الخدمات المُدارة.. إليك أنواعها وأهميتها لشركتك

الخدمة المُدارة هي ممارسة السماح لشركة خارجية بدعم عمليات تقنية المعلومات. قد تساعد هذه الخدمة بشكل مباشر مع أنظمة المستخدم النهائي لنشر وإدارة وتأمين أي أجهزة أو تطبيقات أو بيانات قد تتطلبها الشركة. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف أكثر على الخدمات المدارة وأهميتها وأنواعها.

ما هي الخدمة المدارة؟

الخدمة المُدارة هي ممارسة السماح لشركة خارجية بدعم عمليات تقنية المعلومات. قد تساعد هذه الخدمة بشكل مباشر مع أنظمة المستخدم النهائي لنشر وإدارة وتأمين أي أجهزة أو تطبيقات أو بيانات قد تتطلبها الشركة.

قد تتخصص الجهات الخارجية التي تُقدّم الخدمة المدارة أيضًا في سلاسل عمليات معينة في الشركة، مثل توفير الشحنات المنتظمة للإمدادات أو خدمات النقل. غالبًا ما تتعامل شركات الطرف الثالث هذه مع خدمات الإدارة الضرورية يوميًا حتى تتمكن الشركة التي تُقرر استخدام هذه الخدمة من التركيز على تحسين خدماتها الأخرى أو تقليل أعباء عمل الموظفين.

أنواع الخدمات المدارة

من الاستخدامات الشائعة للخدمات المدارة ما يلي:

• إدارة حسابات وصول المستخدم: يمكن للخدمات المدارة تنسيق قاعدة بيانات أسماء المستخدمين وكلمات المرور للأدوات الرقمية التي تستخدمها الشركة للعمل. قد تكون هذه الخدمات مسؤولة أيضًا عن التحكم في مستويات الوصول التي قد يمتلكها كل قسم أو موظف في الشركة.كذلك، يمكن لهذه الخدمات أيضًا صيانة الخوادم التي تحتوي على الأصول الرقمية للشركة وتقديم الدعم الفني العام لهذه الأنظمة.
• إدارة العقود: قد تُسهل إدارة العقود الاتفاقات المكتوبة أو المنطوقة بين الموظفين في شركة أو بين الشركة ومورد خارجي. مثلًا، من خلال الخدمات المُدارة يمكن إرسال عقد إلكتروني جاهز على التوقيع لبائع خارجي يريد العمل مع الشركة. قد تعمل الخدمات المدارة أيضًا على تبسيط عمليات فواتير المبيعات وعقود المرافق وأوامر الشراء.
• إدارة الإمدادات: قد تسمح الخدمات المدارة للشركة بتبسيط العمليات التي تنطوي على تدفق السلع والخدمات. يمكن أن يشمل ذلك تنسيق شراء المواد الخام التي تحتاج إليها الشركة. قد تساعد إدارة سلسلة التوريد أيضًا في تخطيط عمليات الإنتاج والأهداف.
• تقديم خدمات الرواتب: يمكن أن تساعد خدمات كشوف المرتبات المُدارة في تبسيط عمليات الدفع وأتمتتها. قد يشمل ذلك عمليات مثل تسجيل الموظفين، وحساب الضرائب، وإنشاء كشوف دفع آلية، وتتبع ساعات عمل الموظفين، وكتابة الشيكات، وإجراء الإيداعات المباشرة.
• تقديم الدعم الفني للموظفين: يمكن للخدمات المُدارة إجراء الصيانة على تكنولوجيا الشركة. قد يقومون أيضًا بالإجابة على أسئلة الموظفين حول تشغيل الأجهزة. يمكنهم إنشاء الخدمات السحابية ومراقبتها عن بُعد، وتوفير تدابير أمنية لمنع مخاطر الأمن السيبراني ومعالجة الأخطاء وإصلاحها أو بطاقات المساعدة.
• التخطيط والتسويق: قد تتخصص بعض الجهات الخارجية في التخطيط للحملات التسويقية وتخصيص الموارد اللازمة لها. قد يقومون بإجراء بحث حول السوق المستهدف للشركة وتقديم المعلومات المتعلقة بمنافسي الشركة. قد تساعد الخدمات المدارة الشركة على تحسين استراتيجيات الإعلان والتركيز على أهداف تسويقية أكثر تحديدًا.
• خدمات النسخ الاحتياطي واستعادة البيانات: غالبًا ما تقدم شركات الجهات الخارجية المتخصصة في النسخ الاحتياطي للبيانات خططًا لاستعادة البيانات. قد يوفرون صيانة دورية للخوادم التي تخزن الملفات الرقمية للشركة وإنشاء أنظمة تنظيمية لتحسين سهولة البحث والتعاون. يمكن أن تساعد الخدمات المدارة في التخفيف من مخاطر تلف الملفات أو فقدها أو الوصول إليها دون إذن.

أهمية الخدمات المدارة

طرح الوضع الطبيعي الجديد لمشهد العمل الافتراضي المختلط، بعد انتشار جائحة فيروس كورونا المُستجد، تحديات جديدة لقادة المؤسسات. مع زيادة تعقيد البنية التحتية لديك وتوسع البصمة السحابية، تزداد التوقعات أيضًا من الأعمال. يتوقع التنفيذيون من فرق تكنولوجيا المعلومات ألا تدعم فقط التكنولوجيا بل تدفعها إلى الابتكار. وفي الوقت نفسه، أصبح العثور على متخصصي تكنولوجيا المعلومات المهرة والاحتفاظ بهم أمرًا أكثر صعوبة، خاصة في ظل حالات عدم اليقين الاقتصادية السائدة اليوم.

قد يبدو اختيار موفر خدمة مُدار أمر يتطلب الكثير من العمل، وقد يبدو نقل معرفة النظام والأدوات الخاصة بك إلى مورد خارجي أمرًا مربكًا. فلماذا تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية؟

صحيح أن فريقك الداخلي قد يكون قادرًا على الحفاظ على تشغيل جميع الأنظمة ومكافحة الحرائق حسب الحاجة. ولكن هناك فوائد كبيرة لإخراج هذه المسؤوليات من قوائم المهام الخاصة بهم، من هذه الفوائد ما يلي:

• فريق تكنولوجيا المعلومات أكثر إنتاجية: تتطلب شبكتك وبنيتك التحتية الاهتمام طوال النهار والليل وفي الإجازات وعطلات نهاية الأسبوع، وربما عبر مناطق زمنية دولية متعددة أيضًا. إن توقع قيام قسم تكنولوجيا المعلومات لديك بتوفير تغطية على مدار الساعة يحمل تكاليف خفية في شكل وقت ضائع لمشاريع أخرى. سيتم دفع المبادرات الإستراتيجية واعتماد التكنولوجيا ومشاريع النمو المستقبلية جانباً. يمكن أن يؤدي ذلك إلى الإرهاق وزيادة معدل الدوران حيث يغادر الموظفون بحثًا عن فرص أكثر إشباعًا. حتى مع وجود موارد بشرية كبيرة وفريق توظيف، فإن وظائف تكنولوجيا المعلومات تمثل تحديًا لملئها. يمكن لشريك الخدمات المدارة الموثوق به ضمان التغطية بينما يتحمل موظفوك عبء عمل متوازن. إن تقليل التوتر وفتح الفرص لمزيد من العمل الاستراتيجي يترجم مباشرة إلى وفورات في التكاليف في شكل تحسين مشاركة الموظفين والاحتفاظ بهم.
• التوسع في أعمالك: مع نمو عملك، يزداد الطلب على موارد تكنولوجيا المعلومات أيضًا. يمكن أن يساعدك وجود موفر خدمات مُدارة بموجب عقد على التوسع لاستيعاب الطلبات الجديدة، أو تقليص حجمها عندما لا تكون هناك حاجة إلى الموارد. تمنحك هذه الطبقة الإضافية من المراقبة والإدارة أيضًا رؤية محسّنة لمراقبة اتجاهات الموارد الخاصة بك والتنبؤ بأنماط النمو
• التقدم على المشكلات قبل أن تخرج عن السيطرة: في عصر ندرة المواهب في مجال تكنولوجيا المعلومات، فإن العديد من الفرق الداخلية لديها القليل من الوقت للقيام بما هو أكثر من الاستجابة للحجم المتزايد من مشكلات المستخدمين. في المقابل، سيتبع مقدم الخدمات المدارة المؤهل نهجًا استباقيًا مع مراقبة شاملة للأزمات والمشكلات وغير ذلك. يمكن أن يساعد هذا النهج في تحسين تجربة المستخدم النهائي. يمكنهم أيضًا التعامل مع الأنشطة التي تستغرق وقتًا طويلاً، وخلق بيئة أكثر استقرارًا وتحرير موظفيك للأولويات عالية المستوى والابتكار.
• التكلفة التشغيلية المتوقعة: واحدة من أكبر فوائد الخدمات المدارة هو الإنفاق المتوقع. عادة ما تُقدّم الخدمات المدارة مقابل تكلفة شهرية أو سنوية ثابتة، اعتمادًا على مستويات الخدمة التي تحددها. غالبًا ما يتم تحديد الأسعار بناءً على مدة العقد، المدة النموذجية هنا تتراوح ما بين سنة إلى ثلاث سنوات.