ما هي وظيفة خدمة العملاء.. ومهامها ومتطلباتها

يُقصد بخدمة العملاء المساعدة التي توفرها المؤسسة لعملائها قبل شرائهم أو استخدامهم منتجات الشركة أو خدماتها أو بعدها. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف أكثر على ما هي خدمة العملاء.

ما هي خدمة العملاء؟

يُقصد بخدمة العملاء المساعدة التي توفرها المؤسسة لعملائها قبل شرائهم أو استخدامهم منتجات الشركة أو خدماتها أو بعدها. تشتمل وظيفة خدمة العملاء على مساعدة العملاء والإجابة على تساؤلاتهم بالإضافة إلى استكشاف المشكلات والشكاوى وحلها.

تُعتبر خدمة العملاء الجيدة هي عامل هام في مجال التنافس بين الشركات، فإذا أرادت شركة أن تُعزز من ولاء العملاء لعلامتها التجارية وتقديرهم لها فيجب أن تهتم بجانب خدمة العملاء لديها.

تعني خدمة العملاء بشكل عام، بكسب رضا العملاء ورفع مستوى المبيعات أو ترويج الخدمات التي تقدمها المؤسسة في الأسواق، يتم تحقيق هذه الأهداف من خلال حل مشكلات العملاء والرد على استفساراتهم المختلفة والتعامل معهم بلطف وود، وهو ما يخلق لديهم ولاءاً للشركة ويشجعهم على التعامل معها بشكل دائم بل وحتى قد يصبح هؤلاء العملاء نقاط دعاية للشركة، فيقومون بتشجيع الآخرين على التعامل معها.

يتطلب تحقيق أهداف خدمة العملاء اختيار موظفين أكفاء يمتلكون مهارات وخبرات تؤهلهم لتقديم هذه الخدمة بأفضل صورة ممكنة.

سابقاً، كانت خدمة العملاء قبل أن ينتشر استخدام الهاتف على نطاق واسع، تُقدّم إلى حد كبير بصفة شخصية أو عبر البريد. أعطى اختراع الهاتف المؤسسات فرصة جديدة للتميز في المنافسة من خلال توفير خدمة عملاء أفضل وأسرع عبر الهاتف. ثم خلال التسعينيات وأوائل الألفية، خلق الإنترنت المزيد من فرص خدمة العملاء وزاد من القنوات المتاحة لتحقيق المزيد من التواصل مع العملاء.

بعد انتشار استخدام الإنترنت أصبح بإمكان العملاء ليس فقط الاتصال بخدمة العملاء والتحدث مع ممثل الشركة، لكن أصبح بإمكانهم أيضاً الانتقال إلى موقع الشركة على الويب وإرسال بريد إلكتروني، أو في النهاية التفاعل مع أحدث التقنيات، مثل روبوتات الدردشة. أيضاً، على مدار العقد الماضي، بعدما ظهرت مواقع التواصل الاجتماعي، مثل فيسبوك وتويتر وغيرها، أصبح هناك قنوات أخرى يمكن للعملاء من خلالها التفاعل مع الشركات.

مهام وظيفة خدمة العملاء

من مهام وظيفة خدمة العملاء ما يلي:

• التعامل مع المشكلات: هذه المهمة هي إحدى المهام الرئيسية لوظيفة خدمة العملاء، فإحدى أهم المهام التي تُسند إلى موظفي خدمة العملاء هي التعامل مع المشكلات والشكاوي التي تواجه العملاء حسب سياسات الشركة، ويجب أن تكون لديهم المهارة والمقدرة على تقديم الاقتراحات والحلول التي ترضي العميل، ويجب أن تتم الإجابة على الاستفسارات المختلفة بطريقة بسيطة وواضحة حتى يتمكن العميل من التفاعل والتجاوب معه. إذا لم يملك موظف خدمة العملاء إجابة على سؤال العميل فيجب تمرير الاستفسار لأشخاص آخرين لديهم القدرة على الإجابة أو حل المشكلة.
• المساعدة في المبيعات: قد يكون هذا الأمر واقعاً تحت مسؤوليات قسم المبيعات بشكل مُباشر، لكنه بشكل غير مُباشر قد يكون إحدى مهام وظيفة خدمة العملاء، بعض موظفي خدمة العملاء وعند بيعهم لمنتجات الشركات قد يقدمون اقتراحات للعملاء، ويساعدونهم في اتخاذهم قرار شراء منتج معيّن.

متطلبات وظيفة خدمة العملاء

من متطلبات وظيفة خدمة العملاء ما يلي:

• التعامل بطريقة لبقة وهادئة: بعد مكالمات العملاء قد تكون غاضبة أو مستفزة للموظف، لكن على أي حال يجب أن يحتفظ الموظف بالرقي والاحترام مع العملاء، حيث أن أسلوب الموظف في التحدث مع العميل يتحكم بشكلٍ مباشر في الفكرة التي يأخذها العميل عن الشركة وهو الذي يدفعه للتعامل مع الشركة باستمرار أو يجعله يتخذ قرار بوقف التعامل مع الشركة بل ونصح المحيطين به بعدم التعامل معها، يجب أن يُدرك الموظف هنا أنه مُمثل لشركته ولا يتحدث بلسانه أو عن نفسه. يجب التعامل بهدوء مع شكاوى العملاء المختلفة، خاصةً إذا اضطر الموظف للتعامل مع عميل غاضب وهذا الجانب يتطلب مهارة عالية.
• المعرفة الكافية بالمنتجات والخدمات التي تٌقدّمها الشركة: مهمة موظف خدمة العملاء الرئيسية هي توفير المعلومات التي يطلبها العميل عن الخدمة أو المنتج وهذا يتطلب المعرفة الكافية بالتفاصيل اللازمة عن الخدمة أو عن طريقة عمل واستخدام المنتج وذلك للإجابة على الاستفسارات المختلفة إجابة وافية. يجب أن يعتمد الموظف على استخدام مصادر عديدة في البحث عن المعلومة وذلك ليتمكن الموظف من الإجابة على أيّ استفسار قد يُطرح عليه.
• الصبر: هذه هي السمة الأهم من مهارات خدمة العملاء التي يتوجب على الموظف امتلاكها، يجب أن يعي موظف خدمة العملاء أن العميل يلجأ إلى خدمة العملاء عندما يشعر بالإحباط أو الإرباك بخصوص المنتج أو الخدمة وقد يكون حينها، كما سبق الذكر، غاضباً أو منفعلاً أو متوتراً ويشعر أنه تورط في شراء منتج أو سلعة غير فعّالة، وهنا لا بد من التحلّي بالصبر والتعامل مع العميل بهدوء وحكمة.
• مهارات الاستماع: يجب أن يمتلك موظف خدمة العملاء مهارات استماع فعّالة، تتجلى هذه المهارة في أقسام خدمة العملاء التي تعتمد على التحدث تليفونياً مع العملاء. حينها تكون مهمة الموظف أن يقوم بالاستماع لعشرات العملاء خلال فترة عمله اليومية، بمختلف ثقافاتهم وشخصياتهم. لذلك يجب أن تكون لديه القدرة على الانصات بشكل جيد للناس في العموم. قد يواجه الموظف الذي لديه بالفعل مهارات الاستماع تحدياً مع كثرة المكالمات التي ترد إليه، فقد لا يستطيع جميع الموظفين الحفاظ على هذه المهارة مع كثرة المكالمات، لذلك يجب الحرص على تطوير هذه المهارة من خلال التركيز في كلام العميل وسؤاله عدة أسئلة تهدف إلى فهم ما يعنيه بدقة. يمكن للموظف كتابة النقاط المهمة أثناء المحادثة للرد بعد ذلك.

بشكل عام، يُساعد الاصغاء الموظف في تشكيل فكرة واضحة عن الاستفسار أو المشكلة المطروحة وبذلك يتمكن من التعامل معها بطريقة صحيحة.

• القدرة على اتخاذ قرار سريع وفعّال: قد يضطر موظف خدمة العملاء في بعض الأحيان أن يتخذ قرارات تبعا للموقف وقصة الشكوى والعميل. وهذا يعني أن موظف خدمة العملاء يجب أن يتحلى بالقدرة على اتخاذ القرارات. لأن في بعض الأحيان قد يتطلب الأمر ذلك منه، خاصةً في الأوقات التي لن يستطع خلالها الموظف الرجوع لمديره.
• الثقة بالنفس: رغم كون العميل قد يكون منفعلاً أو غاضباً أثناء تحدثه إلى موظف خدمة العملاء، إلا أن الثابت هنا أنه ينظر لموظف خدمة العملاء وكأنه منقذه من مشكلة ما. ويعتبر الحلول التي يُخبره بها موثوق بها تماماً. لذلك إذا كان الموظف لا يثق بنفسه وبالكلام والحلول التي يقولها، فهذا سيُضعف ثقة العميل فيه وفي الشركة. يجب أن يكون موظف خدمة العملاء يملك الثقة بالنفس ويجب أن يكون ومُحدداً ودقيقاً في كل كلمة وحل يُخبر به العميل.
• القدرة على التحمل: كثرة المكالمات وكثرة الشكاوي والمشكلات والعملاء الغاضبين، جميعها أشياء قد تُمثل ضغطاً نفسياً على موظف خدمة العملاء، لذلك يجب أن يكون لدى هذا الموظف قدرة عالية على التحمل حتى يستطيع أن يتصرف بهدوء وحكمة حتى خلال المواقف الصعبة التي يكون خلالها العميل منفعلاً ومحتداً في كلامه وصوته. من المهم أيضاً أن يستطيع الموظف امتصاص غضب العميل والتعامل بطريقة ذكية لاحتوائه مرة أخرى.
• مهارات الذكاء العاطفي: يُقصد بمهارات الذكاء العاطفي قدرة الموظف على إظهار اهتمامه ورغبته بالمساعدة. يجب أن يتحلى موظف قدرة العملاء بالقدرة على التعاطف ويجب عليه النظر الى الأمور أحياناً من وجهة نظر العملاء، لفهم ما يشعرون به، ثم السعي لكسب رضاهم وتعزيز ولائهم.
• مهارات التعامل مع النقد: الكلمات السلبية ليست دوماً مهينة، فلا يجب أخذ شكاوي العملاء على محمل شخصي، كما لا ينبغي تجاهلها. للتعامل الفعّأل مع النقد، يمكن لموظف خدمة العملاء إعداد قائمة بأكثر 10 أو 20 شكوى شيوعاً وتحضير إجابات لكل واحدة. على أن تكون هذه الاجابات واضحة وعفوية ومختصرة قدر الامكان. قد تكون انتقادات االعملاء في ملاحظات قيّمة يجب أخذها في الحسبان لتطوير عمل الشركة والسلعة أو المنتج الذي تُقدّمه.