إليك هذه الطرق لتحسين كفاءة الموظفين في فريقك

يحتاج أصحاب الأعمال إلى موظفين قادرين على إنجاز المهام المطلوبة منهم بشكل سريع واحترافي، لذا، يُصبح أداء الموظف أمراً بالغ الأهمية لنجاح الشركة بشكل عام. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على بعض الطرق التي تُمكنك من تحسين كفاءة الموظفين.

أهمية تحسين كفاءة الموظفين

يحتاج قادة الأعمال إلى فهم الفوائد الرئيسية التي يمكن تحقيقها من تحسين كفاءة الموظفين، حتى يتمكنوا من تطوير أساليب متسقة وموضوعية لتقييم الموظفين. يساعد القيام بذلك على تحديد نقاط القوة والضعف والفجوات الإدارية المحتملة في منظمة الأعمال. تساعد تقييمات الأداء قادة الأعمال على تحديد مستويات الأداء لكل موظف.

أحد أهم العوامل التي تُحدد أهمية تحسين كفاءة الموظفين هو قدرتهم على تحقيق الأهداف. يلتزم الموظفون الناجحون بالمواعيد النهائية ويحققون المبيعات ويبنون العلامة التجارية من خلال تفاعلات العملاء الإيجابية. عندما لا يعمل الموظفون بشكل فعال، يشعر المستهلكون أن الشركة لا تبالي باحتياجاتهم، وسوف يطلبون المساعدة في مكان آخر. الموظفون الذين يؤدون أداءً فعالاً ينجزون الأمور بشكل صحيح في المرة الأولى. من جوانب أهمية تحسين كفاءة الموظفين ما يلي:

• خلق بيئة عمل إيجابية: عندما يقوم الناس بوظائفهم بشكل فعال، تزداد الروح المعنوية الإيجابية في المكتب. يمكن للموظفين الذين ليس لديهم الحافز لإنجاز المهمة كما هو موضح، إسقاط قسم بأكمله. من المهم تعزيز بيئة عمل إيجابية وحيوية. غرس بيئة عمل إيجابية من خلال مكافأة الموظفين ذوي الأداء العالي بالحوافز وتقدير المجموعة أثناء الاجتماعات.
• قياس نمو الموظف: يساعد استخدام تقييمات الموظفين على أساس ثابت الموظفين على رؤية نموهم، بحيث يمكنهم الشعور بالرضا عن إحراز تقدم بمرور الوقت. كما أنه يساعدهم على وضع أهداف جديدة، والحفاظ على الطاقة في المكتب عالية.
• مُعالجة أوجه القصور: عندما لا يكون أداء موظفيك جيدًا، فإنه يؤثر سلبًا على الإنتاجية ويؤثر في النهاية على النتيجة النهائية. لا تخطئ في التفكير في أن الأداء السيئ يشير إلى موظف ضعيف. ابحث عن الاتجاهات الشائعة التي تنجح فيها مجموعات الموظفين والقناط التي توجد بها أوجه قصور. يقوم المديرون الأذكياء بتقييم أوجه القصور لمعرفة ما إذا كانت قضية موهبة خاصة بالموظف أو قضية إدارة وتطوير. يمكن أن يؤثر هذا على استراتيجيات تدريب الفريق، وكذلك استراتيجيات التوظيف المستقبلية.

طرق تحسين كفاءة الموظفين

من طرق تحسين كفاءة الموظفين التي يُمكنك اتباعها ما يلي:

• تفويض المهام: في حين أن هذه النصيحة قد تبدو الأكثر وضوحًا، إلا أنها غالبًا ما تكون الأكثر صعوبة في التطبيق. شركتك هي طفلك، لذا فأنت تريد أن يكون لك يد مباشرة في كل ما يتعلق بها. لكن، التحقق من كل التفاصيل الصغيرة بنفسك بدلاً من التفويض يمكن أن يضيع وقت الجميع الثمين. بدلاً من ذلك، قم بإعطاء المسؤوليات للموظفين المؤهلين، وثق في أنهم سيؤدون المهام بشكل جيد. يمنح هذا موظفيك الفرصة لاكتساب المهارات والخبرة القيادية التي ستفيد شركتك في النهاية. لقد وظفتهم لسبب ما، امنحهم الآن فرصة لإثبات أنك على حق.
• تطابق المهام مع المهارات: تُعدّ معرفة مهارات موظفيك وأنماطهم السلوكية أمرًا ضروريًا لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. على سبيل المثال، من المحتمل أن يكون المفكر المنفتح والمبدع شخصًا رائعًا لطرح الأفكار على العملاء. ومع ذلك، فقد يواجهون صعوبة إذا تم تكليفهم بمهمة أكثر تركيزًا على القواعد وتوجهًا نحو التفاصيل. إن مطالبة موظفيك بأن يكونوا بارعين في كل شيء ليس أمراً منطقياً ولا فعّالاً. بدلاً من ذلك، قبل تكليف الموظف بمهمة، اسأل نفسك: هل هذا هو الشخص الأنسب لأداء هذه المهمة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فابحث عن شخص آخر تتناسب مهاراته وأنماطه مع احتياجاتك والمهمة التي ستطلبها منه.
• التواصل بشكل فعال: يعرف كل مدير أن التواصل هو مفتاح القوة العاملة المنتجة. سمحت لنا التكنولوجيا بالاتصال ببعضنا البعض بمجرد نقرة على زر، هذا يعني أن طرق الاتصال الحالية أكثر فعالية مما كانت عليه سابقاً. لتحقيق التواصل يُمكنك تجربة أدوات الشبكات الاجتماعية (مثل Slack) المصممة لتواصل أسرع مع الفريق. يمكنك أيضًا تشجيع موظفيك على تبني شكل أكثر تقادمًا للاتصال من حين لآخر مثل الاتصال الصوتي. يمكن أن يؤدي إجراء اجتماع سريع أو مكالمة هاتفية إلى تسوية مسألة قد تكون استغرقت ساعات من إرسال رسائل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا.
• حافظ على الأهداف واضحة ومركزة: لا يمكنك أن تتوقع أن يكون الموظفون فعالين إذا لم يكن لديهم هدف مُركّز يستهدفونه. إذا لم يتم تحديد الهدف بوضوح وكان الهدف واقعياً ويمكن تحقيقه بالفعل، فسيكون الموظفون أقل إنتاجية. لذلك، حاول التأكد من أن مهام الموظفين واضحة ومُحددة قدر الإمكان. دعهم يعرفون بالضبط ما تتوقعه منهم، وأخبرهم على وجه التحديد عن تأثير هذه المهمة.
• تحفيز الموظفين: من أفضل الطرق لتشجيع الموظفين على أن يكونوا أكثر كفاءة هو إعطائهم سببًا للقيام بذلك. إن الاعتراف بجهود وفضل العاملين لديك لعملهم الجيد سوف يجعلهم يشعرون بالتقدير ويشجعهم على الاستمرار في زيادة إنتاجيتهم. عند تحديد كيفية مكافأة الموظفين الأكفاء، تأكد من مراعاة احتياجاتهم أو تفضيلاتهم الفردية. على سبيل المثال، قد يقدر أحد الموظفين التقدير العام، بينما يفضل آخر "شكرًا" التي تقولها له بشكل خاص. هذا بخلاف المكافأة أو الزيادة  المادية أو منح موظفيك إجازة مدفوعة الأجر إضافية دون الحاجة إلى استخدام إجازتهم أو إجازتهم المرضية.
• تدريب وتطوير الموظفين: قد يبدو تقليل التدريب، أو توقيفه تماماً طريقة جيدة لتوفير وقت الشركة ومالها. ومع ذلك، قد يأتي هذا بنتائج عكسية في نهاية المطاف. قد يكون إجبار الموظفين على تعلم وظائفهم أثناء العمل عليها غير فعال للغاية. لذا، بدلًا من جعل العمال يحاولون بشكل عشوائي إنجاز مهمة بدون توجيه، خذ يومًا إضافيًا لتعليمهم المهارات اللازمة للقيام بعملهم. وبهذه الطريقة، يمكنهم البدء في إنجاز مهامهم بأنفسهم، ولن يضيع وقتك على الطريق في الإجابة على أسئلة بسيطة أو تصحيح الأخطاء. بعد تدريبهم الأصلي، شجع التطوير المستمر للموظفين. ستؤدي مساعدتهم على توسيع مهاراتهم إلى بناء قوة عاملة أكثر تقدمًا، مما سيفيد شركتك على المدى الطويل.