الظل الوظيفي.. مفهومه وكيفية تطبيقه في ريادة الأعمال

الظل الوظيفي هل سمعت من قبل عن هذا المصطلح وما يعنيه؟ أصبح الظل الوظيفي من المسميات المستخدمة مؤخرًا بين أروقة المؤسسات والشركات في كافة المجالات، لقدرته على تقديم الأفضل لسوق العمل، والوصول إلى موظفين جدد على أعلى مستوى من المهارات الممكنة، وقدرة على الاندماج مع العمل دون مشقة، فكيف يتم ذلك وما هي أسباب اللجوء إلى ذلك الأسلوب؟

ما هو الظل الوظيفي؟

يسمع الكثيرين عن مصطلح الظل الوظيفي، لكنهم لا يعلمون ما هو أصل هذا المصطلح وما يعنيه، والحقيقة أن المؤسسات والشركات أصبحت أكثر اهتمامًا بالموظفين الذين ستستقبلهم للعمل لديها في المستقبل، لذلك عندما ظهر مصطلح الظل الوظيفي لم تتردد الكثير منها في استخدامه، لارتباطه بالتدريب والتأهيل الذي يجب أن يحصل عليه الفرد كي يكون جديرًا بالوظيفة.

تعمل تلك الشركات خلال عملية الظل الوظيفي على تدريب المبتدئين للوصول إلى مرحلة جيدة تؤهلهم إلى سوق العمل، لكن دون قبولهم للعمل كموظفين دائمين في الشركة، مما يساهم من رفع كفاءتهم وخبرتهم، ومن هؤلاء من يعود للتقدم للعمل مرة ثانية، إذا أن غالبية المتقدمين يكونون من الطلاب الذين يودون ملأ سيرتهم الذاتية ببعض الخبرة والتدريب.

يمكنك الإشارة للظل الوظيفي على إنه مجرد شكل من أشكال التدريب الذي يحصل عليه الموظفون، لكنه لا يشتمل فقط على منحالدورات التدريبية للأفراد بشكل شفهي، لكنه يسمح لهم بمراقبة العمل في مكانه الطبيعي، والحصول على فرصة لتعلم المهارات اللازمة له وما يحتاجه كي يصبح موظفًا جديرًا بالعمل في الشركة أو المؤسسة.

لا يستمر الظل الوظيفي لفترات طويلة، لكن يمكن احتساب مدته وفقًا إلى تشعب الوظيفة ودرجة صعوبتها، مع التأكد من إخراج شخص قادر على مواجهة سوق العمل ولديه رؤية واضحة لما هو مقبل عليه، وعلى الرغم من حداثة هذا المصطلح، إلا أن الكثير من الشركات في الدول العربية أصبحت تعتمده للنهوض بجودة العمل وسوقه.

أسباب الظل الوظيفي وطريقة استخدامه

هناك الكثير من الأسباب التي تدفع الشركات لاستخدام الظل الوظيفي، وجميعها أسباب منطقية، وتعمل لصالح سوق العمل، ومن هذه الأسباب:

• تقدم الكثيرين للعمل دون وجود ما يؤهلهم إلى ذلك، ما عدا الشهادة التي يحصلون عليها في الجامعة.
• خلو السير الذاتية من أي مهارات واقعية لها علاقة بما يتطلبه العمل.
• فرصة توصيل المعلومات الدقيقة عن عمل ما إلى الطلاب والمبتدئين، وترك مساحة لهم للتدرب عليها والتطوير منها.
• القدرة على التعرف على ما يناسب الوظيفة قبل العمل بها.

كيفية استخدام الظل الوظيفي

يجب أن تُركز على الكثير من التفاصيل المهمة إذا كنت تريد إنشاء الظل الوظيفي الناجح في شركتك، وذلك للوصول على أفضل النتائج التي تساعدك على تأهيل الموظفين إلى مكانهم الصحيح، ومساعدة المبتدئين على إيجاد الأقسام المناسبة لمهاراتهم، وما عليهم تطويره، وذلك من خلال قيامك بما يلي:

اختيار الأشخاص المعنيين بالتدريب

لا يخص الظل الوظيفي الموظف فقط أو المتدرب، لكنه يتعلق بالعديد من الشخصيات التي يهمها الأمر، ويعود عليها بالنفع ومنهم:

المضيف

يطلق لقب المضيف على الموظف المستقبل للأفراد الذين يريدون التدرب على مهارات العمل، ويكون هذا الشخص إما مجهزًا بالكامل لاستقبال المتدربين فقط، أو يعمل في وظيفته اليومية بشكل معتاد، ويعلم أن هناك من سيراقبه ويتعلم منه.

الظل

يعتبر الظل هو المتدرب أو الطالب الذي سيرافق المضيف في رحلته ليتعلم منه أسرار العمل، وكيف يسير في الحقيقة وعلى أرض الواقع، بالإضافة إلى المهارات اللازم تلمها لهذا الأمر.

المدير التنفيذي

غالبًا ما يتم العمل على برنامج الظل الوظيفي بدعم من المدير التنفيذي في المؤسسة، والذي يجب أن يكون على دراية كاملة بالأوضاع الخاصة بشركته، لتنظيم الأمر بما يسمح للمتدربين بالحصول على قيمة جيدة من هذا التدريب، مع عدم إعاقة سير العمل.

التخطيط الجيد

لا يمكن أن تسير عملية الظل الوظيفي دون تخطيط جيد لها، وذلك من خلال الالتزام بما يلي:

التعرف على أهمية الظل الوظيفي

يجب أن تكون على دراية كاملة بأهمية الظل الوظيفي إذا كنت من المتدربين أو الموظفين العاملين في المؤسسة محل التدريب، لذلك يجب أن ُيجري المدير اجتماعًا لكشف الأوضاع وتوضيح سير العمل في أيام التدريب المذكورة.

الاتصال بين المدير والموظف

يجب أن يكون هناك تواصل دائم بين المدير والموظف المرشح لتدريب الآخرين، وذلك للاطلاع على الأفكار التي سيساهم بها في هذا الأمر، وحيث يحتاج الظل الوظيفي إلى مهارة عالية وقدرات جيدة لإيصال المعلومات بالشكل الكامل والترتيب والتخطيط لسير اليوم بالشكل المناسب.

يمكن ان يكون موظفو الموارد البشرية هم المعنيون بتلك الأمور والترتيب لها، ويعملون كحلقة وصل بين المدير وعملية الظل الوظيفي، حيث يعملون على مراجعة الطلبات المقدمة للتدريب وتنقيحها والوصول إلى أفضل النسخ منها أو ما يتلاءم مع المؤسسة وسياستها وطرق إدارتها والعدد المتاح استقباله.

التخطيط الزمني

يجب أن تسير الأمور في الظل الوظيفي وفقًا إلى مخطط زمني واضح وصريح، وذلك لعدم إضاعة وقت الموظف العامل أو المتدرب الذي ربما يكون لا يزال طالبًا، وتبدأ مدة التدريب من أسبوع واحد وحتى 6 أشهر كاملة.

يمكن تحديد المدة الزمنية المطلوبة وفقًا لصعوبة الأعمال أو كثرة الفروع التي يجب أن يتعرف عليها المتدرب أو المهارات التي يجب اكتسابها.

ويجب أن يضع الموظفين الذين سيدربون الآخرين خطتهم للتدريب وفقًا للوقت المتاح وعرضها على المدير أولا.

تسجيل النتيجة

بعد اشتراك الجميع في وضع الخطة المناسبة، يتم استخدامها للعمل على تطوير الظل الوظيفي، ثم تبدأ عملية التنفيذ على أرض الواقع، وبعد الانتهاء من المدة المقررة للتدريب، يجب أن تكون هناك عملية خاصة ومنفصلة لرصد ما وصلت إليه من نتائج بناء على الأهداف التي كنت ترجوها من هذا البرنامج، وردود الفعل التي تلقيتها.

فوائد الظل الوظيفي

يعتبر الظل الوظيفي من أكثر الأشياء التي يمكن أن تعود بالنفع على المؤسسات والموظفين المحتملين، وذلك من خلال بعض الفوائد التي يجب أن تتعرف عليها:

الرؤية الكاملة لمهام العمل

يمكن أن يحصل المتدرب على الكثير من الفوائد مثل المهارات العملية وغيرها من أماكن متعددة، لكن في هذا النوع من التدريب، يتم التركيز على مهام مختلفة لوظيفة محددة للغاية، وهو ما يجعل المتدرب قادرًا على التخصص بها في المستقبل، كما يحصل على الرؤية الشاملة لتوظيف عدة مهارات لغرض واحد.

المرونة في العمل

تتعرف المؤسسات على قدرتها على المرونة في العمل خلال تطبيق مفهوم الظل الوظيفي، وذلك لقدرتها على استقبال المتدربين للعمل دون المساس بالإنتاجية أتأثر جودة العمل، وكذلك إظهار قدرة الموظفين على التعليم وإيصال المعلومات وتقديم أفضل المهارات المتنوعة.

الخبرات المتبادلة

يحصل المتدرب على الكثير من المعلومات التي يريد التعرف عليها، أما على الجانب الآخر فيكون الشخص المصاحب له قادرًا على استخدام مهارات التدريب والتواصل من خلاله وإخراج أفضل الأفكار لديهم.

التعرف على المسار الداخلي بالشركة

يمكن للموظف المبتدئ التعرف على كافة الأقسام الداخلية في الشركة وما يندرج تحتها من مسميات وظيفية، وكيفية التنقل من مرحلة إلى مرحلة أخرى، وما هي الأقسام التي تسمح لك بالانتقال إلى أخرى، لتحديد المسار المناسب الذي تريد السير به.

القدرة على بناء الشخصية

يساهم الظل الوظيفي في تنمية شخصية المتدربين، والذين يتمكنون من صقل مهاراتهم على كافة المستويات، مما يكسبهم الكثير من الثقة بالنفس، والقدرة على استخدام تلك المهارات في المستقبل للحصول على المكانة التي يحلمون بها.

رفع مستوى الإنتاجية

يساعد الموظفون المبتدئون في سير عجلة الإنتاج عند تطبيق مفهوم الظل الوظيفي بشكل أو بآخر، حيث يتم العمل رفع كفاءتهم الوظيفية، وهو ما يجعلهم يفكرون في طرق مبتكرة لأداء العمل والمساعدة على النهوض به، كما لا يحتاجون كغيرهم إلى تعلم الكثير عن العمل خلال فترة التوظيف؛ لأنهم يدربون أنفسهم بالفعل على ذلك من خلال ما يقدم لهم من معلومات.

توفير المصروفات

يعتقد البعض أن المؤسسات تنفق الكثير من المال الذ لا داعي له في تلك السبل التدريبية، ولكن على العكس، تقوم الشركات بتوفير الكثير من المال والوقت خلال عملية الظل الوظيفي، وذلك لأن هؤلاء الموظفين الجدد الذين ستختارهم سيكونون على دراية كبيرة بالعمل، كما سيكون متاحاً لك اختيار أفضل الكفاءات، والتي طورت من نفسها بنفسها، وفي فترة وجيزة، كما أنهم يوفرون المال الموضوع للتدريبات الخارجية؛ لأن العملية تتم على يد الموظفين الحاليين في الشركة.

أنواع الظل الوظيفي

لا تسير عملية الظل الوظيفي وفقًا إلى نوع محدد، بل تتشكل بأكثر من نوع، والذي يساعدك كل منها على اكتساب المعرفة والتقرب من العمل بالصورة الصحيحة، لذلك اختر الطريقة التي عليك اتباعها وفقًا أيضًا لنوع العمل الذي ستتدرب عليه.

الملاحظة وسرعة البديهة

استخدم أسلوب الملاحظة المستمرة وسرعة البديهة والتصرف خلال التدرب على أعمال تتطلب الفهم، لذلك ستكون أداتك الناجحة للقيام بالأمر على النحو الصحيح هي طرح الأسئلة الواضحة والدقيقة عن الأشياء التي تريد العرف عليها عن قرب، ولا تخجل من تكرار الأسئلة بأسلوب آخر للحصول على إجابة أكثر إيضاحًا.

الترتيب

يعتمد هذا النوع على الترتيب والتدقيق لذلك يتم استخدام الجداول الزمنية للقيام به، وسيسمح لك بالحصول على ساعات محددة للعمل مع عدد مناسب من المهارات والقدرات التي ستكتسبها وفقًا إلى الأنشطة المعدة مسبقًا، لذلك إذا كنت تفضل الدقة في العمل والإجراءات، يجب أن تختار هذا الأسلوب التدريبي المميز، والذي يجعل أداءك يرتفع لنسبة محددة وفق ما ستتعلمه من مهارات.

أداء المهام التجريبية

يتضمن هذا الأسلوب التدريبي جعل الظل يختار أحد الأنشطة التي يمكن ممارستها على أرض الواقع، وهذا من شأنه أن ينمي لديهم المهارات بشكل ضعف ما يمكن أن يحصل عليه من الملاحظة فقط، ويظهر أيضًا الجانب الآخر من المهارات الشخصية لديه، وإن كان محبًا للتعلم والتطور مع الوقت أم يرفض التغيير والمرونة.

يعتبر هذا الأسلوب من الأساليب الأكثر اختيارًا لوجود الكثير من المهن التي تتطلبه ولقدرته على إعطاء نتائج مدهشة وفعالة، كما يسهل من وصول المعلومة.

أعمال تتطلب الظل الوظيفي

على الرغم من احتياج الكثير من المهن إلى الظل الوظيفي للتطوير من نفسها، وعلى الرغم من جودته التي لا يمكن إنكارها، والتي تحسن من سوق العمل، إلا أن بعض الوظائف تكون أكثر احتياجًا لهذا النوع من التدريب عن غيرها، وتؤتي ثمارًا جيدة باستخدامه، ومن هذه المهن ما يلي:

• الأعمال التي تتطلب الملاحظة والتجربة مثل عمال المطاعم والطهاة.
• التدرب على المجالات الطبية الواسعة، والتي لا يمكن للأطباء الجدد ممارستها بدون التدرب على أرض الواقع.
• المواجهات الأمنية والمهن المتعلقة بها.
• الأعمال الحرفية التي تتطلب اكتساب خبرة واسعة.
• الأعمال التي تتطلب حضورًا أمام الجماهير والشاشات.

في الختام تعرفنا على كافة المعلومات التي تتعلق بـ الظل الوظيفي وطريقة استخدامه للنهوض بالأعمال المختلفة، وكذلك الأسباب والفوائد التي تدفع الشركات إلى استخدامه كبرنامج من برامج التدريب للموظفين، وما هي الأنواع التي يضمها، وبعد أن تطلع على كل تلك المعلومات يجب أن تبدأ على الفور في إيجاد الفرصة المناسبة لاستخدامه كأسلوب توظيفي جيد، وفرصة سانحة لتوفير الجهد والمال والوقت أيضًا في البحث عن الكفاءات اللازمة للعمل.