التغذية الراجعة.. ما أهميتها وكيف ينفذها رواد الأعمال

تأتي التغذية الراجعة كمثال حي على المتابعة الجيدة للموظفين والتي تمنحهم الملاحظات المستمرة كي تضمن أداء جيد ومتطور مع الوقت، لكنها بعيدة كل البعض عن اللوم والتوبيخ فهدفها الأول هو السيطرة على أوضاع المؤسسات وزيادة الإنتاجية وتحسين بيئة العمل، والعديد من المزايا الأخرى التي تجعلها إجراء لا بد منه.

ما هي التغذية الراجعة في العمل؟

تعتبر التغذية الراجعة من الأشياء المهم العمل عليها في أي مؤسسة تريد أن تعمل بالشكل المثالي، وذلك لأنها نوع من أنواع التقييم الذي يفيد الموظفين بتعريفهم بنقاط القوة والضعف لديهم والوقوف على نتائج ما يقدمونه من أعمال، ولأن الموظف يمثل الشركة في الكثير من الأوجه، ويجب أن يعلم على أي طريق يسير.

يعتبر الهدف من الدافع وراء هذا الأمر هو الحصول على تحديثات مستمرة لوضع الموظفين في الشركة وتستمر لوقت محدد شاملة أجزاء كبيرة من عمل الموظف كي تكون على أكمل وجه ومفيدة في نتائجها، ويمكن أن تستخدم تلك العملية في الكثير من الأمور المختلفة وليس فقط للشركات وموظفيها.

أهمية التغذية الراجعة في العمل

تتمتع تلك التقنية المستخدمة في العمل بالكثير من الفوائد التي تعود على الجميع، فهي ليست عملية مراقبة فقط بل تسعى إلى تحسين الأوضاع أيضًا ومن فوائدها ما يلي:

تحديد المستويات

تعمل تلك التغذية على تحديد مستوى الموظفين في الشركة والعمل على تحسين الأخطاء التي يقعون بها، وذلك عن طريق اطلاع المدير على مستوى الموظف ومنحه الانتقادات البناءة بناء على المستوى الذي وصل إليه.

تعمل تلك الملاحظات على تحفيز الموظف على العمل والتطور بلًا من تكرار الأخطاء، وتعتبر التغذية الراجعة من الإجراءات التي تتم في العلن أمام جميع أفراد الفريق لذلك يمكن للآخرين الإدلاء بآرائهم والتحدث في أمور زميلهم في العمل خاصة في حالة العمل كفريق واحد.

تحسين العلاقات في بيئة العمل

تساهم كذلك في جعل علاقات العمل أكثر إيجابية، وذلك لأن الأفراد ينشغلون بتطوير أنفسهم بدلًا من الانشغال بتطورات غيرهم المستمرة، وبما أن الانتقادات الموجهة للموظفين لا تكون لاذعة، يعمل الجميع على احترامها وتنفيذها بالشكل المناسب دون الشعور بالدونية والانتقاص.

 يعمل المديرين والأفراد العاملين لديهم على تحسين أوضاع العمل من خلال التواصل الفعال الذي يقوي العلاقة بينهم ويجعل أمور العمل تسير على ما يرام، ولا تقتصر التغذية الراجعة على التعليقات السلبية حول العمل أيضًا ولكنها تتحدث عن الإيجابيات والأشخاص الذين يجب تكريمهم.

تجنب الوقوع في الخطأ

تعود أهمية تلك العملية إلى تطوير علاقة الموظف مع ذاته وتعرفه على الأخطاء التي من الممكن أن يقع بها، وهو ما يرشده في النهاية إلى الطرق الصحيحة لتجنب تلك الأخطاء في المستقبل والعمل على تجاوزها أو استيعابها في بداياتها إن وقعت بالفعل.

تتراجع المشاعر السلبية لدى الموظفين تجاه الأخطاء ويبدأون في التعامل مع الأمر بصفة عملية أكثر وذلك لأن الأخطاء لا تُمثل شخصيتهم بل هي إشارة إلى نقاط ضعف يجب تجنبها.

النمو المهني

تتسبب التغذية الراجعة في تطوير الموظف من ذاته على المستوى العملي وبذلك يحصل على خيط يسير ورائه لتطوير العمل، فالكثير من الأشخاص لا يمكنهم إدراك أخطائهم وحدهم، ولكن العمل على رصد تلك الأخطاء بالطريقة الصحيحة من قبل الآخرين يشجعهم على التعرف أكثر على أنفسهم ومن ثم التطور.

يأتي التطور على شكل القدرة على المشاركة في العمل كفريق أو العمل لساعات أقل بإنتاجية أكبر أو الوصول إلى الأهداف عن طريق الأعمال المبتكرة والمتطورة، ولا يُطلب من المديرين هنا توبيخ الموظفين من أجل النمو المهني أو مدحهم طوال الوقت، بل اطلاعهم على الحقيقة كاملة بأسلوب سلس وسهل ولين.

تعمل تلك التغذية على جعل الفرد أكثر تقبلًا للانتقادات ومرونة للتغيير وهو من أهم الصفات المطلوبة من أجل التطور العملي.

التحفيز على العمل

تحفز التغذية الراجعة الموظفين على العمل بشكل جيد وفقًا لقدراتهم المتاحة، وذلك لأنها تزيد من الحماس بين الموظفين المتنافسين على المناصب المختلفة، ويبدأ أدائهم في التحسن للحصول على أفضل مراجعات من قبل مديرهم.

تعمل عملية التحفيز على إخراج أفضل ما في الفرد وتسمح له برؤية صفات ومهارات لم يكن يعلم بوجودها لديه، كما يرى الموظف أن هناك من يشاهد جهوده ويقيمها ويمنحه حقه، فلا يهتم بمن لا يعمل من زملائه ويهتم بشؤونه الخاصة ويسعى إلى التطوير.

كيفية تقديم تغذية راجعة بناءة

بعد التعرف على أهمية هذا النوع من المراجعات وأثره على الموظفين العاملين، كيف يمكنك كمدير للموارد البشرية أن تقوم بتلك العملية كاملة على أكمل وجه ممكن وما هي الإمكانيات التي يمكن أن تساعدك على ذلك؟

إليك بعض التفاصيل التي ستساعدك على القيام بأفضل تغذية راجعة، وما هي الطرق التي عليك أن تسلكها لتحقيق العدل من خلالها:

التحديد في المطالب والنتائج

لا تقدم انتقادات عامة بين مجموعة من الموظفين لأن ذلك لا يسمى بالمراجعة ولكن يكون مجرد انتقادات عشوائية لا طائل منها، لكن يجب أن تركز على مشكلة كل موظف على حدى وتوجيه النصائح له ومساعدته في العثور على الحل بنفسه او بمعاونتك وزملائه في العمل.

يجب أن تكون التوجيهات الإيجابية محددة أيضًا حتى يتأكد الفرد مما يقدمه من عمل وسيره في الطريق الصحيح للأهداف الخاصة بالشركة، وابتعد عن العشوائية والكلام الذي يحمل أكثر من معنى لأنه سيؤدي إلى تراجع مستوى الموظف لا تقدمه.

التوقف عن اللوم

تعتمد التغذية الراجعة على توجيه الملاحظات البناءة إلى الموظف لا اللوم والتوبيخ، لذلك لا تتعمد إصابة الموظف بالحرج أمام زملائه في العمل ولومه بقوة على ما يحدث أو ما وقع منه من أخطاء، لأن الهدف الأول هو العثور على حل لتلك الأخطاء لا زيادتها بانتقادات سلبية متكررة.

لا تحول بيئة العمل الصالحة إلى بيئة سامة يحمل خلالها البعض الضغينة للآخرين ويسعون إلى التفوق عليهم لأغراض دنيئة فقط في نفوسهم، لأنك ستحول بذلك العمل إلى ساحة عراك داخلي لن تفيدك.

التشجيع على المشاركة والتعليق

يعتقد البعض أن الانتقادات البناءة تخص المديرين فقط، ولكن هذا الأمر غير صحيح لأن الزملاء أيضًا يمكنهم مشاركة الآخرين في تلك الانتقادات من خلال طرح الملاحظات التي تفيد وضع الشركة وتعمل على تحسين مستوى العمل.

يجب ألا يخشى الموظف المشاركة في مثل تلك الأجواء سواء من ناحية الشعور بالحرج من زملائه أو التخوف من رد فعل المدير إذا قام بالتعليق على مستوى الشركة أو استراتيجيتها في العمل، فيجب أن يتسم العمل بالصدق والأمانة المتبادلة.

الاستماع إلى ردود الأفعال

يجب أن تترك المساحة للموظف للدفاع عن نفسه فيما هو منسوب له من انتقادات ورؤية وجهة نظره في تنفيذ التعديلات وما هي العواقب التي أدت به إلى القيام بأشياء تقلل من إنتاجيته أو تضعف أدائه على سبيل المثال.

يجب عدم الحكم على الموظف من مراجعة واحدة ومنحه الفرصة للتطور وإثبات قدراته، لأن بعض المهام تتم بصورة خاطئة لأن الموظف فهم مغزاها بشكل خاطئ منذ البداية.

المساهمة في حل المشكلة

لا تنفرد بالحلول وأترك الموجودين يقترحون الحلول الخاصة بهم ثم قم بالتصويت للحصول على أفضل نتيجة ممكنة.

أنواع التغذية الراجعة

هناك الكثير من أنواع التغذية الراجعة وأفضلها التغذية المستمرة المرتدة التي تعرف باسم عجلةديمنج وفقًا للشخص الذي قدمها، ويعتمد هذا النوع على أربعة محاور هي:

الخطة

يجب أن تضع خطة وتلتزم بتنفيذها حيث يكون عليك تحديد المشكلات التي تواجههم في العمل والتقييم من خلالها لرصد تقدم الموظفين بها أو تراجعهم، بالإضافة إلى مواجهتهم بالانتقادات البناءة التي أعددت لها بعض الحلول المسبقة بناء على الوضع الحالي لا التجارب التي مررت بها من قبل وتتعلق بالأمر نفسه.

التنفيذ

بعد رصد التقييم المناسب لكل موظف سيكون عليك إطلاعهم على الأمر والبدء في عرض آراءك حول الوضع وتلقي الآراء منهم، ثم وضع خطة لتطبيق الحلول في مساحة صغيرة من العمل قبل تطويرها إلى العمل كله.

يجب ألا تنتقل إلى مرحلة التعميم إلا بعد الحصول على نتائج مؤكدة.

التحقيق

يمكنك التحقيق في النتائج التي ظهرت وتحليلها وفقًا إلى الإيجابيات والسلبيات وذلك لتلافي الأخطاء في المستقبل أو التخلص من أي مشكلة قائمة.

العمل المستمر

يجب أن تحرص على جعل دورة التغذية الراجعة مستمر ومتكرر في دورة لا تنتهي حتى تضمن الحصول على التطوير المطلوب.

إدارة أداء التغذية الراجعة المستمرة

يجب أن تتم عملية التغذية الراجعة باستمرار، وذلك لأن بعض الموظفين أصبحوا لا يهتمون بالتقييمات السنوية التي تصل إليهم، وبالتالي أصبحت هذه التقييمات بلا جدوى، لذلك كان يجب وضع حد لها والتطوير على الفور في أعمال المؤسسات الخاصة بالتقييم.

أثبت العديد من الموظفين أن الملاحظات المستمرة على أعمالهم تجعلهم أكثر انتباهًا للأخطاء في المستقبل وأكثر قدرة على التطور، وعليه يجب أن يحصلوا عليها بشكل دوري ومتقارب، وذلك لأن العمل الآن في أوقات انتشار العمل عن بعد والتكنولوجيا أصبح لا يسمح للفرد بالمشاركة في العمل والتحدث عن آرائه والاستماع إلى الملاحظات.

لكن كيف تدير التغذية الراجعة بشكل جيد؟ فيما يلي الخطوات التي يجب أن تعتمدها.

الوضوح في الأداء

على الرغم من أن الأمر ينطوي على الملاحظات التي يتم منحها إلى الموظف، إلا أن العملية يجب أن تكون شفافة وواضحة حتى لا تمثل تهديدًا للموظف بشكل أو بآخر، فهو يعلم أنه قيد التقييم وأن النتيجة ستكون مسالمة ويحصل خلالها على بعض الحلول والمقترحات.

يعزز ذلك الثقة بين المدير وأفراد الشركة لذلك أعلن عن أن التقييمات التي تتم ليست مجالًا للنقد الهدام أو المواجهات الصعبة ولكنها تسعى إلى رفع مستوى التطور في الشركة.

لا يتم استثناء بعض الموظفين لحساب البعض الآخر لكن الجميع يخضع إلى التقييم مع جعل العملية تمر بسلام دون تصادمات.

منح ملاحظات مستمرة للموظفين

كي تحسن الإدارة هنا يجب أن تهتم بالملاحظات التي يتلقاها الموظفين على أن تكون مستمرة وفعالة أي يمكن تطبيقها والاستفادة منها لا أن تزد من حيرة الموظف.

يمكن للمؤسسة الإعلان عن دورات تدريبية في عدة مجالات متعلقة بالعمل لضمان الحصول على أفضل أداء للموظفين أيضًا، ولا تهتم بالمراجعات السنوية، بل نفذ خطة المراجعة المرتدة التي تستمر على مدار العام لأنها أكثر تحقيقًا لأهداف الشركة وتطلعاتها.

إزالة أي تحيز بردود الفعل

يجب أن توجه الانتقادات للجميع على حد سواء ولا يتم التحيز ضد بعض الأفراد بسبب الشكل أو اللون أو العرق، وكذلك لا يمكنك أن تبني التقرير الحالي بناء على التقارير السابقة لنفس الموظف حتى لا تجعله يشعر بالتحيز ضده، ولأن التطور يجب أن يكون مستمرًا وملاحظًا عليه، فلا داعي للأخذ بأخطائه القديمة.

اعتمد على التقارير والبيانات كمدير ولا تعتمد على الذاكرة لتقييم من عمل جيدًا ومن لم يعمل لأن في ذلك ظلم للجميع وعدم إنصاف لمجهوداتهم لهذا يجب أن تعتمد على الحقائق الموثقة فقط.

تدريب المديرين على العملية

لا يمكن أن يقوم المدير غير المدرب بتلك العملية بسلاسة، بل يجب أن يعمل على التعرف على أركان العملية وطريقة طرح النتائج ومنح الملاحظات حتى لا يتسبب في اشتعال الفتن بين الموظفين أو محاسبتهم بشكل غير دقيق.

يجب أن يضع المدير في نفسه أن التغذية الراجعة يكون الهدف الأول منها هو إعادة الموظف إلى الطريق الصحيح لتحقيق أهداف الشركة.

التغذية الراجعة هي الإجراء الأكثر إنصافًا للعاملين في أي شركة، ويمكن الاستفادة منه بشكل كبير سواء للموظفين أو أصحاب العمل، لذلك لا يمكن الاستغناء عنها.