كيف يمكن للفرق التي تعمل عن بُعد تحسين التواصل بينها؟ إليك هذه الطرق

الموظفون الذين يذهبون لمقر شركتهم يوميًا يتفاعلون مع زملائهم في العمل بعدة طرق، فهم يحضرون اجتماعات نموذجية، وجلسات عصف ذهني، ويقابلون زملاء العمل في غرفة الاستراحة، أو يستطيعون بسهولة الذهاب إلى مكاتب المديرين أو الزملاء لإزالة بعض الالتباس. كل هذه الطرق قد تفقدها عندما يعمل فريقك عن بُعد. هنا يكون السؤال هو: كيف يمكن بناء كل هذه العلاقات الحاسمة عندما لا يعمل فريقك من نفس المكان وليس لديك أي تفاعلات مباشرة وجهًا لوجه؟

ما هو الاتصال عن بُعد؟

الاتصال عن بُعد هو تعبير شامل يندرج تحته أنواع عديدة من الاتصالات الرقمية التي يستخدمها الموظفون عن بُعد للتفاعل مع زملائهم لإكمال العمل. تتراوح الأنواع الأكثر شيوعًا من الاتصالات عن بُعد التقنيات البسيطة مثل البريد الإلكتروني والدردشة والشبكات الداخلية ومؤتمرات الفيديو.

قد يكون تحقيق التواصل صعبًا بالنسبة للفرق البعيدة، لكنه ليس مستحيلًا. عند القيام بالتواصل الجيد بشكل فعال، قد يقرب الفرق البعيدة من بعضهم البعض ويعزز التعاون.

تحديات التواصل عند العمل عن بُعد

من الصعب بالفعل على الموظفين البعيدين التعاون، وقد يصبح الاتصال حجر عثرة كبير للعديد من الشركات إذا لم يتم التواصل بشكل صحيح. يعاني العمل وتتضرر نتائجه عندما ينقطع الاتصال، ويشعر الناس بالانفصال عن زملائهم. مع تدهور علاقات أعضاء الفريق، تتدهور معنوياتهم أيضًا، مما يؤثر بشكل مباشر على أدائهم.

تواجه الفرق التي تعمل عن بُعد مجموعة متنوعة من مشكلات الاتصال، بما في ذلك:

• القليل من الاتصال مع بقية أعضاء الفريق أو انعدام الاتصال بشكل تام.
• اختلاف ساعات العمل لأن الناس يعملون في مناطق زمنية مختلفة.
• القيود الفنية مثل الاتصال السيئ بالإنترنت ونقص أدوات الاتصال.
• الإفراط في التواصل مع جميع الموظفين، مما يؤدي إلى عدم التوازن بين العمل والحياة.
• الخلافات بين أعضاء الفريق نتيجة سوء فهم الاتصالات.

طرق تُمكنك من التواصل عند العمل عن بُعد

يمكن للفرق استخدام مجموعة متنوعة من الأدوات والاستراتيجيات للتواصل والتعاون عن بُعد. من هذه الطرق التي يمكن لفريقك تجربتها، ما يلي:

• البرمجيات التعاونية: من خلال استخدام هذا النوع من التكنولوجيا، يمكن تقليد تجربة المكتب الشخصية. من خلال هذه البرمجيات يمكن لزملاء العمل إرسال الرسائل ومشاركة الأفكار والمستندات والعمل على المشاريع في وقت واحد وطلب المساعدة أو الملاحظات. تكون هذه الأدوات أكثر فاعلية إذا سجل الموظفون الدخول إليها طوال يوم العمل وأصبح يمكنهم الرد على الفور على رسائل زملائهم.
• الرسائل الفورية: يمكن مناقشة العمل أو الموضوعات الشخصية في الوقت الفعلي من خلال الرسائل الفورية، كما لو كان الموظفون يتحدثون بشكل شخصي. لا تسمح المراسلة للموظفين بالحصول على الإجابات أو المعلومات التي يحتاجون إليها بسرعة فحسب، بل يمكنها أيضًا تحسين الصداقة الحميمة. تتيح الدردشات أيضًا للأشخاص مناقشة العناصر واحدًا لواحد بدلاً من مناقشة القسم بأكمله. غالبًا ما تكون تجارب الدردشة وتلقي ردود الفعل أكثر تفاعلية وطبيعية من رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية.
• البريد الإلكتروني: يظل البريد الإلكتروني أحد أفضل أدوات اتصال الفريق الذي يعمل عن بُعد للاتصالات الرسمية. هذا النوع من التواصل يوفر وثيقة مكتوبة للمحادثات. نظرًا لأن البريد الإلكتروني ليس فوريًا أو تفاعليًا مثل أدوات الاتصال مثل المراسلة والفيديو، فإنه يسمح للمستخدمين بالوقت اللازم للمزيد من التفكير في رسائلهم قبل إرسالها كما يسمح لهم بالرد عندما يكون لديهم الوقت.
• مؤتمرات الفيديو: توجد مجموعة متنوعة من أدوات الدردشة والمؤتمرات المرئية التي تزود الفرق بالتفاعلات وجهًا لوجه التي تفتقر إليها بيئة العمل عن بُعد. عادةً ما يكون التواصل عبر الفيديو أكثر فاعلية من كتابة رسالة أو بريد إلكتروني. يتيح لك الفيديو أيضًا الحصول على إشارات قائمة على تعبيرات وجه الموظفين ونبرة الصوت.

كيف يمكن للفرق التي تعمل عن بُعد تحسين التواصل بينها؟

هناك العديد من الطرق والنصائح التي تُمكن الفرق التي تعمل عن بُعد من تحسين الاتصال. من هذه الطرق ما يلي:

• اختيار أدوات التواصل المناسبة: كما سبق الذكر، يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من الأنظمة الأساسية والتقنيات للتواصل عن بُعد. اختر منها النوع الذي يناسب حجم فريقك واحتياجاته، وتجنب إثقال كاهل فريقك بالعديد من أدوات الاتصال ذات الميزات المتداخلة التي قد تؤدي إلى الارتباك أو سوء الفهم.
• كن موجزًا ​​وواضحًا: اجعل الاتصالات الافتراضية قصيرة لتقليل المشتتات وزيادة الإنتاجية. تأكد من أنك لا تزال واضحًا في رسائلك، لأن المعلومات التي يتم مشاركتها من خلال اجتماعات الفيديو والمحادثة يمكن أن يكون فهمهما أكثر صعوبة من الاجتماعات الشخصية.
• ضع خطط اتصال واضحة: تحديد استراتيجية الاتصالات أمر بالغ الأهمية لنجاح ترتيب العمل عن بعد. تتمثل الخطوة الأولى في اختيار نظام أساسي واحد يمكنه إدارة جميع متطلبات الاتصال والتعاون الخاصة بك. على سبيل المثال، معرفة الموظفين بأنظمة العمل عن بُعد، وحضور الاجتماعات، وأنشطة الفريق الرقمي، وجهود التخطيط، وغيرها. يجب أن تكون هذه هي النقاط المحورية الحاضرة في ذهنك عند تحديد استراتيجية اتصالات العمل عن بُعد. يُعدّ النظام الأساسي الرقمي الموحد لمكان العمل الخيار الأفضل لتنفيذ إستراتيجية اتصالات العمل عن بُعد نظرًا لأنه يتضمن جميع الميزات والأدوات التحليلية التي ستحتاجها.
• محاولة تعريف أفراد الفريق ببعضهم البعض: مع الفرق البعيدة التي تتحدث فقط عن العمل، قد يكون من الصعب التعرف على زملائك في الفريق، مما يخلق مشاكل في الاتصال والتعاون الجماعي. هذا هو السبب الذي يجعل من الهام للغاية إعداد لقاءات افتراضية لفريقك حيث يمكن للجميع التجمع لإجراء محادثات غير متعلقة بالعمل.