كيف تدير وقتك بفعالية؟ 5 أوامر لمساعدك الذكي لتنظيم أعمالك
قد تواجهك يوميًا عشرات المهام الصغيرة التي تسرق وقتك وتركيزك، وتزاحمك في مهامك المهمة. ماذا لو قلنا لك أن بإمكانك استغلال الوقت الضائع في هذه المهام الصغيرة بشكل أفضل باستخدام الذكاء الاصطناعي؟
في هذا التقرير نقلًا عن فوربس، نقدم لك 5 أوامر يمكنك أن تطلبها من برنامج الذكاء الاصطناعي الذي تستخدمه، سواء شات جي بي تي أو جيميني أو غيرها، لمساعدتك على تحديد المهام التي تستنزف وقتك، وإنشاء نظام جديد ليومك للتركيز على المهام المهمة والضرورية
فيديو ذات صلة
This browser does not support the video element.
حدد المهام التي تسرق وقتك
الكثير من الموظفين ورواد الأعمال لا يعرفون بالضبط ما هي المهام التي تسرق وقتهم، لذا فإن الخطوة الأولى لاستغلال وقتك هي اكتشاف أين يضيع وقتك، ويمكنك أن تطلب من مساعدك الذكي أن يحدد لك تلك الأمور، ويضع لك خطة للتخلص منها أو أتمتتها..
اطلب من مساعدك الذكي الأمر التالي:
"ساعدني على تحديد المهام التي تستنزف وقتي وطاقتي دون تحقيق قيمة كبيرة. اسألني أسأله عن يومي المعتاد، بما فيها أنشطتي ومسؤولياتي اليومية، وصنف كل مهمة على حسب ذات قيمة عالية أو منخفضة بناء على تأثيرها على أهداف. بعد تحليل 8 مهام على الأقل، أنشأ قائمة مرتبة بالأنشطة التي ينبغي على التفكير في إلغائها أو أتمتتها أو تفويضها للآخرين"
إنشاء خطة ليوم مثالي
لكي تصبح أكثر إنتاجية، وتسير بخطى ثابتة نحو تحقيق هدفك، من المهم إنشاء خطة يومية مثالية والالتزام بها. ضع جدولًا زمنيًا يخصص وقتًا للعمل المهم، ويجب أن يتضمن فترات لحالات الطوارئ، وفترات للراحة، واطلب من مساعدك الذكي لمساعدتك في إنشاء هذه الخطة.
اطلب من مساعدك الذكي الأمر التالي:
"ساعدني في إنشاء خطة يومية مثالية متكررة. اسألني أولا عن أنشطتي الأكثر تأثيرًا وأوقات الذروة في الطاقة. بعدها، ساعدني على تصميم جدول يومي مثالي لزيادة إنتاجيتي، ويحمي وقتي. قم بتضمين فترات محددة للعمل العميق، والاجتماعات، ومعالجة البريد الإلكتروني، والاستراحات، وأنشأ نموذجَا بصريًا يمكنني الرجوع إليه يوميًا، وضع حدودًا واضحة بين الأنشطة".
اقرأ أيضًا: واتسآب يطور ميزاته الذكية بالتعاون مع شات جي بي تي
بناء نظام تفويض فعال
التفويض يعني أن تفوض أشخاص آخرين للقيام بمهام بالنيابة عنك، ولكن عليك اختيار شخص تثق فيه، حتى لا تضيع المزيد من الوقت؛ لأنه لم يقم بمهامه كما يجب. أنشأ نظامًا يجعل التفويض بسيطًا وواضعًا وفعالًا لمساعدتك في التركيز على المهام الضرورية.
اطلب من مساعدك الذكي الأمر التالي:
ساعدني في إنشاء نظام تفويض لفريقي، اسألني عن المهام التي أتعامل معها حاليًا والتي يمكنني تفويضها، ومهارات أعضاء فريقي، ثم أنشأ إطار عمل تفويض يتضمن قالبًا للتواصل الواضح للتوقعات، 2) نظامًا لتتبع المهام المفوضة، 3) آلية تغذية راجعة لتحسين النتائج، و4) إرشادات لما يجب تفويضه وما لا يجب تفويضه. قم بتضمين أمثلة لكيفية توثيق العمليات لضمان انتقال سلس للمهام".
أتمتة المهام المتكررة
إدخال البيانات، أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني، كل مهام متكرر يمكن أن تضيع وقتك، ويمكنك أن تطلب من مساعدك الذكي المساعدة للتخلص منها أو أتمتتها.
اطلب من مساعدك الذكي الأمر التالي:
"أريد تحديد المهام المتكررة في عملي وأتمتتها. اسألني عن روتيني اليومي والأسبوعي، واكتشف الفرص الممكنة للأتمتة. اقترح أدوات أتمتة يمكن تنفيذها. ركز على إدارة البريد الإلكترونية، وإدخال البيانات، ووسائل التواصل الاجتماعي، واعرض علي قائمة بالمهام واسألني عن رأيي".
أتقن قول "لا"
أكبر سرقة ليوم هي أن تقول نعم للأشياء الخطأ. كل التزام تأخذه على نفسك يعني ساعات من يومك لا يمكنك استعادتها أبدًا. تعلم قول كلمة لا لحماية وقتك وجهدك، ويمكنك أن تطلب من مساعدك الذكي مساعدتك في ذلك.
اطلب من مساعدك الذكي الأمر التالي:
"ساعدني في تطوير أساليب فعالة لرفض طلبات لا تتوافق مع أولوياتي. اسألني عن المواقف الشائعة التي أجد فيها صعوبة قول لا فيها، وأنشأ لكل سيناريو 3 قوالب يمكنني استخدامها للرفض بأدب ولكن بحزم، وضمن نسخ للرد عبر البريد الإلكتروني، والمحادثات المباشرة والملاحظات الصوتية".
يمكنك أن تستخدم الأوامر الخمس تلك لمساعدتك على إدارة وقتك، والتخلص من المهام اليومية التي تسرق وقتك، لتصميم يوم مثالي لزيادة الإنتاجية، والحفاظ على جهدك للمهام الضرورية.
اقرأ أيضًا: تعديلات مميزة يحصل عليها مساعد جوجل قريباً