في 13 خطوة.. تعلم كيف تزيد الإنتاجية في العمل

ربما يجبرنا الطموح بزيادة الإنتاجية في العمل على البقاء وحيدين لبعض الوقت، فالتركيز والعمل بذكاء وليس بجهد هو الحل، لذا لا تقلق فهذه الوحدة ستدوم لشهر واحد فقط في حال التزمت عزيزي القارئ بهذه التعليمات، لعل مقولة "أحب ما تفعل وافعل ما تحب"؛ ستكون جيدة لك في مهمة زيادة إنتاجيتك الشهرية، لذا ابحث عما تحب في الأشياء التي تعمل عليها وبعد مرور شهر ستحصل على نتيجة مرضية حتماً.

ضع خطة للمهام التي ستنجزها خلال اليوم

كتابة قائمة بالأعمال التي عليك القيام بها في اليوم التالي لن يأخذ منك أكثر من 15 دقيقة، ضع فيها كل المهام وبعدها حدد الأولويات والثانويات، إضافة إلى تحديد الوقت اللازم أو الإضافي الذي تحتاجه لإنجاز الأولويات، ولا تنسى ينبغي عليك إلغاء بعض المهام، حيث ستحدد ما هي الأشياء القابلة للتأجيل والمهام التي تحتاج لتذكير قبل موعدها ووضع منبه لها.

انتهي من المهام الصعبة في البداية

قم بإنهاء المهام الصعبة والمملة والتي لا تحبها في بداية يوم العمل، بذلك ستتمكن من العمل براحة أكبر طوال اليوم، سيقول البعض بأن البدء بالأشياء التي تكرهها سيعكر مزاجك وسيخفض رغبتك في العمل، لكن العكس صحيحً، فعندما تنهي الأشياء الصعبة ستشعر بأنك أنجزت شيئاً مهماً في بداية النهار وهذا سيعطيك حافزاً أكبر لإكمال المهام الأخرى التي تحبها.

فترة التعب للمهام السهلة

مستوى الطاقة والنشاط سينخفض تدريجياً خلال اليوم لذا من الأفضل أن تترك الوقت الذي تشعر فيه بالتعب والإرهاق -ربما قبل استراحة الغداء أو بعدها أو قبل نهاية يوم العمل- للمهام السهلة والبسيطة التي لا تحتاج إلى وقت كبير أو تركيز جيد.

لا تخجل من طلب المساعدة

قد لا يسعفك الوقت في اختراع وسائل جديدة تحتاجها في عملك أو تعلم خبرات ما ضرورية لإنجاز مهامك الوظيفية، هنا لا تخجل من طلب مساعدة الزملاء ممن يمتلكون الخبرة للقيام بأجزاء من العمل قد توفر عليك الكثير من الوقت والجهد، مثل التصميم أو إنشاء البرامج الحاسوبية، فخلال هذه المدة القصيرة المحددة بشهرٍ واحد ليس مطلوب منك أن تتعامل مع أمور معقدة بل على العكس تبسيطها قدر المستطاع، اسلك الطرق السهلة والتي توصلك لأهدافك بسرعة، ولا تشعر بالحرج من هذا الموضوع أو تفكر بأنه ضعف في إمكانياتك ومهاراتك، بل عليك أن تدرك بأن الأولويات تتغير كل فترة وعليك التأقلم مع (شهر) زيادة الإنتاجية هذا.

لا توفر وقت استراحتك للقيام بالعمل

من المهم الخروج من مكان العمل والذهاب لتناول الطعام في مكان آخر، قد يعتقد البعض أنه من الأفضل توفير الوقت بتناول الطعام في نفس المكان أو المكتب، هذا غير صحيح، عليك تغيير بيئة العمل وإجراء القليل من الدردشة مع الزملاء وتخفيف الضغط والتوتر الذي تعيشه جراء المهام الكثيرة، احرص على إعطاء طعام الغداء الوقت الخاص به.

تجنب وسائل الإلهاء من حولك

لعل وسائل الإلهاء كثيرة ومتعددة في هذا العصر، أهما وأكثرها شيوعاً هو وسائل التواصل الاجتماعي والإيميل وبرامج وتطبيقات الدردشة إضافة للرسائل النصية، حيث يعاني معظم الأشخاص من إدمان مستمر على وسائل التواصل والحسابات الإلكترونية الشخصية، لذا أوقف كل الإشعارات التي تصلك من هذه الحسابات أثناء عملك لأنها ستلتهم وقتك وتعيق تحقيق أهدافك. إن أردت ألا يزعجك أحد يمكنك وضع لافتة عدم الإزعاج على باب مكتبك، وإن كنت تعمل في مكان مفتوح -كما هو حالي الآن- يمكنك وضع سماعات الأذنين وتشغيل الموسيقا المفضلة لديك وبهذا الشكل لن يكلمك أحد.

وضع قائمة الأهداف في مكان قريب منك

لعل الأهداف الممتعة والمحفزة ستجعلك تبذل مجهوداً أكبر لتحقيقها، لهذا يجب أن تبقي ورقة الأهداف في مكان قريب منك على مرآى ناظريك لتستمد منها الطاقة المتجددة، هذه ليست مهمتك الوحيدة بل عليك أن تحفز ذاتك وتحاول تحديها من خلال متابعة نتائج عملك كل يوم بيومه ثم إجراء تقييم شهري ونقد دوري لتحديد نقاط الضعف والقوة. إن كتبت في صباح كل يوم ثلاث مهام عليك إنجازها وأبقيتها أمامك طوال النهار ستتمكن من الحكم على نفسك في نهاية يوم العمل؛ أي هل كنت ناجحاً أم لا.

إلغاء اللقاءات والمواعيد الطويلة وغير الهامة

من المهم أن تأخذ فترة للراحة بين فينة وأخرى للقاء من تريد، لكن هذه اللقاءات ستفقدك التركيز إضافة لإضاعة الوقت الثمين الذي تحتاجه بشدة في هذه المرحلة، لذا قم بتأجيلها، في حال كان لابد من إجراء هذه المواعيد واللقاءات فيفضل تقسيمها على أجزاء إن استطعت ذلك، ولأن الموظفين يهدرون 31 ساعة شهرياً على لقاءات واجتماعات غير هامة.

والنتيجة قلة الإنتاجية وذلك تبعاً لبحث أجري في جامعة مينيسوتا الأمريكية (University of Minnesota) من قبل الباحثة في علم النفس كاثلين فوهس (Kathleen Vohs) مع خبراء آخرين في عام 2007، كما توصل البحث إلى أن لدى الإنسان كمية محدودة من ما يسمى "الموارد التنفيذية" أي القدرة المعرفية على معالجة المعلومات واتخاذ القرارات وخلال الاجتماعات لاسيما الطويلة تنضب هذه الموارد، بالتالي الكثير من الاجتماعات سيؤدي حرفياً لاستنزاف إنتاجية الدماغ.

الابتعاد عن تعدد المهام

ربما نريد اختصار الوقت عن طريق القيام بأكثر من مهمة في وقت واحد، لكن هذا الكلام لن يفِ بالغرض لأن نسبة الخطأ في المهام المتعددة تزداد بنسبة 50%، إضافة أن المهام المتعددة تضر بعمل الدماغ وذلك تبعاً لدراسة أجريت في معهد الطب النفسي (Institute of Psychiatry) في جامعة لندن ونشرت في مجلة فوربس في عام 2014، وتمت بمشاركة أكثر من 1000 موظف في شركة بريطانية، حيث توصلت الدراسة إلى أن "تعدد المهام يخفض معدل ذكاء الإنسان بمقدار خمس نقاط" وهذا الأمر يعادل تدخين المخدرات ويفوق السهر والتدخين وقلة النوم.

أكمل كل المهام التي تأخذها

إياك أن تترك مهمة بدأت بها في منتصفها، لأن ذلك سيراكم العمل دون تحقيق أي إنجاز، لذا احرص على إتمام كل مهمة بالشكل المناسب فأنصاف الأعمال لا تفي بالغرض.

لتبدأ العمل بإنتاجية عليك أن تستيقظ باكراً

أعلم جيداً صعوبة الأمر لكن هذا هو المطلوب منك خلال شهر الاختبار على الأقل، فالنهوض باكراً والقيام بكل ما تحب يجعلك نشيطاً ومنطلقاً، تصل إلى العمل قبل الجميع وتبدأ بالمهام الصعبة التي يمكنك إنجازها وأنت بكامل طاقتك ونشاطك الصباحي.

النوم الكافي والراحة ضرورية لتنتج بشكل أفضل

حصول جسدك على ساعات النوم الكافية خلال الليل أفضل ما يمكنك فعله لتبدأ يومك بنشاطٍ مميز يمكنك من تحقيق أهدافك، لذلك عليك تأجيل فترات السهر أو المواعيد، لاسيما إن كنت تعمل بشكل كبير على الإنترنت أو أياً من الوسائل الإلكترونية، فالنوم والراحة في هذه الحالة ضروري جداً لتركيزك أثناء العمل.

ابدأ بصنع التحديات واربحها

ربما تجد هذا الأمر غير مجدي، لكن حتى لو فشلت أكثر من مرة في تحدي ما لا تستسلم بل تابع حتى النهاية، فمثلاً إن كنت محرراً ربما تقوم بتحدي ذاتك ب 1500 كلمة يومياً، أي تقول لن أغادر مكتبي قبل إنهاء ما عليّ فعله، وإن كنت موظف مبيعات ستقول بأني لن أغادر قبل أن أبلغ هذا الرقم في المبيعات، لا يتوجب عليك هنا أن تجهد نفسك وتضع أهدافاً صعبة المنال بل ابدأ بالتدريج من الأسهل حتى الأصعب، وإن ربحت هذا التحدي احتفل بذلك واصنع لنفسك شعاراً خاصاً ثم كافئ ذاتك على ما بذلته من جهد.

لا تستسلم للملل والإرهاق والنعاس

حالما تشعر بالملل أو النعاس عليك أن تنهض فوراً وتقوم ببعض الحركات الرياضية التنشيطية لتمرين جسدك، ثم اصنع بنفسك كأساً من الشاي أو القهوة أو الشراب الذي تفضله، واشربه أمام نافذة أو نباتات خضراء لكي تستنشق الهواء المنعش وتستعيد طاقتك من جديد.

لا تؤجل الأمور السهلة والسريعة

إن كان لديك بعض المهام التي تحتاج لعدة دقائق افعلها بدون تردد ولا تؤجلها، لأنك إن أجلتها ستحتاج وقتاً أطول ولن تتمكن من إنهائها بسرعة.

تعلم قول "لا"

لا يمكنك أن تقول لمديرك في العمل "لا" طوال الوقت، لكن عليك أن تكون صريحاً وصادقاً مع نفسك أولاً ثم مع الآخرين، لذا إن كنت فعلاً لا تستطيع القيام بشيء ما يجب عليك رفضه أو تأجيله حتى ولو غضب المدير، فأنت ببساطة لا يمكنك فعله لذا عليك رفضه بطريقة مقنعة، لأنه لو كُلفت بعملٍ فوق قدراتك وطاقتك فإن التوقعات الكبيرة من المحيط قد تؤثر بشكل كبير على تركيزك وعملك بالتالي إنتاجيتك، لذلك ما عليك سوى الالتزام بخطتك وتنفيذ ما يمكنك فعله حقيقةً.

اختيار بيئة العمل التي تحب

يمكنك ببساطة تنظيف مكتبك الخاص ووضع الأشياء التي تجعلك سعيداً كالورود والتذكارات الجميلة وغيرها من الأشياء التي مكان العمل محبباً بالنسبة لك فتركز بشكل جيد على الإنتاج.

التخلص من عوامل الإلهاء الداخلي

ربما أغلقنا كل إشعارات مواقع التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني والهاتف المحمول، مع ذلك فنحن لا نملك التركيز الجيد للعمل، والسبب هو التفكير الداخلي بأشياء كثيرة لا نستطيع التحكم بها ومنع أنفسنا من التفكير بها والشرود طوال اليوم، لذا 10 دقائق من التأمل في كل صباح ستمنحك تركيزاً وسلاماً داخلياً يفيدك في عملك وحياتك الاجتماعية أيضاً.

أخيراً.. تعرفنا في هذا المقال على بعض الأشياء التي تمنعك من تحسين إنتاجيتك كوسائل التواصل الاجتماعي والاجتماعات والمواعيد غير الضرورية أو التي تهدر وقتك وتخفض نسبة التركيز، كما يجب عليك الالتزام بهذه النصائح حتى لو كانت تحمل قليلاً من الصعوبة مثل: النوم الكافي والاستيقاظ مبكراً وإنهاء كل المهام وعدم إضاعة الوقت، كل هذه الأمور ستجعلك غير اجتماعي لمدة شهر واحد فقط ولكن لا تقلق ستستعيد نشاطك الاجتماعي حالما تسترجع قدرتك على الإنتاج الجيد في العمل.