التخطيط.. إليك خطوات لتحقيق التخطيط المثالي

يُشير لفظ "التخطيط" إلى وظيفة الإدارة الأساسية لأي عمل أو مشروع، والتي تتضمن عملية الاستعداد لاتخاذ قرار بشكل مُسبق، وما الخطوات والإجراءات التي يجب القيام به لتنفيذه، ومتى يتم القيام به، وكيف يتم القيام به، ومن سيفعله. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على بعض النصائح التي تُمكنك من تحقيق التخطيط المثالي.

ما هو التخطيط؟

يُشير لفظ "التخطيط" إلى وظيفة الإدارة الأساسية لأي عمل أو مشروع، والتي تتضمن عملية الاستعداد لاتخاذ قرار بشكل مُسبق، وما الخطوات والإجراءات التي يجب القيام به لتنفيذه، ومتى يتم القيام به، وكيف يتم القيام به، ومن سيفعله.

فيُعتبر التخطيط عملية فكرية تحدد أهداف المنظمة وتطور مسارات عمل مختلفة، والتي يمكن للمنظمة من خلالها تحقيق تلك الأهداف. إنه يوضح بالضبط كيفية تحقيق هدف معين. التخطيط ليس سوى التفكير قبل أن يحدث الإجراء. يُساعد التخطيط الجيد في إلقاء نظرة خاطفة على المستقبل وتحديد طريقة التعامل مع المواقف التي قد نواجهها في المستقبل مقدماً. ينطوي التخطيط على التفكير المنطقي واتخاذ القرار العقلاني.

من خصائص التخطيط ما يلي:

• الوظيفة الإدارية: يُعتبر التخطيط هو الوظيفة الإدارية الأولى والأهم التي توفر الأساس للوظائف الأخرى للإدارة، مثل التنظيم والتوظيف والتوجيه والتحكم، حيث يتم تنفيذها داخل محيط الخطط الموضوعة.
• موجه نحو الهدف: يركز التخطيط على تحديد أهداف المنظمة، وتحديد مسارات العمل البديلة وتقرير خطة العمل المناسبة، والتي سيتم اتخاذها لتحقيق الأهداف.
• عملية مستمرة: يتم وضع الخطط لفترة محددة، على سبيل المثال لمدة شهر أو ربع سنة أو سنة وما إلى ذلك. بمجرد انتهاء تلك الفترة، يتم رسم خطط جديدة، مع مراعاة متطلبات وظروف المنظمة الحالية والمستقبلية. لذلك، فالتخطيط هو عملية مستمرة، حيث يتم تأطير الخطط وتنفيذها وتتبعها بخطة أخرى.
• عملية الفكرية: التخطيط هو تمرين عقلي يتضمن تطبيق العقل والتفكير والتنبؤ والتخيل بذكاء والابتكار وما إلى ذلك لكي يحدث التخطيط بشكل مثالي وفعّال.

أنواع التخطيط

من أنواع التخطيط ما يلي:

• التخطيط العملي: يتعلق التخطيط العملي بالكيفية التي يجب أن تحدث بها الأشياء، والذي يتضمن وضع مبادئ توجيهية لكيفية إنجاز المهمة. يصف هذا النوع من التخطيط عادةً التشغيل اليومي للشركة. غالبًا ما توصف الخطط العملية بأنها خطط استخدام فردي أو خطط جارية. تتضمن الخطط العملية سياسات للتعامل مع المشكلات، وقواعد للوائح وإجراءات محددة لتنفيذ الخطط الموضوعة خطوة بخطوة وصولاً لتحقيق أهداف معينة.
• التخطيط الاستراتيجي: تدور الخطط الإستراتيجية حول سبب وجوب حدوث الأشياء، إنها الصورة الكبيرة، أو التفكير طويل المدى، الذي يبدأ على أعلى مستوى بتحديد المهمة وصياغة الرؤية. يتضمن التخطيط الاستراتيجي نظرة عامة عالية المستوى على العمل بأكمله. إنه الأساس التأسيسي للمنظمة وسيحدد قرارات طويلة المدى. يمكن أن يكون نطاق التخطيط الاستراتيجي في أي مكان من العامين المقبلين إلى السنوات العشر القادمة. المكونات المهمة للخطة الإستراتيجية هي الرؤية والرسالة والقيم.
• التخطيط التكتيكي: الخطط التكتيكية تدور حول ما سيحدث. على المستوى التكتيكي، هناك العديد من الخطط المركزة والمحددة وقصيرة المدى، حيث يتم تنفيذ العمل الفعلي، والتي تدعم الخطط الإستراتيجية عالية المستوى. التخطيط التكتيكي يدعم التخطيط الاستراتيجي. يتضمن التكتيكات التي تخطط المنظمة لاستخدامها لتحقيق ما هو محدد في الخطة الاستراتيجية. في كثير من الأحيان، يكون نطاق هذا التخطيط أقل من عام واحد ويقسم الخطة الإستراتيجية إلى أجزاء قابلة للتنفيذ. يختلف التخطيط التكتيكي عن التخطيط التشغيلي في أن الخطط التكتيكية تطرح أسئلة محددة حول ما يجب أن يحدث لتحقيق هدف استراتيجي بينما تدور الخطط التشغيلية حول الكيفية التي ستفعل بها المنظمة بشكل عام شيئًا ما لإنجاز مهمة الشركة.
• التخطيط للطوارئ: يتم وضع خطط الطوارئ عندما يحدث شيء غير متوقع أو عندما يحتاج الأمر إلى تغيير. يشير خبراء الأعمال أحيانًا إلى هذه الخطط كنوع خاص من التخطيط. التخطيط للطوارئ ضروري في اللحظات التي لا يمكن فيها توقع التغييرات. نظرًا لأن عالم الأعمال يصبح أكثر تعقيدًا، يصبح التخطيط للطوارئ أكثر أهمية للمشاركة فيه وفهمه.

خطوات لتحقيق التخطيط المثالي

إذا كُنت تريد تحقيق تخطيط مثالي لعملك أو لشركتك، فسيكون عليك اتباع الخطوات التالية:

• اكتب هدفك: بمجرد أن تقرر هدفك، قم بتدوينه. وجد الدكتور جيل ماثيوز من جامعة الدومينيكان في كاليفورنيا أن مجرد كتابة الهدف يزيد من احتمالية تحقيقه بنسبة 42%. ابدأ بتصور هدفك. شاهده في عقلك، اشعر به، التقطه الآن بأكبر قدر ممكن من التفاصيل، ثم قم بتدوينه.
• ضع خطة بتقسيم هدفك إلى أجزاء: تحديد هدفك هو خطوة أولى حاسمة. لكن الأهداف الكبيرة يمكن أن تكون ساحقة وتؤدي إلى الإحباط بدلاً من الإنجاز، وقد يبدو أنك لا تعرف كيف تصل إلى هناك. بدلاً من ذلك، الآن بعد أن عرفت هدفك الكبير، قسّمه إلى أجزاء. إذا كان هدفك هو أن يكون لديك عمل ناجح في غضون عامين، فأين يجب أن تكون في عام واحد؟ ستة أشهر؟ الاسبوع القادم؟ ضع خطة تقسم هدفك إلى خطوات تدريجية صغيرة. اكتب كل خطوة وحدد موعدًا نهائيًا لإكمالها.
• راجع خطتك يوميًا: التخطيط لن يكون جيدًا أبداً إذا لم تنظر إليه مطلقًا. للبقاء على المسار الصحيح، تأكد من مراجعته بانتظام، يوميًا إن أمكن. اقرأ هدفك بصوت عالٍ كل يوم، ويفضل أن يكون ذلك بمجرد استيقاظك في الصباح. إنها طريقة رائعة لتحديد نيتك لهذا اليوم والحفاظ على تركيزك منصباً على الخطة التي طورتها، والإجراءات المحددة التي ستقربك من تحقيق هدفك.
• الاستمرار في محاولة تحقيق الهدف: إذا كان هدفك كبيرًا، فستحتاج إلى الاستمرار في التركيز للوصول إليه، بعد كل شيء، نحن نتحدث عن خطة للحياة. عندما تكمل كل "جزء" من خطتك، توقف لحظة للشعور بالإنجاز. إنها فرصة للاحتفال بتقدمك وإعادة تقييم خطتك: هل ما زالت عملية؟ هل هناك أي تعديلات تحتاج إلى القيام بها؟
• تحديد الموارد اللازمة: أي خطة عمل لا تأخذ في الاعتبار الموارد المُتاحة فهي تشبه قائمة الرغبات. تحديد الموارد اللازمة للعمل بنجاح على خطتك سيمكنك من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تنفيذها. قد تكون هذه الموارد هي: الأشخاص أو موارد المعرفة، موارد التكنولوجيا والبرامج، الموارد المالية أو موارد الوقت.