كيفية إدارة الاجتماعات بنجاح.. مفاتيح القيادة الصحيحة
إذا كنت تريد التعرف على كيفية إدارة الاجتماعات بنجاح وسير أمور العمل كما هو مخطط لها، فيجب أن تتعلم الكثير من أساليب النجاح في قيادة الفرق وسير الاجتماعات، وذلك لأن بعض الاجتماعات تتعلق بموضوعات خاصة، لا يجب الخروج عنها وإضاعة الوقت في مناقشة أمور جانبية، كما يجب أن يحرص مدير الجلسة على إعطاء الجميع حقهم في السؤال والإجابة.
فيديو ذات صلة
This browser does not support the video element.
كيفية إدارة الاجتماعات بنجاح
تعتبر الاجتماعات جزءاً لا يتجزأ من عمل الكثيرين، لذلك يجب ألا تستهن بها، وتعمل على إدارتها بأكثر شكل احترافي ممكن للوصول إلى النتائج التي ترغب فيها كمدير للاجتماع، وهنا عليك الالتزام بالتالي:
تحديد الهدف
في البداية يجب أن تكون على معرفة جيدة بالهدف من وراء إقامة هذا الاجتماع، فلا يمكنك أن تبدأ بعمل اجتماع وطلب الحضور من الجميع، ثم تبدأ حينها في تقرير ما تريد التحدث عنه، كما يجب أن يكون الهدف واضح ومحدد وقابل للعمل ليه.
إذا كنت تريد مشاركة الحضور بعض الأفكار، فلا تطالبهم بذلك في وقت الاجتماع، بل أخبرهم بالهدف قبلها حتى يمكنهم القيام بتحديد أفكارهم مسبقًا.
تحديد أهمية الاجتماع
اسأل نفسك أولًا، هل من المهم إقامة هذا الاجتماع بالفعل، وهل يمكن تأجيله أو مناقشة الأمر المفترض مناقشته به في أطراف حديث آخر؟
إذا كانت الإجابة نعم، فيجب ألا تضيع وقت موظفيك وتعمل على تأجيل الاجتماع، أو إعداد غرض آخر لمناقشته في الاجتماع ذاته، أو يمكنك إخبار الفريق بما تريد من خلال البريد الإلكتروني أو المحادثات الجماعية.
دعوة متخذي القرار
إذا كن الاجتماع ستنتج عنه قرارات يجب أن تحصل على موافقة أصحاب العمل أو رؤساءك عليها، فيجب أن تجعلهم يحضرون الاجتماع، وهو ما يضمن عدم طول المناقشات واتخاذ القرارات السريعة.
يمكن أن ينوب المساعدين عن أصحاب العمل ليقوموا بتدوين محضر الجلسة وتقديمه إليهم لاتخاذ القرار اللازمة.
الوقوف خلال إدارة الاجتماع
يقترح البعض أن تتم الاجتماعات القصيرة بينما يكون الجميع واقفين لاختصار وقت الاجتماع والوصول إلى صلب الموضوعات دومن الحاجة إلى تكرار الحديث أو التطرق إلى أحاديث جانبية.
إذا كان هناك من لا يرتاح للوقوف خلال الاجتماع أو كان وقت الاجتماع أكثر طولًا، يمكنكم الجلوس بالطبع.
الجدول الخاص
ضع جدولًا خاصًا بالاجتماعات، على أن تختار الموعد المناسب لها والذي لا يثير قلق الموظفين، مثل اختيار صباح أول أيام الأسبوع أو نهاية يوم العمل، مما يجعل الموظفين يشعرون بالتعب أو يكونون متعبين وغير حاضرين ذهنيًا.
يجب أن تخبر الموظف بالاجتماع قبلها بوقت كاف للتحضير المناسب.
لا تتخطى الوقت المحدد للاجتماع
لا يمكنك أن تتخطى الوقت الذي حددته للاجتماع لأن ذلك يدل على فشل إدارتك له، بل يجب أن تلتزم بالموعد الذي خصصته لإنهاء الاجتماع، فلا فائدة من استمرار الاجتماعات لساعات بينما فقد الحضور تركيزهم ولم يعد يستوعبون أي من كلماتك.
للحصول على أفضل نتيجة للاجتماع يجب أن يتراوح ما بين نصف ساعة إلى ساعة.
تحديد الأولويات
لا تؤجل أهم الموضوعات إلى نهاية الاجتماع، حيث يجب أن تبدأ بأهم الموضوعات التي تطرحها، ثم تتدرج في الموضوعات وصولًا إلى الأخيرة التي لا تعتبر مهمة.
انهي الاجتماع بالموضوعات الخفيفة التي لا تتسبب في توتر الموظفين، ولا تنسى أن تسمح بمغادرة من يريد ممن ليست لهم علاقة ببقية موضوعات الاجتماع.
التزم بجدول أعمال
يجب أن تكون لديك خطة واضحة للأعمال خلال إقدامك على تنفيذ الاجتماع، وهو ما يعرف بمخطط جدول الأعمال، وتلذي من خلاله يمكنك أن تتحكم في الوقت والأسئلة والإجابات التي تدور وسط المناقشة، مع إفساح المجال للجميع بالمشاركة.
إذا لاحظت أن بعض الموظفين يخرجون عن النص ويناقشون موضوعات أخرى، يمكنك أن تحدد موعدًا لاجتماع عاجل لمناقشة تلك الموضوعات.
توصيل المعلومات
عند إدارة الاجتماعات تأكد من إيصال المفاهيم والمعلومات بوضوح ودون وقوع أي لبس في الأمر، وذلك من خلال استخدام لغة أكثر وضوحًا في العمل، ومشاركة النقاش مع المتواجدين للتأكد من وصول المعلومة لهم.
يمكنك الاستعانة بطرح الأمثلة والقصص لعرض وجهة نظرك على الآخرين.
اختم الاجتماع بوضوح
في نهاية الاجتماع أعد التأكيد على أي قرارات أو مواعيد نهائية وتوضيح أي إجراءات متابعة مطلوبة. ويجب أن يفهم جميع المشاركين في الاجتماع ما المتوقع منهم بالضبط، واحرص على تحديد موعد لأي اجتماعات متابعة على الفور.
نصائح لجعل الاجتماعات تسير إلى هدفها المنشود
تتعدد السبل التي يمكنك أن تنجح من خلالها في إدارة اجتماعك، لكن يمكنك الاعتماد على تلك النقاط لتحصل على اجتماع مثمر.
استعد جيدًا
جب ا، تكون على أهبة الاستعداد للاجتماع الذي تقبل عليه، فلا تبدأ أي اجتماع إلا بعد أن تدرس الموضوعات التي ستقدمها خلاله وتعرف كيفية القيام بدورك على الوجه المطلوب، كما يجب أن تتحلى بالثقة بالنفس عند الحديث.
خطة العمل
جدول الأعمال هو خريطة طريقك أو قل أنه خطة اجتماعك، حيث ستتمكن من معرفة أهداف الاجتماع ومعرفة ما سيتم مناقشته، ومن الضروري توزيع نسخة من هذا الجدول على الأعضاء قبل الاجتماع مما يؤدي إلى استعدادهم بشكل أفضل وبالتالي ستزيد فعالية الاجتماع.
لا تضع وقت الآخرين
ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد أو قبله إن أمكن، واعقد اجتماعات أقل وأعلى كفاءة.
اختر الأشخاص المناسبة للاجتماع
احرص على اختيار الأشخاص الذين يجب أن يتواجدوا في الاجتماع، حتى لا تضع أوقات الآخرين.
المحافظة على التركيز
حاول المحافظة على تركيز من حولك من الموظفين وعلى تركيزك أيضًا، لأن نجاح أي اجتماع يعتمد كليًا على التركيز والقدرة على إيصال المعلومة واستقبالها.
الحصول على تقييم
يجب أن تحصل على التقييم بعد خوض الاجتماعات، وذلك من خلال التحدث إلى من حولك ومعرفة رأيهم عن مجريات الأمور، وكيف يمكن التعامل مع بعض المشكلات كي تتعلم من أخطائك.
في الختام تعرفنا على أهم سبل قيادة الاجتماعات وكيفية إدارة الاجتماعات بنجاح، وما هي الآليات التي يجب أن تتبعها حتى تحصل على أفضل أداء وأعلى نتيجة من اجتماعك.