أفضل الطرق لزيادة الإنتاجية للشركات والمؤسسات

مقالات ذات صلة

3 طرق ممتعة لزيادة إنتاجية موظفي شركتك

5 أشياء يفعلها الناجحون في العمل لزيادة الإنتاجية

من هو جاك ما مؤسس شركة علي بابا؟

يُعدّ تحقيق إنتاجية أعلى أحد الأهداف الرئيسية لأي مؤسسة تجارية. تضمن الإنتاجية الأعلى تكلفة أقل للإنتاج وإنتاج أعلى واستخدام أكثر فاعلية للموارد المتاحة. يكتسب مفهوم الإنتاجية شعبية هائلة بين أصحاب الشركات والموظفين والمستهلكين. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف أكثر على أهمية زيادة الإنتاجية وكيفية تحقيقها.

أهمية زيادة الإنتاجية

يُعدّ تحقيق إنتاجية أعلى أحد الأهداف الرئيسية لأي مؤسسة تجارية. تضمن الإنتاجية الأعلى تكلفة أقل للإنتاج وإنتاج أعلى واستخدام أكثر فاعلية للموارد المتاحة. يكتسب مفهوم الإنتاجية شعبية هائلة بين أصحاب الشركات والموظفين والمستهلكين.

زيادة الإنتاجية تضمن أرباحًا أعلى يمكن استخدامها بشكل أكبر لتثبيت أحدث التقنيات والتسويق مما يؤدي إلى مزيد من التحسينات في المؤسسة. زيادة الإنتاجية أداة فعالة في ضمان وجود أداة لتحقيق تنمية اجتماعية واقتصادية أكبر للاقتصاد.

يدرك أي عمل فعّال وناجح أهمية الإنتاجية في مكان العمل. يمكن أن تساعد الشركة في زيادة الإنتاجية والاستفادة من قدراتها من الموارد البشرية.

غالبًا ما تُترجم الإنتاجية في مكان العمل إلى خدمة عملاء جيدة وتفاعل دائم وفعّال. تُعدّ تجربة العميل الإجمالية هذه هي المفتاح لإرضاء العملاء، عندما يكون العميل راضياً عن عملك ومخلصاً له، فإنه سيشارك تجربته مع الآخرين، وهي ميزة تسويقية ناتجة عن مستويات عالية من الإنتاجية.

يعتبر الموظفون أنفسهم استثماراً، ومثل أي استثمار، يجب أن يحققوا عائدًا صحيًا أو مفيدًا للشركة. لذلك، عندما يكون الموظفون منتجين للغاية، تحقق الشركة أهدافها المتمثلة في الاستثمار فيهم في المقام الأول. تساعد الإنتاجية أيضًا في تحفيز ثقافة مكان العمل وتعزيز المعنويات، مما ينتج عنه بيئة عمل أفضل.

في كثير من الأحيان، عندما تكون الشركة منتجة للغاية، فإنها تصبح ناجحة في النهاية، ولهذا السبب، لا بد من توفير الحوافز للموظفين. وتشمل هذه الحوافز زيادة الأجور والمكافآت والتأمين الطبي وما إلى ذلك. سيؤدي ذلك إلى تحفيز الموظفين ليتمكنوا من الاهتمام الحقيقي وبذل المزيد من الجهد الذي يُحقق نمو الشركة. تُعدّ الإنتاجية في مكان العمل جانبًا مهمًا لكل شركة وعندما تفهم الإدارة العليا هذا المفهوم، يكون النجاح قاب قوسين أو أدنى. ومع ذلك، إذا لم تمنحك شركتك الحافز لزيادة الإنتاجية، فقد ترغب في البدء في البحث عن وظيفة أخرى لأن شريان الحياة لشركتك ينفد.

من المزايا المُتعددة لزيادة الإنتاجية ما يلي: يضمن الاستخدام الفعّال للموارد المتاحة وبالتالي زيادة الحجم الإجمالي للإنتاج وخفض تكلفة الإنتاج، تقليل أسعار السلع المراد بيعها وتقديم منتجات ذات جودة أفضل للمستهلكين، ضمان زيادة أجور العمال وبالتالي رفع مستوى معيشتهم، تحقيق أرباح أعلى لرائد الأعمال والتي يمكن إعادة استثمارها في تلبية الاحتياجات المالية المستقبلية.

فيما يتعلق باقتصاد الدول، فزيادة الإنتاجية مفيدة بشكل كبير في زيادة الصادرات، وهو ما يؤدي إلى ارتفاع نصيب الفرد من الدخل، الأمر الذي بدوره يُحقق الازدهار العام ونمو الاقتصاد.

نصائح لزيادة الإنتاجية للشركات

ما يُمكنك فعله لتحقيق زيادة الإنتاجية في شركتك أو مؤسستك ما يلي:

• حافظ على الأشياء بسيطة: في حين أن وجود إستراتيجية للإنتاجية أمر أساسي، إلا أنه لا يلزم أن تكون مفصلة. يساعد إنشاء خطة بسيطة ومركزة بخطوات ونتائج واضحة الأشخاص على الاستمرار والتركيز في المهمة وإعدادهم للنجاح. ضع أهدافًا ذكية ومحددة بمهام محددة وقابلة للتحقيق، حتى يعرف الجميع بالضبط ما يجب فعله.
• تعيين تذكير: التقويمات الذكية وتطبيقات التذكير تُمكنك من تتبع ما يجب القيام به في أيام وأوقات محددة، لذلك لن يضطر عقلك إلى القيام بذلك. قم بتعيين تنبيهات وإشعارات الأحداث الرئيسية على مستوى الفريق واطلب من الأفراد تعيين المهام الخاصة بهم داخل نفس القناة لمزيد من الدقة والوضوح في متابعة أجزاء العمل الدقيقة.
• مراجعة الأهداف يومياً: يُعدّ تحديد الأهداف أحد أهم أجزاء أي استراتيجية عمل. لكنها لا تعني شيئاً إذا لم تتم مراجعتها باستمرار. بعد وضع أهداف واضحة، تأكد من أن كل شخص لديه طريقة للتحقق من التقدم يومياً. إذا لم يكن من المناسب مراجعتها يومياً. فضع توقعات واقعية، ثم قم بإرسال ملخصات التقدم الأسبوعية.
• التقليل من الأنشطة المهدرة للوقت: سواء في المنزل أو في المكتب، يمكن لأشياء لا حصر لها أن تصرف انتباهنا بعيدًا عن العمل. يعرف المديرون الناجحون ذلك ويبتكرون طرقًا لمكافحة أسوأ ما في الأمر. فمثلاً يقومون بتحديد عدد الاجتماعات التي لديهم ومن يحضرها. إذا كان الاجتماع ضروريًا للغاية، فيجب أن يكون له جدول أعمال واضح ومركّز، وحدود زمنية حسب الموضوع. أيضاً، يجب تحديد وقت ومكان للمحادثات الشخصية بين الزملاء، وأن يوفر مكان العمل فرصًا للأشخاص لتناول الغداء معًا وإنشاء قنوات دردشة موضوعية وتشجيع الأنشطة الأخرى للتواصل خارج أوقات العمل. كذلك، تُعتبر مواقع التواصل الاجتماعي من أبرز الأشياء المُضيعة للوقت، يقضي الأشخاص ما يقرب من ساعتين ونصف الساعة يومياً على منصات وسائل التواصل الاجتماعي. ضع سياسة تنص بوضوح على الوقت المناسب لاستخدام وسائل التواصل الاجتماعي ومتى يجب التركيز على العمل.
• تحفيز فريقك: واحدة من أكثر استراتيجيات نمو الأعمال صعوبة وأهمية هي الحفاظ على تحفيز أعضاء فريقك. قد تكون كيفية تحقيق هذا هي أمر مختلف من شخص لآخر. لذلك من الضروري أن يكون لديك فهم واضح لما هو أكثر أهمية لكل شخص تعمل معه. إيجاد توازن بين الدافع الداخلي والخارجي هو مفتاح الوصول إلى النقطة المثالية للإنتاجية. الدافع الداخلي هو الأسباب التي تجعل الشخص يرغب في أن يكون ناجحًا ليس لسبب آخر سوى رضاهم الشخصي. على الجانب الآخر، يوفر الدافع الخارجي مكافآت خارجية للسلوك الجيد والوصول إلى الأهداف، مثل أيام الإجازة الإضافية أو الحوافز والعلاوات.
• تجنب تعدد المهام: يدعي العديد من الأشخاص أنهم يقومون بمهام متعددة بشكل رائع، ولكن في الواقع، يكون من الأفضل دائمًا التركيز على عمل شيء واحد. أظهرت دراسات متعددة أن تعدد المهام يمكن أن يؤثر سلبًا على الإنتاجية الفردية بنسبة تصل إلى 40٪. كحد أدنى، تأكد من أن أعضاء الفريق لديهم عبء عمل متساوٍ نسبيًا. قم بتفويض المهام من خلال من هو الأفضل منهم أو على استعداد لتوليها بما يتناسب مع الدور أو المسمى الوظيفي دائماً. يؤدي وضع توقعات واقعية أيضًا إلى تقليل الحاجة إلى فعل العديد من الأشياء في وقت واحد أو بذل أقل جهد ممكن.
• تقديم برنامج العافية للموظفين: تشمل العافية الصحة الجسدية والعقلية، وكلاهما يمكن أن يحسن الإنتاجية. وفقًا لـ Harvard Business Review ، فإن الأشخاص الذين يتمتعون بصحة عقلية قوية هم أكثر إنتاجية بنسبة 23٪ ، والموظفون الأصحاء بدنيًا أكثر إنتاجية بنسبة 17٪. تُعدّ الفوائد مثل خطط إنقاص الوزن أو الفحوصات الصحية أو معدات اللياقة البدنية في الشركات من الاستراتيجيات الرائعة التي تساعد الفرق على تحسين إنتاجيتها الإجمالية من خلال التركيز على الشخص بأكمله.
• عقد اجتماعات فردية: يصعب على بعض الأشخاص التواصل ومشاركة أفكارهم علانية في مكان العمل، سواء مع رئيسهم أو أقرانهم. لتعزيز التضمين، قم بإنشاء علاقات تعاون مع أعضاء فريقك. قم بجدولة اجتماعات شخصية أو محادثات فيديو منتظمة لمناقشة العمل والأهداف والصراعات مع مهمة تحسين الأداء العام والخبرة.
• امتلك الأدوات والمعدات المناسبة: يُعدّ تزويد الموظفين بالأدوات والمعدات والأجهزة المناسبة أمرًا مهمًا حتى يتمكنوا من أداء واجباتهم بكفاءة وفي الوقت المحدد. لا يوجد شيء يأتي بنتائج عكسية أكثر من قضاء الوقت في انتظار طباعة الأوراق لأنك لا تمتلك جهاز طباعة سريع. تُحدث البرامج والمعدات الحديثة عالية الجودة فرقًا كبيرًا ليس فقط في توفير طاقة القوى العاملة ولكن أيضًا في تعزيز إنتاجية شركتك. وفر الوقت والجهد باستخدام معدات مثل الطابعة متعددة الوظائف، والتي يمكن أن تعمل كطابعة وماسحة ضوئية وآلة تصوير وجهاز فاكس.
• تحسين ظروف العمل: تتراوح درجة حرارة العمل المريحة بين 20-21 درجة مئوية. البيئة شديدة الحرارة أو شديدة البرودة تشتت الانتباه وتمنع التركيز، حيث سيقضي الموظفون وقتًا أطول في التجول للحصول على معاطفهم أو مروحة كهربائية. تأكد من أن كل من أنظمة التدفئة وتكييف الهواء في حالة جيدة عندما يحين الموسم المناسب.
• القدرة على تقديم الدعم للعاملين: المشكلة الشائعة لدى المديرين هي عدم وجود إحساس واضح وقوي بما إذا كان موظفوهم يتمتعون بأداء عالٍ أم لا. هل يحتاج موظفوك إلى حافز للبقاء على المسار الصحيح؟ ساعدهم من خلال تقديم أهداف قابلة للتحقيق. تقديم توجيه واضح للمشرفين والموظفين للمساعدة في توضيح التوقعات. سيساعد ذلك على زيادة إنتاجيتهم، حيث سيكون لديهم تركيز واضح وأهداف واضحة.