مشاكل مشتركة مع المشاريع الصغيرة.

مقالات ذات صلة

أفكار مشاريع انتاجية: مشاريع للجنسين ومشاريع أون لاين

ما هي المشاريع الصغيرة؟

ما هي مشاريع ريادة الأعمال؟ وما الفرق بينها وبين المشاريع التقليدية؟

المهندسون أناس أذكياء، المصممون أناس مبدعون، المسوقون أناس مقنعون. ولكن بغض النظر عن مجموعة المهارات، عندما يتعلق الأمر بالعمل في سياق فريق، فإن شركتك تحتاج إلى تنظيم. خاصة إذا كنت تريد أن تكون ناجحًا. أدخل: مدير المشروع، في المقال التالي سنناقش مشاكل مشتركة مع المشاريع الصغيرة.

إدارة المشروع.

إنه أمر حيوي لأي نشاط تجاري يسعى إلى النمو والتحسين، ولكن قد يكون من الصعب على الأنشطة التجارية الصغيرة معرفة كيفية إدارة المشاريع. خاصة وأن ليس كل المشاريع متساوية.

إذا كنت مدير مشروع، فسيتعين عليك في مرحلة ما التمييز بين المشاريع الصغيرة والكبيرة. غالبًا ما يركز الحديث حول إدارة المشاريع على إدارة المشاريع المعقدة واسعة النطاق لأن هذه هي الأكثر صعوبة في إدارتها.

ومع ذلك، فإن المشاريع الصغيرة متكررة جدًا في معظم الأنشطة التجارية، خاصةً عندما تكون هناك رغبة في التطور والتحسين.

إدارة المشاريع الصغيرة

تعد إدارة مشروع صغير أمرًا شائعًا، خاصة إذا كنت تعمل في شركة يقل عدد موظفيها عن 100 موظف. قد تحتاج أيضًا إلى التعامل مع مشاريع أصغر إذا كنت تعمل في شركة أكبر، حيث يكون حجم قسمك محدودًا.

على سبيل المثال، إذا كنت مسؤولاً عن الإدارة والشؤون المالية داخل قسم في مؤسسة تضم أقل من 100 موظف. في هذه الحالة، على الأرجح، ستكون المهام المخصصة لمديري المكاتب أو المسؤولين عبارة عن عدة مشاريع أصغر.

مثال آخر هو عندما تكون مسؤولاً عن إدارة فريق المبيعات أو مندوبي المبيعات. في هذه الحالة، قد تحتاج إلى قيادة تنفيذ برنامج جديد لتحسين العمليات داخل فريقك. سيكون هذا مثالًا آخر يتم فيه تكليفك بإدارة المشاريع الصغيرة.

تعتبر المشاريع الصغيرة شائعة جدًا بين المحترفين مثل تلك المذكورة أعلاه. لهذا السبب، حتى لو كنت قد قدت العديد من المشاريع الكبيرة بنجاح، فقد تجد صعوبة خاصة في إدارة المشاريع الصغيرة. كل سيناريو عمل له وتحدياته.

المشكلة هي.

معظم المديرين ليسوا مستعدين لإدارة هذه الأنواع من المهام بسبب حقيقة أنه يعتقد أنها أقل أهمية من المشاريع الكبيرة. نتيجة لذلك، يضيع المال والوقت، وتصبح مشاكلك محيرة لأن النتيجة تفتقر إلى الوضوح بشأن ما كنت تحاول تحقيقه.

عادة ما تتميز إدارة مشروع صغير بالخصائص التالية:

• يتطلب موارد وأفراد أقل.
• هناك مخاطر أقل.
• هناك عدد أقل من الوثائق والتقارير المطلوبة.
• يحتوي المشروع على إطار زمني أقصر (ليس من غير المعتاد تحديد المواعيد النهائية في أيام قليلة فقط).
• ليس لها تأثير كبير على الشركة أو مواردها.
• اعتمادًا على الحجم ونوع الصناعة والوظيفة وما إلى ذلك، قد تكون هناك منهجية محددة مسبقًا لإدارة المشروع و / أو قائمة مراجعة تحتاج إلى اتباعها. ومع ذلك، بالنسبة لمعظم المؤسسات، قد لا تكون هناك أية إرشادات أو أدوات محددة متاحة للاستخدام - وسيتعين عليك إنشاء إرشادات أو أدوات خاصة بك.

الحقيقة هي.

لإدارة مشروع صغير بنجاح، يحتاج المديرون والمهنيون إلى فهم أنه من الضروري تنفيذ واتباع خطة محددة ومحددة جيدًا.

ستساعدك الخطة الواضحة فيما يتعلق بأهداف المشروع وأهدافه وموارده وتكاليفه ومواعيده النهائية ومسؤولياته على البقاء على المسار الصحيح لتحقيق النتيجة المرجوة، مهما كان ذلك.

أيضًا، يجب أن تكون خطتك للمشاريع الصغيرة مختلفة عن تلك الكبيرة. نظرًا لوجود موارد أقل والإطار الزمني أقصر، يجب التخطيط بطريقة أكثر تفصيلاً.

مشاكل مشتركة مع المشاريع الصغيرة

يمكن أن تنشأ عدة مشاكل في إدارة المشاريع الصغيرة، بما في ذلك:

• غياب التخطيط

في معظم الحالات، لا يتم التخطيط للمشاريع الصغيرة كما ينبغي. هذا عادة ما يستلزم قلة الوقت الذي يقضيه في التخطيط في بداية المشروع. من الناحية النظرية ، تعد هذه العملية أساسية لضمان أن الفريق يقضي وقتًا كافيًا في معالجة أهدافه ولا يشعر بالعجلة أثناء المهمة.

في بعض الأحيان، يترك المديرون عملية التخطيط في وقت لاحق، ورؤيتها على أنها عمل غير مكتمل، شيء سوف يعتنون به بمجرد أن يكونوا في خضم الأمور. قد يكون هذا خطأ لأنه من الأفضل التخطيط أولاً بدلاً من إهمال هذه الخطوة الحاسمة.

• تخطيط سيء

يعد التخطيط أمرًا بالغ الأهمية لأنه يضمن أن يفهم الجميع ما يجب القيام به وكيف سيتم إكماله، مما يقلل من مخاطر الفشل. لكن يجب أن تكون الخطط واقعية ومدروسة جيدًا، وليست خطة ذات أغراض عامة يمكنك تكييفها مع كل مشروع صغير.

في مشروع لا يتطلب سوى القليل من الوقت والموارد، يجب أن تكون محددًا ومفصلاً قدر الإمكان بشأن خططك. بهذه الطريقة، سيتفهم الجميع ما يجب عليهم فعله وسيكون لدى الفريق فكرة واضحة عما يحاولون تحقيقه.

• تواصل ضعيف

لتجنب سوء الفهم وتنسيق المهام بشكل أفضل، تحتاج إلى التأكد من أن الأشخاص الذين يعملون في المشروع لديهم خط اتصال جيد. ضع في اعتبارك أن أعضاء الفريق المختلفين قد يتواجدون في مساحات مادية متباينة.

عندما يفترض الناس أن التواصل شيء سيفعلونه مع تقدم عملهم، فإن هذا يؤدي إلى نتائج سيئة. تخلص من فكرة أن الاتصال ليس ضروريًا حتى يتم الاحتياج إليه.

• تغييرات متكررة

قد يكون من المستحيل تجنب إجراء تغييرات في خطة ما، ولكن يجب إجراؤها فقط عندما يكون هناك سبب قوي لذلك.

مع وجود مشروع يشتمل على موارد قليلة فقط، يجب أن تكون قادرًا على إبقاء المهام في المسار الصحيح وتجنب إجراء التغييرات كثيرًا لأنه قد يؤدي إلى تأخير في الانتهاء أو حتى فقدان المواعيد النهائية.

• فقدان مسار المهام

عندما يكون المشروع صغيرًا، فمن السهل أن تفقد مسار ما يجب القيام به. يوجد عمومًا عدد أقل من الأشخاص في الفريق، مما يعني غالبًا أن كل شخص مسؤول عن المزيد من العمل ويجب أن يظل على اطلاع دائم بجميع المهام التي يجب إكمالها. من السهل أن تتخلف عن الركب إذا لم يكن الشخص حريصًا.

• قلة المهام

حتى المشاريع الصغيرة المركزة يمكن أن يكون لها وقت قصير حيث لا توجد مهام متاحة للعمل عليها لفترة من الوقت. يحدث هذا بشكل عام خلال المراحل المبكرة، عندما لا يكون المشروع قد تم التفكير فيه والتخطيط له بالكامل.

• التداخل مع الفرق الصغيرة الأخرى

قد تجد الشركات الصغيرة أو الفرق الصغيرة نفسها مع الكثير من العمل غير المكتمل عندما تتداخل العديد من المبادرات الصغيرة. هذا يمكن أن يؤدي إلى الارتباك وعدم الكفاءة.

على سبيل المثال، قد يجد أعضاء فريقك أنفسهم يعملون على نفس المهام في نفس الوقت، ولا يعرفون أنه ربما كان هناك مشروع صغير كان يمتلك هذا المكون سابقًا. من المهم مراعاة المشروعات الصغيرة الأخرى الجارية في الشركة في أي وقت عند التخطيط لمشاريع صغيرة لتجنب التداخل وإهدار الوقت.

• أهداف سيئة التحديد

يمكن أن يؤدي الافتقار إلى التخطيط وضعف الاتصال إلى أهداف محددة بشكل سيئ. بدون خطة واضحة لما يجب القيام به، قد يجد الناس صعوبة في فهم الأهداف واختيار خطواتهم التالية وفقًا لذلك.

بشكل عام، يحدث هذا لأن الناس يركزون بشدة على إنجاز الأشياء لدرجة أنهم ينسون تحديد أهداف واضحة لعملهم. على الرغم من أن معظم المشاريع الصغيرة لها أهداف محددة، إلا أنها غالبًا ما تكون غير مفصلة بشكل كافٍ وبالتالي لا يتم تحديد أولوياتها.

يجب أن يكون لدى أعضاء الفريق فهم واضح لما يحاولون تحقيقه ولماذا، حتى يتمكنوا من القيام بالمزيد مما يجب القيام به وتقليل الأنشطة غير المهمة.