مايكروسوفت تكشف مصدر الإلهاء الأول في العمل الذي يضر بالإنتاجية

من المستحيل إحصاء عدد الاجتماعات التي تعقد كل أسبوع بجميع أنواعها، والتي يمكن أن تكون عبر البريد الإلكتروني. لكن بحثاً جديداً من مايكروسوفت يظهر كيف أصبحت اجتماعات عملنا خارج نطاق السيطرة.

إحصائيات ساعات اجتماعات العمل يومياً

منذ فبراير 2020، يحضر الأشخاص 3 مرات اجتماعات ومكالمات مايكروسوفت تيمز أسبوعياً في العمل، بزيادة هائلة قدرها 192%. يقضي مستخدمو تيمز الأثقل ما يقرب من 8 ساعات، أو يوم عمل كامل، كل أسبوع في الاجتماعات عبر الإنترنت وحدها.

أدى العمل عن بُعد أثناء الوباء، الذي سلب فرص اللقاءات العفوية في المكتب، إلى حدوث تضخم في الاجتماعات. الآن، بعد ثلاث سنوات، تحاول الشركات تصحيح المسار، وإيجاد طرق لجعل الاجتماعات الشخصية والافتراضية أكثر كفاءة وأقل تكرر.

الاجتماعات، في جوهرها، ليست هي المشكلة، كما تقول كوليت ستالباومر، المدير العام لـ مايكروسوفت 365، يمكن أن تساعد فرضيتهم الأساسية، وهي تبادل الأفكار الجديدة، أو إطلاع الموظفين على الأحداث المهمة في الشركة، أو إشراكهم في صنع القرار، العمال على الشعور بالانخراط، وفقاً لشبكة سي إن بي سي.

وأوضحت أنه عندما تكون الاجتماعات طويلة، وتدار بشكل سيئ، وليس لها هدف واضح، فإنها تصبح مصدراً للتوتر للموظفين ومديريهم.

العامل الأول الذي يشتت انتباه الموظفين في مكان العمل

في الواقع، تعد الاجتماعات غير الفعالة هي العامل الأول الذي يشتت انتباه مكان العمل والذي يضر بالإنتاجية، ويتبعها عن كثب عقد الكثير من الاجتماعات، وفقاً لمسح أجرته شركة مايكروسوفت على 31000 عامل في جميع أنحاء العالم، والذي تم إجراؤه بين فبراير ومارس 2023.

تقول ستالباومر إن تضخم الاجتماعات ترهق العمال وتترك وقتاً غير كافٍ لـ «العمل العميق» في المهام التي تتطلب مستوى أعلى من التركيز دون أي إلهاء.

تشير إلى أنه ما يقرب من اثنين من كل ثلاثة أشخاص، بغض النظر عما إذا كانوا يعملون عن بُعد أو شخصياً أو وفقاً لجدول زمني مختلط، إنهم يعانون من صعوبة الحصول على الوقت والطاقة للقيام بعملهم بسبب الاجتماعات والبريد الإلكتروني المتضخم، وفقاً لتقارير مايكروسوفت.

وتضيف: «هناك تكلفة فرصة تأتي مع ضغوط البقاء على الإنترنت دائماً، والتعامل مع تدفق الإخطارات والاجتماعات المتتالية».

أهمية الاجتماعات

ورداً على سؤال حول ما يجعل الاجتماعات جديرة بالاهتمام، قال العمال إن دافعهم الرئيسي لحضور الاجتماعات هو تلقي المعلومات الهامة التي يمكن أن تساعدهم على أداء وظائفهم بشكل أفضل بالإضافة إلى التماس وتقديم الملاحظات للأشخاص الذين يعملون معهم.

ومع ذلك، قال أكثر من نصف الأشخاص «58%» أنه من الصعب تبادل الأفكار في اجتماع افتراضي أو اللحاق بالركب إذا انضموا إلى اجتماع متأخراً «57%»، وأن عناصر العمل التالية للاجتماع غالباً ما تكون غير واضحة «55%».

كيف تكافح الشركات «إجهاد الاجتماع»؟

تقول ستالباومر إن العمال يمكنهم فقط فعل الكثير لمحاربة «إجهاد الاجتماع»، وتشدد على أن «قادة الأعمال بحاجة إلى تحديد النغمة والتوقعات الواضحة» حول كيفية إجراء الاجتماعات، مضيفة أنه يجب استخدام الاجتماعات؛ لتعزيز رفاهية الموظفين وإنتاجيتهم وليس استنزافهم.

لجعل الاجتماعات أكثر كفاءة، تشجع ستالباومر الشركات على الاستفادة من التسجيلات ومساعدي جدولة البريد الإلكتروني والمراسلة الفورية والنصوص المدعومة بالذكاء الاصطناعي بحيث يتمتع الموظفون بمزيد من المرونة في كيفية ووقت المشاركة في الاجتماعات.

من خلال التقويمات الخالية من الاجتماعات، أبلغ الموظفون، الذين كانوا يعملون جميعاً من المنزل في ذلك الوقت، عن زيادة بنسبة 15% في الشعور بالإنتاجية، إلى جانب 85% قالوا إنهم يفكرون في استبدال الاجتماعات المستقبلية باتصال غير متزامن، وفقاً للبحث الجديد.