لرسائل البريد الإلكتروني قواعد وآداب.. تعرف عليها من هنا

نستغرق حوالي 28% من ساعات العمل بالأسبوع في إرسال وقراءة رسائل البريد الإلكتروني، رقم يدل دلالة واضحة على أهمية تلك الخدمة التي بتطويرها وانتشاره منذ أوائل تسعينيات القرن الماضي استطاعت تغيير طريقة تواصلنا بالكامل، وبالتالي كان لها التأثير الأكبر على طبيعة إنجاز المهام والتواصل بين أطراف العمل وتوثيق الأوامر الإدارية وما غير ذلك.

ورغم سعينا الدائم لتسهيل وتسريع سبل التواصل بين بعضنا البعض، إلا أن هذا السعي لا يجب أن ينسينا أن هناك قواعد وآداب  غجتماعية امتدت لتشمل سبل تواصلنا حتى عبر البريد الإلكتروني، وفي هذا المقال نذكركم ببعض من تلك الآداب وما عليك فعله وما عليك آلا تفعله أبداً بالرسائل التي ترسلها عبر البريد الإلكتروني.

1- اكتب عنوان واضح للرسالة.

يتلقى أغلبنا عشرات الرسائل المتعلقة بالعمل يومياً، وكما أننا نطالبون في الأغلب أن نفتح كل تلك الرسائل إلا أنه من الطبيعي أن نحدد أيهم أولى بالقراءة أولاً، ووسيلتنا الرئيسية في تحديد ذلك هو العنوان الذي تحمله الرسالة والذي يدل على ماتحتويه، لذا يجب أن يكون العنوان واضحاً ومحدداً ومباشراً.

2- لا تنسى تذييل الرسالة بتوقيعك.

لابد أن يعرف المرسل إليه الرسالة من أنت، ووجود عنوان بريدك الإلكتروني فقط لا يعطي أية دلالة مباشرة على شخصيتك، لذلك استحدث كل مقدمي خدمة البريد الإلكتروني وسيلة لوضع توقيع يذيل كافة رسائلك أوتوماتيكياً، يجب أن يشمل التوقيع اسمك، موقعك الوظيفي، الشركة التي تمثلها، وبالتأكيد سبل التواصل المباشرة معك.

3- استخدم تحيات رسمية.

مهما كانت درجة معرفتك أو قربك من المرسل إليه، لا يحبذ على الإطلاق طالما أن الرسالة تتعلق بالعمل لا الأمور والعلاقات الشخصية، أن تحمل تحية غير لائقة بالموقف، على سبيل المثال إن كنت تكتب رسالتك بالإنجليزية فلا يجوز استخدام مصطلحات مثل "Hey" أو  "Yo" بل عليك استخدام Hi أو Hello، ولمزيد من الرسمية وتقديم الود في الوقت ذاته يمكن استخدام كلمة "عزيزي" أو "Dear" متبوعة باسم المرسل اليه، تذكر أنه لا يجوز اختصار اسم المرسل إليه أو مناداته بكنية ما طالما لم يسمح لك بذلك من قبل.

4- لا تستخدم أسلوب فكاهي.

من الصعب أن يتم التمييز بين الفكاهة والجد في رسالة بريد إلكتروني، وقد يسئ المرسل إلية رسالتك الفهم عندما يقرأ ما قد تظنه أنت مرحاً ولا يتمكن هو من فهمه، فطبيعة الفكاهة أنها لا يمكن أن تفصل عن تعابير وجه المتحدث وهو ما لا يمكن تحقيقه من خلال البريد الإلكتروني بالطبع.

5- أعد قراءة رسالتك.

الأخطاء الإملائية والنحوية التي قد تعيب رسالتك قد تحمل دلالات غير مستحبة للمرسل إليه الرسالة، أقلها أن يظنك غير مهتم بالرسالة التي ترسلها وبالتالي بفحواها، وأكثرها أن يظن أن مستوى تعليمك وثقافتك ضئيل وفي الحالتين رد الفعل لن يكون مستحب.

6- لا تتوقع أن المرسل إليه الرسالة يعرف عما تتحدث.

يفضل أن تتعامل مع رسالتك على أنها منفصلة تماماً حتى وإن كانت رد على رسالة سابقة أو حديث مستمر منذ فترة، لذا حاول أن تبتعد عن رسائل السطر الواحد، تخيل أن رسالتك ضمن مجموعة من 20 رسالة كرد على موضوع ما، فهل يعقل أن أضطر إلى قراءة الرسائل العشرون لأتأكد مما تقول برسالتك الأخيرة؟ بالتأكيد لا. لذا يفضل أيضاً أن تتضمن رسالتك إشارة إلى الموضوع الذي ترد عليه.

7- قم بالرد على كافة الرسائل المرسلة إليك.

حتى وإن كنت لا تمتلك جواب أو رد معين على رسالة ما يكفي أن تُشعر الراسل بإهتمامك وبأنك قد تلقيت رسالته عن طريق إرسال رد مهذب تخبره فيه بأنك قط تلقيت الرسالة.

8- تجنب الرسائل الغاضبة.

إن أعدت قراءة رسالتك قبل إرسالها ووجدتها تنضح بالغضب واللهجة الشديدة، قم بحفظها ضمن الرسائل الاحتياطية، وأعط نفسك الوقت الكافي لإعادة صياغتها وتخفيف لهجتها.

9- لا تستخدم الكثير من علامات التعجب.

علامات التعجب وباقي أشكال التعبير عن الإثارة المستخدة على مواقع التواصل الاجتماعي، لا تصلح بالضرورة للرسائل العملية الاحترافية، عليك ألا تستخدمها إذاً إلا في حالة معرفتك القوية بالمرسل إليه الرسالة.

في النهاية علينا أن نذكرك أن ما من شئ يمكن إتقانه من المرة الأولى، كل ما عليك أن تراعي تلك النقاط مرة بعد مرة وستتمكن في النهاية من إتقان إرسال رسائل إحترافية.