لاجتماعات أقصر وأكثر فعالية.. عليك بإتباع تلك النصائح

أسوأ ما في الاجتماعات هي أنها في أغلب الأحيان تنتهي بتحديد مواعيد لاجتماعات تالية، مما يدل بلا شك أن الاجتماع الذي قد انتهي لتوه لم يحقق سوى نتيجة واحدة؛ إضاعة الوقت، وفي مجال ريادة الأعمال الوقت يساوي تحقيق الأرباح وبضياعه تضيع فرصة زيادة الربحية بلاشك.

طبقاً لدراسة أجرتها شركة أطلاسيان للبرمجيات، يقضي الموظفون حوالي ساعة شهرياً في حضور اجتماعات غير إنتاجية، وتضيف أن السبب الرئيسي لضياع كل هذا الوقت هو الالتزام الصارم من قبل المدراء على إقامة اجتماعات قد تكون غير ذات قيمة، كالاجتماعات الدورية على سبيل المثال. بينما يحلل المستشار الإداري والكاتب بات لينكيوني ذلك الأمر قائلاً "الاجتماعات بطبيعتها غير مرتبطة بالملل وعدم الإنتاجية، ورغم أنها قد تتسبب في ذلك إلا أنها لا تزال أداة أساسية لإدارة الأعمال، لذلك علينا أن نقلب طبيعة اجتماعاتنا رأساً على عقب، علينا أن نزيد حماستها ونحولها لأداة إنتاجية حقيقية"

وقد ذكر لينكيوني عدد من النصائح في كتابه "الموت بالاجتماعات" تساعد على تغيير طبيعة الاجتماعات المملة وزيادة القدرات الانتاجية من خلالها، ونذكر لكم اليوم عدد من تلك النصائح القيمة بلاشك لأعمالك وشركتك.

1- التخلي عن الزائد عن الحاجة.

أكثر ما قد يغيظ المستشارين الإداريين للشركات الكبرى هو عبارة "الاجتماعات الأسبوعية"، والتي تعبر عنها دوري كلارك الأستاذ بمدرسة إدارة الأعمال بجامعة ديوك بأنها تلك الاجتماعات غير اللازمة التي يمكن تبديلها برسالة بريد إلكتروني مختصرة.

فالاجتماعات الأسبوعية وغيرها من الاجتماعات الدورية في أغلبها لا تتضمن أجندة أو جدول أعمال معين، ويضيع أغلب وقتها في شرح كيف كان العمل صعباً طوال الأسبوع على الموظفين أو حتى المدراء، والاجتماعات الفعالية لا بد أن تدور حول الدراسات والتحليلات وإتخاذ القرارات، لا للحديث عن مهام أسبوع مضى. ولصعوبة إلغاء تلك الاجتماعات أو تعويضها بوسائل أخرى لتمسك الإدارات العليا بها حتى الآن، فيمكن على الأقل اختصارها قدر المستطاع، فبدلاً من إمتدادها لمدة ساعة وهو المتبع في أغلب الشركات، يمكن اختصارها لنصف أو حتى ربع ساعة.

للاجتماعات غير الانتاجية والتي تضيع وقت الشركة والموظفين تكلفة حقيقية تتخطى مبدأ إضاعة الوقت فحسب، فهؤلاء الموظفين لهم ساعات عمل أسبوعية محددة، ويتقاضون أجرهم على كل ساعة عمل، وإضاعة ساعتين أو ثلاث في اجتماع غير مجدي، تعني تحميل الشركة قيمة تلك الساعات دون تحقيق أي فائدة منها.

عليك حساب تلك التكلفة ومقارنتها بجدوى الاجتماع المزعم عقده، وإن وجدت أن الاجتماع غير مجدي بالفعل فعليك التفكير في أي بديل مناسب.

غرفة الملل هو المصطلح الذي يطلق أحياناً على غرفة الاجتماعات، والموظفين مثلهم مثل باقي البشر يكرهون البقاء جالسين في مكان واحد لمدة أطول من اللازم، وطالما تواجد الاحساس بالملل طالما قلت الانتاجية بالطبع. لذلك ظهر عدد من الأماكن والأساليب البديلة لإقامة الاجتماعات ومن بينها الاجتماع أثناء السير.

أتبع هذا الأسلوب مؤخراً من قبل العديد من المسؤولين الكبار بدءً من الرئيس الأمريكي باراك أوباما وستيف جوبز ومارك زوكربيرج الذي استطاع إنهاء صفقة شراء تطبيق واتسآب أثناء السير مع جان كوم أحد مؤسسي الشركة المالكة للتطبيق.

يعيب أغلب الاجتماعات حالياً حالة عدم التنظيم. يتأخر حضور الاجتماع كثيراً، قد يتطلب التنظيم بين المعارضين ساعات عديدة، وقد تؤدي كلمة واحدة إلى الجدال لنصف ساعة على الأقل بعيداً عن الموضوع الرئيسي للاجتماع.

وكما تدخلت التكنولوجيا الحديثة في كافة مجالات الحياة، تدخلت بالطبع في طبيعة الاجتماعات، وهناك عدد من التطبيقات الحديثة التي تساعد المدراء على تحديد جدول أعمال واضح لاجتماعاتهم وتساعد الموظفين على الإلتزام بها، من بين تلك التطبيقات يمكن تجربة LessMeeting وUberConference.

4.9 مليون أمريكي يعملون من منازلهم حالياً، وقد أظهرت دراسة حديثة أن هذا العدد يمثل زيادة بنسبة 61% عن عام 2009، وللرقم دلالة تشير إلى إرتفاع ملحوظ في تلك الظاهرة الآخذة في التنامي على مستوى العالم.

وللعمل خارج المكتب أو من المنزل عدد من المميزات والعيوب أيضاً ولكن بغض النظر عن تلك المميزات أو العيوب، فإن تلك الظاهرة المتنامية دعت المدراء للبحث عن آلليات لتسهيل التواصل مع هؤلاء الموظفين، ووجدوا ضالتهم في عدد من التطبيقات المساعدة مثل: iMeet وZoho.