7 خطوات تُمكنك من كتابة بريد إلكتروني عند عدم حضور العميل بفاعلية

البريد الإلكتروني لعدم الحضور، هو نوع من أنواع الرسائل الإلكترونية المُستخدمة بدرجة أكبر في مجال المبيعات. البريد الإلكتروني لعدم الحضور هو رسالة يمكنك إرسالها إلى عميل محتمل إذا قمت بجدولة اجتماع معه ولكنه لم يحضر هذا الاجتماع.

ما هو البريد الإلكتروني لعدم الحضور؟

البريد الإلكتروني لعدم الحضور، هو نوع من أنواع الرسائل الإلكترونية المُستخدمة بدرجة أكبر في مجال المبيعات. البريد الإلكتروني لعدم الحضور هو رسالة يمكنك إرسالها إلى عميل محتمل إذا قمت بجدولة اجتماع معه ولكنه لم يحضر هذا الاجتماع. هناك مجموعة متنوعة من الأسباب التي قد تؤدي إلى تفويت العميل أو العميل المحتمل للاجتماع الذي حددته معه، بما في ذلك الظروف غير المتوقعة أو نسيان الموعد أو الانشغال بأمر آخر طاريء.

هنا، يمكن أن يصبح إرسال بريد إلكتروني للمتابعة وتذكيرهم بالاجتماع والسؤال عما حدث طريقة ممتازة للحفاظ على العلاقة مع العميل وإكمال البيع المحتمل.

لماذا يجب عليك إرسال بريد إلكتروني بعدم الحضور؟

على الرغم من أن سيناريو عدم حضور عميلك في الموعد المُحدد والذي اتفقتما عليه سابقًا قد يكون محبطًا للغاية، إلا أن هناك طرقًا للتعامل معه بشكل مثمر.

قد تساهم أشياء مختلفة في عدم الحضور من جانبك، مثل النشاط التجاري الذي تعمل فيه، والجمهور المستهدف، وعلاقتك مع العملاء المحتملين، وما إلى ذلك.

وبالمثل، من السهل القفز إلى استنتاجات حول سبب عدم ظهور العميل المحتمل، بعد موافقته السابقة على الحضور، ولكن لا يمكنك أن تكون متأكدًا بنسبة 100٪ بشأن سبب عدم حضورهم أيضًا.

لذلك، إذا فشل عميل محتمل أو عميل في حضور اجتماعك، فيجب أن يكون هدفك الأساسي هو تنقية الأجواء ومعرفة سبب عدم حضورهم، ثم حاول ترتيب موعد آخر في أقرب وقت ممكن.

قد يحدث عدم الحضور لعدة أسباب، ولكن في معظم الحالات، قد يكون لا يزال لديك فرصة لإبرام الصفقة وتحويل عميلك المحتمل إلى عميل فعلي.

التواصل مع العميل المحتمل من خلال البريد الإلكتروني لعدم الحضور هو بالتأكيد أفضل مسار للعمل. يضمن ما يلي: عدم تفويت فرصتك مع العميل، الحفاظ على علاقات مهنية جيدة.

كيفية كتابة بريد إلكتروني بعدم الحضور

هناك بعض الخطوات التي تساعد على كتابة بريد إلكتروني بعدم الحضور بفاعلية، منها:

• البدء بالتحية: إذا كان هدفك هو الحفاظ على علاقة صحية مع عميلك المحتمل وتحويله إلى عميل  فعلي في وقت لاحق، فقد يكون من المفيد أن تبدأ بريدك الإلكتروني بتحية ودية. هذا يمكن أن يؤسس لهجة الصداقة الحميمة بينكما. إن جعل العميل المحتمل يشعر بالرضا يمكن أن يساعد في زيادة إحتمالية فرصة رده لأنه قد يساعد في التخفيف من أي شعور بالذنب قد يشعر به بسبب تفويت اجتماعك.
• ذكر عميلك من أنت: في الخطوة الثانية، قد يكون من المفيد تذكير العميل المحتمل بشخصيتك وبالشركة التي تعمل بها. يمكنك أيضًا أن تصف بإيجاز المكان الذي التقيت فيه لأول مرة أو المحادثات التي أجريتها سابقًا. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا حددت موعدًا للاجتماع منذ وقت طويل وتعتقد أن العميل ربما يكون قد نسى الموعد.
• تضمين تذكير لطيف بالاجتماع الذي حددته معًا: خلال هذه الخطوة يمكنك تضمين تفاصيل مثل نوع الاجتماع، والوقت الذي قضيته في التقويم الخاص بك وآخر مرة تحدثت فيها عن ذلك للتأكيد. يمكن أن يساعد هذا النوع من المعلومات العميل على تذكر الاجتماع وسبب تفويته له. على سبيل المثال، قد يساعد تضمين التاريخ في إدراك العميل للخطأ الذي حدث في جدولة مواعيده، أو قد يساعد تضمين الموقع إذا اعتقدوا أن الاجتماع سيعقد في مكان آخر.
• اشرح ما حدث: بعد ذلك، يمكنك تقديم شرح صادق لما حدث من وجهة نظرك عندما لم يحضر عميلك الاجتماع. يمكنك التعبير عن وقائع الموقف بقول شيء مثل "لم أتمكن من الوصول إليك عبر الهاتف". هذا النوع من العبارات مفيد لأنه يسمح للمحادثة بالتقدم بصدق ولا يضع افتراضات حول ما قد حدث في حياتهم أو أحكام متعلقة بشأن عدم حضورهم.
• مراجعة تفاصيل محتوى الاجتماع: يُمكنك في الخطوة التالية، مراجعة ما قد تكون خططت للتحدث عنه في الاجتماع في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بعدم الحضور. يمكن أن يساعد هذا في تذكير العميل المحتمل بالسبب الذي قد يكون قد وافق عليه في الأصل على الاجتماع. قد تختار تضمين روابط إلى الموارد ذات الصلة أو إلى منتجك حتى يتمكنوا من الاستمرار في زيادة معلوماتهم حول الفرص التي تقدمها.
• عرض خيارات المتابعة: يمكنك بعد ذلك، عرض إعادة جدولة الاجتماع إذا كنت لا تزال ترغب في مقابلة هذا العميل المحتمل. قد تكون هذه طريقة مفيدة للحفاظ على علاقتك وإجراء عملية البيع. ضع في اعتبارك تقديم بضعة أوقات لاجتماعات بديلة ودعوتهم لإعلامك بالموعد الذي يناسب جدولهم الزمني بشكل أفضل. إذا كنت تستخدم نظام تقويم عبر الإنترنت، فيمكنك أيضًا إرسال دعوة لهم للتسجيل في خانة اجتماع أخرى في الوقت الذي يناسبهم. يمكن أيضًا أن تختار منصة اجتماعات أكثر ملاءمة. إذا كنت تخطط للقاء شخصي، فيمكنك أن تسأل عما إذا كانت محادثة فيديو أو هاتف مناسبة بشكل أفضل لجدولهم الزمني. يساعد ذلك في مواجهة التحدي الذي تسبب في تفويتهم للاجتماع وخلق فرصة لمزيد من القدرة على الاتصال والتواصل الفعّال في المرة القادمة.
• إنهاء بريدك الإلكتروني: سيكون عليك إنهاء بريدك بنغمة ودية. يُمكنك مثلًا خلال خاتمة بريدك أن تُعبر عن سعادتك باحتمالية التحدث معهم أو رغبتك في المساعدة في دعم احتياجاتهم بمنتجك. بعد رسالة وداع قصيرة، قم بتضمين خاتمة مثل: أطيب التحيات أو شكرًا لك. ثم يمكنك التوقيع باسمك. يمكنك أيضًا تضمين منصبك واسم الشركة التي تعمل بها في الجزء السفلي من البريد الإلكتروني لإضافة عنصر شكلي.

نصائح لإرسال بريد إلكتروني لعدم الحضور للاجتماع بشكل مهذب ولائق

لإرسال بريد إلكتروني بعدم الحضور للاجتماع بشكل مهذب ولائق سيكون عليك اتباع النصائح التالية:

• كن مؤدبًا: هذا أمر لا يحتاج إلى تفكير، ولكن قد تندهش من عدد الأشخاص الذين يفقدون أعصابهم عندما يُهمل شخص آخر موعدهم. من المفهوم تمامًا أن تنزعج، في حين أن هذا الظرف غير مريح، فمن الأفضل عدم السماح لمشاعرك السيئة بالتسرب إلى بريدك الإلكتروني. تذكر أن الأمور لا تسير دائمًا كما هو مخطط لها. افترض أن هناك سببًا مشروعًا لعدم حضور العميل واعذره. صمم بريدك الإلكتروني مع الحفاظ على لهجة إيجابية ومهذبة. بهذه الطريقة، يمكنك التعامل مع عميلك بهدوء أكبر والقيام بما هو أفضل لنشاطك التجاري. كما أنه يعطي انطباعًا أفضل لعميلك ويجعل من السهل مواصلة المحادثة والمضي قدمًا.
• لا تضايق العملاء المحتملين: عندما يكون هدف الشركة هو إبرام صفقة بأي طريقة ممكنة، فإن أساليب البيع العدوانية ليست غير شائعة. بالطبع، هذه ليست طريقة لإقناع أي شخص محتمل بمقابلتك مرة أخرى. بدلاً من ذلك، يجب عليك الالتزام باستخدام قنوات الاتصال التي تحدثت من خلالها مسبقًا والتأكد من أن رسائلك لا تبدو عدائية. الهدف هنا هو إقناعهم بجدولة اجتماع ثان بدلاً من إجبارهم عليه.
• اقتراح قناة اتصال بديلة: هناك العديد من الطرق المختلفة للتواصل مع العملاء المحتملين. ربما يكون عميلك مشغولًا بشكل بدرجة كبيرة ولا يتوفر لديه مكالمة Zoom لمدة ساعة. أو ليس لديهم الوقت للقيادة على طول الطريق لمجرد اجتماع مدته 30 دقيقة. لذا، يُمكنك أن تقترح بعض المنصات البديلة، سواء عبر الإنترنت أو في وضع عدم الاتصال، للاتصال حتى تتمكن من إجراء المحادثة في الوقت الذي يناسبهم.