نصائح لإنجاز الكثير من المهام والأعمال بأقل جهد ممكن

مقالات ذات صلة

تقنية بومودورو: شرح تقنية الطماطم لإنجاز المهام بأعلى جودة في أقل وقت

ما هي مهام المدير التنفيذي في عالم ريادة الأعمال

محمد بن راشد: يستطيع العرب الاتحاد لإنجاز الكثير وهذا المشروع خير دليل

لن يُمكنك إنجاز المهام والأعمال المطلوبة منك دون تحديدها أولاً، قد تجد أن قائمة مهامك طويلة جداً، ويمر اليوم دون أن تفعل شيء منها أو تفعل على أقصى تقدير مهمة أو مهمتين، رُبما لا تجد لديك طاقة لفعل المزيد، أو لا تجد في نفسك حافزاً أو دافعاً للفعل، وتجد أن المشتتات تُسيطر عليك بسهولة وتمنعك من إتمام العمل الذي في يدك مهما كانت أهميته. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على كيفية إنجاز مهام أكثر بجهد أقل.

أهمية إنجاز الكثير من المهام والأعمال

هناك العديد من الأسباب التي تجعل  إتمام العديد من المهام والأعمال له أهمية خاصة، ومنها:

• عندما تقوم بإنجاز مهمة فأنت تستفيد من وقتك ولا تضيعه في التفكير في المهمة والتفكير في اختيار وفت إنجازها والتفكير في التأخر في إنجازها. كل هذا يُضيع الكثير من الوقت والجهد. بينما يُمكنك فقط العمل وستوفر هذا الجهد وستستغل هذا الوقت بفاعلية أيضاً.
• ستجد نفسك راضياً وسعيداً ومرتاحاً عندما تعلم أنك قد أكملت مهمة ما.
• إذا لم تكمل المهمة التي تعمل عليها، فأنت بهذا تكون فقدت الوقت الذي كان يمكن أن تقضيه في شيء آخر.
• إنجاز المهام يُقلل من تراكم الشعور السلبي في كل مرة تتذكر فيها أنك لم تكمل مهمة ما.
• إتمام المهام يُقلل من طول قائمة المهام الخاصة بك، مما يتيح لك قضاء المزيد من الوقت في الأشياء التي تريد وتحب فعلها.
• إنجاز المهام يُقلل من احتمالية ضياع الأشياء والمعلومات أو فقدها وربما الاضطرار إلى قضاء بعض الوقت في إعادة العمل.
• يُساعدك إتمام المهام على الشعور بمزيد من التحكم والسيطرة.

نصائح تُمكنك من إنجاز المهام بأقل جهد

إذا كُنت تريد إنجاز المهام المطلوبة منك بأقل جهد ممكن، فسيكون عليك الاستعانة بالنصائح التالية:

• قلل من قراراتك: أولاً وقبل كل شيء، لكي تصبح أكثر إنتاجية، سيكون عليك تقليل عدد القرارات التي تتخذها كل يوم. خذ دفتر ملاحظات واكتب كل قرار تتخذه في يوم عمل عادي. ستجد أن قراراتك اليومية تشمل، قرار ما يجب أن ترتديه، وماذا تتناول على الإفطار، وأي كرسي ستجلس عليه، والمهمة التي ستبدأ بها يومك، ومتى يجب عليك مسح صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك.

تتعلق معظم قراراتنا بأشياء يومية عشوائية ليست ضرورية. يكمن السر في إزالة هذه القرارات الدقيقة من روتينك اليومي. يمكنك، على سبيل المثال، أن تقرر مسبقًا ما سترتديه من خلال تجهيز ملابسك في الليلة السابقة. الأمر نفسه ينطبق على وجبة الإفطار أو إعداد المكتب المنزلي. صحيح أن هذه الاختيارات الدقيقة لا تبدو مرهقة. لكن مع ذلك، بمجرد دمجهم، فإنهم يعيقون إنتاجيتك عن طريق إهدار القليل من الوقت والطاقة طوال اليوم.

• تعامل بفعالية مع المشتتات: الإلهاءات والمشتتات جزء طبيعي من الحياة، ولن تستطع أن تبعدها بشكل كامل عن حياتك. لهذا السبب يجب إدارة المشتتات بفاعلية. بمعنى آخر، عليك أن تصبح مُسيطراً على كل الأشياء التي تؤدي إلى التسويف. يُمكنك مثلاً تخصيص وقت محدد للمشتتات هذا الوقت سيجعلك تجنبها بسهولة خلال وقت عملك لأنك تعلم أنك ستستطيع لاحقاً فعلها، عليك أن تكتشف أي نوع من أنواع الإلهاء يضر بتركيزك أكثر وحدد وقتًا معينًا لهذا الإلهاء. بمجرد أن تتحكم أكثر في المشتتات، ستصبح أكثر إنتاجية بعشر مرات دون بذل أي جهد إضافي.
• ممارسة المزيد من ضبط النفس: هناك طريقة قوية أخرى لزيادة إنتاجيتك وهي تذكير نفسك بالعلاقة بين ضبط النفس والنجاح. يكافح معظمنا لإنجاز الأمور لأننا نفتقر إلى الانضباط. نحن نعلم أننا يجب أن نعمل في فترات زمنية مُعينة، لكن المماطل الرئيسي في رأسنا يعتقد خلاف ذلك. النقطة الحاسمة هي أن ترى العلاقة بين الاستمرار في التركيز اليوم وجني الثمار على المدى الطويل.
• تحسين نمط حياتك: إذا كنت تريد أن تصبح أكثر إنتاجية دون أن تبذل المزيد من الجهد، فسيكون عليك بناء نمط حياة صحي. إذا كنت تكمل عادة ثلاث مهام في اليوم، فحاول أن تبدأ مهمة رابعة اليوم. إذا تمكنت من التقدم قليلاً خلال المهمة الرابعة، فأنت تثقل مهاراتك بشكل تدريجي. وسيتفاقم هذا الحمل الزائد التدريجي بمرور الوقت ويؤدي إلى مكاسب إنتاجية هائلة.
• إتقان فن وضع الحدود: لكي تصبح أكثر إنتاجية، عليك أن تتعلم كيفية وضع حدود، سواء في العمل أو في الحياة. أنت بحاجة إلى معرفة مقدار ما يمكنك القيام به بشكل واقعي، وكيف يمكنك إيصال تلك الحدود إلى الآخرين. تعلم كيفية تحديد حدودك وتوضيحها ليراها العالم. بمجرد تحقيق ذلك، سترتفع إنتاجيتك بسرعة كبيرة دون الحاجة إلى بذل جهد إضافي.
• خطط ليومك: مع الأخذ في الاعتبار أن أذهاننا موصولة بشكل لا شعوري لاختيار الإجراء الذي يتطلب أقل جهد، فإن التخطيط ليومك وثيق الصلة للغاية ويسهل القيام به. في الصباح وبعد الاستيقاظ من النوم، يتم إعادة تشغيل أذهاننا ومستوى جهدنا ويكون استخدامهما جديداً. لذلك، من المعقول التخطيط ليومك بعد التأمل و / أو الصلاة و / أو الإفطار. من المهم تدريب نفسك على التعامل مع المهمة الكبيرة والأكثر أهمية أولاً. في الغالب لأنك ستدرك أنه في وقت لاحق من اليوم سوف تقل تدريجياً طاقتك وقدرتك الذهنية.
• حدد الأولويات: أن تأتي متأخرا أفضل من ألا تأتي أبدا. قد تفتح بعض الأيام أبوابها، وقد تأتي بعض الأيام بطاقة أقل وحالة نفسية أسوأ تجاه المهام الكبيرة التي لا يمكن القيام بها في وقت لاحق. من ناحية أخرى، إذا قمنا بتأجيل شيء غير عاجل، فإن الكومة تصبح أطول. هذا هو السبب في الحاجة إلى التوازن لإدارة قائمتك الطويلة من المهام اليومية. تحتاج إلى تدريب عقلك ليس فقط لتسليط الضوء على المهمة من خلال الاستعجال ولكن أيضًا التأكيد على التأثير والتكلفة التي سيتعين دفعها كلما تم تأجيل مهمة في وقت لاحق.
• حدد كيف يبدو النجاح بالنسبة لك: المفتاح لإنجاز المزيد بجهد أقل وفي وقت أقل، هو بدء مهمة بهدف نهائي محدد في الاعتبار. اسأل نفسك الأسئلة التالية: كيف يبدو النجاح بالنسبة لي؟ ما هي رؤيتي لكيفية حدوث ذلك؟ حدد معايير نجاحك لكل مهمة رئيسية تعمل على تحقيقها، بالإضافة إلى تحديد المواعيد النهائية للتسليم. كلما كنت أكثر دقة، كان من الأسهل أن تظل متحمساً للمضي قدمًا والبقاء مسؤولاً أمام نفسك والآخرين.