تنظيم الوقت: كيفية إنشاء جدول يومي لترتيب يومك

لدينا جميعاً رؤية للمستقبل الخاص بنا، كما يمكن أن نشعر بالإرهاق من التحديق من بعيد لمحاولة تحقيق هذه الرؤية، خاصةً بدون خطة أو تنظيم وقتك وترتيب يومك. 

أفضل طريقة لتحقيق الأهداف هي تقسيمها إلى عادات يومية أصغر من خلال «تنظيم الوقت وترتيب اليوم»، قد تبدو هذه الكميات القليلة من العادات غير منطقية اليوم، لكن ما تفعله بشكل متكرر يخلق في النهاية جودة حياتك.

سيبدو جدول الترتيب اليومي لكل شخص مختلفاً عن الآخر؛ فهو يستند إلى أهدافه وقيمه الفردية. لكن تطبيق بعض المبادئ العامة على جدولك اليومي يمكن أن يساعد في زيادة فعاليتك وإنتاجيتك إلى أقصى حد، ومع مرور الوقت، يساعدك على تحقيق أهدافك؛ لذا فيما يلي خمس ممارسات لمساعدتك على البدء في إنشاء جدول يومي.

1. تحديد الأولويات لتنظيم اليوم

«النجاح» فريد من نوعه مثل الشخص الذي يتابعه، لكن جميع الأشخاص الناجحين لديهم شيء واحد مهم مشترك وهو إنهم يصممون حياتهم بشكل استراتيجي لتتماشى مع الأشياء التي يهتمون بها أكثر من غيرها.

من الناحية العملية، هذا يعني قبل أن تتمكن من إنشاء جدول يومي يساعدك على تحقيق أهدافك وتعيش الحياة التي تريد أن تعيشها، عليك تحديد ما تقدره من أولويات. سيساعدك فهم هذه الأشياء على تحديد الأولويات المنطقية، وفي النهاية تنظيم يومك وفقاً لذلك.

كخطوة أولى، خصص بعض الوقت للتفكير فيما هو مهم بالنسبة لك، قم بعمل قائمة بالترتيب. بعد ذلك، ابحث عن طرق لدمج هذه الأشياء في روتينك اليومي والأسبوعي في فترات زمنية تحترم مدى أهمية كل قيمة.

• على سبيل المثال: إذا كان هدفك الأكبر هو الصحة واللياقة البدنية، فعليك إعطاء الأولوية لممارسة الرياضة وتناول الطعام الصحي قبل الهوايات الأخرى الأقل أهمية. إذا كانت الأولوية القصوى بالنسبة لك هي العائلة أو الأصدقاء، فأنت تريد التأكد من تخصيص وقت كل يوم للتواصل مع الأشخاص الذين تحبهم قبل أن تبدأ العمل.

إن تحديد أولوياتك الشخصية يمنع الأشياء التي تقدرها من الانزلاق من قائمة المهام الخاصة بك إلى الهوامش، كما يسمح لك بتفويض المهام التي لا تتوافق مع قيمك والاستعانة بمصادر خارجية.

2. تضمين روتين الصباح في جدولك اليومي

ليس من غير المألوف أن يتباهى خبراء الإنتاجية بمكالمات إيقاظهم في الساعة 4 صباحاً ووضع إجراءات تفصيلية قبل غروب الشمس. ولكن لا يوجد وقت مثالي للاستيقاظ والنوم، سيعتمد المنبه الصباحي على إيقاعك الفردي. بغض النظر عن موعد بدء يومك، هناك شيء يمكن قوله حول تضمين طقوس الصباح في جدولك اليومي.

• لماذا روتين الصباح مهم جداً؟ 

أول ما تفعله بعد الاستيقاظ هو الذي يحدد نغمة بقية اليوم. فإذا كنت تستيقظ مباشرة إلى بريدك الإلكتروني، فمن المحتمل أن تكافح من أجل التركيز والمشاركة، وستفقد قوتك قبل وقت طويل. 

من ناحية أخرى، إذا اعتدت على ترتيب سريرك، والتأمل، وتناول وجبة فطور صحية كل صباح، فسوف يتعلم عقلك التحول من «وضع الراحة» إلى «وضع الإنتاجية» بسلاسة أكبر وربما تكون في مزاج أفضل أيضاً.

3. تعيين «أهم مهمة» في اليوم

سيتضمن يومك حتماً المهام الأساسية التي لا تدفعك نحو تحقيق أهدافك مثل:

• إجراء مكالمات هاتفية.
• الانتقال إلى الاجتماعات. 
• الرد على رسائل البريد الإلكتروني.

للتأكد من أن هذه الأشياء لا تخرج عن مسارك، حدد دائماً ما تحتاج تماماً لإنجازه كل يوم وقم بدمجها في جدولك اليومي، كل أسبوع، عندما تخطط لجدولك، فكر في أهدافك، وحدد النقاط التالية:

1. ما الذي يجب القيام به لإبقائك على المسار الصحيح؟ 
2. اختر أهم مهمة لكل يوم: عندما تعرف ما تحتاج إلى تحقيقه للبقاء على المسار الصحيح، فسوف تضيع وقتاً أقل في العمل غير الضروري.

4. جدولة وقتاً للأشياء التي تصرف انتباهك عادةً

إذا كنت مثل الكثير من الأشخاص، ينتهي بك الأمر في بريدك الوارد أو على تويتر أو فيسبوك عدة مرات على مدار اليوم وينتهي بك الأمر بالبقاء هناك لفترة طويلة جداً. 

لا حرج في أخذ فترات راحة للتحقق من وسائل التواصل الاجتماعي، كما أننا نحتاج جميعاً إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني للقيام بعملنا. ولكن يمكن أن تكون هذه الأشياء أيضاً مصدر إلهاء كبير عن المهام الأكثر أهمية.

بدلاً من السماح لنفسك بالتمرير بلا تفكير، اتبع نهجاً استباقياً من خلال البناء كتل من الوقت للتعامل مع عوامل التشتيت المحتملة.

• على سبيل المثال: «يمكن أن يتضمن جدولك اليومي الأطر الزمنية حيث يمكنك مراجعة بريدك الإلكتروني أو حسابات الوسائط الاجتماعية مرتين أو ثلاث مرات في اليوم أي مرة في الصباح، ومرة أخرى قبل الغداء، ومرة أخرى في نهاية اليوم».

الشيء المهم هو التعامل مع هذه العناصر مثل أي مهمة أخرى - مجرد عنصر سطر آخر في جدولك اليومي - بدلاً من السماح لهم بالتسلل إلى يومك.

5. تضمين فترات الاستراحة في جدولك اليومي

كل يوم، عليك بتضمين فترات الاستراحة في جدولك اليومي، مثل:

• استراحة غداء لمدة ساعة.
• عدة فترات راحة من 10 إلى 15 دقيقة للتأمل.
• عدة فترات راحة من 10 إلى 15 دقيقة للذهاب في نزهة على الأقدام. 

قد يبدو من غير المجدي أن تخطط للوقت في يومك عندما لا تعمل، لكن تذكر أنه لا يوجد أحد لديه قدرة لا نهائية على العمل بكامل قوته باستمرار، وإذا حاولت، فلن تكون منتجاً بالقدر الذي تريده.

يمكن أن يؤدي التوقف المؤقت من وقت لآخر إلى تعزيز قدرتك على التفكير بشكل إبداعي واستراتيجي. في بعض الأحيان، يحتاج الدماغ إلى تغيير المشهد واستراحة من التفكير المستمر للتوصل إلى أفكار جديدة.

توفر جدولة فترات الراحة على مدار اليوم شيئاً نتطلع إليه وهو تحقيق الأهداف. عندما تعلم أن لديك فرصة للراحة أو القيام بشيء تستمتع به في نهاية يوم العمل، حتى لو كان ذلك لمدة خمس دقائق فقط، فمن المرجح أن تحشد المزيد من الطاقة - والتركيز - لتنفيذ المهام وتسليمها في موعدها المحدد.