هذه القواعد تساعدك على إجراء اجتماعات عمل ناجحة وفعّالة

مقالات ذات صلة

نقاط الاجتماع الناجح الفعالة لتجنب إضاعة الوقت

كمامة ذكية تترجم كلامك وتساعدك على تحقيق قواعد التباعد الاجتماعي

نصائح تُساعدك على اتخاذ القرارات الناجحة

في ثقافة الشركات، يُقصد بالاجتماعات الطريقة التي تتبعها المؤسسات لجمع معظم، إن لم يكن كل، الموظفون في مكان واحد للاستماع أو المناقشة.

غالبًا ما يكون الهدف من اجتماعات العمل مُتابعة المُستجدات أو إصدار إعلانات، أو إعلام الجميع بالتغييرات، أو مناقشة الخطط والاستراتيجيات التشغيلية. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على بعض القواعد التي تساعدك على إجراء اجتماعات عمل ناجحة وفعّالة.

أهمية اجتماعات العمل

يتم إجراء الاجتماع عندما يكون لديك مشاركان أو أكثر في نفس المكان يتشاركون مناقشة ذات صلة بالمنظمة. تعتبر الاجتماعات جزءًا أساسيًا من ممارسة الأعمال التجارية لأنها تُعدّ السبيل المثالي للتواصل مع كل عضو في المنظمة بشكل مفتوح.

غالبًا ما تواجه المنظمات التي ليس لديها اجتماعات مشاكل تتعلق بسوء التواصل، والافتقار إلى التوجيه، والمساءلة، كل ذلك كان يمكن حله بسهولة من خلال تنظيم اجتماعات عمل دورية.

تصبح الاجتماعات مكانًا مثاليًا لمناقشة القضايا التي تؤثر على الجميع بشكل علني. إنها وسيلة ممتازة لنشر المعلومات وتذكير الجميع بهدف المنظمة. بدون خيط الاتصال المستمر هذا، قد يكون من السهل جدًا على أي منظمة أن تغفل عن أهدافها.

الاجتماعات هي أيضًا أداة أساسية لمشاركة الأفكار بشكل جماعي من أجل نمو المؤسسة ومناقشة المشكلات والحلول المحتملة. يجب أن يترك الاجتماع المثالي الموظفين متحمسين ويشعرون بالدعم والانتماء بالإضافة إلى الشعور بالأمان والتقدير في وظائفهم، يجب أن تجعل الاجتماعات الجميع يعتقدون أنهم في المكان المناسب.

إن إجراء هذه التجمعات بانتظام له مزايا كبيرة لمنظمتك أو شركتك، ومن هذه المزايا ما يلي:

• منح قادة المنظمة الفرصة لمشاركة وتذكير مهام وأهداف العمل.
• تعزيز التواصل المفتوح بين الجميع.
• تشجيع الجميع على المساهمة في الاجتماعات في بيئة الأعمال.
• السماح لجميع الموظفين بالمشاركة.
• إمكانية ابتكار حلولًا إبداعية وتعاونية.
• الفرصة لاكتشاف مهارات ومواهب وموارد جديدة.

قواعد لإجراء اجتماعات عمل ناجحة

هناك بعض القواعد التي تُمكنك من إجراء اجتماعات عمل ناجحة، ومنها ما يلي:

• الاستعداد في الوقت المحدد: أولى القواعد الأساسية للاجتماعات الفعّالة هي الحضور في الموعد المحدد مع الاستعداد الجيد للاجتماع. هذا يوفر الوقت الثمين ويزيد من إنتاجية الاجتماعات. إذا كان جميع المشاركين على نفس المستوى من المعلومات، فلا داعي للإبلاغ في بداية الاجتماع عن المحتويات أو شرح السياق.
• تحديد الغرض من الاجتماع وطبيعته: عن ماذا يدور الاجتماع؟ هل ترغب في مشاركة معلومات حول آخر مستجدات الشركة؟ هل يتعلق الأمر بحل مشكلات عمليات العمل غير الفعالة؟ أو هل سيتم إعادة تنظيم العمل استراتيجيًا؟ يجب عليك تحديد أهدافك وتوقعاتك بوضوح في الدعوة إلى الاجتماع وتكرار ذلك مرة ​​أخرى في بداية الاجتماع. مع الحرص على إدارة الاجتماع حسب الأهداف وتقييمه بإيجاز في النهاية. هل تم تحقيق جميع الأهداف خلال الاجتماع؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، يجب عليك تسجيل ذلك في محضر الاجتماع بحيث يصبح العمل غير المكتمل جزءًا من جدول أعمال الاجتماع التالي.
• تلبية الجداول الزمنية: من أجل ضمان عدم ضياع وقت العمل في الاجتماعات الطويلة غير الضرورية، يجب التقيد الصارم بمتطلبات الوقت. هذا لا ينطبق فقط على مدة الاجتماع. يمكن أيضًا تخصيص مقدار معين من الوقت لكل موضوع في جدول الأعمال. بهذه الطريقة، تتجنب الاستطراد فيما يتعلق بالمحتوى أو ترك مناقشة حية تخرج عن نطاق السيطرة. من أجل الالتزام بالحدود الزمنية، يمكنك تعيين ضابط الوقت الذي سيقود بدقة إلى الموضوع التالي عند انتهاء فترة زمنية.
• التركيز والحضور الذهني الكامل: حتى لو كان الأمر صعبًا في بعض الأحيان، خاصة أثناء الاجتماعات الطويلة، فاحرص على اهتمامك بالموضوع. طوال مدة الاجتماع، احرص على أن يكون التركيز فقط على جدول أعمال الاجتماع. لا تبدأ محادثات خاصة هذا من شأنه أن يعطل تركيز المشاركين الآخرين ويمكن أن يؤثر سلبًا على إنتاجية الاجتماع بأكمله.
•  كن عادلاً وودودًا: استمع بنشاط إلى المشاركين الآخرين ولا تقاطعهم. عند الانتقاد، يجب ألا تتفاعل عاطفياً، بل تجادل على المستوى المهني والاحترافي. يجب أن تكون التعليقات دائمًا بناءة وليست مدمرة أبدًا.
• عقد اجتماعات فقط عندما تكون هامة: لا ينبغي أن تكون جدولة اجتماع ردًا تلقائيًا على كل سؤال أو قضية.
• ادعُ فقط الأشخاص المناسبين للاجتماع: بدلاً من دعوة الجميع إلى اجتماعك، قم فقط بدعوة الأشخاص الذين تكون مساهمتهم مطلوبة تمامًا. في كثير من الأحيان، قد يرسل الأشخاص دعوات الاجتماع إلى قائمة الموظفين كاملة، ويسمحون للضيوف بإعادة توجيه دعوة الاجتماع إلى الآخرين، أو ببساطة إضافة كل من يشارك بأي طريقة في المشروع. النتيجة هنا تكون عبارة عن اجتماعات ضخمة يصعب متابعتها، وقوائم بالحضور الذين ليس لديهم ما يساهمون به أو يكسبونه من الاجتماع. لذلك، تقع المسؤولية على عاتق منظم الاجتماع لتحديد من سيضفي القيمة الحقيقية وقدرة اتخاذ القرار على الاجتماع قبل إرسال الدعوات.
• تعيين منسق الاجتماع: لإجراء اجتماعات فعالة، يحتاج شخص ما إلى التيسير. يتمثل دور الميسر في التأكد من أن الاجتماع يبدأ وينتهي في الوقت المحدد، ويغطي جدول الأعمال ويلتزم به، ويتبع جميع قواعد الاجتماع المُحددة مُسبقًا. تتمثل المسؤولية الرئيسية لميسر الاجتماع في خلق بيئة فعّالة يمكن للحاضرين من خلالها العمل معًا للوصول إلى حل فعال أو نتيجة خلال الوقت المحدد.