نصائح لتقديم عرض ناجح (Presentation Skills)

خطوات وأساسيات التحضير لعرض تقديمي ناجح

كن على استعداد تام من أجل تجنب الضغط النفسي في آخر لحظة، عبر تخصيص وقت كافٍ لإعداد العرض التقديمي، وفهم الموضوع بشكل جيد، وإجراء البحث اللازم للإحاطة بكل جوانبه، وهناك خطوات يمكن أن تساعدك في الإعداد الجيد لعرضك التقديمي القادم هي:

1- دوّن أهم الأفكار في جذاذات

قم بإعداد جذاذات ترجع إليها أثناء تقديم عرضك، وهي عبارة عن وُرَيْقات صَغيرة تُقَيَّدُ بها المعلومات للاحتفَاظ بها، لكن لا تكتب كل شيء ستقوله حرفياً لتجنب الإفراط في الكتابة، لكن عليك كتابة بعض العناوين التي تود تذكرها فقط، والكلمات المفتاحية (Key Words) التي تود تسليط الضوء عليها.

هكذا ستتجنب بقاء عينيك على الورقة طيلة فترة تقديم العرض، لأن الأولى بنظراتك هو المتلقي فلا تفقد اهتمامه وانتباهه، ولا تشعره بأن ثقتك بنفسك ضعيفة من خلال تكرار النظر إلى الوريقات أو حملها بيدك أثناء التقديم.

أما إذا كنت تخشى العروض الشفوية ويصيبك الارتباك في بداية العرض، فلا بأس بكتابة المقدمة والخاتمة على الورقة قصد قراءتهما منها أثناء تقديم العرض، لأنها العناصر الأكثر أهمية في العرض، هكذا ستستمد شعوراً بالثقة في البداية، وستتجنب اختتام عرضك بطريقة عشوائية.

2- تدرب جيداً على تقديم العرض

تدرب على تقديم عرضك قبل اليوم الموعود، وانتبه للحيز الزمني الذي تستغرقه في كل جزء، عبر قياس الوقت الزمني للعرض، وانتبه ألا يكون عرضك طويلاً بحيث يبعث الملل في نفوس المستمعين، أو قصيراً جداً ولا يحيط بالموضوع بشكل كافٍ. سيفيدك التدريب في تجنب الارتباك أثناء تقديم العرض، والبحث عن صياغة جيدة لكلامك بدل الارتجال.

اطلب من شخص مقرب مساعدتك، عبر الاستماع إلى نصك وطرح الأسئلة عليك؛ هذا سوف يؤدي إلى تحسين استجابتك لردود أفعال الآخرين وأسئلتهم المحتملة.

3- استعد لفقرة المناقشة

اكتب لائحة تشمل الأسئلة التي تتوقع أن يطرحها عليك مديرك أو مدرسك. زملاؤك في الفصل أو في العمل، وقم بإعداد أجوبة مختصرة تخدم فكرتك التي تستعرضها؛ بغرض تجنب كل نقص قد تواجهه في عرضك.

4- اهتم بمظهرك

عليك أن تلبس بشكل صحيح وتظهر بمظهر لائق وأنيق، حاول أن تأخذ آراء الأشخاص المقربين حول مظهرك، وتجنب الألبسة ذات الألوان الساطعة (الفاقعة) واللافتة أو الرسومات المفرطة، ولا تكثر من الإكسسوارات كي لا يكون مظهرك غريباً. بالنسبة للفتيات، فليتجنبن الإكثار من مواد التجميل بحيث يُغَيِّرنَ ملامحهن، ويسلطن الأضواء على مظهرهن أكثر من اللازم.

5- كن على استعداد تام

احرص أن تتوفر أكثر من نسخة احتياطية لملف العرض، وتأكد من حيازتك لكل ما ستحتاجه من أوراق بحثية وأجهزة وأدوات؛ من أجل إنجاح عرضك، واحضر مبكراً لقاعة العرض من أجل اتخاذ كل التدابير التقنية واللوجستية اللازمة قبل مجيء الحضور، لا بأس من إجراء تجربة صغيرة على شاشة العرض قصد الوقوف على مدى جودة طريقة العرض؛ تفادياً لكل ما من شأنه أن يشوش عليك لاحقاً.

6- ضع مقدمة مشوقة

انطلق في عرضك بإلقاء مقدمة مشوقة، حاول أن تجذب من خلالها انتباه الحضور، عبر تقديم الموضوع ومحاور العرض، لذا احرص على أن تكون محاورك واضحة وغير مكررة أو مبهمة، كما يستحسن أن تكتب بين المحاور "مقدمة" أو خاتمة".

استفض بشرح النقاط الأكثر أهمية وامنحها الوقت اللازم، ولا تنتقل من فكرة لأخرى حتى تشعر أن المتلقي قد فهمها ولم يعد لديه لبس فيها، لا ترتجل في فكرة لست على دراية واسعة بها؛ كي لا تضع نفسك في موقف محرج أو ينقطع حبل أفكارك.

لا تطل كثيراً في شرح الفكرة وتخرج عن السياق أيضاً، فلطالما يسقط المقدمون في هذا الفخ، وهذا يجعل المتابع يشعر بالملل ويفقد اهتمامه بموضوع العرض، بل يتمنى انتهاءه في أقرب وقت. إذا لم تكن ترغب في خروج الحضور من القاعة هرباً من الملل الذي سببته لهم فتجاوز الإطالة والحديث عن قصصك ومغامراتك، فالمتلقي لا تهمه حكاياتك بل يهمه الموضوع الذي جاء من أجله.

7- تعلم بعض المهارات لإدارة الخوف والتوتر

تقول الخبيرة والكاتبة ماريلين لاركين (Marilynn Larkin): "من المعروف جيداً أن غالبية الناس تخشى التحدث أمام الجمهور، وحتى أولئك الذين يستمتعون بذلك قد تنتابهم رهبة المسرح، والخوف من التحدث أمام الجمهور يقل عند ذوي الخبرة، لقد قدمت عروضاً لسنوات عديدة، ولكن لازلت أشعر برهبة المسرح".

وفيما يلي بعض النصائح التي تقدمها ماريلين لكم لإدارة الخوف:

1. سر بخطى واثقة نحو المنصة: فرؤية الجمهور لك وأنت تمشي بنشاط ينشطهم، فهم يتوقعون منك أن تقوم بإشراكهم وأن تسترعي انتباههم.
2. قف منتصب القامة وحافظ على صدرك مرتفعاً: فمن الصعب التنفس والكلام عندما يتم تقديم الكتفين إلى الأمام وإدخال الصدر، والوقوف بشموخ هو أيضاً وسيلة لنقل السلطة. إذا كنت تقدم عرضك من وضعية الجلوس، فاجلس في مقعدك، وحافظ على ذراعيك مسترخيتين عن جانبيك (لا تشبك ذراعيك أو يديك أو تضمهما إلى حضنك).
3. ابتسم: حيث ستظهر أكثر استرخاء إذا كنت تبتسم، فقد أظهرت الأبحاث أن التبسم - حتى إذا أجبر على ذلك المرء - يقلل من الإجهاد، كما أن الجمهور يتمتع بمشاهدة والاستماع إلى شخص يبتسم بدلاً من أن تكون صارما أو جدياً بشكل مفرط، خاصة إذا كان موضوعك معقد.
4. تكلم: فالجمهور جاء كي يسمع ما تريد أن تقوله، واستخدم الميكروفون إذا كان متاحاً.
5. خذ وقتك: توقف للحظة أو اثنتين من أجل جمع أفكارك أو الانتقال إلى موضوع جديد، يمكن لهذا الفعل (الصمت للحظة) أن يجعل الجمهور يهتم بما تقوله أكثر، ولا تشعر بأنك يجب أن تتحدث بشكل مستمر، وتجنب عبارات الحشو.
6. تحدث إلى الجمهور: وليس إلى الشاشة، فتواصلك البصري مع واحد أو أكثر من الوجوه الودودة سيجعلك تسترخي، كما سيساعدك على الاتصال بالجمهور، فضلا عن أنه سيمنعك من قراءة الشرائح التي لا تفضل أن تقرأها ما لم يكن ذلك ضرورياً (على سبيل المثال، إذا كنت قد نسيت الإحصاءات الداعمة لنقطة معينة).
7. التزم بإطارك الزمني: كلنا فعلنا ذلك، ولكنه ليس من الممتع أن نمر بسرعة على آخر 10 شرائح لأن المشرف منحنا دقيقتين فقط ونحن بعيدون عن إنهاء العرض. عند إعداد الشرائح والتمرن على عرضك، دوّن ملاحظة على الشريحة تعتقد أنك ستصل لها في منتصف عرضك، كي تكون مؤشراَ يتيح لك معرفة ما إذا كنت بحاجة إلى تسريع أو إبطاء بقية العرض التقديمي.
8. لا تنسحب عند الانتهاء من عرضك: هناك من يقرأ ملخص عرضه في الأخير، ثم يطأطئ رأسه ويذهب، بدلاً من ذلك قل "وبذلك يكون عرضي قد انتهى، شكراً لكم على اهتمامكم" وإذا كان ذلك مناسباً، إسأل الجمهور عما إذا كانت لديهم أي أسئلة، أو قل لهم أنه ستتوفر لهم فرصة طرح الأسئلة في وقت لاحق.

وفيما يتعلق بالتكنولوجيات المستعملة أثناء تقديم العرض، تنصح مارلين بمجموعة من المعايير التي يجب على الفرد اتباعها من أجل إنجاح عرضه وتقديمه في صيغة جيدة، وهي كالتالي:

1. الأقل هو الأكثر: رغم عدم وجود "قواعد" لقد وجدت أن 20 إلى 25 شريحة عرض تكون جد مناسبة لعرض يدوم ساعة واحدة. ستُكَونُ فكرة أفضل عما يصلح لك إذا قمت بعد الوقت خلال جلسة التمرين المسبقة.
2. أنشئ أقساماً لعرضك: استخدم شريحة العنوان لبدء فصل جديد أو تغيير الموضوع، فهذا سوف يساعدك أيضاً على تنظيم العرض التقديمي، والتأكد من أنه يسير بشكل منطقي.
3. تجنب الفوضى: قم بعرض 3 إلى 5 نقاط على الأكثر في كل شريحة، وينبغي أن تتضمن النقاط الكلمات الرئيسية وليس جملاً كاملة.
4. اجعل نصك مقروءاً: كقاعدة للخطوط: 28-40 نقطة للعناوين، 18-28 للنص، 12-14 للمراجع، تأكد من وجود تباين قوي بين الخلفية والنص (على سبيل المثال، نص أسود أو أزرق داكن على خلفية بيضاء، ونص أبيض على خلفية زرقاء).. سلط الضوء على نقطة معينة من خلال جعلها بوضع مائل (italic) أو عريض (bold) (وضع سطر تحت النص (underline) يمكن أن يجعله أكثر صعوبة في القراءة).
5. استخدم الوسائل البصرية: صورة واحدة لشيء له صلة خاصة بالعمل الذي تقدمه، تكون أكثر جاذبية ولديها القدرة على نقل مزيد من المعلومات أكثر مما تفعل الكلمات.. واحرص على أن تكون الصور بسيطة وألا تكثر من استعمالها، وابتعد عن مقاطع الفيديو لأنه نادراً ما يساعد على دعم الفكرة.
6. قم بالتدقيق الإملائي: لا شيء يفقد مصداقيته مثل الكلمات التي بها أخطاء إملائية، وخاصة إذا ظلت على شاشة كبيرة لمدة دقيقة أو أكثر، أو إذا تكرر ورودها في جميع مراحل العرض التقديمي. بعد استخدام المدقق الإملائي، صحح عرضك بنفسك، عبر تركه لمدة يوم كامل إذا أمكن ذلك، ثم العودة لقراءته مجدداً، فمن السهل التقاط الأخطاء بعد فترة انقطاع.