لمديري الإنشاءات: 6 خطوات فعّالة لإتقان تخطيط البناء

إذا كُنت تعمل كمدير إنشاءات، فيجب أن تكون خبيرًا في تخطيط مشاريع البناء لإكمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المُحددة. يمكن أن يؤدي عدم وجود خطة مشروع بناء جيدة إلى حدوث أخطاء مكلفة في التصميم والتنفيذ، حتى العيوب التنظيمية.

ما هو تخطيط البناء؟

تخطيط البناء هو عملية محددة يستخدمها مدير البناء لإدارة وتنفيذ مشروع البناء، بدءًا من تصميم المبنى إلى الانتهاء. يسرد هذا التخطيط الأنشطة والجدول الزمني لكل جزء من عملية البناء. تحدد خطة البناء نطاق العمل، وتضع الجداول الزمنية، وتخصص الموارد، وتؤسس قواعد الاتصال بين الأطراف المختلفة. باختصار، إنها الخطة الرئيسية التي تضمن تشغيل مشروع البناء بسلاسة مع تلبية جميع المواعيد النهائية ومُراعاة قيود الميزانية ومعايير الجودة.

أنواع تخطيط مشروع البناء

هناك العديد من طرق تخطيط مشاريع البناء التي يمكن للمديرين استخدامها اعتمادًا على حجم المشروع والصناعة التي يعملون بها. فيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعًا لعمليات تخطيط مشاريع البناء:

• تخطيط استراتيجي: عند تطوير خطة مشروع بناء إستراتيجية، قد يلتقي مدير المشروع مع مسؤولي التخطيط في  الشركة والعميل لتحديد ما يجب القيام به لإرضاء كل من المستخدم وصاحب المشروع. بعد جمع هذه المعلومات، يقوم مدير المشروع بإنشاء خطة تشييد رئيسية مُزودة بإرشادات محددة لضمان إكمال الفريق للمشروع في الوقت المحدد.
• التخطيط التشغيلي: قد يتم التخطيط التشغيلي بعد موافقة العميل على الخطة الاستراتيجية. في هذه المرحلة، تجتمع فرق البناء معًا لصياغة خطة مفصلة بأهداف استراتيجية وخطوات عمل. يتفقون على خطوط الأساس ويعملون معًا لاستكمال المستندات والتقارير.
• تخطيط الأعمال: عادة ما يطور المدير خطة العمل في بداية المشروع. تصف هذه الخطة المشروع وتتضمن مسودة لما يجب أن يبدو عليه المشروع وإرشادات لتنفيذ المشروع والمهام المُحددة المُختلفة لأعضاء الفريق المعينين.
• تخطيط الموارد: يضمن إنشاء خطة موارد أن يحتوي كل مشروع تعمل عليه الشركة حاليًا على الموظفين والمواد والموارد اللازمة لإكماله بنجاح وفي الوقت المحدد. للحفاظ على كل شيء منظمًا، غالبًا ما ينشئ مديرو المشاريع جدولًا زمنيًا للتواريخ والمواعيد النهائية المهمة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كانت هناك عدة مشاريع قيد التنفيذ في نفس الوقت.

خطوات لإتقان تخطيط البناء

هناك بعض الخطوات التي يجب اتباعها لإتقان تخطيط البناء، منها ما يلي:

• البدء بتوضيح الحالة: يحتاج كل مشروع بناء، بغض النظر عن حجمه أو صغره، إلى البدء بدراسة حالة تجارية توضح جدوى المشروع وما يتطلبه الأمر لإنجاز المهمة. ابدأ بإنشاء مستند بدء المشروع، والذي يصف المصطلحات التالية بشكل عام، وليس تقنيًا: الأفراد مثل عدد العمال المطلوبين بما في ذلك المقاولون والمقاولون من الباطن مثل السباكين والكهربائيين، الموارد التي تتضمن المواد اللازمة للتصميم وخطط البناء، الميزانية وتشمل تقدير التكلفة الإجمالية للمشروع بما في ذلك العمالة والمواد والمعدات والرسوم والتصاريح. الغرض من هذا المستند هو تحديد الموارد التي ستحتاجها لإكمال المشروع.
• استخدم برامج إدارة المستندات لتنظيم وتخزين جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع في نظام مركزي. تأكد أيضًا من أن كل فرد في فريق المشروع يعرف كيفية البحث وكيفية استخدام النظام لتجنب حدوث اضطرابات في تدفق المعلومات.
• أنشئ خطة المشروع: هنا، ستأخذ الموارد المحددة التي أدرجتها في الخطوة السابقة وتستخدمها لتحديد إستراتيجية أوسع ستوجه كيفية تنفيذك للمشروع بالفعل. خلال هذه الخطوة يجب أن تحدد أهدافًا محددة لمشروعك، مثل المواعيد النهائية للمعالم الرئيسية. وأن توضح كيفية قياس النجاح للأهداف. مع وضع خطة لكيفية تحقيق هذه الأهداف. يجب أيضًا، أن تكون أهدافك في حدود قدراتك كمدير إنشاءات.
• تعيين المسؤوليات: بمجرد وضع أهداف مشروعك والحصول على موافقة أصحاب المصلحة، يمكنك البدء في تعيين المسؤوليات لأعضاء الفريق المختلفين. تتضمن بعض الأدوار والمسؤوليات الرئيسية التي قد تحتاج إلى تعيينها ما يلي: مدراء مشاريع إضافيين، خبراء الأعمال المحددون، أعضاء فريق المشروع. يمكنك جدولة اجتماع لمناقشة الخطة معهم وتحديد التوقعات والسماح لهم بطرح الأسئلة. حاول مراجعة القواعد الأساسية، وتأكد من تحديد دور كل عضو في الفريق بوضوح، مع مشاركة المواعيد النهائية والإبلاغ عن أي معلومات أساسية أخرى يحتاجها فريقك ليكون ناجحًا. قد ترغب أيضًا في تحديد عدد المرات التي تتوقع فيها تحديثات التقدم من فريقك.
• تتبع الأداء الخاص بك: يمكن أن يساعدك تتبع أداء فريقك بدقة طوال المشروع على الوفاء بالمواعيد النهائية. تتضمن بعض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي قد تفكر في تتبعها ما يلي: أهداف المشروع، يتضمن ذلك مراقبة ميزانيتك وجدولك الزمني للتأكد من أن فريقك يعمل ضمن المعايير التي حددتها. أداء المشروع، وهذا يشمل مراقبة المشروع من أجل تتبع التغييرات. مثلًا، إذا واجه فريقك تحديًا، فيمكنك استخدام إدارة مشروعك الأساسي لإجراء تعديلات.
• تقييم المشروع: بمجرد اكتمال المشروع، خذ الوقت الكافي لإعادة النظر في الأهداف الأساسية. لاحظ الأهداف التي حققها فريقك وأين يمكن تحسينها في المستقبل. يمكن أن يساعدك هذا في إجراء تعديلات قد تؤدي إلى عملية تخطيط بناء أكثر نجاحًا لمشروعك التالي. ناقش مع فريقك النتائج التي توصلت إليها مع التحدث عن الأداء العام. ضع في اعتبارك طرح أسئلة على فريقك وكن منفتحًا لتلقي تعليقاتهم، حيث يمكن أن يوفر لك ذلك رؤى قيمة.