إيجابيات وسلبيات المخطط الزمني للمشروع

تتعدد إيجابيات وسلبيات المخطط الزمني للمشروع، فعلى الرغم من حاجة أي مشروع إلى هذا المخطط، إلا أنه إذا تم بأخطاء محددة من الممكن أن يتحول إلى كارثة تفسد المشروع ككل، ولا توصله إلى أهدافه، لذلك يجب أن تتعرف على الخطوات الصحيحة لعمل المخطط الزمني وكيفية الاستفادة منه.

إيجابيات المخطط الزمني للمشروع

يستخدم التخطيط الزمني في الكثير من الأعمال؛ نظرًا للإيجابيات التي يتمتع بها وهي:

• جعل الأنشطة أكثر تيسيرًا فيما يتعلق بإدارة الأعمال.
• ترتيب المهام الخاصة بالمشروعات الكبرى.
• الترتيب والتنظيم الخاص بالوقت المتعلق بالمهام، على أن تكون الأوقات ملائمة للمهام، ويمكن تطبيقها على أرض الواقع.
• وضع الأولوية لإدارة الأنشطة التي تحتاج إلى الإنجاز في أسرع وقت ممكن.
• تحديد الأوقات المخصصة للطوارئ.
• الوصول إلى أهدافك بأسرع وقت ممكن.
• إطلاع الجميع على الخطة الواضحة الكبرى للمشروع.
• توظيف الموارد بالشكل المناسب وفقًا لقيمتها.
• القدرة على التعامل مع الاحتمالات المختلفة ووجود مرونة في العمل.

سلبيات المخطط الزمني للمشروع

على الرغم من الفوائد الكثيرة المتعلقة بالمخطط الزمني، يؤثر المخطط الزمني بشكل سلبي على بعض الأشياء خلال العمل، ومنها الأداء ولذلك يجب أن تتعرف على بعض السلبيات الموجودة، والعمل على إصلاحها، والتي منها:

• عدم وجود وقت كاف لكل مهمة أو الإطالة في الوقت فيما لا تحتاج المهام لهذا الوقت الطويل، وفي هذه الحالة يجب أن تعمل على الموازنة بين الوقت الصحيح والملائم للعمل وقدرة الموظف على إنجاز المهمة.
• يمكن أن تستمر التغييرات والتطورات على الدوام خلال العمل على المشروع وهو أمر يجعل الجدول الزمني دون فائدة حقيقية والتي تتلخص في التنظيم.
• عدم القدرة على التحكم في المهام؛ بسبب كبرها أو تعددها، مما يجعل تفاصيل الجدول الزمني كبيرة ومتشعبة وصعب السيطرة عليها.

طريقة عمل جدول زمني للمشروع

بعد أن تعرفت على تفاصيل الجدول الزمني من إيجابيات وسلبيات، إليك التفاصيل المتعلقة بالجداول الزمنية وكيفية تنفيذ هذا الجدول، من حيث تحديد الوقت المرتبط بكل نشاط، وتقدير ما يناسب كل مهمة من المهام.

يجب أن تضع الفترة الزمنية الكاملة المتعلقة بتنفيذ المشروع، ثم تبدأ بطرح الفترة الزمنية المناسبة التي تتراوح من وقت ما إلى وقت آخر، واترك لنفسك المساحة المناسبة للعمل في حالات الطوارئ.

اعلم أن بعض المهام تأخذ وقتًا أطول من غيرها، لذلك ضع مكانًا محددًا للمهام التي تحتاج إلى وقت خاص واجعل هذا الوقت مطولًا قدر الإمكان.

اقرأ أيضاً:  تطوير الذات: استراتيجيات لتحقيق النجاح الشخصي والمهني

استخدام التكنولوجيا في التخطيط

تتعدد وسائل التكنولوجيا التي يمكنك أن تستخدمها خلال عمل المخططات الزمنية، والتي لا يجب أن تتجاهلها؛ لأنها توفر عليك الكثير من الجهد، كما تسمح لك بتوفير الوقت وتقسيمه بسلاسة.

ومن أشهر البرامج المستخدمة في هذا الشأن مخطط الشبكة Network Diagram ومخطط جانت Gantt Chart.

آلية رسم المخططات

تعلم آلية رسم المخططات الزمنية، والتي تظهر الخطوط الطولية التي تمثل المدة التي تخص المهمة مع تحديد الوحدة الزمنية المستخدمة من ساعات أو دقائق أو ثوان، وتعد تلك المهارة من المهارات التي ستساعدك على السرعة في الأداء، والسهولة في المتابعة.

يمكن أن تعثر من خلال رسومات المخططات على الأشخاص الذين لديهم كل مهمة، ومدى ارتباط تلك المهمة بمهام أخرى، ومن هو القائم عليها وما المدة المقرر العمل بها عليها أيضًا.

استخدم الألوان المتنوعة، حتى تحدد كل فئة بلون، كوضع لون لكل المهام المتشابهة ولون للمدة وآخر يدل على الترابط، لأن تلك الطريقة تساعدك على الوصول إلى ما تريده سريعًا.

أهمية البرامج الخاصة بالتخطيط تكمن في:

• إخراج خطة عمل مدروسة ومتوازنة للمساعدة في الوصول إلى أهداف المشروع.
• التعامل مع كل مرحلة من المراحل الزمنية وحدها قبل الانتقال إلى المرحلة الأخرى.
• سهولة الوصول إلى الأخطاء والوقوف عليها.
• إخراج العمل بالجودة المطلوبة، وبما يتوافق مع إمكانيات العمل.
• حصر المسؤوليات وتوزيعها على الأشخاص بشكل يتلاءم مع قدراتهم.
• متابعة سير العمل عن قرب.
• سهولة التنظيم لضمان نجاح المشروع.

نصائح لإنشاء التخطيط الزمني للمشاريع

إذا أردت أن تسير في خطوات واضحة، وتصل إلى ما تريده من مخططات زمنية متعلقة بمشروعك إليك أهم النصائح التي يجب أن تعمل من خلالها:

البدء باكرًا

يجب أن تبدأ في إعداد المخططات الزمنية باكرًا، حتى يتسنى لك الحصول على الوقت الكافي للإنجاز والبحث عن المعلومات وتقسيمها وإعداد خطة دقيقة بأكبر قدر ممكن من البيانات.

الواقعية

تأكد من الالتزام بالواقعية التامة عند العمل على تنفيذ المخططات الزمنية، لأن عدم الواقعية يعني وقوع كل شيء رأسًا على عقب وإعادته من جديد مع تمديد الوقت كذلك، لذا لا تتردد في ترك بعض المساحة الوقتية لكل مهما بأكثر مما تستحق، حتى تكون جاهزًا لأي توقعات غير صحيحة تحدث أو بطء في العمل من قبل القائمين عليه.

المرونة

يجب أن تعلم أن التغييرات الكثيرة تقع في سوق العمل باستمرار، لذلك يجب أن تكون على استعداد لتغيير الخطة الزمنية ومنحها بعض التعديلات، فلا تجعلها صارمة أو غير قابلة للإصلاحات.

الاستماع إلى آراء الآخرين

يجب أن تستمع للآخرين عند العمل على تنفيذ المخططات الزمنية، ومن هؤلاء أعضاء الفريق التنفيذي وميرو الإدارات الأخرى، بالإضافة إلى أصحاب العمل ووجهة نظرهم في تلك الأمور.

تعمل تلك الآراء على تحسين خطتك بشكل كامل، وتضيف إليك الكثير من المزايا لكونها نابعة من أكثر من شخص بأكثر من وجهة نظر.

في الختام، يجب أن تعلم أن المخططات الزمنية ليست سوى الإطار العام الذي يحكم العمل بالمهام، ولكنه على الرغم من ذلك يؤثر على جودة المهام وقدرة الموظفين على أدائها بالشكل المطلوب، وهذا لأنها تتحكم في الوقت الذي يعتبر من أهم المعطيات التي يمتلكها الشخص لاستكمال المهمة، فإن كان ضيقًا فشل في مهمته، وإن كان أكبر مما ينبغي، تسبب في ضياع الوقت.