أهمية الجدول الزمني للمشروع.. تخلص من الفوضى والتأجيل

تدور المشروعات بالكامل حول الجدول الزمني للمشروع  والذي يسعى الجميع للعمل كخلية نحل للتماشي معه، لكن لماذا يعتبر بتلك الأهمية وكيف يؤثر على سير المشروع، ومن هم أكثر المستفيدين منه؟ يعتبر التخطيط الزمني من المهارات اللازمة لجعل المؤسسات في أفضل حالاتها، وتعتبر كذلك الإطار الذي يحيط بالنجاح ويحصره في مدة محددة لتحصد نتيجة تعبك.

ما هو التخطيط الزمني للمشروع؟

يتماشى التخطيط الزمني للمشروع مع دراسة الجدوى الخاصة به، فلن تتم الأخيرة بدون الأول، ويجب أن تسير الخطط الزمنية مع الصورة الكبرى للمشروع.

يتم وضع الخطة الكاملة للمشروع بناء على التخطيط الزمني والأساليب المختارة للتنفيذ، كما يساهم في تقسيم المشروع إلى مراحل أقل وتوزيع كل مرحلة إلى الوقت المناسب لها.

يمكنك أن تعتبر الجدول الزمني هو جدول المهام التي يجب أن يسير عليها المشروع، ولكن مع ربط كل مهمة بموعد بداية ونهاية، مما يؤدي في النهاية إلى إنجازه بالشكل اللائق وفي الموعد المحدد، بالإضافة إلى التحكم بسير العمل.

يمكنك توضيح العقبات والمشكلات التي تمر بها عن طريق الجدول الزمني، كما يمكنك الوصول إلى التحديات المتعلقة بسوق العمل وإرفاقها بالتقرير الزمني وترك مساحة لها تسمى بمساحة الطوارئ.

أهمية الجدول الزمني للمشروع؟

يمكن أن تتعامل مع الخطة الزمنية للمشروع على إنها المؤشر لانتهاء المشروع في وقت محدد، وهو ما يجعلك تقيم المشروع من كافة الجهات، وهل يمكن أن تنتظر تلك المدة لإتمامه أم ستحتاج إلى مدة أطول، وهل تتماشى الخطة الزمنية مع الميزانية الموضوعة للمشروع.

يعتبر الجدول الزمني للمشروع أيضًا من أهم العناصر التي تساعد على الإدارة ومراقبة التقدم في العمل، ومن المزايا التي يقدمها أيضًا ما يلي:

تحسين إنتاجية العمل

عندما تكون على علم بما أنت على وشك القيام به تصبح إنتاجيتك أفضل بكثير، وذلك لأنك تستطيع من خلال المخطط الزمني التحكم في وقتك والعمل بالشكل الذي يرضيك، وذلك من خلال توزيع الأدوار على الفريق الذي يعمل معك، وتحديد مدة محددة لاستلام العمل مع توضيح كافة تفاصيله، ومن خلال ذلك ترتفع الإنتاجية الخاصة بالعمل لأن كل شيء تحت السيطرة.

اقرأ أيضاً: كيف تحسن حياتك المهنية.. خطوات هادفة لتحسين أدائك في العمل

التعامل مع البيانات المعقدة بشكل أفضل

هناك العديد من البيانات التي تحتاج إلى التفسير قبل العمل عليها، ويتوافر ذلك من خلال المخططات والجداول المتاحة بالمخطط الزمني، وهو ما يضع تلك البيانات في مكانها الصحيح بالصورة الكاملة، ومن خلالها، يتمكن المشروع بالسير بسرعة بفضل فهم تلك البيانات والقدرة على التعامل بها بعد تفسيرها.

تجنب العبء الإضافي

لا يقوم أي موظف بأعباء تزيد عن قدرته وبالتالي لا يتعرض للضغوطات، ومع الترتيب المرتبط بالزمن لا يحدث أي تداخل بين عمل أي موظف وآخر.

يوفر المال المتعلق بالنفقات الزائدة، لأن كل بند جديد يستحدث ولم يكن مخطط له بعناية، يساوي الكثير من التكاليف غير التي تتضمنها الميزانية.

المتابعة السهلة والسريعة

يتمكن صاحب العمل الملتزم بالخطط الزمنية للمشروع من متابعة أعمال المشروع بطريقة أسهل، فهو يعلم الوقت المحدد للمهمة، لذلك لا يسأل عنها قبل حلول الموعد المقرر للتسليم، وفي الوقت نفسه يلاحظ تأخر الموظفين بسهولة.

 يساعد الجدول الزمني على تقسيم المشروع إلى مهام رئيسية يتفرع منها بعض المهام الأخرى، وكل شخص يكون مسؤولًا عن مهمة كبيرة وفريق يوزع عليه عمل المهام الأصغر.

تحديد ارتباطات المهام

يساعدك الجدول الزمني على توقع سهولة أو صعوبة المهمة التي تتسلمها، إذا يتحدد بناء على ذلك، المدة المقررة لكل مهمة فإن كانت صعبة تم إرفاق مدة أطول لإتمامها والعكس صحيح، كما تتحدد المهام المترابطة ببعضها البعض بحيث إذا تم توزيع مهمة ما على فردين يكون الجزء الأول جاهزًا بموعد قبل إتمام الجزء الثاني.

الوضوح

تسير المخططات الزمنية بطريقة الوضوح الكامل، ولذلك من أهم فوائدها هو جعل أي مشروع واضح ومكون من خطوات أمام الجميع من أصغر عامل في الشركة إلى صاحب العمل، ويتيح ذلك الوضوح التناغم المطلوب في العمل، والقدرة على إنهاء المهام بسرعة لأن كل فرد يعرف أن هناك من يعتمد على النتائج التي وصل إليها.

من المستفيد من الجدول الزمني للمشروع؟

هل تقتصر الاستفادة من الجدول الزمني على المشروعات الكبرى فقط، أم أن هناك العديد من الجهات والأفراد الذين يمكنهم الاستفادة من هذا المخطط؟ إليك أبرز المستفيدين من الجدول الزمني للمشروع:

الإدارات العامة

يمكن لجميع مستويات الإدارة أن تحصل على الاستفادة من المخططات الزمنية بهدف معرفة الطريق المثالي للإشراف، وكيفية سير العمل، بالإضافة إلى القدرة على توزيع المهام على الأفراد وتوزيع الموارد بالقدر الكافي لها.

مديرو الفرق

يستند المديرون على الخطط الزمنية المطروحة في تعاملاتهم مع الأفراد، كما يسعون إلى القيام بتوزيع المهام على الفريق وفقًا إلى الوقت المتاح.

يتيح لك أيضًا الوضوح في التعاملات وتوقع المشكلات والعمل على حلها.

الجهات الرسمية والمنظمات

تستفيد العديد من المنظمات من المخططات الزمنية لكونها السلاح المتاح للترتيب والتنظيم، كما يمكن من خلالها التعرف على الدعم اللوجستي اللازم للمؤسسة لتنفيذ المشروعات أو للمشروع ليتماشى مع سياسات المنظمة.

لا تقتصر أهمية الجداول الزمنية على الأعمال فقط، بل يمكنك استخدامها لتنمية مهاراتك الشخصية، وذلك من خلال التركيز على الإعداد جدول زمني ليومك وآخر لأهدافك طويلة الأمد، ومع الوقت ستحصد نتيجة ذلك التخطيط المثمر.

أهمية الجدول الزمني للمشروع تتمثل في الكثير من النقاط، لكن أهم مزاياه يمكن حصرها في القدرة على التنفيذ دون التعرض للكثير من المشكلات وبسلاسة يتمناها الكثيرين في أعمالهم، فدائمًا ما يتيح الترتيب والتنظيم لك الفرصة للتفوق على ذاتك، بسبب الطريق الممهد أمامك.