ما هي الموارد البشرية؟ وكيف تتم إدارتها وتنميتها؟

تستخدم كل مؤسسة كبيرة كانت أم صغيرة مجموعة متنوعة من رؤوس الأموال لجعل الأعمال التجارية تعمل. ويشمل رأس المال النقد أو الأشياء الثمينة أو السلع  المستخدمة لتوليد الدخل للأعمال، وبغض النظر عن الصناعة تشترك جميع الشركات في شيء واحد وهو أنه يجب أن يكون لديهم أشخاص يعملون لصالحهم.

وسيكون هذا هو تركيزنا في جميع أنحاء النص هو تحقيق الدخل من خلال استخدام مهارات وقدرات الناس.

ما هي إدارة الموارد البشرية؟

إدارة الموارد البشرية Human resource management (HRM) هي عملية توظيف الأفراد وتدريبهم وتعويضهم ووضع السياسات المتعلقة بهم ووضع استراتيجيات للاحتفاظ بهم.

وقد خضعت إدارة الموارد البشرية للعديد من التغييرات على مدار العشرين عامًا الماضية مما منحها دورًا أكثر أهمية في مؤسسات اليوم.

وفي الماضي كانت إدارة الموارد البشرية تعني معالجة كشوف المرتبات وإرسال هدايا أعياد الميلاد للموظفين وترتيب نزهات الشركة والتأكد من ملء الاستمارات بشكل صحيح أو بعبارة أخرى كان دورًا إداريًا أكثر من كونه دورًا استراتيجيًا حاسمًا في نجاح المؤسسة.

ومن الضروري الإشارة هنا في بداية هذا النص إلى أن كل مدير لديه دور ما يتعلق بإدارة الموارد البشرية.

ولأننا لا نمتلك لقب مدير الموارد البشرية لا يعني أننا لن نؤدي جميع مهام إدارة الموارد البشرية أو بعضها على الأقل. فعلى سبيل المثال يتعامل معظم المديرين مع التعويضات والتحفيز والاحتفاظ بالموظفين مما يجعل هذه الجوانب ليس فقط جزءًا من إدارة الموارد البشرية ولكن أيضًا جزءًا من الإدارة. نتيجة لذلك فإن هذه المقالة مهمة بنفس القدر لأي شخص يريد أن يكون مديرًا للموارد البشرية أو لأي شخص يريد أن يكون مديرًا لشركة.

دور إدارة الموارد البشرية

ضع في اعتبارك أن العديد من وظائف إدارة الموارد البشرية هي أيضًا مهام يؤديها مديرو الأقسام الآخرون وهو ما يجعل هذه المعلومات مهمة على الرغم من المسار الوظيفي المتبع.

ويتفق معظم الخبراء على سبعة أدوار رئيسية تلعبها إدارة الموارد البشرية في المنظمات، وهذا ما سيتم شرحه في الفقرات التالية.

التوظيف

أنت بحاجة إلى أشخاص لأداء المهام وإنجاز العمل في المنظمة، وحتى مع وجود أكثر الآلات تطوراً لا تزال هناك حاجة إلى البشر. ولهذا السبب فإن إحدى المهام الرئيسية في إدارة الموارد البشرية هي التوظيف. ويتضمن التوظيف عملية التوظيف بأكملها من نشر إعلان الوظيفة إلى التفاوض على الراتب والموافقة على فرصة العمل. وداخل عملية التوظيف هناك أربع خطوات رئيسية

1. تطوير خطة التوظيف

تسمح هذه الخطة لإدارة الموارد البشرية بمعرفة عدد الأشخاص الذين يجب تعيينهم بناءً على توقعات الإيرادات.

2. تطوير سياسات لتشجيع التعددية الثقافية في العمل

 أصبحت التعددية الثقافية في مكان العمل أكثر أهمية من أي وقت مضى، حيث لدينا العديد من الأشخاص من خلفيات متنوعة في القوى العاملة.

3. التجنيد

 هذا ينطوي على إيجاد أشخاص لملء المناصب الشاغرة.

4. الاختيار المناسب للموظفين

 في هذه المرحلة سيتم إجراء مقابلات مع الأشخاص واختيارهم، وسيتم التفاوض على الراتب، ويتبع هذه الخطوة التدريب والاحتفاظ والتحفيز.

تطوير سياسات مكان العمل

كل منظمة لديها سياسات لضمان العدالة والاستمرارية داخل المنظمة، وتتمثل إحدى وظائف إدارة الموارد البشرية تطوير هذه السياسات.

وفي تطوير السياسات تشارك كل من إدارة الموارد البشرية والإدارة العامة والمديرين التنفيذيين في العملية. وعلى سبيل المثال من المرجح أن يدرك أخصائي إدارة الموارد البشرية الحاجة إلى سياسة جديدة أو تغيير ما في السياسة الحالية، ويسعى للحصول على آراء حول السياسة الجديدة، ثم يكتب هذه السياسة، ثم ينقلها للموظفين.

ومن المهم أن نلاحظ هنا أن أقسام الموارد البشرية لا تعمل بمفردها ولا يمكنها ذلك، فكل ما يفعلونه يحتاج إلى إشراك جميع الإدارات الأخرى في المنظمة، وقد تكون بعض الأمثلة على سياسات مكان العمل كما يلي

• عملية الانضباط
• وقت الإجازة
• اللباس الواجب ارتداؤه
• الأخلاق
• استخدام الإنترنت

إدارة التعويضات والمزايا

يحتاج أعضاء إدارة الموارد البشرية إلى ضمان أن تعويضات الموظفين عادلة، وتلبي معايير الصناعة ومرتفعة بما يكفي لإغراء الناس للعمل في المؤسسة. ويشمل التعويض أي شيء يتقاضاه الموظف مقابل عمله. بالإضافة إلى ذلك يحتاج أعضاء إدارة الموارد البشرية إلى التأكد من أن الأجر مشابه لما يدفعه الأشخاص الآخرون الذين يؤدون وظائف مماثلة، ويتضمن ذلك إنشاء أنظمة دفع تأخذ في الاعتبار عدد سنوات العمل في المنظمة وسنوات الخبرة والتعليم والجوانب الأخرى المماثلة.

وتتضمن أمثلة تعويضات الموظفين ما يلي

• الرواتب
• التأمينات الصحية
• خطط التقاعد
• خطط شراء الأسهم
• أوقات الإجازة
• الإجازات المرضية
• المكافآت
• تسديد الرسوم الدراسية

الاحتفاظ بالموظفين

يتضمن الاحتفاظ بالموظفين وتحفيزهم على البقاء في المنظمة، والتعويض هو عامل رئيسي في الاحتفاظ بالموظفين ولكن هناك عوامل أخرى أيضًا، حيث أن 90% من الموظفين يتركون الشركة للأسباب التالية

• قضايا حول الوظيفة التي يؤدونها
• التحديات مع مديرهم
• ضعف التوافق مع الثقافة التنظيمية
• بيئة العمل السيئة

وعلى الرغم من ذلك يعتقد 90% من المديرين أن الموظفين يغادرون نتيجة الأجور، ونتيجة لذلك يحاول المديرون في كثير من الأحيان تغيير المكافآت لمنع الناس من المغادرة.

التدريب والتطوير

بمجرد قضاء الوقت في تعيين موظفين جدد، نحن لا نريد فقط التأكد من أنهم مدربين على أداء الوظيفة فحسب، بل يجب علينا التأكد في أنهم سيستمرون أيضًا في تطوير مهارات جديدة في وظائفهم مما ينتج عنه إنتاجية أعلى للمؤسسة.

فالتدريب هو أيضا عنصر أساسي في تحفيز الموظفين، حيث يميل الموظفون الذين يشعرون أنهم يطورون مهاراتهم إلى أن يكونوا أكثر سعادة في وظائفهم مما يؤدي إلى زيادة الاحتفاظ بهم، وقد تتضمن أمثلة برامج التدريب ما يلي

• التدريب على المهارات الوظيفية مثل كيفية تشغيل برنامج كمبيوتر معين
• التدريب على الاتصال
• التدريب على أنشطة تنمي مهارة تعاون الفريق
• التدريب على السياسات والقوانين المتبعة في المؤسسة، مثل التدريب على منع التحرش الجنسي والتدريب على الأخلاقيات

التعامل مع القوانين التي تمس العمل

يجب أن يكون موظفو الموارد البشرية على دراية بجميع القوانين التي تؤثر على مكان العمل، وقد يعمل أخصائي إدارة الموارد البشرية مع بعض هذه القوانين

• قوانين التمييز
• متطلبات الرعاية الصحية
• متطلبات التعويض مثل الحد الأدنى للأجور
• قوانين سلامة العمال
• قوانين العمل

حيث تتغير البيئة القانونية الخاصة بالعمل دائمًا لذلك يجب أن تكون إدارة الموارد البشرية دائمًا على دراية بالتغييرات التي تحدث ثم تنقل هذه التغييرات إلى منظمة الإدارة بأكملها.

حماية العمال

السلامة هي الاعتبار الرئيسي في جميع المنظمات، وفي كثير من الأحيان يتم إنشاء قوانين جديدة بهدف تحديد المعايير الفيدرالية أو معايير الولاية لضمان سلامة العمال "في حال كنت تسكن في الولايات المتحدة الأمريكية" أو تحديد المعايير التي تحمي العمال تبعًا للبلد الذي توجد فيه المؤسسة.

ويمكن أن تؤثر عقود النقابات أيضًا على متطلبات سلامة العمال في مكان العمل. والأمر متروك لمدير الموارد البشرية ليكون على دراية بمتطلبات حماية العمال والتأكد من أن مكان العمل يلبي المعايير القانونية والنقابية، وقد تتضمن قضايا حماية العمال ما يلي

• الحماية من المخاطر الكيميائية
• الحماية من مخاطر العمل بشكل عام
• تلبية متطلبات التدفئة والتهوية
• حماية معلومات الموظف الشخصية

الاتصالات

إلى جانب هذه الأدوار الرئيسية فإن مهارات الاتصال الجيدة تعتبر من مهارات الإدارة الممتازة وهي مفتاح الإدارة الناجحة للموارد البشرية وكذلك الإدارة العامة.

الوعي بالعوامل الخارجية

بالإضافة إلى إدارة العوامل الداخلية، يحتاج مدير الموارد البشرية إلى مراعاة القوى الخارجية التي قد تؤثر على المنظمة.

والقوى الخارجية أو العوامل الخارجية هي تلك الأحداث التي ليس للشركة سيطرة مباشرة عليها، وقد تكون أحداث يمكن أن تؤثر إيجابًا أو سلبًا على الموارد البشرية.

وقد تشمل العوامل الخارجية ما يلي

• العولمة
• التغييرات في قانون العمل
• تكاليف الرعاية الصحية
• توقعات الموظف
• تنوع القوى العاملة
• تغيير التركيبة السكانية للقوى العاملة
• قوة عاملة أكثر تعليمًا
• تسريح العمال وتقليص حجم الموظفين
• التكنولوجيا المستخدمة، مثل قواعد بيانات الموارد البشرية
• زيادة استخدام الشبكات الاجتماعية لتوزيع المعلومات على الموظفين

وعلى سبيل المثال فإن الاتجاه الأخير في جداول العمل المرنة (السماح للموظفين بتعيين جداولهم الخاصة) والعمل عن بُعد (السماح للموظفين بالعمل من المنزل أو من موقع بعيد لفترة زمنية محددة، مثل يوم واحد في الأسبوع) من العوامل الخارجية التي أثرت على الموارد البشرية كثيرًا العام الماضي بسبب جائحة كورونا ولا تزال آثارها موجودة حتى اليوم.

لذلك يجب أن تكون إدارة الموارد البشرية على دراية بهذه القضايا الخارجية حتى يتمكنوا من تطوير سياسات لا تلبي احتياجات الشركة فحسب بل أيضًا احتياجات الأفراد.

ومثال آخر هو قانون حماية المريض والرعاية الميسرة الذي تم توقيعه ليصبح قانونًا في عام 2010 في الولايات المتحدة الأمريكية. والامتثال لهذا القانون آثار هائلة على الموارد البشرية، فعلى سبيل المثال يجب على الشركة التي تضم أكثر من خمسين موظفًا توفير تغطية للرعاية الصحية أو دفع غرامة مالية.

وتشير التقديرات حاليًا إلى أن 60 بالمائة من أصحاب العمل يقدمون التأمين الصحي لموظفيهم، ونظرًا لأن التأمين على الرعاية الصحية سيكون إلزاميًا فإن مخاوف التكلفة وكذلك استخدام المزايا الصحية كاستراتيجية توظيف هي تحديات خارجية كبيرة.

إن عدم فهم العوامل الخارجية يمكن أن يعني أيضًا انتهاك القانون والذي له مجموعة من الآثار المترتبة أيضًا.

وإحدى الطرق التي يمكن للمديرين من خلالها إدراك القوى الخارجية هي حضور المؤتمرات وقراءة المقالات المختلفة على الويب، فعلى سبيل المثال لا يحتوي الموقع الإلكتروني لجمعية إدارة الموارد البشرية SHRM على وظائف شاغرة في هذا المجال فحسب بل يناقش العديد من قضايا الموارد البشرية المعاصرة التي قد تساعد المدير على اتخاذ قرارات أفضل عندما يتعلق الأمر بإدارة الأفراد.

إدارة الموارد البشرية وتحسينها

تأتي إدارة شركة صغيرة مع العديد من التحديات وعادة ما يكون المالكون هم من يهتمون بكل شيء، وفي حين أن هذه الممارسة يمكن أن توفر لك الكثير من المال ضع في اعتبارك أن ممثل الموارد البشرية المدرب يمكنه القيام بعمل أفضل منك بكثير.

ونظرًا لأن شركتك لا تزال شركة صغيرة يجب أن تتعلم طرق إبقاء الموظفين سعداء بدون توظيف محترف في هذا المجال على الأقل لبعض الوقت. لذلك سنوفر لك إستراتيجيات ونصائح فعالة حول كيفية تحسين عمليات الموارد البشرية

تحسين عملية التوظيف

إذا كان هدفك هو إدارة شركة قابلة للتطوير فستحتاج إلى بناء فريق قوي من المحترفين ذوي الخبرة الذين يرغبون في البقاء مع الشركة لفترة طويلة. والأشخاص الذين يعرفون بعضهم البعض جيدًا سيكونون متحمسين وبالتالي أكثر إنتاجية.ومن أجل بناء فريق مثل هذا ستحتاج إلى استثمار بعض الوقت في فحص ما قبل التوظيف ومعرفة أكبر قدر ممكن عن كل موظف محتمل. لذا تأكد من التحقق من تاريخهم الجنائي أو المعلومات المبلغ عنها بشكل غير دقيق، وتعلم قدر ما تستطيع عن احتياجاتهم وتوقعاتهم وعاداتهم ودوافعهم.

ثقف موظفيك

إذا كنت ترغب في إبقاء العاملين لديك سعداء وراضين فيجب أن توفر لهم الفرص لتطوير مهاراتهم المهنية والشخصية. لذلك خصص جزءًا من ميزانيتك الشهرية لشراء فصول عبر الإنترنت ومنحهما لموظفيك.

ولا تستهن بهذه الخطوة أبدًا نظرًا لأنهم سيتعلمون مهارات جديدة يمكن استخدامها لتحسين الشركة من ناحية، ومن ناحية أخرى سيتم تحفيز موظفيك لمواصلة العمل من أجلك.

ولا تنس التحدث مع العاملين لديك حول الاتجاه الذي يريدون اتباعه عندما يتعلق الأمر بالتعليم حتى تتمكن من تزويدهم بالمحتوى المناسب.

كن واضحا بشأن السياسات والقوانين

على الرغم من أنه قد تكون عملية التوظيف مثالية لديك، إلا أنه يمكن لبعض الموظفين السيئين أن تتسللوا إلى شركتك، وبالتالي سيؤثرون على بقية موظفيك ويقللون من تحفيزهم وتركيزهم.

وهذا هو السبب في أنه يجب عليك وضع مجموعة من القواعد المباشرة التي يجب أن يحترمها كل موظف. فإذا واجه بعضهم مشكلة في اتباع هذه السياسات والقواعد التي وضعتها أمامهم فلا تتردد في تعريفهم بعواقب سلوكهم وكن حازمًا حيال ذلك.

حيث يجب أن يكون كل ذلك واضحًا منذ اليوم الأول حتى لا تواجهك أي مشكلة إذا اضطررت إلى طرد شخص ما.

العمل على برامج المكافآت

العقوبة هي إحدى طرق تحفيز الناس للعمل، لكن هناك طريقة أخرى أفضل بكثير طريقة هي المكافأة.

فمن أجل الحفاظ على سعادة موظفيك وتحفيزهم ستحتاج إلى مكافأتهم على أي عمل جيد مفيد للشركة يقومون به، ويجب أن تكون عافيتهم أولويتك الأولى.

فالأشخاص الذين يتم الاعتراف بعملهم الشاق هم أكثر إنتاجية وسيسعدون بقضاء 8 ساعات كل يوم في العمل من أجلك.

لذلك تحدث إلى الموظفين حول احتياجاتهم وفكر في تقديم حوافز لاستكمال أهداف الفريق الأسبوعية، كما يمكنك مكافئة موظفيك بشراء غداء أو تذاكر سينما أو عضوية في صالة الألعاب الرياضية أو اصطحاب المكتب بأكمله إلى نزهة في مبنى الفريق.

استخدم برامج الموارد البشرية

هناك طريقة أخرى لإطالة أمد تعيين مندوب الموارد البشرية وهي إجراء بحث بسيط عبر الإنترنت والبدء في استخدام برنامج الموارد البشرية، سيوفر لك هذا الحل الكثير من الأعمال الورقية وسيقوم البرنامج بأداء المهمة دون أخطاء.

وقد تم تصميم بعض برنامج الموارد البشرية خصيصًا للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم وهي برامج ستحول إدارة الموارد البشرية لديك من عملية شاقة تستغرق وقتًا طويلاً باستخدام جداول البيانات أو البرامج القديمة إلى عملية سريعة وسهلة وبسيطة.

وسيوفر لك استخدام هذا البرنامج الكثير من الوقت والمال وذلك حتى تتمكن من توجيه ميزانيتك إلى مكان آخر.

أخيرًا

كما ترى فإن إدارة قسم الموارد البشرية بنفسك ليس بالضرورة أن يكون كابوسًا إذا كنت على دراية جيدة بالاستراتيجيات والتقنيات الجيدة.

ومن المهم جدًا أن تكون صادقًا مع موظفيك وأن تفكر في رفاهيتهم وأن تتأكد ما إذا كانوا يتمتعون بصحة جيدة، فبذلك سيكونون حريصين على العمل وعلى مساعدتك في تنمية شركتك،

وكنصيحة أخيرة بمجرد أن يكون لديك أكثر من 40 شخصًا في المكتب فكر في إنشاء قسم موارد بشرية حقيقي.