برامج تتبع الإنتاجية.. تعرّف على إيجابياتها وسلبياتها

يُقصد ببرامج تتبع الإنتاجية هي البرامج التي تُتيح مراقبة إنتاجية الموظف من خلال تتبع الوقت البسيط لتسجيل الدخول والخروج للمساعدة في قياس نشاط الموظف وكفاءته. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على إيجابيات وسلبيات برامج تتبع الإنتاجية.

ما هي برامج تتبع الإنتاجية؟

يُقصد ببرامج تتبع الإنتاجية هي البرامج التي تُتيح مراقبة إنتاجية الموظف من خلال تتبع الوقت البسيط لتسجيل الدخول والخروج للمساعدة في قياس نشاط الموظف وكفاءته.

تقوم بعض برامج تتبع الإنتاجية بتقييم "وقت الخمول"، يُقصد بـ"وقت الخمول" هو مقدار الوقت الذي تستخدم فيه الماوس أو الكتابة على لوحة المفاتيح، بينما يقوم البعض الآخر من برامج تتبع الإنتاجية بجمع أشياء مثل تسجيلات الشاشة أو الصور من خلال كاميرا الكمبيوتر المحمول أو العروض الحية لأجهزة كمبيوتر الموظفين، كتتبع رسائل البريد الإلكتروني وضربات المفاتيح.

بداية برامج تتبع الإنتاجية

بدأت بعض الأمثلة المبكرة لتتبع الإنتاجية في عام 2013 عندما طلبت شركة Tesco من موظفيها في مرافق مستودعات البقالة في أيرلندا والمملكة المتحدة ارتداء شارات لتتبع إنتاجيتهم، هذه الشارات كانت عبارة عن أساور للمعصم تتبع عدد المخزون الذي ينقله كل عامل، بما في ذلك تحميل العمال وسرعات التفريغ والمسح. كان الهدف المُعلن من هذا البرنامج حينها أنه سيُقلل من الوقت الذي يقضيه الموظف في وضع علامات على الحافظة التي قام بنقلها. لكن البرنامج في الواقع سمح لأصحاب العمل بقياس بيانات إنتاجية الموظف وتحديد العمال الذين قد يكون أداؤهم أقل من التوقعات المحددة.

بعد ما يقرب من عشر سنوات، قامت شركات مثل أمازون أيضًا بتتبع إنتاجية عمال المستودعات لديهم بدقة مماثلة، بالإضافة إلى مراقبة بيانات الهواتف الذكية لسائقي التوصيل لتتبع كفاءتهم.

مزايا برامج تتبع الإنتاجية

كما سبق الذكر، فإن تتبع الإنتاجية هي عملية التقاط وتحليل أنشطة العمل اليومية بغرض تحديد الأنماط والعقبات والفرص التي قد تواجه الموظف أو العامل، وتحسين طريقة إنجاز الموظفين لعملهم. من خلال تحليل هذه البيانات، يمكن للمديرين والقادة ضبط المسؤوليات والأدوات وسير العمل لتحقيق إنتاجية وكفاءة أكبر. فمن خلال تتبع الإنتاجية وتنفيذ التغيير والاستمرار في مراقبة الإنتاجية، يمكن للمؤسسات إنشاء ثقافة التحسين المستمر. يُعدّ وجود مقياس موضوعي لإنتاجية الموظف هو الخطوة الأولى للتحسين، وهذا ما قد تُحققه برامج مراقبة الإنتاجية.

باستخدام برامج مراقبة الإنتاجية، يمكن لأعضاء الإدارة بسهولة معرفة العمال الذين يقومون بعملهم بكفاءة. ثم يُمكنهم بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لتدريب الموظفين ذوي الأداء الضعيف مع مكافأة الموظفين البارزين، وهو ما يساعد على الحفاظ على تحفيز أصحاب الأداء الأفضل.

كذلك، يمكن أن يساعد النظر إلى البيانات التي تُتيحها برامج مراقبة الإنتاجية أصحاب العمل بشكل أكثر فعالية في تحديد المجالات التي يمكن لبعض الموظفين فيها استخدام المزيد من الإرشادات.

سلبيات برامج تتبع الإنتاجية

رغم الإيجابيات السابق ذكرها إلا أن لهذه البرامج أيضًا الكثير من السلبيات التي لا يُستهان بها، والتي منها:

• زيادة احتمالية خرق القواعد: وفقًا لبحث أجراه موقع هارفارد للأعمال، كان الموظفون الخاضعون للمراقبة أكثر عرضة بشكل كبير لأخذ فترات راحة غير مصرح بها، والعمل بشكل متعمد بوتيرة بطيئة، وتجاهل التعليمات، بل وإتلاف ممتلكات مكان العمل، وسرقة المعدات المكتبية. شعر العمال الخاضعون للمراقبة بفقدان ثقة مؤسساتهم بهم مما جعلهم أكثر عرضة للتصرف بشكل مخالف لمعاييرهم الأخلاقية.
• تآكل ثقافة الشركة: يمكن للإدارة التفصيلية للموظفين من خلال أنظمة التتبع المكثفة أن تؤدي إلى تآكل ثقافة الشركة ومشاركة الموظفين، وهو ما يؤدي بدوره إلى تحويل شركة تعاونية إلى مكان لا يثق فيه أحد بشكل عام. على سبيل المثال، كم عدد الأشخاص الذين سيشعرون بالراحة عند مشاركة مخاوفهم الصادقة مع زملاء العمل عبر برامج تبادل الرسائل إذا كانوا يعرفون أن الرسائل الخاصة تتم مراقبتها من قبل الإدارة العليا؟ علاوة على ذلك، فإن قياس الموظفين على أساس "الإنتاجية" يخلق ثقافة تقدر "الكم" وقد تضر بشكل كبير بالعاملين الأكثر ضعفًا، والعاملين الأمهر الذين يستطيعون تأدية مهامهم في أقل وقت وبأقل جهد وبأفضل شكل.
• ارتفاع معدلات التوتر والقلق لدى الموظفين: تشمل العوامل التي تساهم في ضغوط مكان العمل عبء العمل الثقيل، وعدم القدرة على التحكم في كيفية إنجاز العمل، والخوف. من المرجح أن تؤدي مراقبة الإنتاجية إلى زيادة هذه العوامل الثلاثة.
• تصوير غير دقيق للإنتاجية: أفاد العديد من العاملين أن برامج تتبع الإنتاجية لا تراعي سوى العمل المنجز رقميًا ولا تراعي جودة العمل القيّم الذي يتم إجراؤه في وضع عدم الاتصال، مثل المكالمات الهاتفية أو كتابة المستندات المطبوعة أو مراجعتها، ووقت العصف الذهني والتفكير النقدي، وما إلى ذلك، وغالبًا ما تخلق هذه البرامج تصورًا غير دقيقًا ليوم العامل.