ما هي مراحل إعداد المشروع؟ فكر إبداعي يخرج فكرتك للنور

هل تراودك بعض أفكار المشروعات وتتساءل ما هي مراحل إعداد المشروع؟ بالطبع هي الخطوات المسؤولة عن تنفيذ المشروع، ولكن مع دقة وصف تلك المراحل وأهميتها بالنسبة لمشروعك كي تحقق من خلاله المسار السليم للوصول إلى أهدافك وربطها بالواقع.

ما هي مراحل إعداد المشروع؟

هل تحلم بتنفيذ مشروع أحلامك، لكنك لا تعرف ما هي مراحل إعداد المشروع التي يجب عليك اتباعها؟ في عالم ريادة الأعمال يجب أن تكون مطلعًا على كافة الخطوات التي يتكون منها مشروعك، حيث إن إدارة المشروعات من المهارات الضرورية لنجاح أعمالك والوصول إلى الأهداف.

ما هي دورة حياة إدارة المشاريع؟

هي مجموعة من المراحل المتتالية التي يمر بها المشروع، بداية من وضع الأفكار المبدئية للمشروع وتحديد أهدافه والتخطيط للوصول إلى تلك الأهداف، ثم التنفيذ على أرض الواقع وأخيرًا التقييم الكلي للنتيجة التي وصلت إليها.

تساعد هذه المراحل على تقسيم المشروع إلى أجزاء يمكنك التحكم بها وإنجازها واحدة تلو الأخرى وتتمثل هذه المراحل كالتالي:

مرحلة البدء

ما هي المرحلة الأولى من المشروع؟ في البداية يجب أن تبدأ بتقدير الحاجة أو الفرصة التي يطرحها مشروعك، والعمل على صياغة تلك الفكرة على شكل أهداف محددة يمكن إنجازها على الفور، من خلال تقييم الإمكانيات المتاحة للمشروع نفسه، وعلى من ستعود المنفعة الكاملة.

بعد التأكد من فكرتك ابدأ بوضع دراسة جدوى كاملة تشمل كافة جوانب المشروع.

مرحلة التخطيط

ستتمكن من التخطيط إلى مشروعك في المرحلة التالية عن طريق وضع خطة عمل شاملة تحدد أهداف المشروع، ومراحله، والمهام، والجدول الزمني، والميزانية، والموارد اللازمة وما إلى ذلك من أشياء تخص سير العمل.

حدد فرق العمل المتنوعة التي ستقوم على عملك، ثم وزع المهام المرتبطة بالعمل عليهم وحدد مسؤوليات كل طرف منهم.

وخلال مرحلة التخطيط تلك لا تنسى تقيين المخاطر الموجودة والعمل على تجاوزها في المستقبل إن وقعت، أو على الأقل التخفيف من وطأتها.

ضع بعض المؤشرات التي تقيس تقدمك خلال مراحل إعداد المشروع.

مرحلة التنفيذ

ابدأ بتنفيذ خطة العمل الخاصة بك على أرض الواقع، لكن لا تنسى ربطها بجدول زمني محدد حتى يتسع الوقت للقيام بكافة المهام المطلوبة منك.

خلال هذه المرحلة ستكون مهمتك الكاملة هي توجيه فريق العمل إلى الاتجاهات الصحيحة، والعمل علىمراقبة سير العمل لضمان جودته.

التعامل مع أي تحديات أو مشكلات قد تنشأ.

التواصل بفعالية مع أصحاب المصلحة.

مرحلة الانتهاء

بعد أن تنتهي من الخطوات السابقة ستجد نفسك في المرحلة الأخيرة من المشروع التي ستسلم فيها كل النتائج، وخلال ذلك سيكون عليك قياس المؤشرات والمعطيات للتأكد من الوصول إلى هدفك وهل تمكنت من تحقيقه أم لا للتأكد من نجاحك أيضًا.

حلل الدروس التي استفدتها من خلال المرور بكافة مراحل إعداد المشروع كي تستغلها في تطبيق المشروعات المستقبلية.

 قم بتوثيق جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع وفي النهاية وجه الشكر إلى كل من عمل في فريق العمل حتى الانتهاء من هذا المشروع بالشكل المناسب.

مرحلة الإغلاق

تمثل مرحلة الإغلاق آخر محطة في رحلة المشروع، حيث يسدل الستار على جميع المهام المكلفة، ويعلن مدير المشروع رسميًا عن انتهاء العمل، وتعتبر من أهم المراحل لأنك تُسلم أصحاب الشأن النتيجة النهائية المطلوبة بعناية مع كافة المعلومات المتعلقة بها، بالإضافة إلى ما يلي:

إعداد وثائق الإغلاق الرسمية التي تشير إلى انتهاء العمل وتسليم كافة المراحل بنجاح، مثل محاضر الاجتماعات وتقارير الإنجاز،وتفاصيل سير المشروع بكل ما فيها من نجاحات وتحديات.

مهما كانت نتيجة المشروع، يلزم على مدير المشروع إطلاع جميع أصحاب المصلحة على الوضع الراهن، ضمانًا لشفافية العملية واحترامًا لجميع الأطراف المشاركة.

تعد مرحلة الإغلاق المرحلة التي تمر منها على التحسن المستمر والاستفادة من دروس المشروع سواء على مستوى التخطيط أو التنفيذ.

أهمية دورة حياة المشروع

تعد دورة حياة المشروع هي الإطار المنظم للشكل العام للمشروع والذي يساعد على إدارة المشروع من البداية إلى النهاية وضمان تحقيقه بأفضل طريقة ممكنة.

تكمن أهمية دورة حياة المشروع في كونها تساهم في تحقيق العديد من الفوائد،ومن أهمها:

توجيه عملية التخطيط

تساعد دورة حياة المشروع على توجيه عملية التخطيط من خلال تحديد أهداف المشروع وخطواته ومواعيده وميزانيته، كما تحدد لك بوضوح تام كافة الموارد التي تحتاجها لكل مرحلة وهل يمكنك توفيرها.

إدارة الموارد بكفاءة

تمكنك دورة حياة المشروع بعد تحديد الموارد المطلوبة في كل مرحلة من مراحل المشروع، من تحديد أهميتها وبما في ذلك الموارد البشرية والمالية والمواد، وهو ما يقلل الهدر والفائض.

تقليل المخاطر وإدارة الانحرافات

ستتمكن من خلال دورة حياة مشروعك من تحديد المخاطر المحتملة في مراحل مبكرة من المشروع وبعد رصدها سترسم الخطط المناسبة للتصدي لها وهنا تكون قد تخلصت من عنصر المفاجأة الذي يربكك، بل ووفرت بعض الحلول أيضًا.

تؤهلك للعمل على الوقاية خير من علاج المشكلة لاحقًا للتقليل من المخاطر الموضوعة على المشروع.

تساعد على رصد أي انحرافات عن الخطة المحددة واتخاذ تدابير تصحيحية فورية.

تحسين التواصل والشفافية

تعمل أيضًا على تحسين قدرة الجميع على العمل بقلب رجل واحد خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، ليخرج لديك فريق قادر على النجاح في شتى المجالات.

تضمن لك الحصول على الشفافية في جميع مراحل المشروع من خلال توثيق المعلومات وإتاحة البيانات لجميع المسؤولين.

ضمان تحقيق أهداف المشروع

تضمن لك المراحل السابق ذكرها القدرة على تحقيق أهداف المشروع بالكامل مع عدم الانحراف عن المسار الموضوع لها لأنك مع التخطيط الصحيح تتفادى الوقوع فريسة سهلة للكثير من المشكلات، كما تتيح لك مراقبة التقدم الواقع.

ستكون فرصة جيدة للتعلم من أخطائك وتحويلها إلى نجاح من بعد الفشل، مع ضمان عدم تكرار تلك الأخطاء مرة ثانية.

كما تساعد على تنظيم سير العمل، وتحسين التواصل بين الموظفين والمديرين، وتعزيز كفاءة استخدام الموارد، مما يساهم في تحقيق نتائج مرضية للجميع.

ما هي مراحل إعداد المشروع؟ إذا كنت لم تتمكن من البدء في مشروعك حتى الآن فبالتأكيد أنت بحاجة إلى التعرف على تلك المراحل والتركيز على تنفيذها بصورة فعالة.