6 خطوات أساسية تُمكنك من معالجة كشوف مرتبات موظفيك بفاعلية

تُشير معالجة كشوف المرتبات إلى إدارة جميع جوانب دفع مستحقات الموظفين الشهرية. تتضمن هذه المعالجة إجراء بعض الخطوات لضمان حساب مدفوعات الموظفين وتتبعها وتوزيعها بشكل صحيح.

ما هي معالجة كشوف المرتبات؟

تُشير معالجة كشوف المرتبات إلى إدارة جميع جوانب دفع مستحقات الموظفين الشهرية. تتضمن هذه المعالجة إجراء بعض الخطوات لضمان حساب مدفوعات الموظفين وتتبعها وتوزيعها بشكل صحيح. تتضمن معالجة كشوف المرتبات أيضًا تحديد المبالغ الصحيحة للمال المقتطعة مثلًا للتأمينات والضرائب أو رد سلفة قد حصل عليها الموظف مُسبقًا من الشركة وغيرها من التخصيصات الأخرى.

تختلف معالجة كشوف المرتبات من منظمة إلى أخرى. قد تقوم بعض الشركات بتوظيف شخص معين لإدارة كشوف المرتبات داخليًا، البعض الآخر من الشركات قد يقوم بتفويض المهمة إلى الموارد البشرية. شركات أخرى قد تقوم بالاستعانة بشركة خارجية أو تستخدم منصة لأتمتة معالجة الدفع الخاصة بها، الأمر الذي يتطلب فقط الحد الأدنى من المراقبة والجهد الداخليين.

بيانات كشوف الرواتب

يمكن تعريف بيانات كشوف المرتبات بأنها جميع المعلومات التي يمكن للشركة جمعها حول المرتبات الخاصة بموظفيها. يمكن أن تتضمن هذه المعلومات الرواتب الأساسية والمزايا والمكافآت ومقابل العمل الإضافي وتكلفة الإجازة السنوية وأي شيء آخر يتعلق بموظفي الشركة وعقود عملهم.

كشوف المرتبات تتضمن ما هو أكثر من مجرد دفع رواتب الأشخاص الأساسية، يمكن للشركات استخدام البيانات التي تجمعها للمساعدة في اتخاذ قرارات فعّالة على المدى القصير وحتى النمو المتوقع على المدى الطويل.

مراقبة البيانات التي تتضمنها كشوف المرتبات وقياسها باستمرار، يمكن أن يساعدك على تحسين عملياتك وأداء عملك بفاعلية وتحسين تجربة موظفيك، وغيرها من الفوائد المتعددة. إذا لم تكن تستخدم بيانات كشوف المرتبات، فستفقد الكثير من هذه المزايا والفوائد.

 كيفية استخدام بيانات الرواتب في اتخاذ القرارات

تتسم بيانات كشوف المرتبات بأنها تجعل لدى الشركات القدرة على اتخاذ قرارات أعمال دقيقة، مما يساعد الشركات في النهاية على تنمية أعمالها. مثلًا، أنت بحاجة إلى بيانات مالية دقيقة لدفع قرارات الأعمال إلى الأمام. ويمكنك الحصول على بيانات دقيقة عن طريق رقمنة كشوف المرتبات الخاصة بك باستخدام حل برمجي قائم على السحابة. يعني هذا الحل أن بياناتك تتم مزامنتها في محور مركزي وهي أكثر دقة من الاعتماد على الإدخال اليدوي للبيانات. بهذه الطريقة، يمكنك الوصول إلى بيانات موثوقة في الوقت الفعلي ومن أي مكان تعمل فيه، سواء في المنزل أو في المكتب. علاوة على ذلك، يعني الوصول إلى هذه البيانات متى احتجت إليها أنك قد اقتربت بالفعل بدرجة كبيرة من فهم أين تنفق أموالك.

أيضًا، يمكن أن تساعد هذه البيانات في تخطيط القوى العاملة لديك في الوقت الحالي وفي المستقبل. لإدارة الميزانيات بشكل مناسب، تحتاج إلى رؤية، ستمنحك بيانات كشوف المرتبات هذه الرؤية. يعتبر توزيع التدفق النقدي أمرًا بالغ الأهمية، ولكن لا يمكنك قياس ما لا يمكنك رؤيته.

كذلك، تُعدّ كشوف المرتبات جزءًا أساسيًا من عمليات عملك، تؤثر طريقة معالجتك لها على الجميع في المؤسسة. من خلال جمع وتحليل بيانات كشوف المرتبات، يمكنك اكتشاف أنماط الأخطاء بسرعة، مثل المدفوعات المنخفضة أو المدفوعات الزائدة. اكتشاف هذه الأخطاء يمكن أن يساعد في تحديد المجالات الحاسمة للتدريب والتطوير ويساعد على ضبط عملية جمع البيانات في المستقبل.

من مزايا معالجة كشوف الرواتب أيضًا، تحسين تجربة موظفيك، الحفاظ على المواهب هو شيء تحتاج جميع الشركات إلى التركيز عليه، لذا، يجب أن يكون تركيز الشركة على بناء تجربة موظف جيدة تقدم قيمة وتدعم جميع الموظفين. يمكنك استخدام بيانات كشوف المرتبات لتحديد الأنماط في معدل دوران الموظفين، يُمكنك القيام بهذا من خلال تقييم كيفية تأثير إستراتيجية التعويضات والمزايا الخاصة بك على الاحتفاظ بالموظفين وتحليل كيفية تأثيرها أيضًا على قرارات الموظفين بالمغادرة.

خطوات معالجة كشوف المرتبات

يُمكنك الاستعانة بالخطوات التالية لمعالجة كشوف المرتبات:

• جمع المعلومات الضريبية للموظفين: يجب أن يملأ الموظفون نماذج مختلفة بناءً على نوع عملهم، سواء أكانوا موظفين بدوام جزئي أو بدوام كامل.
• إنشاء جدول الرواتب: حدد جدولاً لعدد مرات دفع رواتب الموظفين. اتخذ قرارك بناء على أفضل ما يناسب العمل. سواء أكان دفع المستحقات شهرياً أو نصف شهري أو أسبوعياً، قم بإنشاء تقويم يحدد جميع أيام الدفع للسنة. حدد أيام الدفع بناءً على جدول الرواتب الذي اخترته وعدد الأيام التي تُحددها لمعالجة كشوف المرتبات لضمان حصول الموظفين على أموالهم في الوقت المحدد. من المهم مراعاة تواريخ سداد الضرائب السنوية والعطلات عند إنشاء التقويم الخاص بك.
• تحديد طرق الدفع للموظف: تحديد كيفية دفع رواتب الموظفين، على سبيل المثال عن طريق الدفع النقدي المباشر أو الإيداع على حساباتهم الشخصية أو من خلال بطاقة الرواتب. ضع في اعتبارك السماح للموظفين بتحديد الطريقة التي يفضلونها. إذا اختاروا الإيداع على حساباتهم، فيجب هنا الحصول على معلومات حسابهم المصرفي منهم حتى تتمكن من إعداد الودائع بشكل صحيح.
• تطوير سياسة الرواتب: قم بإنشاء معالجة كشوف المرتبات التي تحدد المبادئ التوجيهية الأساسية التي يجب متابعتها، هذه المبادئ، مثل: طريقة تتبع وقت الموظفين وحضورهم، الاستقطاعات الإلزامية والطوعية من الرواتب، متطلبات الدولة والشركات للإجازات المدفوعة وغير المدفوعة، عدد مرات الدفع في السنة، عملية طلب الإجازة، الموظفون المؤهلون وغير المؤهلين للحصول على أجر العمل الإضافي.
• حساب الأجر الإجمالي للموظف: بمجرد تحديد جدول الرواتب والسياسة، يجب حساب إجمالي الأجر لكل موظف. الراتب الإجمالي هو مقدار أجر الموظف قبل طرح أي ضرائب أو استقطاعات.
•  اختيار مدير الرواتب: خلال هذه الخطوة يجب تحديد المسؤول داخل الشركة عن معالجة كشوف المرتبات. تقوم بعض المنظمات بتوظيف موظف على وجه التحديد للتعامل مع كشوف المرتبات، بينما قد يولي البعض الآخر هذه المسؤولية لمدير الموارد البشرية أو مدير المكتب. من المهم اختيار شخص يتمتع بمهارات تنظيمية وتحليلية قوية، بالإضافة إلى القدرات التقنية اللازمة.