كيفية تطوير مهاراتك التنظيمية وتطبيقها على حياتك باحترافية

هل تتساءل عن كيفية تطوير مهاراتك التنظيمية وما هي طرق الاستفادة منها في الحياة العملية؟ يمكنك الآن تطوير عملية التنظيم التي تشمل حياتك وأفكارك، وتحصل في المقابل على حياة متطورة ناجحة، وتكون قادر على إدارتها والتحكم فيها، لذلك إليك أهم هذه المهارات التي يمكنك تعلمها والوصول إليها مع الوقت.

ما هو المقصود بالمهارات التنظيمية؟

تأتي المهارات التنظيمية على رأس قائمة المهارات التي يجب على الفرد اتباعها للحصول على الترتيب والتنظيم في حياته بشكل عام، ويجب أن تكون تلك المهارات في أعلى حالتها إذا أردت تحقيق النجاح الكامل وزيادة إنتاجيتك، حيث تساعدك في تحديد ما يجب عليك القيام به أولًا ثم ما يمكن أن يأتي بعد ذلك، ومن هذه المهارات ما يأتي:

التنظيم المادي

يعتقد البعض أن مهارة التنظيم ترتبط فقط بترتيب الوقت، لكن هناك التنظيم المادي للأشياء، والذي لا يشير إلى التنظيم للمكان الذي تجلس للعمل به، ولكن يمكن أن تشمل تلك المهارة الترتيب لأماكن أكبر من ذلك بكثير.

يسعى التنظيم المادي إلى تحقيق الراحة الشخص والوصول به إلى أعلى درجات الترتيب، وذلك من خلال تهيئة الأماكن أو البيئة من حوله، ويجب أن يكون العاملون في هذا المجال على قدر كبير من الطاقة والتنظيم كي يتمكنوا من نقل خبراتهم إلى أرض الواقع.

لا يقتصر الأمر على ترتيب المكان فقط، بل هناك أيضًا نقل المكان المنظم إلى مسؤولية من يجب أن يحافظ على وضعه بشكل دوري.

التخطيط

يشتمل التنظيم على القدرة على التخطيط الجيد، والذي يمكن أن ينقل أهدافك من مجرد أفكار في رأسك إلى خطوات تُنفذ على أرض الواقع.

يجب أن تكزن مهارة التخطيط لدى الطالب والعامل وصولًا إلى أصحاب ريادة الأعمال المختلفة الذين يمكنهم العمل على وضع خطط مطولة لمشروعاتهم.

لا يقتصر الأمر هنا على توزيع المهام أو تحديد مكانها، ولكن يجب أن يشتمل التخطيط على كل أجزاء حياتك حتى التفاصيل الصغيرة التي ترى أنها لا مجال لتخطيطها مثل الذهاب للتسوق أو الزيارات العائلية.

إدارة الوقت

يمن أهم المهارات التنظيمية التي يجب أن تكون على معرفة بها هي كيفية إدارة الوقت، وذلك عن طريق تحديد الوقت المخصص لكل شيء في حياتك، لأن سوء إدارة الوقت لن يؤدي بك سوى إلى إهدار حياتك والفشل.

لا يمكن أن تمارس نجاحاتك من رحم الفوضى، لأن تنظيم الوقت لا يشعرك بالراحة والصفاء الذهني ويسمح لك بالتركيز فقط، ولكنه كذلك يعمل على جعلك تحصل على ساعات أكثر خالية يمكنك أن تملأها بالأنشطة والأهداف.

لن تتمكن من معرفة مدى كثرة الأشياء التي يمكنك القيام بها إلا إذا رتبت وقتك، ووقتها ستتفاجأ بالنتائج.

إدارة المصادر

تشير المهارة التنظيمية المتعلقة بإدارة المصادر إلى القدرة على استخدام المتاح منها بالشكل المناسب لك، وتوظيفها لخدمتك لأقصى درجة.

يجب في البداية أن تكون قادرًا على الوصول إلى تلك المصادر والتعرف عليها ثم ترتيبها وفقًا لما تحتاجه أكثر، وأخيرًا استغلال تلك المصادر بشكل فعال دون إهدار، وهي من الأشياء التي ستساعدك على التفوق على المستوى المهني والشخصي.

التفويض

يعتبر التفويض من المهارات التنظيمية لأنه يعتمد على اختيار الأشخاص الذين ستقوم بتوليتهم الأمور المهمة في حياتك مثل إدارة المشروعات أو العمل على جزء منها، واختيار ذلك لا يتم إلا بدراسة شاملة لهؤلاء الأفراد، وترتيب قدراتهم والاختيار بينها.

يساعد هذا أيضًا الشخص على عدم فرض الكثير من الأعمال على نفسه، بينما يمكنه الحصول على المساعدة، حيث لا يوجد فرد واحد يمكنه السيطرة على كافة نواحي الحياة، وذلك على كافة الأصعدة المتاحة أيضًا.

لكن هذا لا يعني أن تتخلى عن مسؤولياتك وتترك الآخرين يقومون بها، لكن على العكس تمامًا يتيح لك هذا الأمر السيطرة على مسؤولياتك المهمة وترك الأمور التي يمكن أن تشغلك جانبًا.

كيفية تطوير مهاراتك التنظيمية

لا يعرف الكثيرين مدى جودة العملية التنظيمية لديهم أو هل تحتاج إلى تطوير أم لا، وفي الحقيقة أن أي مهارة في العالم يجب أن يتم العمل على تطويرها بشكل مستمر حتى لا تتضاءل، لذلك يمر من يريد الحصول على النظام والترتيب بعدة مراحل تبدأ بتعلم تلك المهارة ثم العمل على تطبيق ما تعلمته على أرض الواقع، وأخيرًا الحفاظ على النتيجة النهائية للتنظيم، وإليك أهم النصائح التي تساعد على تطوير مهاراتك الترتيبية وتوصلك إلى تلك المراحل بأمان:

تنظيم الأفكار

في البداية يجب أن تكتسب القدرة على تنظيم الأفكار ويظهر ذلك جليًا فيما يلي:

• ترتيب قائمة المهام اليومية

قم بكتابة المهام التي عليك أن تتمها خلال اليوم وعدد الساعات المتاحة لتنفيذ تلك المهام من وجهة نظرك، ثم وضع تلك المهام في قائمة والإشارة إلى كل مهمة تقوم بالانتهاء منها بعلامة، حيث يساعد ذلك على تنظيم أفكارك ويحفزك للانتهاء من المزيد من تلك المهام.

• القائمة العامة

لا تستهدف تلك القائمة يوم بعينه، ولكنها تكون شاملة للأيام بالكامل وبها بعض الأهداف العامة الكبرى التي تسعى إلى تحقيقها، كما تحتوي على أحلامك وطموحاتك ومن هذه القائمة يمكنك اختيار المهام الموزعة على الأيام بالتفصيل أيضًا.

• كتابة الملاحظات

لا تستهن بتدويل الملاحظات عند التحدث مع أحد الأفراد خاصة إذا كان هذا الحوار مفيدًا وسيساعدك على حل مشكلة ما أو يتطرق إلى بعض الأفكار التي تناقشها مع هذا الشخص، واجعل هذه العادة مصاحبة لك في العمل والاجتماعات خاصة.

• التخلص من الأفكار

يجب أن تهتم بتنظيف عقلك من الأفكار كما تهتم بتنظيم الأشياء من حولك وذلك من خلال ممارسة تمارين الاسترخاء والتخلص من القلق والتوتر والتفكير بصورة إيجابية للتخلص من الأفكار المزعجة التي تعرقل نظامك التنظيمي.

تنظيم المكان

بعد أن تمكنت من ترتيب الأفكار يجب أن تنتقل إلى ترتيب المكان نفسه من خلال التالي:

• شراء صناديق الترتيب

استخدم الصناديق المنظمة للمكان من حولك وسوف تمكنك من فصل الأشياء التي تتسبب لك بالفوضى عن بعضها البعض والوصول إلى الأشياء بسرعة أيضًا.

• ترتيب الصناديق بالأسماء

لا تترك الصناديق أو العبوات التي تستخدم في الترتيب بدون وضع أسماء تنظيمية لها تدل على محتواها، وإلا لن تستطيع الاستفادة مما قمت به لأنك لا تعرف محتوى الصندوق الذي تمسكه أو تراه أمامك وبالتالي سيستغرق الأمر منك وقتًا أطول للوصول إلى ما تريد، على عكس التنظيم بالأسماء.

يمكنك وضع إشارات كالرسومات إلى جانب الاسم تشير إلى محتوى الصندوق وما يمكنك الوصول إليه به، أو تصنيف تلك الصناديق إلى مجموعات أيضًا مع الاحتفاظ بكل مجموعة في المكان المخصص بها، كوضع أدوات وأوراق كل مشروع إلى جانب بعضها البعض.

• تحديد مكان مخصص للمهام المنتهية

خصص مكانًا في مكتبك للاحتفاظ بالأشياء التي أنجزتها بالفعل، والتي تتعلق بالعمل على سبيل المثال، فإلى جانب الشعور بالإنجاز، سوف تتمكن من ترتيب الأمور من حولك ومعرفة القدر الذي ينتظرك ولم تنتهي من إتمامه بعد.

يمكن أن يكون هذا المكان مكتبًا منفصلًا أو درجًا أو صندوق كبير، ولكن من المهم أن يكون منفصلًا عن الأشياء الأخرى الموجودة في الغرفة فقط.

يمكن لتلك الحركات البسيطة أن تجعل عقلك أكثر قدرة على السيطرة على الأفكار بينما يعي جيدًا سيطرته على الواقع من حوله.

• التخلص من الأشياء التي لا حاجة لها

لا تحتفظ بالأشياء التي لم تعد تستخدمها مهما كان السبب وراء ذلك، فمن الأشياء التي تعكس عدم قدرتك على تطوير مهاراتك التنظيمية هو التمسك بالأشياء البالية لمجرد التمسك بها لا لحاجة.

يمكنك أن تتبرع بتلك الأشياء او تتخلص منها إن لم تكن ذات فائدة أو لم تعد تستخدمها لمدة طويلة.

• ترتيب أجهزتك الحاسوبية أو هاتفك

لا يستغني المرء الآن عن الأجهزة الحاسوبية والهواتف، والتي تعتبر جزء لا يتجزأ من عمله، لذلك يجب أن تحرص على ترتيبها وتنظيمها بشكل دائم والتخلص من الفوضى الموجودة بها.

تعتبر تلك الأجهزة كبديل لمكان عملك أو مكان احتفاظك بالذكريات، لذلك عليك ترتيبه أولًا بأول والتخلص من الأشياء التي تعرقل حريتك في البحث عن الأشياء المهمة عبر الهاتف كالصور المشوشة والملفات التي لم تعد تريدها.

يجب أن تصنف الملفات في مجلدات بأسماء محددة وكذلك الصور لا تتركها مبعثرة هنا وهناك، وحدد مكانًا للأشياء المهمة فقط، وسوف تتفاجأ من الوقت والجهد الذي وفرته لاحقًا.

الحفاظ على الترتيب والتنظيم

بعد الوصول إلى ترتيب الأشياء والأفكار يجب أن تفكر جيدًا في الخطوة التالية وهي كيفية الحفاظ على ما وصلت إليه من نتائج تنظيمية، وعدم الاضطرار إلى البدء من جديد للوصول إلى تلك المرحلة من الترتيب.

يعتبر التنظيم في حد ذاته إنجاز، لكن أقل التصرفات الخاطئة يمكنها أن تفسد عليك خطتك وتعيدك إلى نقطة الصفر من جديد، لذلك اسعى للحفاظ على ما أتممته، وتعتبر عملية المحافظة على النظام من العمليات الروتينية التي إن تمكنت من تعلمها لن تستطيع العيش بدونها نظرًا لسهولتها وتأثيرها الساحر على تقدمك في الحياة.

اتبع الخطوات التالية للحفاظ على التنظيم كالتالي:

• لا تترك الأشياء تنتقل من مكانها بسهولة إلى مكان آخر، وخصص بعض الوقت اليومي للتأكد من أن كل شيء في مكانه الأصلي، وإذا كان لديك بعض الأشياء الجديدة التي اشتريتها قم بتوزيعها على أماكن ثابتة لها، وتحقق من كون تلك الأماكن هي المناسبة لها أيضًا.
• اعتمد طريقة الإحلال، فإن أردت أن تضف بعض الأشياء الجديدة إلى حياتك، يجب أن تتخلص من أخرى مماثلة قديمة لم تعد تستخدمها وبالتالي تتوقف عن تحويل منزلك إلى مخزن معبأ بالفوضى.
• نفذ صندوقًا خاصًا للتبرعات، والذي سيساعدك على وضع الأشياء التي تريد التخلص منها في مكان محدد دون إحداث فوضى، ويحمسك إلى ملأه بالمزيد من الأشياء، ومع مرور الوقت لن تعاني من عدم القدرة على التخلي عن الأشياء التي لا حاجة لها، لأنك تعي جيدًا أن هناك من سيستفيد منها لاحقًا.
• ضع وموعدًا مثبتًا لترتيب الأشياء بالمنزل أو إعادة ترتيب القائمة الخاصة بالمهام المتعلقة بالعمل.
• لا تنتظر أن يأتي موعد الترتيب لتبدأ بالعملية الشاملة، ولكن أعد أي شيء ليس في مكانه إلى مكانه الصحيح على الفور، وذلك بعد التأكد من الانتهاء من استخدامه، لكن لا تجعل تلك الخطوة تؤثر على المهام التي لها أولوية التنفيذ لأن مقاطعة عمل ما للقيام بالترتيب من الأمور التي تؤدي إلى تأخير إنتاجيتك بشكل كبير.
• استخدم التطبيقات المناسبة التي تساعدك على التنظيم وذلك كي تستفيد من التقدم التكنولوجي الواقع، ولن تحتار كثيرًا فهناك العديد من التطبيقات التي تتيح لك تسجيل المهام ومتابعتها، بل وتذكرك بموعدها أيضًا وهو أمر جيد.
• لا يمكنك أن تكتس مهارة التنظيم من يوم وليلة، ولكنها عادة يجب أن تعتادها وتدرب نفسك جيدًا للوصول إلى أفضل أداء بها، وفي كل مرة ستتقن جزء منها ستشعر بالتقدم الكبير على كافة مستويات حياتك.

كيفية تطوير مهاراتك التنظيمية سؤال يطرحه الكثيرين ممن يريدون السيطرة على حياتهم من كافة الجوانب، ولكن هل اكتساب المهارات التنظيمية يحتاج على الجهد المستمر أم إنها صفات تتواجد في البشر؟ اكتشفنا معًا أن العمليات التنظيمية يمكن لأي فرد القيام بها طالما لديه النية لذلك، لذا لا تتردد في البدء من الآن.