9 نصائح فعالة لتنظيم حياتك العملية

تعتمد الإنتاجية بصورة كبيرة على الفعالية، والعمل أكثر وأسرع بمجهود أقل غير مهدر.ومع ارتفاع الاحتياجات العملية اليومية يزداد احتياجنا أكثر وأكثر لتنظيم حياتنا العملية، ولتحقيق أكبر استغلال ممكن ليومنا في العمل ولبيئة العمل ذاتها، وللتمكن من تحقيق هذا نقدم لك اليوم 9 نصائح لتنظيم حياتك العملية، تتعلق بالعناصر الرئيسية الثلاث للحياة العملية.

الوقت

الإنسان بطبيعته غير قادر بشكل كبير على إتمام المهام المتعددة في وقت واحد بنجاح، ومن هنا تأتي أهمية تنظيم الوقت، فهو العنصر الأهم القادر المساعد على الإنتاجية الأعلى. وفي هذا الصدد نقدم هذه النصائح.

1- ابدأ يومك بهذه الخطوات.

طالع رسائل بريدك الإلكتروني وتحديثات مواقع التواصل الاجتماعلي التي حدثت خلال الليل، قم بالرد على الرسائل الهامة والسريعة ليتمكن من معك من البدء في مهامهم أيضاً. حدد جدول يومك واعمل على حذف الأمور غير الضرورية وغير النافعة.

2- استغل وقت الانتقالات.

كثير منا يستهلك وقتاً طويلاً في الانتقال من المنزل إلى العمل، لذا إن لم تكن تذهب إلى عملك باستخدام سيارتك الخاصة، يمكنك استغلال هذا الوقت في إتمام المهام السريعة والبسيطة والتي لا تحتاج إلى مكتبك أو حاسوبك.

3- خفض مدة اجتماعاتك بنسبة %25.

4- ضع فترات راحة منتظمة خلال اليوم.

العمل المتواصل يؤدي إلى الإجهاد السريع وضعف التركيز وبالتالي يقلل من إنتاجيتك على مدار اليوم خاصة في الساعات الأخيرة منه، لذا احرص على وضع فترات راحة منتظمة ومحددة خلال اليوم.

البيئة والمساحة المحيطة

5- العمل من المنزل إن كان متاحاً.

يقلل العمل من المنزل من العديد من العناصر السلبية، مثل وقت الانتقالات من وإلى مقر العمل، الوقت المستغرق في تحضير نفسك قبل الذهاب للعمل، والابتعاد أيضاً عن المشتتات التي قد تحفل بها المكاتب المزدحمة متلاصقة المكاتب.

6- قلل من عدد الاماكن التي تأتي منها بمعلوماتك.

هناك العديد من وسائل التواصل الاجتماعي وتطبيقات الدردشة والمواقع الإخبارية والعملية، والتعامل مع كل هذه المصادر قد يستغرق وقت كبير جداً، لذا حاول التعامل مع المنصات التي تجمع أغلب هذه الخدمات في مكان واحد.

7- قم بغلق الإشعارات التي تظهر فجأة على الهاتف والكمبيوتر.

أكثر ما قد يشتتك ويفقدك تركيزك هو رسائل الإشعارات التي تظهر على جانب شاشة الكمبيوتر أو أعلى شاشة الهاتف، لذا قم بتعطيلها خلال العمل.

التحضير العقلي

8- النقاش أفضل من رسائل البريد.

الوقت الذي تستغرقه محاولات فك الاشتباك وتوضيح الأمور وإزالة سوء الفهم على رسائل البريد الإلكتروني، يمكن اختزاله في دقائق معدودة باستخدام الهاتف أو اللقاءات المباشرة أو حتى تطبيقات الدردشة.

9- قسم المشكلات الكبيرة إلى عقبات أصغر.

التعامل مع المشكلة الكبيرة كوحدة واحدة سيؤدي حتماً إلى الإصابة بالإرهاق الذهني على أقل تقدير وإلى الإحباط على أفصى تقدير، أما تقسيمها إلى عقبات صغيرة والعمل على تخطي عقبة تلو الأخرى فله تأثير معاكس تماماً.