7 نصائح بسيطة تُمكنك من تحقيق الاستماع الفعّال

الاستماع الفعال هو القدرة على التركيز بشكل كامل مع ما يقوله المتحدث، هذه القدرة تُمكنك من فهم رسالته، وفهم المعلومات التي جاءت بها، الأمر الذي يُمكنك من الرد بدقة وفاعلية.

ما هو الاستماع الفعال؟

الاستماع الفعال هو القدرة على التركيز بشكل كامل مع ما يقوله المتحدث، هذه القدرة تُمكنك من فهم رسالته، وفهم المعلومات التي جاءت بها، الأمر الذي يُمكنك من الرد بدقة وفاعلية. الاستماع الفعال هو على عكس الاستماع السلبي، وهو فعل سماع المتحدث دون التركيز على ما يقوله وهو ما يؤدي بالتبعية إلى عدم فهم رسالته.

تُعدّ مهارة الاستماع من مهارات الاتصال الشخصية عالية القيمة، لأنها تضمن ببساطة قدرتك على المشاركة في محادثة جيدة وتذكر تفاصيل محددة لاحقًا دون الحاجة إلى تكرار المعلومات.

يستخدم المستمعون النشطون تقنيات لفظية وغير لفظية لإظهار انتباههم إلى المتحدث. هذه التقنيات لا تدعم قدرة المستمعين على التركيز فحسب، بل تساعد أيضًا في ضمان أن يرى المتحدث أنهم مركّزين معه ومشاركين له.  بدلاً من التفكير في ما قد يقوله والتمرين عليه ذهنيًا عند انتهاء المتحدث، يُركز المستمع النشط بعناية إلى كلمات المتحدث ويحاول الاحتفاظ بالمعلومات في الذاكرة.

فوائد الاستماع النشط

الاستماع الفعال هو مهارة قد يصعب إتقانها. ومع ذلك، عندما تتمكن من تحقيقها، ستتمكن من أن تصبح أكثر فاعلية في دورك، سواء كنت قائدًا أو تعمل في صفة مهنية أخرى. من الفوائد المختلفة التي يمكن تحقيقها من الاستماع الفعال ما يلي:

• بناء الثقة وعلاقات قوية: الثقة هي أمر رئيسي يمكن أن يساعدك الاستماع النشط في تأسيسه. ضع في اعتبارك سلوكيات فريقك. هل يبدون مترددين في مشاركة المعلومات معك؟ هل يعتمدون بشكل مفرط على البريد الإلكتروني؟ هذه بعض العلامات التي قد تُخبرك بأن فريقك لا يثق بك. يمكن أن تدمر هذه السلوكيات التقدم في العمل وإنجاز المهام المطلوبة عن طريق تأجيج الاستياء وخفض الإنتاجية. قد لا يشعر أعضاء فريقك بأنهم مسموعون عندما يتحدثون إليك، وفي هذه الحالة، فإن تعلم الاستماع الفعال يخلق فرصة لإعادة بناء الثقة وتكوين علاقات عمل أكثر صحة مع فريقك.
• القدرة على حل الصراع: الاستماع الفعال أمر بالغ الأهمية عندما يكون هناك خلاف ما في مكان العمل يؤدي إلى أن يسيء الناس فهم بعضهم البعض أو يكون لديهم وجهات نظر مختلفة، نحن في كثير من الأحيان، لا نرى سوى القضايا من منظورنا الخاص. في بعض الأحيان، نصبح راسخين بعمق في موقفنا لدرجة أننا لا نفكر في الأمر من منظور الشخص الآخر. هنا يشجعنا الاستماع الفعال على رؤية المشكلات من وجهات نظر مختلفة، والتعرف على مشاعر الآخرين، وتقديرها بشكل عام. يُشكل الاستماع الفعال أساسًا لسماع رسالة الشخص الآخر والمضي قدمًا نحو إيجاد حل مناسب. كما أنه يعزز ثقافة الاحترام في مكان العمل.
• الحفاظ على المعلومات الهامة: يعني تركيز الاستماع النشط على سماع الرسالة بأكملها أنك تشارك على مستوى أعلى مع المتحدث، مما يسمح لك باستيعاب المزيد من التفاصيل المحددة من الحديث. إذا كنت تتلقى تعليمات أو تدريبًا، فستتمكن من تذكر التفاصيل بسهولة أكبر. كقائد، من المحتمل أن تضطر إلى تدريب الآخرين ونقل الرسائل إلى الآخرين، لذلك من المهم أن تتذكر التفاصيل لأن الآخرين سيتصرفون وفقًا لكلماتك. عدم الاستماع الفعال هنا قد يؤدي إلى حدوث سوء الفهم ويؤثر سلبًا على الإنتاجية أو جودة تنفيذ المهام أو جودة المنتجات نفسها.

نصائح بسيطة تُمكنك من تحقيق الاستماع الفعّال

هناك طرق سهلة لجعل تواصلك أكثر فاعلية وجعل الشخص الآخر يشعر بقيمة أكبر. من هذه الطرق ما يلي:

• واجه المتحدث واتصل بالعين: يُعدّ الاتصال بالعين جزءًا مهمًا من المحادثة وجهًا لوجه. لكن، قد يكون التواصل بالعين أكثر من اللازم مخيفًا، لذا عليك أن توازن هذا الأمر. حاول قطع الاتصال بالعين كل خمس ثوانٍ أو نحو ذلك. عندما تنظر بعيدًا، فإن النظر إلى الجانب أو إلى الأعلى أفضل من النظر إلى الأسفل، والذي قد يبدو أنك تريد إنهاء المحادثة.
• تحقق من وضعية جسدك: تجنب تشابك الذراعين أو الساقين، وهي الوضعية التي قد تجعلك تبدو "مغلقًا" أو دفاعيًا. الانحناء قليلاً للأمام أو جانبًا أثناء الجلوس يمكن أن يظهر أنك تستمع بفاعلية، كما يمكن إمالة رأسك قليلاً أو إراحة رأسك على يدك.
• انتيه إلى الإشارات غير اللفظية: انتبه لما يقوله الشخص الآخر بلغة جسده. يمكن أن تخبرك تعابير الوجه ونبرة الصوت والإيماءات بقدر ما بما لا يُقال في الكلمات. انتبه لما يقوله الشخص الآخر بلغة جسده، هل يبتسم؟ على سبيل المثال، أم أن ذراعيه متشابكتان بشكل دفاعي، أم أنه يفرك عينيه كما لو كان متعبًا أو مستاءًا. حتى على الهاتف، يمكنك أن تعلم الكثير من صوت ونبرة الشخص الآخر وطريقة تحدثه، والذي قد يبدو خافتًا أو مبتهجًا.
• لا تقاطع: إن المقاطعة أمر محبط بالنسبة للشخص الآخر، فهي تعطي انطباعًا بأنك تعتقد أنك وأن ما تقوله أكثر أهمية، أو أنه ليس لديك وقت لما يقوله أو اهتمام كافي به. إذا كنت بطبيعتك مفكرًا أو متحدثًا أسرع، أجبر نفسك على الإبطاء حتى يتمكن الشخص الآخر من التعبير عن نفسه. تذكر أن وقفة الشخص المتحدث أو بضع ثوان من الصمت لا يعني أنه يجب عليك القفز والتحدث. حتى المقاطعات التي ترد خلالها على شيء قالوه يمكن أن تشتت الانتباه.
• تجنب الأحكام أو القفز إلى الاستنتاجات: إذا بدأت في التفاعل عاطفياً مع ما يقال، فقد يعيق ذلك الاستماع الفعّال إلى ما يقال بعد ذلك. حاول التركيز على الاستماع فقط. بالمثل، لا تفترض أنك تعرف ما سيقال بعد ذلك.
• تجنب البدء في التخطيط لما ستقوله بعد ذلك: لا يمكنك الاستماع والاستعداد في نفس الوقت. ركز فقط على الاستماع لما يُقال وتجنب التخطيط لكيفية ردك. عندما يحين دورك في التحدث اطرح أسئلة مفتوحة توضح أنك جمعت جوهر ما شاركوه، وأرشدهم إلى مشاركة معلومات إضافية. تأكد من عدم إمكانية الإجابة على هذه الأسئلة بـ "نعم" أو "لا". مثال: "أنت على حق، قد يحتاج إجراء الإعداد إلى بعض التحديث. ما هي التغييرات التي تريد إجراؤها على العملية خلال الأشهر الستة المقبلة؟"
• استخدم تأكيدات لفظية قصيرة: ستساعد العبارات القصيرة والإيجابية المتحدث على الشعور براحة أكبر وإظهار أنك منخرط وقادر على معالجة المعلومات التي يقدمها. تساعدك التأكيدات اللفظية الصغيرة على مواصلة المحادثة دون مقاطعة المتحدث أو تعطيل تدفقه. مثال: "أفهمك"، "نعم، هذا منطقي".