أخطاء تنظيم الوقت..إليك كيفية التغلب عليها

يُشير مصطلح تنظيم الوقت إلى إدارة الوقت بشكل فعّال بحيث يتم تخصيص الوقت المناسب للنشاط الصحيح. تابع قراءة السطور التالية لمعرفة بعض الأخطاء الشائعة لتنظيم الوقت وكيفية التغلب عليها.

ما هو تنظيم الوقت؟

يُشير مصطلح تنظيم الوقت إلى إدارة الوقت بشكل فعّال بحيث يتم تخصيص الوقت المناسب للنشاط الصحيح. تُتيح الإدارة الفعالة للوقت للأفراد تخصيص فترات زمنية محددة للأنشطة حسب أهميتها. وهو ما يعني أن تنظيم الوقت يُمكنك من الاستفادة المثلى من الوقت لأن الوقت محدود دائمًا.

إذا كُنت تريد تنظيم وقتك، فيُمكنك أن تسأل نفسك عن النشاط الأكثر أهمية وكم من الوقت يجب تخصيصه؟ تعرف على العمل الذي يجب القيام به في وقت مبكر وأي عمل يمكن القيام به بعد ذلك بقليل. تلعب إدارة الوقت دورًا مهمًا للغاية ليس فقط في المنظمات ولكن أيضًا في حياتنا الشخصية.

تشمل عملية تنظيم الوقت ما يلي: التخطيط الفعال، تحديد الأهداف والغايات، تحديد المواعيد النهائية، تفويض المسؤوليات، تحديد أولويات الأنشطة حسب أهميتها، قضاء الوقت المناسب في النشاط الصحيح.

أهمية تنظيم الوقت

من مزايا تنظيم الوقت ما يلي:

• إدارة الوقت تجعل الفرد دقيقًا ومنضبطًا: للاستفادة المُثلى من الوقت، يجب على الأفراد إعداد "خطة عمل" أو قائمة "مهام" في بداية اليوم لتدوين الأنشطة التي يجب القيام بها في يوم معين وفقًا لأهميتها مع تحديد فترات زمنية محددة مخصصة لكل نشاط. تمنح خطة المهام الأفراد إحساسًا بالتركيز على المطلوب منهم، فيعرف الفرد كيف يبدو يومه ويعمل في النهاية وفقًا لذلك مما يؤدي إلى زيادة الإنتاج.
• يصبح المرء أكثر تنظيماً: يؤدي الاحتفاظ بالأشياء في أماكنها المناسبة إلى تقليل الوقت الذي يستغرقه البحث غير الضروري عن المستندات والملفات المهمة وما إلى ذلك. لتحسين إدارة الوقت، يحافظ الأفراد على أماكن العمل ومناطق الدراسة نظيفة ومنظمة. يتعلم الناس إدارة الأشياء بشكل جيد نتيجة لإدارتهم الفعّألة للوقت.
• تعزيز معنويات الفرد وجعله واثقًا من نفسه: نتيجة لإدارة الوقت، ينجز الأفراد المهام ضمن الإطار الزمني المحدد، مما يجعلهم مميزين في مؤسستهم وكذلك بين أقرانهم. الأشخاص الذين يفهمون قيمة الوقت هم الذين يتمكنون دوماً من تحقيق التميز. يتطلع الآخرون إلى الأفراد الذين ينهون العمل في الوقت المحدد ويكونون دائمًا مركز الاهتمام في كل مكان.
• القدرة على تحقيق الأهداف: الأفراد الذين يلتزمون بخطة زمنية هم الذين يحققون أهدافهم وغاياتهم في أقصر فترة زمنية ممكنة. تساعد إدارة الوقت الموظفين بشكل فعال على تحقيق الأهداف قبل المواعيد النهائية وإنهاء المهمة فقط عندما تكون مطلوبة. فتساعد الإدارة الفعالة للوقت الموظف على الوصول إلى ذروة النجاح بسرعة والبقاء ثابتًا في القمة لفترة أطول.

أخطاء تنظيم الوقت وطرق التغلب عليها

هناك بعض الأخطاء الشائعة التي قد تواجه عملية تنظيم الوقت، منها:

• عدم إنشاء قائمة مهام: هل شعرت يومًا بهذا الشعور المزعج بأنك نسيت القيام بعمل مهم؟ إذا كان الأمر كذلك، فمن المحتمل أنك لا تستخدم قائمة مهام لمتابعة الأمور والمهام المطلوبة منك. تكمن أهمية استخدام قوائم المهام في تحديد أولويات المهام في قائمتك.
• عدم تحديد الأهداف الشخصية: هل تعلم ما الذي تتمنى تحقيقه بعد ستة أشهر؟ ماذا عن هذا الوقت من العام المقبل، أو حتى بعد 10 سنوات من الآن؟ إذا لم تكن لديك أهداف مُحددة، فقد حان الوقت لتحديد بعض الأهداف الشخصية. تحديد الهدف الشخصي هو أمر ضروري لإدارة وقتك بشكل جيد، لأن الأهداف تمنحك وجهة ورؤية للعمل من أجلها. عندما تعرف إلى أين تريد أن تذهب، يمكنك إدارة أولوياتك ووقتك ومواردك للوصول إلى هناك وتحقيق ما تريد.
• عدم تحديد الأولويات: في بعض الأحيان، قد يصعب معرفة كيفية تحديد الأولويات، خاصةً عندما تواجه فيضًا من المهام التي تبدو عاجلة. ومع ذلك، من الضروري معرفة كيفية تحديد أولويات المهام بشكل فعال إذا كنت ترغب في إدارة وقتك بشكل أفضل.
• الفشل في إدارة المشتتات: هل تعلم أن البعض منا قد يخسر ما يصل إلى ساعتين في اليوم بسبب الإلهاءات؟ فكر في مقدار ما يمكنك إنجازه إذا تمكنت من استعادة هذا الوقت الضائع؟ إذا كنت ترغب في التحكم في يومك وأداء أعمالك ومهامك على أفضل وجه، فمن الضروري معرفة كيفية تقليل عوامل التشتيت وإدارة الانقطاعات بفعالية. على سبيل المثال، قم بإيقاف تشغيل دردشة المراسلة الفورية عندما تحتاج إلى التركيز على مهمة محددة.
• التسويف: يحدث التسويف عندما تؤجل المهام التي يجب أن تركز عليها الآن. عندما تماطل تشعر بالذنب لأنك لم تبدأ؛ تتمثل إحدى الإستراتيجيات المفيدة لمواجهة التسويف في أن تخبر نفسك أنك ستبدأ في مشروع لمدة عشر دقائق فقط. في كثير من الأحيان، يشعر المسوفون أنه يتعين عليهم إكمال مهمة ما من البداية إلى النهاية، وهذا التوقع الكبير يجعلهم يشعرون بالإرهاق والقلق ويؤجلون بدء تنفيذ المهمة. بدلاً من ذلك، ركز على تخصيص قدر صغير من الوقت للبدء. يُساعدك هذا الأمر على تقسيم المشاريع الكبيرة إلى خطوات يمكن إدارتها، بحيث يكون من السهل رؤية كل ما تحتاج لإنجازه.
• تعدد المهام: قد يعتقد البعض أن تعدد المهام يُمكنهم من الاستغلال الأمثل للوقت، لكن الحقيقة هي أن الأمر قد يستغرق 20-40 في المائة وقتًا إضافيًا لإنهاء قائمة الوظائف عند تعدد المهام، مقارنةً بإكمال نفس قائمة المهام بالتسلسل. والنتيجة أيضًا أنك تؤدي المهمتين بشكل سيئ بسبب افتقارك إلى التركيز. لذا، يكون أفضل شيء هو نسيان تعدد المهام، وبدلاً من ذلك، ركز على مهمة واحدة في كل مرة. بهذه الطريقة، ستنتج عملًا عالي الجودة.