خطوات الرقابة الإدارية.. كيف تحقق الالتزام في بيئة العمل

تلتزم العديد من المؤسسات بكافة خطوات الرقابة الإدارية التي تعمل على إرشادها إلى الأهداف التي وضعتها والنجاح في سوق العمل، فما هي تلك الخطوات والأساليب المستخدمة لتنفيذها؟ وكيف تتمكن من تحقيق النجاح في الرقابة على عملك من خلال تقييم العاملين ووضع الخطط المناسبة لتقدمهم.

خطوات الرقابة الإدارية

تبدأ عملية الرقابة الإدارية بتحديد الأهداف التي تسعى المنظمة إلى تحقيقها في كل مجال من مجالات عملها وتشمل الأهداف الكمية والنوعية، وبعد ذلك، يتم تحديد المعايير التي ستستخدم لقياس مدى تحقيق هذه الأهداف، حيث تحتاج الشركات إلى أهم خطوات عمل الرقابة الإدارية للسيطرة على العمل ومن هذه الخطوات ما يلي:

وضع معايير الأداء

قبل أن تبدأ في عمل الرقابة الإدارية يجب أن تمتلك معايير محددة وموضوعة مسبقًا للأداء، وهي تلك المعايير التي على الموظفين الالتزام بها والعمل من خلالها سواء للوصول إلى هدف الشركة أو الانتهاء من مهمة خاصة مطلوبة من فرد أو فريق عمل.

تساعد هذه المعايير على تقييم الأوضاع بالشكل المناسب والحقيقي والمحافظة على المستوى المطلوب من الموظفين خلال العمل، وتوفر الفرص الجيدة أيضًا للوصول إلى الأشياء المراد تعديلها على الفور.

تعتمد المعايير الموضوعة على جانبين أساسيين وهما المعايير ملموسة أو الواضحة وهي التي يمكن قياس النتائج بها للوصول إلى الدليل على التقدم في العمل أو الإنجاز، والنوع الآخر البديل هو المعايير غير الملموسة التي تظهر على شكل الأداء المختلف من فرد لآخر وتعاملات الموظفين.

يمكنك رصد بعض المعايير التي تتعلق بالأشياء الملموسة ومنها الوقت المحدد للمهمة والأرباح المتوقعة والأموال التي يجب أن يتم وضعها كميزانية للعمل.

قياس الأداء

الخطوة التالية من خطوات الرقابة الإدارية هي مرحلة قياس الأداء، والتي يكون هدفها تصحيح أي خطأ قد يقع فيه الفرد العامل من خلال قياس أدائه وتقييم عمله بالنسبة للخطة الموضوعة، ويمكن أن يتم القياس وفقًا إلى نوعي المعايير التي ذكرناها من قبل والتي تتعلق بالمعايير القابلة للقياس والأخرى غير الملموسة.

يمكن تحديد بعض القياسات من خلال آراء الزملاء المحيطين وآراء المدير نفسه حول العمل وأداء الموظفين وكذلك الأساليب المستخدمة للتواصل بين الموظفين والآخرين، وقدرتهم على العمل داخل فريق.

مقارنة الأداء بمعايير الأداء

بعد قياس الأداء والتعرف على معاييره يمكنك الآن مقارنتهما معًا، ومع تحليل الفرق بينهما تظهر عملية التباين التي توضح لك ما إن كانت الأعمال على أفضل حال لها أم اختلت وخرجت عن الطريق الخاص بها، بالإضافة إلى تقدير الانحراف الواقع وترميمه في المرات القادمة.

تحليل الأخطاء

إن واحدة من أهم أدوات الرقابة الإدارية هي القدرة على تحليل الأخطاء التي وقع بها الموظفون والسير معهم في طريق إصلاحها وتجنبها في المرات القادمة.

يجب أن يعمل المدير على المزيد من الرصد والتحكم بالأشخاص الذين يعملون معه، مع وضع خطة تناسب الانحرافات وتقويمها لتحقيق الهدف المرجو.

القيام بالإجراءات التصحيحية

يجب ان تكون الإجراءات النهائية المتعلقة بالرقابة من أفضل الإجراءات المنقحة التي يتم العمل عليها، وذلك للحصول على النتائج وعدم السير في الطريق الخاطئ من ناحية أخرى.

بعض الحصول على الموافقات على تنفيذ الإجراءات من الجهات المعنية، يجب الاهتمام بتنفيذها في أسرع وقت ممكن لتوفير الوقت والتكاليف التي من الممكن أن تنتج عنها.

مع مرور الوقت لن تكون بحاجة لتكرار الكثير من الإجراءات لمعرفة الفرد بوجود الكثير من سبل الرقابة التي تراقبه، فيعمل على تحسين أدائه مرة ثانية.

خصائص الرقابة الإدارية

تمتاز الرقابة الإدارية التي تعمل بشكل نشط بالعديد من الخصائص التي يجب أن تتواجد بها ومنها:

• ألا يبتعد نظام الرقابة عن الأهداف التي تريد المؤسسة الوصول إليها مما يؤهل الجميع للعمل وفقًا إلى متطلبات الإدارة وطبيعة العمل.
• لا يجب أن تستخدم الطرق المعقدة في الرقابة فالنظم السهلة والبسيطة تؤتي ثمارها أكثر.
• لا تضع تكلفة عالية لنظام الرقابة الموضوع، وذلك لأن الهدف الأول من وجودها هو السيطرة على الانحرافات حتى في مجال التكاليف ويحدث ذلك من خلال جعل ميزانيتها أقل من ميزانية الأهداف التي تسعى للتحقيق في الوصول إليها من عدمه.
• يجب أن تتميز الرقابة الإدارية بالمرونة والقدرة على التكيف مع الأشياء الأخرى التي تؤثر عليها مثل الظروف الخارجية وتغير احتياجات العمل وغيرها.
• من الخصائص المتبعة أيضًا الموضوعية في طرح الأهداف والوصول إليها، حيث يجب أن يكون الأداء المطلوب منطقياً ويمكن القيام به.
• يتميز النظام الإداري بالدقة والقدرة على الوصول إلى الحقائق في أسرع وقت ممكن.
• يجب أن تكون الطريقة المستخدمة في الرقابة من الطرق الموافق عليها من قبل جميع العاملين، فلا تتخطى حدودها معهم أو لا يتقبلونها.
• يحتاج النظام الرقابي إلى السرعة في تنفيذ رقابته للتوصل إلى الأخطاء بسرعة والعمل على رصدها وتعديلها

الأساليب التقليدية للرقابة الإدارية

تتبع الرقابة الإدارية نوعين من الأساليب المخصصة لتنفيذ الرقابة على الموظفين والمؤسسات ولكنهما يعتمدان على أدوات موحدة وهي:

الملاحظة الشخصية

من أكثر الأساليب التي يتم التعامل من خلالها، حيث تعتبر سهلة وبسيطة ومعتادة لدى الكثيرين، وتعتمد على الحصول على ما تريد من معلومات من خلال الموظف نفسه، والاعتماد الأكبر على معرفة الشخص نفسه أنه مراقب ومطالب بالانضباط.

التقارير الإحصائية

يستخدم هذا الأسلوب عدد من التقارير والبيانات القائمة على الإحصائيات والتي تفيد في تقييم أداء المنظمة في مختلف المجالات، ويمكنك التعرف عليها بسهولة لأنها تكون على شكل جدول مقسم أو رسومات بيانية مما يسهل من التعامل معها أو استخدامها في العمل.

تحليل التعادل

ما هي خطوات الرقابة الإدارية؟  يستخدم المديرون الخطوة التالية للحصول على تحليل شامل للوضع العام والمقارنة من خلاله بين التكاليف والأرباح، ووضع يدك على الخسائر المتوقعة إن وجدت.

مراقبة الميزانية

الاعتماد على الميزانية في رصد التقدم والتراجع الخاص بالشركة، وذلك من خلال رصد البنود التي يوجد بها تقصير في العمل ومنافذ العمل الأخرى التي حققت الهدف الخاص بها.

ما هي وسائل الرقابة الإدارية؟

أما عن الوسائل المستخدمة لتنفيذ الرقابة الإدارية على أرض الواقع فتتمثل فيما سنذكره لك من وسائل سهلة ويمكن الاعتماد عليها بشكل مباشر.

عائد الاستثمار

يعتمد المراقب هنا على استخدام العائد من الاستثمار في تقييم مدى نجاح المؤسسة، وذلك عن طريق استهداف رأس المال للوصول إلى عائد مثمر ومميز، ومن خلال ذلك يجب على المراقب رصد تماشي الأداء مع المتطلبات من عائد الاستثمار ومقارنة الربح بالمصروفات في النهاية.

تحليل النسبة

تستخدم المؤسسات مهمة تحليل النسبة في الوصول إلى المال المطلوب إنفاقه من رأس مال وما إلى ذلك من التزامات أخرى، وتحديد الكثير من مصادر المال الذي يتم إنفاقه، هل ينفق ويعاد تدويره أم رأس مال ثابت أو أرباح منفصلة أو سيولة متاحة للاستخدام في أي وقت.

مركز المسؤولية

استخدام نظام شامل يسمى مركز المسؤولية والذي يعتمد على جمع الكثير من الإدارات العاملة والأقسام وتحريك كافة الأطراف المذكورة في اتجاه واحد مستمر للوصول إلى الأهداف المنتظرة.

مراجعة الحسابات

الإصرار على متابعة الحسابات الجارية للشركة من وقت لآخر لاستخدامه في التقييم النهائي للعام، والتحقق من مدى التزام الموظفين بالأعمال المطلوبة منهم.

أسلوب PERT&CPM

يعني المختصر PERT تقنية التقييم، أماCPM فهي طريقة المسار الحاسم، وتفيد تلك التقنيات في وضع المخططات اللازمة التي تربط بين الخطة ومدى التحكم بها مع ربط كل ذلك بوقت محدد لتنفيذ الخطة في إطار زمني معروف.

مميزات الرقابة الإدارية

يتم اللجوء إلى الرقابة الإدارية لما لها من الكثير من المميزات والتي تشمل التالي:

• الحرص على تعرف الجميع بالأهداف الخاصة بالمؤسسة أهداف المنظمة بطريقة دقيقة وواضحة.
• يصبح من السهل الحصول على المعلومات أو البيانات المطلوبة والتي يمكن الرجوع إليها في أي وقت بسبب عملية الرصد المستمرة.
• القدرة على إدارة المؤسسة بالشكل الذي تحبه مع التحكم بها من كافة الاتجاهات مما يدعم سيطرتك على الأوضاع في أي وقت.
• التواصل الصحي مع المدير والموظفين وكافة العاملين بالمؤسسة، كما تساعد الرقابة على توليد ردود الأفعال في جميع مراحل مما يرصد مدى الرضا الوظيفي بين العاملين.
• رصد معلومات دقيقة عن كافة العاملين والموظفين بالمؤسسة وسهولة الوصول إلى بياناتهم، وهنا تكون قد حصلت على حلقة وصل بينك وبينهم لا تنقطع.
• الحرص على مراقبة الموظفين من وقت لآخر لنشر الانضباط بينهم.

مبادئ الرقابة الإدارية

تعمل أنظمة الرقابة الإدارية باستخدام بعض المبادئ التي لا يجب التخلي عنها ومن أهم هذه المبادئ ما يلي:

ضمان الهدف

وضع عين الرقابة على الهدف المراد الوصول إلى تحقيقه، حتى يتم اتخاذ الإجراءات الصحيحة تجاه المخطئين وتدارك الانحرافات قبل توسعها، لذلك لا تبدأ عملية الرقابة بدون هدف واضح وصحيح.

كفاءة الضوابط

كيف تؤثر الرقابة على وظائف الإدارة؟ يستخدم نظام الرقابة الإدارية أقل التكاليف في الكشف عن الأخطاء والمخطئين وهو ما يتيح لعمليات التوظيف الإدارية العمل بشكل صحيح وغير مكلف.

المسؤولية الرقابية

يجب أن يتحمل المسؤولين عن عملية الرقابة المسؤولية الكبيرة الملقاة على عاتقهم، ولكن في الوقت نفسه يجب تحديد الصلاحيات التي يتمتعون بها حتى يتمكنوا من القيام بالمهام المطلوبة منهم على أكمل وجه.

التطلع إلى المستقبل

لا تقتصر نظرتهم على الوقت الحالي فقط بل يجب أن تكون لديهم نظرة فاحصة للمستقبل وتصحيح الأخطاء المتوقع حدوثها من خلال رصد الأماكن التي من الممكن أن يتواجد بها بعض التقصير.

يجب أن تكون رؤيتهم أكثر اتساعًا من النظر أسفل أقدامهم وعدم توقع المترتب على الأعمال التي تدور حاليًا.

السيطرة المباشرة

يجب أن تستخدم الحزم في التعامل للسيطرة على الأوضاع وتجنب الأخطاء من قبل أن تحدث، ويمكنك الوصول إلى تلك المرحلة من خلال السيطرة على الأوضاع بتعيين مديرين حازمين يمكنهم التعامل مع الآخرين بالشكل المناسب مع تجنب الانحرافات.

التفكير في الخطط

تعتبر الرقابة الإدارية هي المشرف العام على تنفيذ الخطط المطلوبة من خلال التحقق من سير العمل على الخطوات الموضوعة والتزام كل فرد بالمسؤوليات المطلوبة منه.

الملائمة التنظيمية

يجب أن يكون هناك الكثير من التوافق بين الإدارة العاملة والقائمين على الرقابة للوصول إلى هيئة عمل متماسكة ومتكاملة، ويكون هذا التوازن في العمل الأساس الذي يتم تنفيذ الخطط الموضوعة من خلاله بشكل سليم للمصلحة العامة للمؤسسة.

لا تنتهي عملية الرقابة الإدارية باتخاذ الإجراءات التصحيحية،بل يجب المتابعة والتأكد من فعالية هذه الإجراءات في تحقيق الأهداف المرجوة، وتشمل هذه الخطوة تقييم مدى تحسن الأداء بعد اتخاذ الإجراءات التصحيحية.

وقد تختلف خطوات الرقابة الإداريةبدرجة تفصيلها وتعقيدها اعتمادًا على حجم المنظمة ونوعها وطبيعة عملها.

تتعددخطوات الرقابة الإدارية لكنها ضرورية للغاية للوصول إلى الأهداف المعلنة من قبل المؤسسات، وعند الالتزام بتلك الخطوات ستتمكن من رصد أماكن التقصير التي تتواجد في شركتك والتخلص منها للأبد، كما تعتبر الرقابة عملية مستمرة ودورية تضمن سير العمل بكفاءة وفعالية، وتلعب دورًا هامًا في تحقيق أهداف المؤسسة وتحسين أدائها.