ما هي معوقات الاتصال الإداري

إذا أردت النجاح لمنظومتك أو مسؤوليتك يجب أن تهتم بالاتصال الإداري، ولكن بعض من معوقات الاتصال الإداري تقف أمام نجاح هذا العمل وتؤدي إلى تراجعه، لذلك يجب أن تتجنب تلك المعوقات وتقضي عليها لتحفز العاملين وتجعلهم يعملون في بيئة إيجابية متكاملة.

ما هو الاتصال الإداري

يعرف الاتصال الإداري بالعملية التي يتبادل خلالها الموظفين والإدارة المعلومات معًا، ويكون الشخص المسؤول عنالتواصل الإداري لديه القدرة على إصدار التعليمات ونقل الأوامر وإرسال المعلومات والبيانات.

كما يكون عليه التواصل مع العملاء وشركاء الشركة وتوطيد العلاقات بين أجزاء الإدارة والعملين بالمناصب المختلفة.

يستخدم الاتصال الإداري بكثرة في الأعمال التجارية التي تتطلب العديد من المراسلات والمباحثات.

ما هي معوقات عملية الاتصال؟

تقف بعض المعوقات بين الاتصال الإداري ونجاحه مما يعطل العمل كثيرًا فمَا هي تلك المعوقات؟ تؤثر المعوقات التي سنذكرها على الاتصال سواء بين المرسل أو المتلقي وتجعل من الصعب العمل في أجواء جيدة تخرج العمل بالصورة المتوقعة والمرجوة.

المعوقات التنظيمية

تتمثل المعوقات التنظيمية في عدم القدرة على التنظيم مثل عدم وضوح الكيان التنظيمي للمؤسسة وعدم وجود القنوات المخصصة للاتصال الفعال بالإضافة إلى تعرقل النظام الخاص بانتقال المعلومات وترتيبها.

إذا كان الأشخاص يعانون من ثقافة تواصل سيئة سيكون من الصعب القيام بالعمل الإداري على أكمل وجه.

المعوقات الإنسانية

تعيق هنا الاتصالات الإنسان عن العمل بسبب عدم وضوح الهدف من وراء الاتصال الجاري، ووجود لغة غامضة في الرسائل والبريد الإلكتروني وكذلك عدم التعامل بمهارات تواصل جيدة مثل عدم القدرة على التعامل مع الأفكار الكثيرة والمتلاحقة.

المعوقات اللغوية

تتمثل في استخدام لغة صعبة للتعبير عن العمل والتي لا يفهمها متلقي الطلب أو مرسله، وأيضًا استخدام مصطلحات لا يفهمها البعض أو غير دارجة.

معوقات المعلومات

تأتي على هيئة عدم دِقَّة المعلومات والبيانات المرسلة أو كونها أقل من المطلوب، ويمكن أن تأتي على هيئة المعلومات غير المنظمة.

المعوقات البيئية

بعد المعوقات البيئية تؤخر من قدرتك على الاتصال بشكل صحيح مثل الضوضاء التي تشوش على أفكارك والإضاءة التي تؤثر على صعوبة قراءة الرسائل أو كتابتها.

هناك أيضًا درجات الحرارة التي تجعل من الصعب العمل في ظلها أو الازدحام الذي يعرقل سير العمل.

متطلبات الاتصال الإداري

يعتمد الاتصال الإداري على عدد من المتطلبات التي يمكنك من خلالها العمل على تطبيق العمل في أماكنه الصحيحة والوصول إلى الأهداف المعلنة، ومن هذه المتطلبات:

وضوح الهدف

يجب أن يكون لديك هدف صريح للوصول إليه من خلال هذا الاتصال قبل البَدْء في تنفيذه.

اللغة المناسبة

يجب أن تعرف من تتواصل معهم وتحدد اللغة المناسبة للتواصل معهم بشكل صحيح من خلال الإيجاز والوضوح والتركيز على الهدف لإيصال المعلومة السليمة في أسرع وقت ممكن.

الاستماع

إذا أردت التواصل بشكل جيد من خلال مهارات الاتصال يجب أن تكون مستمعًا جيدًا تجيد تلقي المعلومات من الآخرين واستخدامها لصالحك.

تجنب مقاطعة الآخرين عند الحديث، أو التحدث في نفس الوقت الذي يتحدثون به.

إعطاء التعليقات الإيجابية

يمكنك تقديم التعليقات الإيجابية لإنجاح الاتصال الإداري مع التركيز على أفعال العاملين وليس أشخاصهم.

تنوع قنوات الاتصال

يجب أن تستخدم قنوات اتصال متنوعة مثل المكالمات والرسائل والبريد الإلكتروني، واستخدم كل نوع من أنواع الاتصال وفقًا إلى الجَمهور المستهدف.

أهمية الاتصال الإداري

يعتبر الاتصال الإداري من أهم الأشياء التي تساعد في بناء منظمة تجارية ناجحة ويساهم في ترابط أجزاء تلك المؤسسات.

تحسين الكفاءة في العمل

عندما يحصل العاملين على المعلومات المنقولة والأوامر بشكل جيد يساعد ذلك على العمل بجد دون الوقوع في الأخطاء، بالإضافة إلى القدرة على حل المشكلات والصراعات بشكل سريع والشعور بالرضا بين العاملين في الشركة.

تحفيز العاملين

يرفع من مستوى إحساس العاملين بالمسؤولية تجاه المؤسسة وعندما يتم إعلامهم بالإنجازات التي وصلت إليها المؤسسة يرفع ذلك من مستوى العمل ويزيد من حماس الموظفين.

الوصول إلى الأهداف المنظمة

يساعد الاتصال الجيد على تحقيق الأهداف وفقًا للترتيب الموضوع لها، وهو ما يعزز القدرة على النجاح داخل المؤسسة ويزيد من العلاقات الجيد بين الموظفين.

خصائص الاتصال الإداري

لإنجاح الاتصال الإداري يجب أن تتعرف على خصائصه والتي تجعله يحقق هدفه المنشود:

الوضوح

يجب أن تشرح كافة التفاصيل خلال رسالتك بوضوح شديد وبدون أي لغة غريبة أو معقدة.

الدقة

لا بد أن تكون المعلومات المقدمة هي المعلومات الصحيحة دون أخطاء إملائية أو معلوماتية.

الإيجاز

اختصر أكبر قدر ممكن من المعلومات وركز على النِّقَاط الأساسية التي تسعى إلى الوصول إليها، ثم يمكنك لاحقًا التحدث عن كل نقطة وحدها إذا أراد الآخرين المزيد من الشرح والاسترسال.

البساطة

لا تكرر الجمل واستخدم أبسطها لا تعقدها، واستخدم الرسومات المبسطة وتجنب كثيرة التفرع التي تؤدي في النهاية إلى عدم الوصول إلى هدفك.

التوقيت المناسب

تعرف على جميع المستقبلين لرسائلك وحدد الوقت المناسب للجميع وتجنب الإجازات والعطلات، يمكنك تخيير العاملين بين عدة أوقات لإرسال الرسائل بها كي يكونوا متفرغين للرد على رسائلك والعمل عليها.

التوجيه

حدد من تريد توجيه الرسالة له لعدم تشتيت الآخرين، ويستحسن أن تختار الشخص وتبلغه الرسالة وتنتظر تعقيبه عليها، وفصل النِّقَاط التي لا تخصه وحده عن الرسالة وتوجيه المعلومات الرئيسية المجمعة إلى الآخرين في رسالة أخرى مجمعة.

التكرار

أكد على النِّقَاط الأساسية وأذكرها أكثر من مرة للتأكيد ويمكنك دمج ذلك بالعروض التقديمية والرسومات، ويمكنك القيام بذلك في اجتماع دوري بأعضاء العمل لضمان فهمهم وتلقي الأسئلة حول الأمر منهم مباشرة.

ردود الأفعال

لا تنسى تلقي ردود الأفعال على رسائلك، فإن كان أحدهم يريد استوضاح شيء ما قم بإيضاحه والتعبير عنه مرة أخرى بالشكل الذي يناسبه، ويمكنك إعادة وصف بعض المهام بصورة جديدة لإيصال المعلومة للموظف وجعله قادرًا على التنفيذ بسهولة.

ما هي معوقات الاتصال الإداري؟ هناك الكثير من معوقات الاتصال التي تتسبب في عدم نجاح العمل، وتلك المعوقات يمكن تجنبها إذا التزمت بخصائص وعوامل الاتصال الإداري الصحيح.