كيف أجعل مكتبي خالياً من الورق؟
مع زيادة الضغط على الشركات لتصبح صديقة للبيئة، يتساءل العديد منها عن كيفية تقليل بصمتها الكربونية. ورغم أن العثور على طرق لتقليل انبعاثات الكربون في العمليات، قد يكون أمراً صعباً بالنسبة للعديد من الشركات، إلا أن تقليل مخلفات المكتب يمكن أن يساعد في تحقيق هذا الهدف.
وتأتي النسبة الأكبر من النفايات من المنتجات الورقية، حيث تساهم أماكن العمل في جزء كبير من تلك النفايات. والواقع أن جعل المكاتب خالية من الورق هو أمر ممكن، حيث إنه ليس من الصعوبة تقليل مخلفات مكان العمل، مع توفر جميع الخدمات عبر الإنترنت اليوم.
فيديو ذات صلة
This browser does not support the video element.
ولا يعد التأثير البيئي الإيجابي هو الفائدة الوحيدة للانتقال إلى العمل بدون أوراق، حيث ترى معظم الشركات أيضاً تخفيضات في التكلفة، إلى جانب تخزين المستندات بأمان، وتوفير وقت الموظفين في البحث عن البيانات.
وفيما يلي مجموعة من النصائح التي تساعد على تحويل مكتبك إلى صديق للبيئة:
استخدام السحابة الإلكترونية
لتقليل النسخ الورقية، يمكن استخدام السحابة الإلكترونية، فمن خلاله يسهل إنشاء نظام لتخزين واسترجاع الملفات بكل سلاسة.
هذا ليس مفيداً للبيئة فحسب، بل يجعل التعاون أسرع وأسهل. وهناك العديد من الخدمات التي توفر تخزيناً سحابياً للشركات.
إزالة الطابعات
يؤدي وجود العديد من الطابعات في جميع أنحاء المكتب، إلى زيادة الاستخدام، ومن ثم ارتفاع عدد الورق المطبوع.
اجعل الطباعة أصعب لتقليل عدد المرات التي يطبع فيها الموظفون. فبدلاً من ذلك، احتفظ بطابعة واحدة فقط، وشجع الموظفين على طباعة العناصر الضرورية فقط.
التوقيع على المستندات رقمياً
أحد الأسباب الشائعة للاحتفاظ بالورق، هو الحاجة إلى التوقيعات. ولكن هناك عدة خدمات بالفعل تتيح إمكانية التوقيع الرقمي، مما يسهل على الموظفين استخدامها، وبالتالي تأكيد التوقيعات بدون ورق من أي مكان في العالم.
وبمجرد إنشاء التوقيعات الرقمية، احفظها في نظام تخزين السحابة الإلكترونية الخاص بك، حتى لا تضطر إلى طباعة نسخة أبداً.
مسح الضوئي للمستندات
كل تلك المستندات المخزنة في مكتبك تحتاج إلى جعلها رقمية، لذا ابدأ بالمسح الضوئي. فمن خلال رقمنة مستنداتك، يسهل البحث عنها من أي مكان عند إضافتها إلى نظام تخزين السحابة الإلكترونية الخاص بك.
إعادة توجيه مستندات الفاكس إلى بريدك الإلكتروني
إذا كنت لا تزال تتلقى مستندات عبر الفاكس، فقد حان الوقت للتحديث. لذا، قم بإزالة الورق من المعادلة، واتجه إلى خدمة فاكس تعتمد على السحابة الإلكترونية.
فمثل هذه الخدمات تتيح لك إرسال واستلام الفاكسات من أي مكان، باستخدام البريد الإلكتروني أو الويب أو هاتفك.
انتقل إلى التسويق بدون أوراق
يتجه التسويق بشكل متزايد إلى المجال الرقمي. ومع وسائل التواصل الاجتماعي والإعلانات عبر الإنترنت، تقل الحاجة إلى المطبوعات التسويقية.
قم بتقييم مدى أهمية تلك المواد التسويقية، وفكر في نقل قسم التسويق الخاص بك بالكامل عبر الإنترنت.
استخدم الملاحظات الرقمية الصديقة للبيئة
إذا كان الموظفون يدونون الملاحظات على الورق، فاجعلهم يغيرون تلك العادة. فهناك العديد من التطبيقات التي تتيح للفرق التعاون في الملاحظات.
يمكنك أيضاً أن تجرب دفاتر الملاحظات القابلة لإعادة الاستخدام، وذلك للموظفين الذين يحبون الشعور بالقلم على الورق.
التحول إلى بطاقات العمل الرقمية
يتم قطع ملايين الأشجار كل عام لطباعة بطاقات العمل، ويتم التخلص من حوالي 90% من بطاقات العمل تلك بعد أسبوع واحد فقط. لذا، وفر الأشجار والمال عن طريق التحول إلى بطاقات العمل الرقمية.
فمع بطاقات العمل الرقمية، مكن لفريقك تقليل تأثيره على البيئة، مع القدرة أيضاً على مشاركة بطاقات العمل الخاصة بهم من خلال رموز الاستجابة السريعة والرسائل النصية وتوقيعات البريد الإلكتروني وغيرها.
تخلص من الأكواب التي تستخدم لمرة واحدة
إذا كان مكتبك لا يزال يحتوي على أكواب ورقية عند آلة صنع القهوة، فقد حان الوقت للتغيير. فإن الأكواب التي تستخدم لمرة واحدة، تخلق نفايات، وتكلفك المزيد من المال.
وبدلاً من ذلك، اطلب من الموظفين إحضار أكوابهم الخاصة، لتقليل الأكواب الورقية.
اعتمد الفواتير الرقمية
عندما تقوم شركتك بالشراء من شركات أخرى، اختر تلقي فاتورة رقمية. وإذا كان شركتك ترسل فواتير ورقية، فاجعل الفواتير الرقمية هي المعيار لعملائك.