آداب العمل في المكتب: كل ما تحتاج لمعرفته وسبب أهميته

في كل مكتب، توجد قواعد مكتوبة وغير مكتوبة تعمل بمثابة إرشادات لسلوك الموظف. بشكل جماعي، يُعرف رمز السلوكيات العرفية هذا باسم آداب المكتب. إن فهم سبب أهمية آداب العمل يمكن أن يقطع شوطاً طويلاً نحو ضمان قيامك بدورك لجعل مكتبك مكاناً محترماً ومنتجاً.

في حين أنه قد يبدو من الحس السليم معرفة ما هو مقبول وغير مقبول داخل المكتب ووضعه موضع التنفيذ، فإن آداب المكتب تتجاوز مجرد اتباع قواعد وإجراءات المكتب. يمكن أن تساعد معرفة كيفية معاملة الآخرين بلطف في الحفاظ على سير المكتب بأكمله بسلاسة.

آداب المكتب وثقافة الشركة:

يعد الالتزام بالقواعد الأساسية لآداب العمل في المكتب أمراً بالغ الأهمية للحفاظ على مكان عملك في مكان يشعر فيه الجميع بالاعتبار، حيث يمكن أن يعزز هذا الشعور بالتقدير بين زملاء العمل، مما يؤدي إلى ثقافة عامة أفضل للشركة. 

إن ثقافة الشركة المتجذرة في فهم كيفية الحفاظ على الاحترام من خلال الآداب لها فوائد عديدة. يمكن أن يساعد احترام الطريقة التي يتواصل بها الآخرون ومساحتهم الشخصية ومعتقداتهم الشخصية في تعزيز الشعور بالانسجام في المكتب.

بينما لا يمكنك تغيير الطريقة التي يتصرف بها الآخرون، يمكنك التحكم في آداب العمل الخاصة بك. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للسلوكيات التي تظهرها أن تكون مثالاً جيداً يمكن للآخرين اتباعه. إنها في الأساس القاعدة الذهبية: «عامل الآخرين كما ترغب في أن يعاملوك».

آداب المكتب والإنتاجية:

يعد الحفاظ على مكان عمل منتج أحد الفوائد الرئيسية لممارسة آداب المكتب المناسبة. إذا كان على مشرفك تذكير الناس باستمرار بالاحترام والحفاظ على آداب السلوك، فقد يكون لذلك تأثير على الإنتاجية. لا يتعين على مشرفك فقط إيقاف عمله لتصحيح السلوك، لكن يمكنه أيضاً الاتصال بالاجتماعات للتعامل مع الآداب العامة، الأمر الذي يمكن أن يبتعد عن الوقت الذي تعمل فيه أنت وزملاؤك بنشاط.

يعد الحفاظ على قواعد السلوك فيما يتعلق بمساحات عمل الأشخاص عاملاً آخر يمكن أن يؤثر على الإنتاجية، حيث يتم ملء إعدادات المكتب عادةً بالمساحات العامة والمساحات الشخصية المغلقة مثل المقصورات أو المكاتب الصغيرة والمغلقة.

يمكن أن يساعد احترام الطريقة التي تعمل بها كل من هذه المساحات في ضمان أن يكون لدى الأشخاص مساحة للعمل بشكل منتج. يتيح هذا أيضاً للناس فرصة الحصول على أماكن لأخذ فترات راحة وعدم الشعور بعدم الارتياح أثناء القيام بذلك، كما يمكن أن تؤدي فترات الراحة هذه إلى وقت عمل أكثر إنتاجية.

ما هي قواعد آداب العمل؟

من المحتمل أن يكون لمكتبك مجموعة من القواعد التي تملي ما يمكن للموظفين فعله وما لا يمكنهم فعله. من المحتمل أن يتم توضيح كل شيء بدءً من كيفية ارتداء الملابس إلى وقت الوصول إلى العمل في دليل الموظف أو أي وثائق أخرى. على أقل تقدير، يتم شرح هذه الإرشادات للموظفين الجدد ومن المتوقع أن يتبعها الموظفون طوال مدة عملهم.

يختلف كل مكان عمل عن الآخر، لكن اتباع القواعد الأساسية لآداب العمل في المكتب يمكن أن يساعدك على المساهمة في مكان عمل محترم ومنتج.

فيما يلي بعض القواعد الشائعة لآداب العمل في مكان العمل والتي من الجيد عموماً اتباعها بغض النظر عن أي قواعد مكتبية محددة:

الاتصال:

• تعرف على أسماء زملائك في العمل: قد تعتقد أن هذا لا يحتاج إلى تفكير، لكن يمكن اعتباره كسلاً أو غير محترم إذا كنت لا تعرف أسماء زميلك في العمل. 
• انظر إلى الآخرين عندما يتحدثون إليك: يُظهر الإجراء البسيط المتمثل في الاتصال بالعين المجاملة العامة لزملائك في العمل. 
• لا تتحدث أكثر من الآخرين: يمكن اعتبار محاولة التحدث مع شخص ما وقحاً، لذلك من الأفضل التناوب عند التحدث مع الآخرين.
• لا تشتم: قد يكون مكتبك متهاوناً في هذا الأمر، لكن للحفاظ على الاحتراف في مكان العمل، لا تستخدم كلمات الشتائم في العمل.
• إعادة الرسائل في غضون 24 ساعة: سواء كانت رسالة بريد إلكتروني أو رسالة هاتفية أو مكتوبة بخط اليد، فإن الرد على استفسار أحد أعضاء الفريق خلال يوم واحد «إن أمكن، في حدود المعقول» سيساعد في الحفاظ على انسيابية العمليات.
• تجنب النميمة: قد يكون من المغري المساهمة في نشر الشائعات في المكتب إذا فعل الآخرون ذلك، لكن ليس النميمة جزء من الحفاظ على آداب المكتب.

المساحات:

• احترم المساحة الشخصية: المكتب ليس مكاناً لتجاوز حدود المساحة الشخصية، حتى إذا كنت تتشارك في حجرة أو مكتب، فمن المهم احترام مساحة الآخرين.
• احترم المساحات المشتركة: من المطبخ إلى الحمام وقاعة المؤتمرات، كن لطيفاً مع الآخرين ونظف نفسك، هذه الأماكن ليست مكتبك الشخصي، لذلك لا تتصرف بدون مسؤولية.
• لا تأخذ دون أن تسأل: إذا كنت بحاجة إلى استعارة قلم، اسأل. إذا كنت بحاجة إلى إعادة تخزين السلع الأساسية الخاصة بك، فاضغط على خزانة الإمدادات بدلاً من مداهمة مخبأ زميلك في العمل.
• انتبه للطعام: حاول تجنب جلب الأطعمة التي تكون نفاذة بشكل خاص إلى العمل. على الرغم من أنك قد تحب رائحة السمك المبخر، فمن المحتمل ألا يحب زملائك الرائحة التي تتغلغل في جدران المكتب.
• اترك منظم الحرارة وشأنه: إذا كنت تشعر بالبرد في المكتب، فارتدي سترة، إذا شعرت بالدفء بسهولة، ففكر في ارتداء ملابس خفيفة. لا توجد طريقة لجعل الجميع مرتاحين في نفس الوقت، لذلك فقط افعل ما بوسعك لمساعدة نفسك دون تعديل درجة حرارة المكتب بأكمله.

الاعتبارات الشخصية:

• اتبع قواعد اللباس في مكتبك: احترم قواعد المكتب فيما يتعلق بالزي واللباس وفقاً لذلك. ويشمل ذلك الحرص على عدم الإفراط في استخدام العطور أو الكولونيا، حتى لا تغمر الآخرين بالرائحة حتى لو كانت رائحته رائعة، فإن الروائح الأخف مناسبة أكثر للمكتب».
• لا تأتي للعمل مريضاً: خاصة في عصر COVID-19، فإن القدوم إلى العمل عندما تشعر بالمرض يمكن أن ينشر الجراثيم ويحتمل أن يصيب الآخرين بالمرض أيضاً. تأكد أيضاً من اتباع الإجراءات المكتبية لارتداء الأقنعة في جميع الأوقات.
• إسكات إشعاراتك: يمكن أن يشتت الانتباه المستمر من الرسائل والإشعارات لك ولزملائك في العمل. اختر بدلاً من ذلك وضع هاتفك في حالة اهتزاز أو صامت وتحقق منه على فترات منتظمة إذا كنت تتوقع مكالمة أو رسالة مهمة.
• ضع في اعتبارك المكالمات الشخصية: إذا كنت بحاجة إلى إجراء مكالمة شخصية، فاخرج للخارج لاستخدام هاتفك الخلوي أو اجعله موجزاً وهادئاً على هاتف المكتب إذا كان مسموحاً بذلك.

في حين أنه لا يشمل كل جانب من جوانب الحياة المكتبية، فمن الجيد أن تضع هذه النصائح العامة في الاعتبار من أجل الحفاظ على المهنية والإنتاجية في مكان العمل. قبل كل شيء، من الجيد دائماً أن تكون مهذباً ومحترماً للآخرين.

هل آداب المكتب تنطبق على العمل عن بعد؟

مع إجراء المزيد من العمل خارج إطار المكتب التقليدي هذه الأيام، من المهم معالجة الدور الذي تلعبه آداب مكان العمل في العمل عن بُعد. 
على الرغم من أن العمل عن بُعد يوفر فرصة لوضع بعض المسافة المادية بينك وبين زملائك في العمل، إلا أن القواعد الأساسية لآداب العمل في المكتب لا تزال سارية. من المؤكد أن مقاطعة طفلك لمكالمة زووم أمر يمكن التسامح معه، لكن عدم ارتداء السراويل والسماح للكلمات السيئة بالانتشار لا يزال غير مسموح به.