الاتصال التنظيمي.. الرابط الداخلي الأهم لنجاح المؤسسات

يعتبر الاتصال التنظيمي من أهم الوسائل التي تساعد على تحسين مهارات الفرد، وضمان وضوح الرسائل، وتعزيز الشفافية والثقة بين جميع أفراد المنظمة لذلك يجب أن تهتم بوجوده وتعزز من القدرة على استخدامه بين الموظفين للوصول إلى أفضل أهداف المؤسسة في أقصر وقت ممكن.

تعريف الاتصال التنظيمي

يعرف الكثيرين أهمية التواصل داخل العمل، لكن هناك نوع من التواصل الشامل يجب أن تحظى به كل مؤسسة وهو الاتصال التنظيمي، والذي يعتبر أداة قوية يتم من خلالها تبادل المعلومات والأفكار والآراء بين الأفراد والمجموعات داخل المؤسسة أو المنظمة لتحقيق أهداف محددة.

ماذا يقصد بالاتصال التنظيمي؟ يضم الاتصال التنظيمي جميع أنواع التواصل، سواء كان شفهياً أو كتابياً، رسمياً أو غير رسمي، ويستخدم لتحقيق التنسيق والتعاون بين الأفراد وتحسين فعالية الأداء التنظيمي داخل العمل.

من أنواع الاتصالات التنظيمية؟

يعتبر الاتصال التنظيمي من الأنواع الشاملة كما ذكرنا لكافة أنواع التواصل، ويمكننا التعرف على تلك الأنواع التي يضمها أسفله وكيف يمكن للمؤسسة الاستفادة منها، بالإضافة إلى الأنواع التي يمكن مزجها معًا من قبل بعض المنظمات للحصول على أفضل نتيجة في صالح المؤسسة، وإليك هذه الأنواع:

الاتصال الرسمي (Formal communication)

لا تخلو أي مؤسسة من أسلوب التواصل الرسمي لأنه من أكثر الأنواع شيوعًا خاصة في تلك المؤسسات التي تعتمد على النظام الهرمي في عملها، ويتم تحديد القنوات المخصصة لهذا الشكل من التواصل وإعلام الجميع به والذي يعتبر حلقة وصل قوية بين الموظفين والمدراء.

الاتصال غير الرسمي (Informal communication)

لا يتم أخذ النظام الهرمي في العمل كنموذج بالنسبة إلى هذا النوع من أنواع الاتصال، لأنه يعتمد على الصفة غير الرسمية خلال الربط بين الموظفين وبعضهم أو ومديريهم، وبناء على ذلك لا يتم استخدام قنوات رسمية محددة مسبقًا كالبريد الإلكتروني على سبيل المثال.

الاتصال الأفقي (Horizontal communication)

يحدث هذا النوع من الاتصال بين الفرق والمجموعات أو الأفراد الذين يكونون على نفس المستوى الهرمي داخل المؤسسة ويفيد في حالات العمل الجماعي التي تتطلب التواصل الدائم من الموظفين بعضهم ببعض.

يعزز أهمية التعاون بين الأفراد أو الإدارات المختلفة داخل المؤسسة.

الاتصال العمودي Vertical communication))

في هذا النوع من أنواع الاتصال التنظيمي يتم الاعتماد على جسر وسطي يصل بين الموظفين والمديرين، حيث لا يتم التواصل بالصورة التلقائية ويتميز بدخول نوع الاتصالات الرسمية معه في نفس الخانة لأنه يربط بين المدير ومن أقل منه في الترتيب في العمل، ويستخدم لإلقاء الأوامر والتعليمات.

ما أهمية الاتصال في المنظمات؟

بعد أن تعرفت على أنواع الاتصال الشامل يجب أن تتعرف أيضًا على أهمية استخدام تلك الأنظمة في العمل والطريقة المثالية للاستفادة منه، لذلك إليك بعض من مميزات استخدامه:

تعزيز الدافع للعمل

يعمل الاتصال التنظيمي على منح الموظفين الدافع الذي يرجونه للقيام بالمهام الموكلة إليهم، وذلك لأنه يساهم في إعلام الموظفين بالمهام المطلوبة منهم، ويوضح لهم كيفية تنفيذها وتحسين أدائهم في حال لم يصلوا إلى المستوى المطلوب، مما يجعلهم يرون نتائج ما يفعلونه ويشعرون بالتواصل والمتابعة للمجهودات المبذولة.

مصدر للمعلومات

إن بعض أشكال التواصل التنظيمي تعتبر مصدرًا هامًا للمعلومات بالنسبة إلى مستخدميهفمن خلال المعلومات والبيانات المتبادلة يمكن للقائمين على العمل اتخاذ القرارات الصحيحة.

تغيير المواقف والرؤية

يلعب كذلك دوراً مهماً في تشكيل مواقف الأفراد ورؤيتهم داخل المؤسسة، فالفرد المطلع على كافة الأمور سيكون لديه رؤية أفضل مقارنة بالفرد الأقل استنارة، ويحصل الفرد على تلك القدرات من خلال التواصل الشفوي والمكتوب الذي يشكل وعي الموظف مع الوقت.

التنشئة الاجتماعية

يمارس الاتصال دوره في تأسيس إنسان قادر على التفاعل مع الآخرين، وهنا تكمن أهميته في جعل بيئة العمل أفضل والمساهمة في التنشئة الاجتماعية، مما يعزز القدرة على أداء المهام بكفاءة وفاعلية، حيث لا يمكن للفرد أن يؤدي مهماته بالأسلوب المطلوب منه دون وجود اتصال مع الآخرين.

أداء الأدوار الوظيفية

مع الاتصال الصحيح سيتمكن كل فرد من التعرف على مهمته الوظيفية وتأديتها على أكمل وجه مع القدرة على رصد المشكلات ومناقشة المسؤولين عنها للعثور على حل سريع ومناسب.

أهداف الاتصال التنظيمي

تتمثل أهداف الاتصال في تحقيق مجموعة من الغايات التي تعمل على زيادة الإنتاجية مع الكفاءة المطلوبة وبأداء مميز من قبل الموظفين ومن هذه الأهداف ما يلي:

نقل المعلومات

الهدف الأساسي من عملية التواصل أيًا كان نوعها هو الوصول إلى وسيلة جيدة لنقل المعلومات بسلاسة ووضوح ودقة مع التأكيد على وصول أي تحديثات في تلك المعلومات إلى الأشخاص المعنيين في الوقت المناسب للوقوف على القرارات الصحيحة والمناسبة.

تعزيز التفاهم

يعتبر الاتصال الواقع بين الموظفين والمديرين من أهم الأشياء التي تساعد على فهم القرارات والإجراءات التي تتم في العمل وما هي الأهداف التي يسعى إليها الطرفين، وهو أمر مهم للغاية لسير الشركات إلى مسارها الصحيح.

حل المشكلات

يمكن للتواصل الجيد المساهمة في تسهيل تحديد المشكلات وتقديم الحلول المناسبة من خلال التواصل المستمر بين جميع المستويات الإدارية.

التنمية والتطوير

تسير كل الطرق في اتجاه النمو والتطوير للمؤسسة، ويعتبر الاتصال التنظيمي حجر الأساس الذي يمكنك الاعتماد عليه في هذا الشأن، لأنه مع انتقال المعلومات والبيانات من فرد للآخر يتم تناقل الخبرات والأفكار بنفس السلاسة أيضًا.

بناء ثقافة تنظيمية قوية

يعزز من بناء ثقافة تنظيمية قائمة على الشفافية والثقة والاحترام المتبادل، للحفاظ على بيئة عمل إيجابية ومتماسكة للغاية.

التقييم والمراجعة

يساعد في عملية تقييم الأداء والمراجعة المستمرة من خلال تبادل الملاحظات والتقارير بين مختلف مستويات المؤسسة وأقسامها.

عناصر الاتصال التنظيمي

على الرغم من البساطة التي تبدو عليها عملية الاتصال التنظيمية إلا إنها تتم بشكل فعال بفضل العديد من العناصر المساهمة في تكوينها ومن هذه العناصر ما يلي:

• المرسل: تبدأ العملية من خلاله وهو شخص يمثل نفسه أو متحدث باسم المؤسسة، حيث تبدأ عملية الاتصال من خلال إرسال رسالة محددة من قبله حتى يتسلمها الطرف الآخر.
• الرسالة: تعتبر الرسالة ذاتها من أهم عناصر الاتصال التنظيمي والتي تشتمل على المحتوى أو المعلومات التي يتم نقلها من المرسل إلى المستقبل، وتأتي بأكثر من شكل مثال الكتابة أو التوجيه الشفهي وغيرها من سبل التواصل.
• الوسيلة: أي الطريقة أو القناة المستخدمة لنقل الرسالة من المرسل إلى المستقبل ويمكن أن تكون الوسيلة بريد إلكتروني، أو مذكرة مكتوبة، أو مكالمة هاتفية، أو نتائج اجتماع، إلخ.
• المستقبل: الشخص أو الجهة التي تستقبل الرسالة من المرسل ويجب ان تكون الرسالة واضحة وسليمة حتى يتمكن المرسل من تنفيذ ما جاءت به والوصول إلى هدفها.
• المراجعة:هي الرد أو الاستجابة التي يقدمها المستقبل بعد تلقي الرسالةوالتي تساعد على تحديد هل تم فهم الغرض الكامل من الرسالة أم هناك استفسارات أخرى.
• التشويش: قد تتعرض الرسال إلى عنصر من العناصر السلبية التي تؤثر على الاتصال ومنهال التشويش المتمثل في الضوضاء أو الأخطاء اللغوية أو أخطاء الترجمة وغيرها.
• السياق: أي الظروف البيئة التي يتم فيها الاتصال نفسه، ويشمل المستوى الثقافي والاجتماعي والزمني والتنظيمي أيضًا.
• الهدف: هو السبب وراء الإقدام على طلب المعلومات أو توجيهها إلى الأطراف الأخرى والنتائج المنتظرة منها، ويمكن أن يشمل أيضًا مجرد نقل البيانات والمعلومات أو إصدار التعليمات.

كل هذه العناصر تعمل معاً لضمان أن يتم الاتصال بشكل فعال ومثمر، مما يساعد على تحقيق الأهداف التنظيمية وتنسيق الجهود بين أفراد المنظمة.

مهارات الاتصال التنظيمي

تُعتبر مهارات الاتصال التنظيمي من أهم المهارات التي يجب أن يتقنها الأفراد داخل أي مؤسسة لتحقيق التفاهم والتنسيق الفعال وفيما يلي بعض المهارات الأساسية للاتصال التنظيمي:

مهارة الاستماع الفعال

 تتضمن تلك المهارة القدرة الشديدة على الانتباه والتركيز في حديث المتحدث مع فهم ما يقوله وعدم مقاطعته وإظهار الاهتمام بما يقوله كي تحفزه على استكمال النقاط التي يود توضيحها بعناية.

مهارة التعبير الشفهي

يجب أن تكون محاورًا جيدًا إذا أردت تواصلًا جيدًا ويتم ذلك من خلال القدرة على التعبير عن الأفكار والمعلومات بوضوح وبلغة بسيطة، وضبط نبرة الصوت خلال الحديث والتحكم بسرعة الكلام من خلال المواقف المختلفة.

مهارة الكتابة

تشمل القدرة على كتابة رسائل وتقارير لتحقيق وظائف الاتصال التنظيميمع التميز بوضوح تلك الكتاباتوتنظيمها وخلوها من الأخطاء اللغوية والنحوية.

مهارة التفاوض

يجب أن تتميز بقدراتك الحقيقية في التفاوض وذلك للحصول على حوار مشترك بناء والوصول إلى أفضل الحلول للتخلص من المشكلات، مع تقبل الحلول والآراء التي يعرضها الآخرين.

مهارة تقديم العروض

استخدام الوسائل البصرية واللفظية، والتفاعل مع الجمهور بفعالية لتقديم العروض من أهم مهارات التواصل لأن العمل غالبًا ما سيتطلب منك تقديم العروض أمام المديرين وأعضاء الفريق مع استعراض وجهة نظرك.

مهارة حل النزاعات

امتلك القدرة على التعامل مع النزاعات والخلافات بشكل مناسب، والسعي إلى إيجاد حلول مرضية لجميع الأطراف المعنية.

مهارة قراءة لغة الجسد

يجدب البعض صعوبة في تعلم تلك المهارة، لكن مع الوقت ستجيد تقييم الأشخاص وتتمكن من التوال معهم بشكل فعال بفضل ما يمنحونك من إشارات بأجسادهم أو تعبيرات وجههم.

مهارة استخدام التكنولوجيا

القدرة على استخدام الأدوات والتقنيات الحديثة مثل البريد الإلكتروني، وبرامج الاتصال المرئي، ومنصات إدارة المشاريع لتعزيز التواصل داخل المنظمة.

مهارة التكيف والمرونة

لا يمكنك ممارسة التواصل التنظيمي بدون أن تمتلك المرونة، فالتواصل أمر يتم بين فردين عليهما أن يكونا مرنين للتماشي معًا في الأمور التي يحتاجها العمل والوصول إلى حلول جيدة للمشكلات.

مهارة التحليل والتفسير

اعمل على اكتساب مهارة تحليل المعلومات والبيانات وتفسيرها بشكل صحيح، واستخدامها لاتخاذ قرارات مدروسة.

إن إتقان هذه المهارات يمكن أن يساعد بشكل كبير في تحسين جودة الاتصال التنظيمي داخل المؤسسة، مما يؤدي إلى تحقيق أهداف المنظمة بشكل أكثر فعالية وكفاءة.

معوقات الاتصال التنظيمي

تواجه عملية الاتصال التنظيمي العديد من المعوقات على الرغم من الجهود المبذولة والمهارات المتعددة التي يسعى الموظفين إلى اكتسابها، وسنتعرف على هذه المعوقات الشائعة التي تؤثر بالسلب على سير العمل بكفاءة:

• تعتبر الضوضاء من معوقات الاتصال والتي تشمل أي شيء مزعج يعيق وصول الرسالة أثناء نقلها، مثل الضوضاء البيئية.
• يتعرض البعض لهذه الإعاقة وهي الفهم الخاطئ مما يتسبب في تعطيل العمل ويتم ذلك بسبب عدم وضوح الرسالة أو استخدامها لمصطلحات معقدة أو غير مفهومة من قبل المستقبل
• الحواجز النفسية من مشكلات فساد التواصل نتيجة للتحيزات الشخصية، والمواقف السلبية، والقلق، والخوف من التواصل مع الآخرين.
• يمكننا اعتبار قلة الشفافية أيضًا من المعوقات الكبرى للاتصال بسبب نقص المعلومات أو حجبها يمكن أن يؤدي إلى الشائعات وسوء الفهم بين الموظفين.
• قد يكون لدى الأطراف المختلفة أهداف متباينة، مما يجعل من الصعب التوصل إلى اتفاق أو فهم متبادل.
• يعتبر الهيكل التنظيمي الغامض أو المعقد من المعوقات التي تقف أمام تنفيذ الاتصال بسلاسة.
• يأتي التحيز والتحكم من بين معوقات الاتصال التنظيمي بسبب محاولات التحكم الزائد في الاتصال أو التحيز في نقل المعلومات مما يؤدي إلى تشويه الرسالة أو فقدان الثقة بين الأطراف.

في الختام توصلنا إلى أهمية الاتصال التنظيمي وكيف يمكننا الاستفادة منه خلال المؤسسات المختلفة للنهوض بها وتحقيق أهم أهدافها.