6 طرق وتقنيات متنوعة تُمكنك من جدولة الوقت بفاعلية

لا تتعلق الجدولة بما يتم القيام به ولماذا، ولكنها تتعلق أكثر بالوقت. قد لا تحتوي الخطط والأهداف التي قد تضعها لنفسك على أوقات وتواريخ محددة مقابلها. الجدولة هي المكان الذي نأخذ فيه الخطة ثم نبدأ التنسيق بين المهام المطلوبة لتحقيق الخطط والأهداف التي نُحددها مع الوقت المتاح لدينا.

أهمية جدولة الوقت

لا تتعلق الجدولة بما يتم القيام به ولماذا، ولكنها تتعلق أكثر بالوقت. قد لا تحتوي الخطط والأهداف التي قد تضعها لنفسك على أوقات وتواريخ محددة مقابلها. الجدولة هي المكان الذي نأخذ فيه الخطة ثم نبدأ التنسيق بين المهام المطلوبة لتحقيق الخطط والأهداف التي نُحددها مع الوقت المتاح لدينا. قد أنه من الصعب جدًا جدولة وقتك إذا لم تخطط لوقتك بشكل فعال أولاً.

في الأساس، نحن لا نخطط لوقتنا. نحن نخطط لمهامنا والجدول الزمني هو المكان الذي نخطط فيه للوقت الذي سنستخدمه لإكمال هذه المهام. بدون جدول زمني، تصبح الخطة مجرد قائمة من المهام التي لن تدفعنا نحو إكمالها.

هناك الكثير من الفوائد المرتبطة بجدولة وقتك. قد تضيع الكثير من وقتك إذا لم تقوم بجدولة وقتك بشكل فعال. حتى وجود أبسط الجداول سيحقق فوائد عديدة. تتضمن بعض مزايا جدولة وقتك ما يلي:

استغلال كل وقتك، الحصول على صورة أوضح على المدى القصير والطويل لما عليك القيام به، تحديد الأولويات بشكل أسهل، التمكن من رؤية تأثير التأخير على المهام المستقبلية، معرفة وتحديد المهام ذات الأولوية الأقل والتمكن من تأخيرها لإفساح المجال لمهام أكثر أهمية.

إذا لم تقم بجدولة وقتك بشكل فعال، فسترى عكس الفوائد المذكورة أعلاه. ستجد صعوبة في رؤية كل ما يحدث ولن تعرف بالضبط ما يجب أن تعمل عليه الآن. هذا يؤدي إلى شيء يسمى شلل الوقت، والذي يُقصد به عدم القيام بأي شيء لأننا لا نعرف من أين نبدأ، فنبدأ في التردد والحيرة بشأن ما ينبغي علينا فعله وينتهي بنا المطاف بإضاعة الوقت.

طرق متنوعة لجدولة الوقت

هناك طرق مختلفة ومتنوعة والتي يمكن أن تساعدك في إنشاء جدول زمني فعال وتساعدك على إدارة وقتك وزيادة الإنتاجية، من هذه الطرق ما يلي:

• طريقة أداء المهمة الأكثر أهمية أولًا: باستخدام طريقة أداء المهمة الأكثر أهمية أولًا، يمكنك التركيز على المهام المهمة فقط بدلاً من التركيز على قائمة طويلة. عند استخدام هذه الطريقة، سيكون عليك أن تقوم بتحديد أهم ثلاثة أهداف ومنحها اهتمامك الكامل طوال اليوم. إذا أكملت أهم ثلاث مهام لديك ولا يزال لديك وقت، فقد تعود إلى قائمتك الأطول لإكمال المزيد.
• تقنية تقسيم الوقت: في طريقة تقسيم الوقت، تقوم بالتخطيط لمهامك وتعيين فترات زمنية لإنجازها. تزيد هذه الطريقة من الإنتاجية وتساعد في الحد من اختياراتك للمهام التي عليك القيام بها. إن معرفة ما تريد إكماله مسبقًا وتحديد الوقت اللازم له، قد يساعدك في إنشاء تقويم مرجعي لاستخدامه عند تحديد وقت بدء المهمة والانتهاء منها. لجعل طريقة تقسيم الوقت فعالة، حاول جدولة مهامك في فئتين هما: الكتل الاستباقية وهي المهام المهمة التي يجب عليك إكمالها قبل نهاية كل يوم، والكتل التفاعلية وهي المهام التي يمكنك التركيز عليها عندما يكون لديك وقت فراغ مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني والتحقق من الإشعارات
• تقنية بومودورو: تقنية بومودورو، والتي تعني بالإيطالية الطماطم، هي طريقة لإدارة الوقت تقوم على فكرة تجميع الأعمال التي تتطلب الكثير من التفكير والتي يتم تقسيمها إلى فترات قصيرة من العمل على مدار اليوم. هذه التقنية شائعة لدى أشخاص مثل الكتاب والمصممين والمبرمجين والطلاب. لتنفيذ هذه التقنية سيكون عليك القيام بما يلي: انتقاء المهمة التي تريد القيام بها، ضبط عداد الوقت لمدة 25 أو 30 دقيقة، العمل على مهمتك حتى انتهاء عداد الوقت، ثم أخذ استراحة سريعة من أربع إلى خمس دقائق. لكل أربع جلسات بومودورو، سيُمكنك أن تأخذ استراحة أطول، حوالي 15 إلى 30 دقيقة. استخدام هذه التقنية يمكن أن يساعدك في تحقيق الكثير على مدار اليوم وتوفير فترات راحة كافية لإبقاء ذهنك صافيًا ومسترخيًا.
• تقنية التركيز لمدة 90 دقيقة: تقوم هذه التقنية على فكرة الدورات البيولوجية التي تحدث عادةً في غضون 24 ساعة. يعاني جسم الإنسان من طاقة عالية وطاقة منخفضة خلال هذه الدورات. قد يساعدك العمل لمدة 90 دقيقة ثم الراحة لمدة 20 إلى 30 دقيقة بين كل مجموعة على التنسيق مع مستويات الطاقة المثلى لديك لتحقيق المهام وزيادة إنتاجيتك. قد يختلف التوقيت الدقيق لكل شخص، لذا سيكون عليك أن تراقب مستويات الطاقة لديك للعثور على نمطك الفريد.
• تقنية إيقاع الساعة البيولوجية: إيقاع الساعة البيولوجية هو عملية بيولوجية على مدار 24 ساعة تنظم أنماط اليقظة والنوم وقد تؤثر على جسمك وحالتك العقلية وسلوكك. خلال الدورة التقليدية، عندما تستيقظ، ترتفع مستويات الطاقة لديك بشكل طبيعي. أولئك الذين يعملون بجدول يومي تقليدي مدته ثماني ساعات قد يصلون إلى ذروة التركيز في حوالي الساعة 10 صباحًا. ثم قد يعانون من انخفاض مستويات الطاقة بين الساعة 1 بعد الظهر و 3 مساءً، مع ارتفاع آخر في وقت متأخر بعد الظهر والمساء. أخيرًا، قد تنخفض المستويات بين الساعة 9 مساءً والساعة 11 مساءً، وهو وقت ما قبل النوم. لاستخدام هذا الإيقاع لصالحك، سيكون عليك أداء المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً بين الساعة 10 صباحًا و 1 ظهرًا، ثم جدولة المهام الأقل كثافة في التفكير مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية من الساعة 1 بعد الظهر حتى الثالثة بعد الظهر.
• القاعدة 52-17: القاعدة 52-17 تشبه تقنية بومودورو من حيث الفكرة، لكنها تختلف في مقدار فترات العمل والراحة. خلال هذه التقنية، سيكون عليك العمل لمدة 52 دقيقة، ثم أخذ استراحة لمدة 17 دقيقة. قد تكون هذه الطريقة مثالية لأولئك الذين يحبون العمل والراحة على فترات أطول من 25 دقيقة.