7 طرق بسيطة لتصبح أكثر إنتاجية في العمل

يمكن أن تكون القدرة على تخصيص وقت لمهام محددة وإكمالها وإنهاء يوم عملك بمخرجات عالية الجودة مقياسًا عامًا لإنتاجيتك، في المقال التالي 7 طرق بسيطة لتصبح أكثر إنتاجية في العمل

كيف تزيد من إنتاجية عملك

يمكن أن ترتبط إدارة الوقت والمهارات التنظيمية بشكل عام بإنتاجية العمل الإجمالية. عندما تقوم بتنفيذ استراتيجيات تدعم إنتاجيتك، فقد يكون لديك فرصة أكبر لتطوير وتحسين إنتاج منتجك. تعد إدارة الوقت إحدى الاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لزيادة إنتاجيتك. أيضًا، يمكنك تطبيق استراتيجيات تنظيمية مثل تحديد أولويات مهامك حسب ترتيب الأهمية والإلحاح.

إذا لم تكن لديك طرق مُطبقة للتنظيم أو إدارة الوقت أو تتبع المهام أو تحديد الأولويات ، فقد تتأثر كفاءتك وإنتاجيتك. من خلال إجراء تعديلات بسيطة على سير العمل اليومي واحدًا تلو الآخر، يمكنك البدء في رؤية التغييرات في إنتاجيتك.

7 طرق بسيطة لتصبح أكثر إنتاجية في العمل

1. ركز على مهمة واحدة في كل مرة

في حين أنك قد تكون قادرًا في النهاية على إنجاز الأشياء عند التوفيق بين المشاريع أو المهام، فإن التركيز على واحدة في كل مرة قد يساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية. عندما نركز على أكثر من نشاط واحد في وقت واحد، فإننا نميل إلى استخدام المزيد من ذلك الوقت فقط للانتقال بين المهام. يمكن أن يؤدي هذا إلى بقاء بعض المهام غير مكتملة أو يتم تنفيذها بجودة أقل مما لو كانت كل مهمة هي التركيز الوحيد.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعدك التركيز على مهمة واحدة في كل مرة حتى تكتمل على زيادة إنتاجيتك لأنك عندما تركز على مشروع واحد في كل مرة ، فإنك تحدد هدفًا واحدًا دفعة واحدة بدلاً من العديد. من المحتمل أن يحفزك هذا على إكمال مهمة واحدة قبل الانتقال إلى مهمتك التالية. إذا كنت ملتزمًا بتعدد المهام، ولكنك ترى أنك تبدأ مهامًا أكثر مما يمكنك إنهاءه ، ففكر في ترتيب أولويات مهامك حسب الأهمية حتى تتمكن من البدء في المهام الأكثر تطلبًا وإنهاء يومك بمهام أخف وأقل استهلاكا للوقت.

2. خذ فترات راحة منتظمة

قد يكون من المغري تجنب قضاء بعض الوقت في الاستراحة، ولكن عندما تتجاهل منح نفسك وقتًا مستقطعًا لبضع دقائق، فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بإنتاجيتك الإجمالية من خلال التسبب في الإرهاق أو الإرهاق. إذا حدث هذا، فقد لا تكون لديك الطاقة أو الدافع لمواصلة التقدم. ضع في اعتبارك التخطيط لعدة فترات راحة قصيرة خلال يوم عملك. معظم أماكن العمل لديها جدول زمني إلزامي مع أوقات استراحة مخصصة، لذلك يمكن للموظفين أخذ ما لا يقل عن خمس إلى 10 دقائق راحة بعد كل بضع ساعات من العمل النشط. يمكن أن تسمح لك فترات الراحة القصيرة هذه بإعادة الشحن وتصفية ذهنك والاستعداد للمهمة التالية.

2. خذ فترات راحة منتظمة

قد يكون من المغري تجنب قضاء بعض الوقت في الاستراحة، ولكن عندما تتجاهل منح نفسك وقتًا مستقطعًا لبضع دقائق، فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بإنتاجيتك الإجمالية من خلال التسبب في الإرهاق أو الإرهاق. إذا حدث هذا، فقد لا تكون لديك الطاقة أو الدافع لمواصلة التقدم. ضع في اعتبارك التخطيط لعدة فترات راحة قصيرة خلال يوم عملك. معظم أماكن العمل لديها جدول زمني إلزامي مع أوقات استراحة مخصصة، لذلك يمكن للموظفين أخذ ما لا يقل عن خمس إلى 10 دقائق راحة بعد كل بضع ساعات من العمل النشط. يمكن أن تسمح لك فترات الراحة القصيرة هذه بإعادة الشحن وتصفية ذهنك والاستعداد للمهمة التالية.

4. ضع أهدافًا صغيرة

بدلاً من الاقتراب من الأهداف الكبيرة التي تتطلب منافذ متعددة ووقتًا أطول لتحقيقها، ضع في اعتبارك التخطيط لأهداف صغيرة على مدار اليوم. أشياء مثل تقديم الأوراق المطلوبة، أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني الأربعة الخاصة بالعميل أو تجميع جميع الموارد معًا التي سيحتاجها فريقك لإكمال مشروع مستقبلي ، هي أهداف يومية صغيرة يمكنك تحديدها والوصول إليها خلال ثماني ساعات من وقت العمل. وبالمثل، يمكنك استخدام هذه الأهداف القصيرة كمعالم لقياس تقدمك نحو هدف أكبر.

5. استخدم قاعدة الدقيقتين

تتضمن قاعدة الدقيقتين إكمال المهام التي تستغرق دقيقتين أو أقل بالإضافة إلى قضاء دقيقتين لبدء المهام الصغيرة التي ربما كنت تؤجلها.

فترات زمنية قصيرة، إذا كانت هناك مهمة يمكنك إكمالها في دقيقتين أو أقل أو مهمة يمكنك تنظيمها للبدء فيها، فهذا هو الوقت الذي ستقوم فيه بذلك. على سبيل المثال، قد يستغرق الأمر دقيقتين فقط لتسجيل المهام التي أنجزتها بالفعل ، أو الرد على رسالة بريد إلكتروني سريعة ، أو كتابة أهدافك التالية أو طباعة المخطط التفصيلي لتعيين مشروعك القادم ، ولكن الدقيقتين اللتين تستغرقان إكمال هذه المهام يمكن أن تضيف المهام الصغيرة في كثير من الأحيان إلى قائمة المهام المكتملة في نهاية اليوم.

بالإضافة إلى ذلك، لا تزال المهام الصغيرة جزءًا مهمًا من إنتاجية عملك الإجمالية، لذا فإن ممارسة قاعدة الدقيقتين يمكن أن تسمح لك بالتركيز على تلك المهام الصغيرة بين الوقت الذي يستغرقه العمل على مهام أكبر وأكثر تعقيدًا. ضع في اعتبارك هاتين الدقيقتين بين وقت الاستراحة والبدء في مشروعك التالي أو الدقيقتين اللتين تستغرقهما للاستعداد لتناول الغداء وفكر في استخدام هذا الوقت لتدوين ما تحتاج إلى العمل عليه بعد ذلك، أو أهدافك اليومية لليوم التالي أو الرد على البريد الصوتي الذي كان في انتظارك منذ أن بدأت العمل.

6. حظر الوقت الجدول الزمني الخاص بك

يمكن أن يساعدك استخدام الكتل الزمنية ضمن جدولك الزمني أيضًا على زيادة إنتاجيتك. باستخدام هذه الإستراتيجية، ستضع حدًا زمنيًا لكل مهمة من المهام التي تعمل عليها. ضع في اعتبارك كتل زمنية مدتها 90 دقيقة أو 60 دقيقة. يمكنك اختيار عمل نسخة مطبوعة من جدولك الزمني وتسليط الضوء على الأطر الزمنية التي تريد أن تكون فيها الفترات الزمنية. لذلك إذا كنت تخصص 90 دقيقة للعمل في مشروع ما، فلاحظ ذلك في جدولك المطبوع. بعد انتهاء الحظر الزمني، قم بحظر قسم آخر من جدولك بالمثل.

الغرض من حظر الوقت هو إنشاء جدول مرئي لمساعدتك على تتبع فترات المهام التي تعمل عليها. وبالمثل، فهو بمثابة وسيلة لتكريس نفسك للعمل على مهمة محددة فقط لكل كتلة زمنية، لذلك من المرجح أن تكملها في الإطار الزمني الذي حددته لها. بالإضافة إلى جدولة وقت العمل الخاص بك، يمكنك أيضًا تضمين أوقات الراحة بين كل كتلة مهمة حتى تتمكن من تحديث نفسك عند إكمال المشاريع الجديدة وبدئها.

7. جعل الاجتماعات أكثر إنتاجية

إذا كان لديك اجتماعات مجدولة على مدار اليوم، ففكر في بعض الطرق لجعل هذه الأنشطة أكثر إنتاجية والتي تساهم في تقدم عملك بشكل عام. ضع في اعتبارك الاجتماعات الدائمة حيث تقف أنت وزملاؤك في الاجتماع. يمكن أن يساعد ذلك في زيادة اليقظة والتركيز عند مناقشة الموضوعات المهمة أثناء اجتماعك.

يمكنك أيضًا استخدام تتبع الوقت لتسجيل الوقت المستغرق لحضور الاجتماع واختتامه. على سبيل المثال، ضع في اعتبارك الاحتفاظ بملاحظات حول أهم النقاط أو الموضوعات التي تحتاج إلى المناقشة، وخصص مقدارًا محددًا من الوقت لكل موضوع. بعد ذلك، اعمل مع فريقك لمناقشة ما تم تضمينه في قائمة الموضوعات فقط مع الاحتفاظ بمناقشات الموضوع محصورة في الأوقات المخصصة لها.

وبالمثل، إذا كان بإمكانك حضور اجتماعك بشكل معقول عبر الهاتف أو النظام الأساسي المستند إلى الويب، فقد تتمكن من زيادة فرصك في ألا يستغرق الاجتماع وقتًا طويلاً بعيدًا عن مهامك الشخصية.