواع القرارات من حيث التأثير إلى:

• قرارات استراتيجية وهي التي تؤثر على المدى البعيد على المؤسسة التي يتم اتخاذ القرار بشأنها.
• قرارات تكتيكية وتتعلق بالقرارات اليومية التي يجب أن تًنفذ بانتظام بفضل الأنشطة التي من المعتاد القيام بها.
• قرارات تشغيلية وهي تلك التي تتعلق بالأنشطة اليومية التي تحتاج إلى المزيد من العمل والحركة.

درجة المخاطرة

تنقسم القرارات من حيث درجة المخاطرة إلى:

• القرارات عالية المخاطر، والتي يترتب عليها عواقب كبيرة أو سلبياتها أكبر من إيجابياتها في حالة الفشل.
• القرارات متوسطة المخاطر التي ينتج عنها عواقب ولكن يمكن التعامل معها ومع سلبياتها بهدوء دون التسبب في كارثة.
• القرارات منخفضة المخاطر، وهي تلك التي لا تؤدي إلى عواقب في حالة فشلها بل تصبح وكأنها لم تكن.

درجة اليقين

القرارات التي تكون مرتفعة من حيث درجة اليقين تمكنك من اتخاذ القرارات بسهولة، وذلك لتأكدك من البدائل المعروضة والمعلومات الكافية التي بين يديك، والمؤكدة على نجاح التجربة.

أما عند عدم اليقين تكون المعلومات المتوفرة من المعلومات المحدودة التي ليس لها العديد من البدائل ولا ثقة في نتائجها.

بعض أنواع القرارات تكون خطيرة وهنا لا يكون هناك أي معلومات كافية عن القرار ولا المشكلة ولكن يقوم صاحب القرار باتخاذها على الرغم من أي شيء.

العاطفة

بعض القرارات تتعلق بالعواطف البشرية والقرارات الأخلاقية،وهي تلك التي تتعلق بقضايا أخلاقية وقيمية حيث القيم التي يتسم بها صاحب القرار أو تعلق القرار بأفكاره الإبداعية والمبتكرة أيضًا.

تتأثر بعض القرارات بالمشاعر الطبيعية للبشر مثل الحزن والخوف والاندفاع.

العوامل المؤثرة في اتخاذ القرارات:

يعتمد نوع القرار على العديد من العوامل، مثل:

• شكل المشكلة وطبيعتها.
• المعلومات المتوفرة عن المشكلة وتفاصيلها.
• الوقت المتوفر قبل تفاقم المشكلة أو انحسار الفرصة.
• المخاطر والمشكلات التي من الممكن مقابلتها.
• القيم والأخلاقيات التي ينتمي إليها الفرد.
• الأساليب الشخصية المستخدمة من قبل صاحب القرار.
• مدى فهم أنواع اتخاذ القرارات المختلفة وكيفية تأثيرها على الشخص وقت اتخاذ القرار وتنفيذه.

ما هي أدوات اتخاذ القرار؟

هناك العديد من الأدوات والتقنيات التي يمكن استخدامها للمساعدة في اتخاذ القرارات المناسبة والتي من أهمها:

تحليل SWOT:

SWOT هو اختصار لـ نقاط القوة ونقاط الضعف والمشكلات التي يمكن أن تقع في طريقك، ويمكنك استخدام تحليل SWOT من أجل تقييم الموقف الحالي للمؤسسات أو المشروعات من خلال تحليل نقاط القوة والضعف الداخلية والفرص والتهديدات الخارجية.

يمكن استخدام تحليل SWOT لتحديد أفضل مسار للعمل من خلال الاستفادة من نقاط القوة واغتنام الفرص وتجنب نقاط الضعف والمشكلات.

تحليل شجرة القرار

من الأدوات التي تفيد كثيرًا في عملية اتخاذ القرار والتي تعرض كافة البدائل المتاحة واتخاذ القرار بناءً على احتمالية نجاح كل بديل، وذلك عن طريق رسم شجرة القرار على شكل مخطط يوضح كل البدائل والأفكار وما يترتب عليها.

كما يمكن استخدام تحليل شجرة القرار لتقييم المخاطر المحتملة لكل بديل واتخاذ القرار الأكثر ترجيحًا بعد عرض رؤية واسعة لتحقيق النتيجة المراد الوصول لها.

تحليل التكلفة والعائد

العمل على تحليل التكلفة والعائد من خلال أداة لتقييم تكلفة كل بديل وفوائده المحتملة، ويتم المقارنة بين تكاليف القرار والعائد منه وتقسيم النتائج للتعرف على نسبة النجاح الاقتصادي.

يمكن استخدام تحليل التكلفة والعائد لتحديد البديل الأكثر كفاءة من حيث التكلفة.

العصف الذهني

يعتبر العصف الذهني من التقنيات المميزة لتوليد الأفكار والقيام ببعض الحلول الإبداعية للمشكلات التي تواجهك، كما تساعد على تشجيع أعضاء الفريق الواحد على طرح أكبر عدد ممكن من الأفكار دون أي قيود أو انتقادات.

يمكن استخدام العصف الذهني لتحديد أفكار جديدة لم تكن قد تم التفكير فيها من قبل.

تقنية ديلفي

هي أداة لجمع آراء الخبراء من خلال استطلاعات الرأي المتكررة، ويتم إرسال استطلاع رأي إلى مجموعة من الخبراء، ثم يتم تحليل ردودهم وتلخيصها، ثم يتم إرسال استطلاع رأي آخر إلى الخبراء مع تلخيص الردود السابقة، مما يسمح لهم بمراجعة آرائهم وتعديلها.

تحليل السبب الجذري

تحليل السبب الجذري هو أداة لتحديد السبب وراء أي مشكلة قبل اتخاذ القرار لحلها، ومن أهم الأسئلة التي تطرح في هذا الوقت هي لماذا؟ للإجابة عن السبب الحقيقي وراء أي مشكلة لمنع حدوثها مرة ثانية عن طريق اتخاذ القرار الصحيح لحلها.

القوائم

من أبسط الطرق المستخدمة ولها فعالية كبيرة لتحديد كافة الخيارات وتقييمها دفعة واحدة، وتستخدم لتنظيم المعلومات وترتيبها لاختيار المناسب منها.

المصفوفات

من أدوات المقارنة المستخدمة للتمييز بين البدائل المطروحة والتعرف على أفضلها، وذلك من خلال بعض المعايير الموحدة، كما يمكنك استخدام البرامج المتخصصة لاتخاذ القرارات، مثل برامج تحليل البيانات وبرامج إدارة المشاريع والاستشارات المتوفرة لدى الخبراء.

ما هي أركان القرار الإداري؟

يتكون القرار الإداري من خمسة أركان أساسية يمكن الاعتماد عليها للحصول على القرار المناسب، وهم:

السبب

ويمثل الدافع الأساسي لاتخاذ القرار، والظروف التي أدت إلى الاحتياج لمثل هذا القرار، ويجب أن تكون تلك الأسباب مشروعة ومبررة أي لها ضرورة لدى الفرد أو تحقق مصلحة عامة.

يجب أن يكون السبب قابل للقياس ومقارنته بأسباب أخرى شبيهة مع التعبير عنه بوضوح ودقة، وبالتأكيد يتواجد السبب قبل صناعة القرار لأنه الأساس الذي يبنى عليه الأمر ككل.

لا بد ألا يتأثر هذا السبب بالعوامل الشخصية أو العاطفية لصاحب القرار.

الاختصاص

يجب أن تكون أنت المختص الوحيد باتخاذ هذا القرار حتى تكون قادرًا على صناعته، وذلك من خلال صفة شرعية أو قانونية تلزم الآخرين بالموافقة على قرارك، ويمكن لصاحب القرار مشاركته مع الآخرين أيضًا في حال أراد ذلك.

محل القرار

يشير محل القرار إلى موضوعه، حيث يتضمن الأحكام والتدابير التي تدور حول هذا الموضوع، والتأكد من كونه قابلًا للتنفيذ أو لا يتعارض مع القوانين العامة أو الآداب.

ويجب أن يكون المحل ممكنًا، أي ألا يتطلب موارد أو إمكانيات غير متاحة.

الشكل

هو الشكل النهائي الذي يصدر به القرار بما في ذلك الشروط والإجراءات التي يجب مراعاتها عند إصداره، ويجب أن يكون الشكل الالتزام باللوائح والقوانين، بالإضافة إلى التحدث عن جميع البيانات الأساسية للقرار، مثل تاريخه واسم صاحبه وموضوعه.

يجب أن يكون الشكل سليمًا من الناحية القانونية كي لا يعرض صاحبه إلى أي مخالفات قانونية.

الغاية

يجب أن تعلم ما هو الهدف الذي يسعى القرار إلى تحقيقه على أن تكون تلك الغاية مشروعة من كافة النواحي الخلقية والقانونية، مع القدرة على قياس الهدف هذا والتأكد من إمكانية تحقيقه في الحياة بشكله المتوقع.

ما هي مهارات صنع القرار؟

إذا كنت تريد اتخاذ القرار المناسب لك، يجب أن تتمتع ببعض المهارات التي تمكنك من القيام بالأمر على أكمل وجه، وذلك عن طريق ما يلي:

• الحصول على ما يكفي من مهارات التواصل التي تمكنك من التعامل مع الآخرين بشكل فعال وتواصل مباشر سواء كان هذا التواصل شفوي أو كتابي.
• امتلاك أصحاب القرار مهارات التفاوض للقدرة على المفاوضة مع الآخرين للوصول إلى البديل الأكثر حكمة الذي يمكن استخدامه لتحقيق أفضل النتائج.
• القدرة على حل المشكلات بشكل جديد وناتج عن الأفكار المبتكرة غير المكررة.
• القدرة على الإبداع والتفكير خارج الصندوق للحصول على الحلول التي لا يتوقعها الآخرون واختصار الوقت والجهد.
• التمتع بعدد من مهارات القيادة لأن العديد من القرارات تتطلب من شخص أن يكون هو متخذ القرار النهائي وعليه يقوم بتحفيز الآخرين وإلهامهم لتحقيق أهداف مشتركة.
• التميز بمهارات إدارة الوقت حتى يتم اتخاذ القرار بأسرع وقت ممكن والعمل على تنفيذه أو اختيار غيره إن لم يكن صالحًا للتنفيذ في الوقت المحدد.

كيفية تطوير مهارات صنع القرار؟

تتطور مهارات صنع القرار من خلال الكثير من الأشياء التي عليك الاهتمام بها مثل:

التعرض إلى العديد من المواقف التي يتعين عليك اتخاذ القرارات خلالها، مما يطور من مهاراتك عن طريق التجربة.

التدريب على حل المشكلات غير الحقيقية واتخاذ القرارات المهمة بشأنها، كما يمكن حضور بعض الورش التدريبية من أجل ذلك.

قراءة المقالات المتعلقة باتخاذ القرارات أو الكتب المختصة بهذا الأمر.

ملاحظة كيف يتخذ الآخرون القرارات والتعلم من التجارب التي يمرون بها.

الاعتماد على الأشخاص أصحاب الخبرات المختلفة والذين سيمدونك بخلاص خبراتهم لصنع القرار بالشكل الصحيح.

مهارات صنع القرار ضرورية للنجاح في جميع مجالات الحياة، سواء الشخصية أو المهنية، ومن خلال تطوير مهارات صنع القرار، يمكنك اتخاذ قرارات أفضل وتحقيق أهدافك.

تعرفنا على مراحل صنع القرار وأي الأدوات التي يمكنك أن تستخدمها للاستفادة منه مع أركان صنعه أيضًا، فإذا كنت تريد التعرف على أفضل وأهم الطرق التي تُمكنك من اتخاذ قرار جيد يجب أن تتعرف على كل ما يخص صناعته.