6 خطوات هامة لكتابة بريد إلكتروني احترافي للعمل

عندما تُرسل بريدًا إلكترونيًا احترافيًا، فهذا يُقدّم انعكاس جيد لصورتك المهنية والشخصية. لا يهم ما إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني موجهة إلى صاحب عمل محتمل أو زملاء في العمل أو اتصال عمل خارجي مع عميل للشركة، في كل الحالات السابقة أنت بحاجة إلى صياغة بريدك الإلكتروني بشكل مثالي. تابع قراءة السطور التالية للتعرّف على خطوات كتابة بريد إلكتروني احترافي.

أهمية كتابة بريد إلكتروني احترافي للعمل

من جوانب أهمية كتابة بريد إلكتروني احترافي للعمل ما يلي:

• إشراك العملاء في عملك ومُستجداتك: من خلال الانضمام إلى قائمة المشتركين في الرسائل الإخبارية عبر البريد الإلكتروني، يصبح عملاؤك جزءًا من مجموعة "في" شركتك. تعمل رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة بشكل احترافي على إبقاء عملائك على اطلاع بأحدث العروض الترويجية، فضلاً عن تقديم منتجات وخدمات جديدة. يستمتع أكثر من 90٪ من المستهلكين في الولايات المتحدة بتلقي رسائل بريد إلكتروني ترويجية من الشركات التي يجرون الأعمال معها بشكل منتظم.
• بناء الثقة: يساعدك البريد الإلكتروني الاحترافي للأعمال أيضًا على اكتساب مستوى جيد من الثقة سواء على مستوى أصحاب العمل والمديرين والزملاء، أو على مستوى العملاء، حيث يستطيع البريد الإلكتروني الاحترافي الذي يُقدّم لعملائك دومًا معلومات جديدة ويروي تعطشهم للمعرفة تحويل العملاء المحتملين إلى عملاء منتظمين ودائمين.
• تطوير علاقات أقوى: المفتاح لتطوير علاقات دائمة مع الآخرين هو جعل التعامل معك تجربة شخصية. يريد عملاءك، مثلاً، أن تقدرهم شركتك، ومن خلال إرسال رسائل بريد إلكتروني مكتوبة بشكل احترافي تتضمن لمسة شخصية، يمكنك تقوية الرابطة القوية بالفعل التي تربطك بعملائك المنتظمين.
• الوصول إلى مستخدمي الأجهزة المحمولة: يقولون أن الأهم مما تقوله هو كيف تقوله. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني المكتوبة بشكل احترافي، فهذا يعني تنسيق المراسلات الإلكترونية لتعمل بشكل جيد على الأجهزة المحمولة. أظهرت دراسة أن مستخدمي الأجهزة المحمولة يفتحون أكثر من نصف جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من قبل الشركات. أظهرت نفس الدراسة أن 33٪ من نقرات البريد الإلكتروني تحدث على الأجهزة المحمولة. توقع أن يتخذ عملاؤك المزيد من قرارات الشراء من خلال الوصول إلى المعلومات المرسلة إليهم على الأجهزة المحمولة.
• جذب المزيد من الزوار للموقع الرسمي: يمكن النظر إلى التسويق عبر البريد الإلكتروني باعتباره قطعة مكملة من اللغز الترويجي، وليس اللغز بأكمله. تتمثل إحدى النتائج الأكثر فاعلية لإرسال رسائل بريد إلكتروني احترافية لعملك في أنها يجب أن تثير اهتمام العملاء المحتملين الذين يرغبون في معرفة منتجاتك وخدماتك. أين يذهبون من أجل الحصول على المزيد من المعلومات؟ الجواب هو موقع الويب الخاص بشركتك، والذي تبرزه في بداية ونهاية كل بريد إلكتروني.
• توفير شكل متسق من الاتصال: يُمثل البريد الإلكتروني الاحترافي طريقة يمكن الاعتماد عليها للبقاء على اتصال مع العملاء المنتظمين، وكذلك العملاء المحتملين الذين أعربوا عن اهتمامهم بشركتك. يمكن لعملائك حفظ بريد إلكتروني للرجوع إليه في المستقبل. لا تقدم المكالمات والرسائل الهاتفية المرسلة عبر البريد العادي قنوات اتصال متسقة.

خطوات كتابة بريد إلكتروني احترافي

يحتوي البريد الإلكتروني الاحترافي على العديد من الجوانب المختلفة التي يجب مراعاتها قبل الإرسال. تعرّف خلال السطور التالية على بعض الخطوات البسيطة التي تُمكنك من أن تكون قادرًا على كتابة بريد إلكتروني احترافي مثالي في كل مرة.

• النظر في مستقبل رسالتك: عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني، تأكد من أن طريقة تحدثك تتوافق مع جمهورك. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مسؤول تنفيذي لم تقابله من قبل، فاحرص على الحفاظ على البريد الإلكتروني مصقولًا وخاليًا من أي نكات أو أمور غير رسمية. من ناحية أخرى، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميل تربطك به علاقة جيدة، فقد تستخدم نهجًا أقل رسمية وأكثر ودية.
• افتتح رسالتك بتحية مناسبة: يبدأ البريد الإلكتروني الاحترافي دائمًا بتحية مناسبة. التحية المناسبة أمر ضروري لأي بريد إلكتروني احترافي. لا يجب أن تكون التحية مفرطة التعقيد. يمكن أن تكون بسيطة مثلاً: عزيزي [الاسم] ، مرحبًا [الاسم] ، تحياتي [الاسم]. هناك أيضًا بعض التحيات الشائعة التي يجب ألا تستخدمها في بريد إلكتروني احترافي. يجب دائمًا تجنب اللغة العامية أو "الودية" بشكل مفرط أو "الصارمة" بشكل مفرط. ستحدد علاقتك بالشخص الذي ترسل إليه البريد الإلكتروني التحية الأكثر ملاءمة.
• حدد الغرض من بريدك الإلكتروني: لا يرغب الأشخاص في قراءة رسائل البريد الإلكتروني الطويلة أو فرز كميات كبيرة من النصوص في محاولة لمعرفة الغرض من بريدك الإلكتروني. اذكر غرضك في بداية بريدك الإلكتروني وامنح القارئ فكرة واضحة عن موضوع البريد الإلكتروني. توضيح موضوعك لا يعني أن تكون فظًا. إن تحديد هدفك هو الخطوة الأولى لبدء محادثة وحوار ناجحين مع الشخص الآخر.
• كتابة النص الأساسي باختصار: افهم أن القارئ ليس لديه على الأرجح الوقت لقراءة رسالة بريد إلكتروني مطولة. احترم وقتهم، إذا كان نص رسالتك الإلكترونية طويلاً جدًا، فقد يتصفحونه فقط أو لا يقرأونه بالكامل. اجعل رسائل البريد الإلكتروني قصيرة ومباشرة، ولا تستخدم اللغة العامية. اجعل قراءة رسائل البريد الإلكتروني سهلة عن طريق تقسيم النص إلى فقرات تتكون من جملتين إلى ثلاث جمل، أو استخدم النقاط والأرقام عند الضرورة.
• تدقيق البريد الإلكتروني الخاص بك: يوضح البريد الإلكتروني الخالي من الأخطاء الاجتهاد والاحتراف. قبل إرسال بريد إلكتروني، توقف لحظة للتحقق من وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية. أيضًا، تحقق جيدًا للتأكد من أنك قمت بتضمين أي مرفقات ربما أشرت إليها في رسالتك. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني مهمة لمؤسستك، فقد تطلب من مشرفك المباشر أو زميل موثوق به قراءتها قبل إرسالها.
• اختتام بريدك الإلكتروني: في نهاية رسالتك الإلكترونية، لا تريد أن تنتهي بجملة إنشائية. تريد أن تنتهي بجملة تحدد ما يجب أن يحدث بعد ذلك. حاول إما توجيه القارئ في اتجاه معين أو إنهاء المحادثة بشكل طبيعي. بعض الطرق الجيدة لإنهاء رسالة بريد إلكتروني هي: أتطلع إلى التحدث معك أكثر، يُرجى الاطلاع على الوثائق المرفقة وإعطائي أفكارك. في معظم الحالات، لن يكون البريد الإلكتروني نهاية المحادثة، ولكنه في الواقع سيكون البداية.