نصائح لإدارة الوقت بفعالية

خطوات تنظيم وقتك وإدارته

يتكون يومنا من 24 ساعة وهو الوقت الذي نعيشه جميعاً، لكن وبرغم ذلك تجد أناساً يشتكون دائماً من أنهم لا يملكون الوقت دون أي إنجاز يذكر، وآخرون قد حققوا الكثير ولديهم الرغبة دائماً بتجربة النشاطات الجديدة وإغناء حياتهم، إليك هذه الخطوات حتى تتمكن من امتلاك وقتك بالشكل الصحيح:

1- سجل نشاطاتك اليومية

وهي الخطوة الأولى والأكثر أهمية، نظّم جدولاً على إحدى أوراق دفاترك واحتفظ بهذه الورقة في جيبك، وقم بتسجيل جميع نشاطاتك من محاضرات، دورات تدريبية، أحاديثك مع أصدقائك في إحدى المقاهي، وذلك لمدة أسبوع كامل، بعد ذلك راقب نشاطاتك وقيمها، أيها كان مفيداً ويساهم في زيادة إنتاجك؟ وأيها كان مجرد مضيعة للوقت واستغرق وقتاً أكثر مما يستحق؛ ستدرك عندها ما هي كمية الوقت التي استفدت منها حقاً وما هي كمية الوقت المهدورة دون جدوى.

2- أنشئ جدولاً بأعمالك

بعد إنهائك للخطوة الأولى ستكون قد عرفت أولوياتك وحددت ما هي النشاطات التي تصب في مصلحة إنتاجيتك، والآن دوّن النشاطات التي تنوي القيام بها فإن كنت طالباً سجل: (كتابة وظائفك، حفظ دروسك، محاضراتك، إنجاز عملك، ..) ولكن حاول تجنب الخطأ الشائع الذي يقع فيه معظم الناس وهو القوائم التي لا تنتهي، والمهام التي تحتاج أكثر من شخص لإنتاجها، حاول التوفيق بين الجدول الأول والثاني وحدد مهامك وفقاً لما هو منطقي بالنسبة لقدرتك على الإنتاج مع حتمية زيادة المهام في المستقبل وفق تطور قدراتك.

3- حاول الانسجام مع خططك

ستشعر بالرضا بعد تنظيم وقتك في الجدول، وستعرف بعد ذلك أن الالتزام بهذا التنظيم ليس حبراً على ورق وأن المسألة قد تكون حقاً صعبة في البداية، فحاول أن تقضي قرابة نصف وقتك وأنت منشغل بالنشاطات والأعمال والأحاديث التي تعزز أهدافك وانسجم معها بدل أن تفكر فيها أو تتحدث عنها، فذلك لن يحقق لك سوى مزيداً من تراكم المهام، بالتالي مزيداً من الشعور بالضغط والإحباط.

4- حاول أن تكون مرناً في تعاملك مع الوقت

دائماً هناك ساعات من اليوم لن تسير كما تريد، فقد تكون طالباً أو موظفاً في إحدى الدوائر الحكومية أو الشركات الخاصة وبالتأكيد فإن ساعات دوامك لن تكون ملكك، لذلك تقبل هذه الحقيقة ونظم وقتك وفقاً للساعات التي تملكها، وحاول تطويع الوقت قدر المستطاع لصالحك، فإذا افترضنا أنك تقضي في مكان دراستك أو عملك 8 ساعات ولديك 8 ساعات لتنام خلالها؛ مما يعني أن لديك 8 ساعات أيضاً لتفعل فيها ما تشاء أي بمقدار يساوي ثلث يومك، وهي فترة كافية لتحقيق العديد من الإنجازات.

5- خطط لكل يومٍ على حدة

عندما تستيقظ صباحاً خصص ما يقارب 30 دقيقة لترسم خطة يومك بكل تفاصيلها، حاول أن تراعي في ذلك جميع المتغيرات التي يمكن أن تختلف من يوم إلى آخر، مثل محاضرة إضافية أو جولة تخص عملك، فحتماً من المستحيل أن تتشابه أيامك تماماً.

ومن المستحيل أن تكون خططك مناسبة لجميع الحالات، ستحدد الإطار العام لحياتك ولكن عليك أن تماشي هذه الخطط مع المتغيرات. تأكد بأن الوقت الذي تستهلكه في التخطيط لتنظيم وقتك قد يكون الأكثر أهمية، ففي غياب التنظيم والخطط ستزيد احتمالية الفشل بكل تأكيد.

6- تعلم الاستعداد لمهامك وتقييمها

قبل قيامك بأي عمل خذ مدة زمنية قصيرة لا تتعدى الخمس دقائق وفكر في النتائج التي تريد تحقيقها من هذا العمل، حيث سيفيد ذلك في شعورك بأن الزمن قد أصبح أبطأ بسبب انخفاض الوتيرة التي كنت تتعامل بها مع الأحداث.

كما يمنحك المساحة والوقت للتفكير في المهمة القادمة. افعل ذلك بعد انتهاءك من أعمالك أيضاً لتقييم نتائجك، هل حققت ما تريد؟ وهل حققته بالكفاءة المطلوبة؟ وإن لم تفعل ما السبب في ذلك؟ وهل أنت قادر على تلافيه في المرة القادمة؟ حاول تحليل أسبابك ونتائجك لتتمكن من تطوير أسلوبك في المرات القادمة.

7- حاول أن تعزل نفسك أثناء قيامك بأعمالك الهامة

تتوقف هذه القاعدة على طبيعة العمل، فليس من المنطق أن تطبق هذا في أي عمل جماعي، إنما المقصود أنه عليك خلق جو من الهدوء وإحاطة نفسك به في الأعمال التي تعتمد عليك وحدك، ذلك لضمان أن يكون تركيزك مصبوباً فيما تنجزه.

قد تقوم ربما بإغلاق هاتفك المحمول والجلوس أمام مكتبك أو في غرفتك الخاصة، أو إيقاف الاتصال بشبكة الإنترنت لتجنب الكثير من أصوات رسائل مواقع التواصل الاجتماعي، افعل كل ما هو ضروري للوصول إلى حالة من التركيز وعدم تشتت انتباهك بأي شيء فذلك مهم جداً، وستلاحظ مع الوقت أنك ستصبح أكثر إنتاجيةً حينها.

8- حاول أن تكون اجتماعياً بفاعلية

أنت حتماً تتلقى الكثير من المكالمات والرسائل النصية من أصدقائك وأقاربك، وتتهافت إشعارات مواقع التواصل الاجتماعي عليك كأنك ممثل مشهور أو رياضي محترف، ولكن ليس هذا الوقت المناسب لكل هذه الأمور، حاول أن لا تشغل وظيفة المجيب الآلي، فتحقيقك للرقم القياسي في سرعة الإجابة على الرسائل لن يضفي لسيرتك الذاتية شيئاً.

خصص وقتاً من يومك للإجابة على رسائلك وحافظ على تركيزك منصباً في عملك، ويُستثنى من ذلك طبعاً الأمور المرتبطة ارتباطاً وثيقاً بعملك أو ما كان ذا طابع إنساني وإجابتك قد تغير الكثير فذلك أمر مختلف تماماً، وعليك أن تتذكر أهمية كونك مرناً في استغلال وقتك.

9- تذكر أنك لن تصل للكمال

لقد وضعت خطتك والتزمت بها وحققت الكثير لكنك لم تحقق كل شيء، هذا طبيعيٌ جداً ويجب عليك أن تكون على يقين أنك لن تحقق كل شيء مهما حاولت، لكن عليك أن تكون متفائلاً فأنت قادر على الوصول إلى الكثير من أهدافك وتطلعاتك بقليل من التنظيم والعمل، تعود أن تكون قنوعاً بعقلانية أي اقبل بما أنتجت اليوم واطمح للأفضل غداً.

10- لا تقم بأكثر من مهمة في نفس الوقت

بغض النظر عن الأفكار الشائعة عن أن القيام بعدة مهام في وقت واحد سيجعلك أكثر إنتاجية، يمكنك تجريب ذلك بنفسك وحتماً ستدرك بأن هذه الفكرة ما هي إلا خرافة وأنك تضيع الكثير من الوقت في هذه الحالة، لذلك حاول تقسيم الوقت بما يتناسب مع مهامك وركز جيداً في كل مهمة تقوم بها لتحقيق ما تريد بالكفاءة المطلوبة، وحاول دائماً ألا تراكم مهامك وتضطر لإنجازها في وقت قصير.