أسرار ترتيب الأولويات لتحقيق النجاح.. ودع التسويف
لن تصف حياتك بعد اليوم بالفوضى بفضل ترتيب الأولويات فهي من المهارات التي يجب أن تملكها للنجاح في حياتك العملية أو الاجتماعية، وذلك للحفاظ على وقتك الثمين والوصول إلى الأهداف المخطط لها بأسرع وقت وأقصر الطرق الممكنة، لذلك تعرف على أهمية تنظيم أولوياتك وكيف تقوم بالأمر على أكمل وجه.
فيديو ذات صلة
This browser does not support the video element.
ما هي عملية ترتيب الأولويات؟
رتب أولوياتك جملة يسمعها الكثير منا حول ما يجب أن يقوموا به للوصول إلى أهدافهم، بينما يكون لديهم أكثر من هدف لتحقيقه، فما هي ترتيب الأولويات؟
هي عملية يتم من خلالها تحديد المهام الأكثر أهمية والتي يجب أن تنتهي أولًا، ثم يتم تخصيص الوقت المناسب لها والموارد اللازمة لتنفيذها بالشكل الصحيح، ومن خلال ذلك يتمكن الفرد من الوصول إلى ما يريد مع أقل قدر من العقبات.
تعتبر تلك المهارة من المهارات الأساسية التي يجب أن يتعلمها الفرد للنجاح في أي مجال من مجالات الحياة سواء على مستوى العمل أو الدراسة أو الحياة الشخصية.
أهمية ترتيب الأولويات
هناك أهمية كبيرة لترتيب الأولويات في حياتنا والتي تتمثل فيما يلي:
زيادة الإنتاجية
تعمل سياسة ترتيب الأولويات على التركيز على المهام الأكثر أهمية وهو ما يساعد الفرد على التركيز في شيء واحد فقط مما يساهم في تحقيق الأهداف بسرعة وفي أقل وقت ممكن.
تعمل تلك الخطوات على تقليل التشتتفعندما يعي الإنسان ما عليه فعله في خطوات محددة يبدأ في التحرك إلى الأمام على الفور دون أي تراجع بسبب كثرة المشتتات.
تقليل التوتر
إذا كنت تعاني من التوتر في العمل فإن الحل الوحيد لذلك هو ترتيب الأولويات والذي يتم من خلاله الشعور بالسيطرة على الأوضاع بالكامل، فالترتيب يعمل كالسحر المضاد إلى الإرهاق الناتج عن عدم توقع الخطوات التالية ومما يترتب عليه الخوف والقلق.
ستتمكن كذلك من اكتساب مهارة إدارة الوقت بشكل أفضل، لأنه سيمنحك القدرة على ترتيب الوقت والتخطيط بخطط زمنية تتعلق بكل مهمة، مما يمنع تراكم المهام والشعور الدائم بالضغط.
تحقيق الأهداف
تساعدك عملية ترتيب الأولويات في تحديد الخطوات اللازمة للتقدم إلى الأمام عن طريق تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات أصغر وأكثر قابلية للإدارة، مما يجعلها أكثر قابلية للتحقيق على أرض الواقع وأسرع إنجازًا.
كما تبقيك على مسارك الصحيح نحو الأهداف فتصبح قادرًا على تحديد ما يجب فعله وكيفية القيام به مع الوقت اللازم لذلك، وهو ما يحقق الكثير من الإنجازات التي لم تكن تتوقعها.
تحسين جودة العمل
عندما تُرتب أولوياتك ستكون لديك فرصة أكبر للتركيز على التفاصيل، فالتفاصيل هي المكون الصغير للأهداف ولتحديد من له أولوية منها يجب ان تدقق النظر وترى ما يمكنك إنجازه منها بشكل أسرع وبفعالية أكبر، كما تُجنبك تلك العملية الكثير من الأخطاء التي تنتج عادة عن التسرع وقلة التركيز على الهدف الموضوع.
تقليل التسويف
من فوائد عملية ترتيب الأولويات التي لا يمكن إنكارها ما يتعلق بتقليل التسويف والذي يظهر فيما يلي:
- زيادة الشعور بالمسؤولية بفضل التخطيط المميز ووضع الجداول الزمنية التي تتعلق بتنفيذ المهام مما يرفع حس الالتزام والشعور بالقدرة على الوصول إلى الأهداف.
- ترتفع الهمم بسبب وجود الكثير من الدوافع التي تجعلك تصل إلى مبتغاك بأسرع شكل ممكن، فالترتيب يمنحك إحساسًا قويًا بالسيطرة على الأوضاع ومع كل خطوة تخطوها ستتمكن من فهم ما أنت مقبلاً عليه وبفضل ما تُنهيه من مهام صغيرة ستشعر بالحماس لإنجاز المزيد.
كيف ترتب أولوياتك بذكاء؟
بعد التعرف على أهمية ترتيب أولوياتك وما يمكنك أن تجنيه من وراء ذلك إليك أفضل الخطوات الذكية التي تساعدك على إنهاء مهامك وترتيبها حسب أولويتها:
تحديد الأهداف
قبل أن تبدأ في ترتيب أهدافك يجب أن تعرف أولًا ما هي الأهداف التي تسعى إلى تحقيقها، وذلك من خلال كتابة هذه الأهداف بوضوح والعمل على تحديد تفاصيلها بأكبر قدر ممكن.
يجب أن تتأكد من جودة أهدافك وملاءمتها إلى ظروفك الحالية وهل يمكن أن تتماشى مع الوقت المتاح لها أو مع الواقع ككل أم إنها مجرد أحلام غير واقعية يمكن تجاهلها.
حدد مهامك
بعد أن تضع أهدافك نصب عينيك حدد جميع المهام التي يجب عليك إنجازها لتحقيق أهدافك والتي لن تكون قليلة، ولكن يمكنك تقسيمها من حيث الحجم إلى مهام كبيرة وأخرى متوسطة وأخيرًا المهام الصغيرة.
يمكنك كذلك استخدام التصنيف من حيث السهولة والصعوبة والتأكد من الإلمام بكافة المهام المطلوبة منك بعد تصنيفها.
قيم أهمية كل مهمة
يجب ا، تحدد أهمية كل مهمة من المهام بالنسبة لك أو لمصلحة العمل وأي منها لا تستطيع الاستغناء عنه من أجل الوصول إلى مبتغاك، ويجب أن تنظر إلى المهام بأعين متفحصة لتعرف تأثير كلا منها على الأهداف التي تريدها على المستوى البعيد والقريب.
مدى إلحاح كل مهمة
بعض المهام تكون عاجلة والبعض الآخر ليس كذلك، ويتم تحديد الأمر وفقًا لتأثير تأجيل المهمة على الوصول إلى الهدف، لذلك ضع المهام التي يجب تنفيذها على الفور في مقدمة ترتيب الأولويات.
على الرغم من أن بعض المهام يمكن تأجيلها إلى نهاية الوقت، لكن يجب أن تكون على معرفة بالوقت الكامل لها وألا تحصر نفسك في وقت ضيق مما يتسبب في إخفاقك في تنفيذ المهمة.
حدد جدولًا زمنيًا
تعتبر خطوة وضع الجدول الزمني من أهم الخطوات الموضوعة والتي يجب أن تضعها بمنتهى التركيز وذلك للأخذ في الاعتبار المدة الملائمة لكل مهمة ووقت بداية انطلاق تنفيذك لها بما يتناسب مع أهميتها لأهدافك.
يجب أن يشمل الجدول الزمني الموضوع العديد من فترات الراحة التي ستجعلك تشعر بتجديد النشاط والقدرة على تنظيم أمورك والعمل عليها.
لا تنسى أن تكون واقعيًا عند تحديد الوقت الخاص بالمهام حتى لا تتفاجأ بتدمير جدولك الزمني بسبب قصر المدد المحددة للمهام المختلفة.
استخدم أدوات التنظيم
هناك العديد من الأدوات المتاحة لمساعدتك على تنظيم أولوياتك، مثل قوائم المهام وتطبيقات التقويم وبرامج إدارة المهام، فاختر الأدوات التي تناسب احتياجاتك وأسلوب عملك.
يمكنك تعليق جداول العمل على المهام أمامك لمعاينتها في أي وقت ووضع بعض المنبهات لتذكيرك بها.
المراجعة والمرونة
تحقق من أولوياتك بشكل دوري وتأكد من أنها لا تزال متسقة مع أهدافك، مع مرور الوقت قد تتغير وجهة نظرك وفقًا لما تراه مناسبًا للعمل، وهو ما يعني التمتع بالكثير من المرونة لترحيل بعض المهام أو إنجاز بعضها بشكل أسرع، لذلك لا تتعجب من تغير خططك بشكل سريع.
تتغير أولويات الفرد بمرور الوقت بسبب عوامل مختلفة، مثل وجود مشروعات جديدة أو التزامات شخصية يجب العمل عليها.
تجنب التشتت
تعتبر عملية تنظيم الأولويات من العمليات التي تمنع الوقوع في فخ التشتت، ولكن لمزيد من الحرص يجب أن تحدد وقتًا للعمل على مهامك الأكثر أهمية وتجنب المشتتات مثل البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي أو تفحص الهاتف لأي سبب آخر.
كيف أرتب أولويات؟يمكنك أن تطفئ إشعارات هاتفك وتغلق أي علامات تبويب غير ضرورية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، واحرص على العمل في مكان يتمتع بالهدوء والطاقة الإيجابية حتى تتمكن من التركيز على العمل.
كافئ نفسك
لا تنسى أنك تحتاج إلى التحفيز من وقت لآخر لذلك استعد لمكافأة نفسك في كل مرة تنجز بها مهمة ما مما سيساعدك على البقاء بنفس الحماس المعهود.
يجب أن تكون المكافأة من الأشياء التي تفضلها وأن تكون صحية أيضًا ومفيدة لك مثل الحصول على وقت راحة إضافي عندما تنجز مهمة، أو اللجوء إلى ممارسة الرياضة أو قضاء الوقت مع الأصدقاء في نزهة.
التعلم من الأخطاء
لن تسير الأمور دائمًا وفقًا للخطة، وهذا أمر طبيعي لذلك أسعى للتعلم من أخطاءك ولا تتجاهلها كأنها لم تقع، بل أدرس الأسباب التي تسببت في وقوعها وتعلم منها وفقًا للخطط المستقبلية.
تذكر أن ترتيب الأولويات هو عملية مستمرة لا تتوقف لذلك أحرص على ممارستها في أهم خمس أولويات بحياتك حتى تتمكن من التوفيق بين أطراف حياتك من عمل وحياة اجتماعية وما إلى ذلك.
الفرق بين الأولويات والأهداف
يرتبط مفهوم الأولويات دائمًا بالأهداف وذلك لأن الطرفين لهما علاقة وثيقة وقوية بالتخطيط المستمر، لكن لا زالت هناك بعض النقاط التي يختلفان بها ومنها:
إلا أنهما يختلفان في بعض النقاط الأساسية ومنها ما يلي:
الأهداف
تعريف الأهداف: هي النتائج المحددة التي تسعى إلى الوصول إليها نتيجة لأحلامك التي تريد تحويلها إلى أرض الواقع، وتتعلق دائمًا بالمستقبل والتخطيط له، كما يمكن قياس تلك الأهداف وتحقيقها في مدة زمنية محددة.
خصائص الأهداف: تظهر خصائص الأهداف في النقاط التالية:
- تعتبر من الخطط طويلة المدى فعادة ما تحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد من أجل تنفيذها بالصورة المطلوبة.
- قابلة للتغيير لأن الأهداف التي تتخذها طريقًا لك في وقت محدد من العمر لا تكون صالحة للأيام الأخرى لذلك غالبًا ما تتغير مع التقدم في العمر.
- يجب أن تكون أهدافك ملهمة لك وتحفزك على العمل الجاد حتى تستمر في البحث عن الطرق التي تؤدي إليها.
الأولويات
تعريف الأولويات: كما ذكرنا من قبل تعتبر الأولويات هي المهام التي تتطلب العمل عليها بسرعة كبيرة نظرًا لطبيعتها الملحة ويكون ذلك من أجل الوصول إلى أهداف محددة.
خصائص الأولويات والتي تتمثل فيما يلي:
- قصر المدى، فعلى عكس الأهداف التي تكون طويلة المدى تتميز الأولويات بارتباطها بمهام قصيرة مقيدة بمدة زمنية قصيرة ومحددة.
- يمكن أن تغير الأولويات أيضًا مع المضي قدًا بها وفقًا لتغير الاحتياجات والظروف المتعلقة بها.
- عادة ما تكون الأولويات هي مهام قابلة للتنفيذ وتتعلق بشكل واضح بالأهداف.
يجب أن تدرك أن الأهداف هي وجهتك النهائية للوصول إلى ما تريد تحقيقه، بينما الأولويات هي الخطوات التي تتخذها للوصول إلىتلك الوجهة بسلام مع الخطة المناسبة التي تمكنك من تحقيق الهدف بسرعة.
تعتبر الأهداف كذلك الملهم لك لتحفيزك للاستمرار في البقاء على المسار المخطط له وتحقق لك الأولويات التقدم الملموس الذي تحلم ببه.
مثال على الفرق بين الهدف والأولوية
الهدف: الحصول على وظيفة جديدة في غضون 6 أشهر.
الأولويات التي تؤدي إلى الهدف:
- تحديث سيرتك الذاتية.
- البحث عن وظائف شاغرة.
- التقدم للوظائف.
- حضور المقابلات.
- تطوير مهاراتك.
تعتبر مهارة ترتيب الأولويات من أبرز المهارات التي تحتاج إليها للتقدم في حياتك وتحقيق ما تحتاج من أهداف، لذلك لا تهمل تعلمها أو التميز بها فالنجاح طريق طويل يحتاج إلى الصبر والكثير من المهارات المتطورة.