تعريف الرقابة وأنواعها وأهميتها لنجاح مؤسستك

يجب أن تتوصل إلى تعريف الرقابة وأنواعها والتعرف على أهميتها بالنسبة إلى أي مؤسسة؛ لأنها الباب الذي ستدخل منه إلى النجاح بسرعة لن تتوقعها، وذلك لاعتماد الرقابة على تقييم الأعمال والتأكد من سيرها في مساراتها المُخطط لها، مما يضمن لك عدم خروج أي فرد من النظام عن الطريق المرسوم له، كما تمكنك من معاقبة أي مُفسد.

تعريف الرقابة وأنواعها

هل سمعت من قبل عن مصطلح الرقابة الإدارية؟ تعتبر الرقابة عملية من العمليات التي تستهدف تقييم الأداء الذي تقوم به بعض المؤسسات أو الجهات التي تحتاج إلى التقييم، وذلك لمعرفة مقدار التقدم أو التراجع وما يجب فعله للتخلص من المشكلات التي تواجه المؤسسة.

تعتمد الرقابة دائمًا على القواعد والإجراءات التي توضع لتقنين الأعمال ومراقبتها، كما يعتمد الأمر على وجود العديد من أنواع الرقابة والتي تبدأ برقابة الفرد على نفسه فيما يعرف بالرقابة الذاتية.

تعريف الرقابة الإدارية

تعمل عملية الرقابة على رقابة المنظمات الفرعية الناتجة عن المؤسسة سواء داخلها أو التابعة لها، ويكون الهدف منها تحقيق الأهداف التي ترجو الوصول إليها مع تنفيذ المخططات الموضوعة على أعلى مستوى من الالتزام والكفاءة.

أنواع الرقابة الإدارية

تنقسم أنواع الرقابة الإدارية إلى ثلاثة أنواع، والتي تعمل على رصد سلوكيات العاملين في المؤسسات المختلفة وتلك الأنواع هي:

الرقابة التنظيمية

النوع الأول هو الرقابة التنظيمية التي ترتبط بالضوابط المطلوبة من العاملين في المجال والقواعد التي يجب على الجميع الالتزام بها بشكل رسمي لتحقيق الأهداف الموضوعة ضمن خطة رسمية، وعادة ما يستخدم هذا النوع في تنفيذ الأعمال التجارية وتقييد التكلفة والحصول على حصة أكبر من السوق الإضافة إلى توفير أفضل سعر للمبيعات.

الرقابة الاجتماعية

يعتبر نوع من أنواع الرقابة الخارجية التي تتطلب تضمين العمل ضمن القواعد غير الرسمية، ولكن ترتبط بالأعراف المجتمعية والالتزام بها.

الرقابة الاجتماعية أو الرقابة غير الرسمية هي التي تضم سبلاً مختلفة للسيطرة على المؤسسة، ويجب أن يكون الأفراد موافقين على الامتثال إلى أوامر تلك الرقابة.

الرقابة الذاتية

تنتج تلك الرقابة عن الفرد، فيراقب نفسه بذاته، ويوجهها في المجال الذي يريده مع عدم تخطي طرق الرقابة العامة، حتى لو كان ذلك يتعارض مع ما يريد تحقيقه من أحلام وطموحات.

ما فوائد الرقابة؟

تعتبر الرقابة الإدارية من أهم الخطوات التي يجب أن تتواجد في أي مؤسسة للحصول على إدارة ناجحة للأعمال، ومن فوائدها ما يلي:

التحكم في السلوك لتحقيق الأهداف

تتيح لك تلك العملية التحكم في السلوكيات التي يجب ان تقوم بها في العمل من أجل الوصول إلى أهدافك المهنية، وذلك عن طريق منع تكرار الأخطاء وتجنب الوقوع في المشكلات.

يمكن للرقابة الإمساك بأي مقصر والعمل على الحد من قيامه بالأمور التي تؤثر على العمل بشكل سلبي، وهو ما يصب في مصلحة الجميع.

التحقق من تنفيذ المخططات

يلجأ البعض إلى الرقابة الإدارية للتحقق من السير وفق مخططك الموضوع وبالجودة المطلوبة، وخلال ذلك يمكنك الوصول إلى الأهداف المُكملة لرحلتك وتصحيح الأخطاء والقيام بالتعديلات المناسبة للوضع.

توفر كذلك المعلومات الواضحة والشاملة للجميع لتطبيقها في مجال العمل للوصول إلى الهدف الأكبر من الاستراتيجيات الموضوعة.

المساءلة الإدارية

توفر كذلك العدل عند وقوع المساءلة الإدارية لأي من الموظفين، والتأكد من تنصل الفرد من مسؤولياته أو التزامه بها، كما توزع الأدوار على الآخرين للقيام بالأمور التي تتطلب سلطة محددة كتحديد المديرين وتخصصاتهم وصلاحياتهم.

رفع الروح المعنوية للموظفين

تمكن الرقابة الموظفون من الشعور بالعدل مما يرفع الروح المعنوية لهم ويشعرون بالرضا والقدرة على العمل بجد واجتهاد، مع الالتزام بكافة القواعد حتى لا يطالهم ما طال الآخرون من مساءلة إدارية.

خلق الحافز لدى الموظفين

يزيد الأمر من تحفيز الموظفين على الالتزام والعمل بجد والتحكم في الأنظمة السليمة والقيام بالتوجيهات على أكمل وجه، مع تحسين الأداء.

تحقيق الكفاءة

عندما تضع الرقابة الإدارية نصب أعينها تحقيق الأهداف، تصبح بمثابة صمام الأمان الذي يضمن سير العمل بكفاءة داخل المنظمة، فبدون وجود نظام فعال للرقابة، لن يتمكن المديرون من رصد تقدم الموظفين نحو الأهداف المحددة إلا بعد حدوث الفشل، مما قد يحمل المنظمة خسائر فادحة.

أهداف الرقابة الإدارية

هناك العديد من الأهداف الموضوعة للرقابة الإدارية، والتي عليها الوصول لها لتحقيق المنفعة العامة، ومنها ما يلي:

قياس نسبة التقدم

يعمل نظام الرقابة الإدارية على رصد كافة الأعمال التي تتم داخل العمل ومقارنتها بالخطط الموضوعة، وكذلك الطرق المشهورة للعمل على تنفيذ بعض الأهداف وما هي الالتزامات التي عليهم الأخذ بها.

الكشف عن الأخطاء

يهدف نظام الرقابة إلى اكتشاف الأخطاء والكوارث قبل وقوعها والعمل على تصحيحها بشكل سريع خالي من العقبات وبالتالي يصل الفرد إلى الخطط التي تستخدم للطوارئ لمعالجة المشكلات بالكامل.

التغيير

تسعى كذلك إلى تغيير أنماط العمل بالكامل وجعلها أفضل من خلال توضيح استراتيجيات التي ستغير من الإجراءات المطلوبة وفقًا لتطور سوق العمل او تغيره

اقتراح الإجراءات التصحيحية

يمكنك عن طريقها الوصول إلى الإجراءات التصحيحية التي تتخذها إدارات المؤسسة للتغلب على العقبات ووضع السبل الجديدة لتنفيذها أيضًا.

عناصر الرقابة الإدارية

تنقسم الرقابة الإدارية إلى أكثر من عنصر رئيسي يمكن الاعتماد عليه خلال تنفيذها ومن هذه العناصر ما يلي:

التماشي مع أهداف واستراتيجيات المؤسسة

يجب على نظام الرقابة الإدارية أن يُبنى على فهمٍ عميقٍ لأهداف الشركة على جميع المستويات، بدءًا من الأهداف الاستراتيجية العامة وصولًا إلى الأهداف التشغيلية اليومية.

الملائمة الكاملة داخل الهيكل التنظيمي

• يجب أن يتناسب نظام الرقابة الإدارية مع هيكل الشركة التنظيمي، وأن يُراعي توزيع المسؤوليات والصلاحيات بين مختلف الإدارات والأقسام.

• دعم نظام الرقابة الإدارية العمليات التشغيلية للشركة، والمساهمة في تحسينها وتطويرها.

• يجب أن يكون نظام الرقابة الإدارية سهل الاستخدام والفهم من قبل جميع الموظفين المعنيين، بغض النظر عن مواقعهم أو مستوياتهم الوظيفية.

التحفيز عبر أنظمة المكافأة

• ربط المكافآت بالأداء: يجب أن يتم ربط أنظمة المكافآت في الشركة بأداء الموظفين وتحقيقهم لأهداف نظام الرقابة الإدارية.

• تحفيز الموظفين: يجب أن تُحفز أنظمة المكافأة الموظفين على بذل أقصى جهودهم وتحقيق أفضل النتائج.

• الاعتراف بالإنجازات: يجب أن تُساهم أنظمة المكافأة في الاعتراف بإنجازات الموظفين وتقدير مساهماتهم في تحقيق أهداف الشركة.

تعرفنا معًا على أهمية الرقابة الإدارية على مختلف المؤسسات وكيف تساعد على تطوير العمل ومد الموظفين بشعور الأمان المسلوب من بعضهم وتحقيق العدالة والحفاظ على مصلحة العمل أيضًا.