أبرز المهارات التي يجب أن يمتلكها ممثلو الإدارة

ممثل الإدارة هو محترف يؤدي دورًا إشرافيًا نيابة عن أعضاء كبار في فريق الإدارة. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على أبرز المهارات التي يحتاجها ممثلو الإدارة.

من هو ممثل الإدارة؟

ممثل الإدارة هو محترف يؤدي دورًا إشرافيًا نيابة عن أعضاء كبار في فريق الإدارة. غالبًا ما يكون ممثلو الإدارة مسؤولين عن توصيل التوقعات الخاصة بالموظفين للإدارة والخاصة بالإدارة للموظفين، وتعيين المهام، وإخطار كبار المديرين بالتغييرات، السلبية أو الإيجابية، في أداء الموظفين، وتقديم الدعم للفرق.

تعتبر مهارات الاتصال الفعالة والقدرات المميزة في صنع واتخاذ القرارات والقيادة الجيدة، من الصفات المهمة لممثل الإدارة. يعد فهم تفاصيل العمليات التجارية الخاصة بالشركة أمرًا حيويًا لممثل الإدارة، وكذلك القدرة على التوافق مع الأشخاص المختلفين في الفريق وإدارتهم. عندما يعينك المديرون الأعلى كممثل لهم، فإنهم يريدون منك تحقيق رؤية الشركة وفرض لوائحها.

المهام التي يقوم بها ممثل الإدارة

بصفتك ممثلًا للإدارة، فأنت تشرف على وظائف فريق العمل لضمان سير كل شيء بسلاسة. يمكن أن تتضمن المسؤوليات الإشرافية تفويض المهام، مثل الواجبات الكتابية، إلى أعضاء مختلفين من موظفيك.

يقوم ممثلو الإدارة بتعيين المهام للجميع على قدم المساواة لتجنب إثقال بعض العمال. يجب على ممثل الإدارة أيضًا التأكد من أن كل موظف يفهم واجباته. بالإضافة إلى إجراء تقييم دوري لأداء الموظفين. من المهام التي يقوم بها ممثل الإدارة ما يلي:

• تدريب الموظفين الجدد: بصفتك ممثلًا للإدارة، فإن إحدى مهامك ستكون تحديد مدى الحاجة إلى المزيد من الموظفين وستشارك في تعيين موظفين جدد. بعد التوظيف، ستقوم بتدريب الموظفين الجدد وتعريفهم بسياسات ومعدات وإجراءات المنظمة. تساعد جلسات التوجيه والتدريب الجيدة للموظفين الجدد على تكيفهم سريعًا مع بيئة عملهم الجديدة.
• الاتصال الإداري: يمكن اعتبار أن ممثل الإدارة هو همزة الوصل بين الموظفين والإدارة العليا. يقوم هذا الشخص بحضور الاجتماعات مع الإدارة العليا لمراجعة مواضيع مثل أداء مختلف أعضاء الشركة أو سلامتها المالية. قبل مراجعة الإدارة، يجب أن يقوم ممثل الإدارة بالحصول على جميع التقارير والمعلومات والبيانات ذات الصلة والإلمام بها جيدًا، ووضع جدول أعمال الاجتماع وتنسيق الإبلاغ عن النتائج المالية، إذا لزم الأمر.
• الإشراف على عمليات التدقيق الداخلي: يخطط ممثلو الإدارة لعمليات التدقيق الداخلي وترتيبها وتنفيذها داخل مؤسساتهم. بعد التدقيق الداخلي الناجح، يمكن لممثلي الإدارة دعوة المدققين الخارجيين من وكالات التقييم ذات السمعة الطيبة، والذين يمثلون العقبة الأخيرة بالنسبة للمؤسسات التي ترغب في الحصول على شهادة الأيزو/ ISO. يمكن القول بأن عملية إجراء مراجعات الإدارة الدورية والتدقيق الداخلي تقع على عاتق ممثل الإدارة تمامًا، ويجب عليهم تنفيذ هذا التدقيق وفقًا لجدول زمني.

ما هي المهارات التي يحتاجها ممثلو الإدارة؟

هناك العديد من الصفات والمهارات التي يمكن أن تساعد ممثلي الإدارة على تنفيذ المهام الوظيفية المطلوبة منهم بنجاح. من هذه المهارات ما يلي:

• القدرة على التواصل الفعال: يُعدّ الاتصال مهارة مهمة للغاية يجب أن يمتلكها ممثلو الإدارة لأنهم غالبًا ما يكونون مسؤولين عن إيصال الأهداف والتوقعات الخاصة بالإدارة إلى أعضاء فريقهم. يعد ضمان الاستقبال الواضح للمسؤوليات والتوقعات أمرًا ضروريًا لمساعدة الفرق على النجاح في تحقيق الأهداف والأداء وفقًا للمعايير. يتواصل ممثلو الإدارة أيضًا عادةً مع أعضاء فريق الإدارة، ويقدمون تحديثات مهمة، ويطرحون أسئلة توضيحية ويبلغون عن أداء الفريق. للتفاعل مع هاتين المجموعتين بنجاح، يمكن أن تكون المهارات الشخصية القوية ذات قيمة كبيرة. تساعد مهارات الاتصال الممثلين أيضًا عند إجراء محادثات مع الموظفين الفرديين حول الأداء أو تدريب أعضاء الفريق الجدد.
• مهارات القيادة: هناك مهارة أخرى بالغة الأهمية لمن هم في دور ممثل الإدارة، هذه المهارة هي القيادة. غالبًا ما يكون القادة الأقوياء منصفين ومباشرين وداعمين وواضحين. عادة ما تكون فرق الإدارة حريصة في اختيارهم لممثل الإدارة لأنهم يختارون شخصًا سيقوم بتمثيلهم بصفتهم القيادية. إن قدرات هذا الشخص على قيادة فريق وتنفيذ رغبات الإدارة العليا يمكن أن تؤثر بشكل كبير على مدى نجاحه في وظيفته.
• مهارات اتخاذ القرار: يمكن أن تكون مهارات اتخاذ القرار مفيدة لممثلي الإدارة لأنهم كثيرًا ما يتخذون القرارات نيابة عن الإدارة. إن معرفة كيفية اختيار الإجراء الأفضل لصحة فرقهم ونجاحها مع تلبية توقعات الإدارة يمكن أن يتطلب التمتع بالعديد من المهارات مثل القدرة على التفكير النقدي ومهارات اتخاذ القرار عالية المستوى. إن معرفة كيفية اتخاذ قرارات سليمة وتقييم النتائج ومواءمة الخيارات مع قيم وأهداف الشركة يمكن أن يساعد ممثلي الإدارة على تنفيذ وظائف دورهم بفعالية.
• المعرفة العملية: من المفيد أيضًا أن يكون لدى الممثلين للإدارة معرفة شاملة بعمليات الشركة وسياساتها وممارساتها وقيمها. بهذه الطريقة، يمكنهم نقل المعلومات إلى أعضاء الفريق والمساعدة في تدريب الموظفين الجدد. غالبًا ما تكون القدرة على الإجابة على الأسئلة وتقديم التوجيه وتقديم الدعم من الوظائف الرئيسية لمن هم في هذا المنصب.