5 فوائد تخطيط وإدارة المشاريع.

أصبحت إدارة المشاريع ملكًا للجميع. ليس فقط مدراء مشاريع مخصصين، وهذا هو السبب في أن إدارة المشروع يمكن أن تساعدك أنت وفريقك ومؤسستك على إكمال المشاريع في الوقت المناسب، في المقال التالي 5 فوائد تخطيط وإدارة المشاريع.

إدارة المشروع

هي نظام استخدام المبادئ والإجراءات والسياسات المعمول بها لتوجيه المشروع بنجاح من الفكرة وحتى الاكتمال.

غالبًا ما يتم اختصارها كـ PM، تتطلب إدارة المشروع تطبيق هذه المبادئ والإجراءات بالإضافة إلى الأدوات والتقنيات لضمان إمكانية إكمال المشروع بطريقة تلبي جميع النتائج المفصلة ، من حدود الإنفاق إلى أهداف الهدف النهائي.

من المتوقع أن تقوم خطة إدارة المشروع بتوجيه جميع جوانب المشروع بفعالية وكفاءة من البداية إلى النهاية، مع الهدف المثالي المتمثل في تسليم النتيجة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

غالبًا ما تبدأ خطة المشروع بميثاق المشروع، ومن المتوقع تحديد التحديات المحتملة مسبقًا. هناك حاجة إلى إدارة المخاطر لتوقع ومعالجة أي حواجز أو مفاجآت تظهر حتى يحافظ المشروع على الجدول الزمني.

تتضمن إدارة المشروع عادةً الإشراف على فرق من مجالات وظيفية متعددة داخل المنظمة بالإضافة إلى الإشراف على الفرق والعاملين من منظمات متعددة الذين يُتوقع منهم العمل معًا لجزء من مدة المشروع أو كلها للوصول إلى الهدف المشترك.

وبالتالي، يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يكونوا قادرين على التواصل بشكل فعال عبر العديد من التخصصات وأن يلهموا وحدة العمل بين العديد من العمال من أجل تقديم مشروع ناجح.

5 فوائد تخطيط وإدارة المشروع

إن وجود هيكل حول إدارة المشروع ومعرفة كيفية استخدام التقنيات لإنهاء مشاريعك في الوقت المناسب يأتي بفوائد لا حصر لها، ومع ذلك، هناك خمس فوائد فورية للإدارة الجيدة للمشروع:

1. تعمل إدارة المشروع على تحسين الإنتاجية وتقليل التكاليف وعبء العمل

الهدف النهائي لإدارة المشروع والتخطيط هو الكفاءة. تريد أن تفعل أكبر قدر ممكن في أقل وقت ممكن، تساعدك إدارة المشروع على إنشاء منهجية محسّنة.

بمجرد إنشاء العمليات والقوالب والإجراءات، ستتمكن من إعادة استخدامها مع كل مشروع ومعرفة بالضبط ما يمكنك الاعتماد عليه، سيؤدي ذلك تلقائيًا إلى تخفيف المخاطر وتحسين كفاءتك.

كيفية تحسين الكفاءة مع إدارة المشاريع

• قم بإنشاء خطة مشروع تحتوي على: المعلومات التي تلقيتها من العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين، والموارد، وهيكل تقسيم العمل، والجدول الزمني مع المعالم.
• قسّم المشروع إلى مهام وحدد بوضوح مالكي المهام، وتبعيات المهام، وتواريخ الاستحقاق، والموارد.
• استخدم مخططات لمراقبة أعباء عمل أعضاء الفريق الفردي والتأكد من عدم قيام أي شخص بمجهود فوق المستطاع.
• اجعل عملاءك والإدارة العليا على اطلاع، واتفق على نقاط تسجيل الوصول حيث ستطلعهم على التقدم.
• قم بإنشاء سياسة تغيير قبل البدء في المشروع. إذا كان المشروع ينمو في نطاقه أو إذا أراد العملاء إجراء تغييرات، فتأكد من الرجوع إلى السياسة لتقييم ما إذا كانت قابلة للتطبيق وما إذا كنت تخاطر بتجاوز الميزانية أو التأخير.
• احصل على تعليقات فريقك حول مشروعك وخطط المهام. تأكد من أنه يمكنهم دائمًا الوصول إلى خطة المشروع، وكذلك تحديثها. ضع في اعتبارك استخدام أداة إدارة مشروع مثل Project Central لتحسين الشفافية.

2. إدارة المشروع يحسن التعاون

إذا كان كل شيء متعلقاً بمشروعك منظمًا وكان أعضاء الفريق يعرفون بالضبط ما يحتاجون إلى القيام به في أي وقت، فسيكون من الأسهل إدارتهم.

بالإضافة إلى ذلك، سيبذل الجميع قصارى جهدهم.

كيفية تحسين التعاون مع إدارة المشاريع

• استخدم أدوات PM لإبقاء الجميع في نفس الصفحة. على سبيل المثال، يمكنك استخدام أداة إدارة مشروع Microsoft 365. سيتمكن الجميع من الوصول الفوري إلى تفاصيل المهام والمهام، ولن يضطروا إلى إضاعة الوقت في البحث عن المعلومات.

• حدد دورك وأدوار أي شخص آخر بوضوح ودقة. عند تفويض المهام، تأكد من أن مالكي المهام يفهمون مسؤولياتهم. تحقق معهم بشكل دوري لتقديم المساعدة أو التعليقات، وتأكد من أنهم على المسار الصحيح.
• فهم أصحاب المصلحة ووضع خطط الاتصال. أولاً، عليك أن تفهم فريقك وما الذي يدفعهم. بعد ذلك، لا تنس تحليل العملاء والإدارة العليا. ضع خطة اتصال لكل مجموعة من أصحاب المصلحة حتى لا يبقى أحد في الظلام.

3. تعمل إدارة المشروع على تحسين رضا العملاء

لنكن حقيقيين: أنت مدير المشروع. أنت المسؤول عن إسعاد الجميع، الآن، قد يكون هذا أمرًا صعبًا.

ولكن مع إضافة القليل من سحر إدارة المشروع إلى هذا المزيج، سترى مدى سهولة تلبية توقعات العملاء.

كيفية تحسين رضا العملاء عن إدارة المشاريع

• فهم توقعات العملاء والتواصل بوضوح. في مرحلة البدء، تأكد من أن العملاء على دراية بأهداف المشروع وتوقعاتهم الخاصة. ما الذي يأملون في تحقيقه؟ بمجرد أن تفهم توقعاتهم، قم ببناء مخرجات واضحة والحصول على موافقتهم.
• قم بإعداد الوثائق اللازمة: وثيقة بدء المشروع / حالة عمل المشروع، ميثاق المشروع، وسياسة التغيير هي بعض من أهم الوثائق.
• مراقبة المخاطر وإعداد خطة للتخفيف منها. قم بتقييم مشروعك بوضوح بعد إنشاء هيكل تنظيم العمل. هل من المحتمل أن تتجاوز الميزانية؟ هل تعتقد أنه سيتعين عليك إجراء تغييرات على النطاق؟ افهم المخاطر بدلًا من تجاهلها.

4. تساعدك إدارة المشروع على تحسين أدائك

عندما يكون لديك طريقة منظمة لتتبع أدائك ونتائجك من مشروع إلى آخر، فستتمكن من فهمها، وإذا أمكنك قياسه، يمكنك تحسينه، بدون عملية منظمة، يمكن لأي شخص أن يخمن سبب فشل المشروع، ولكن إذا التزمت بالعمليات المحددة، فستلاحظ بسهولة الاختناقات وتفهم المتغيرات التي تعرض مشاريعك للخطر.

كيف تحسن أداءك مع إدارة المشاريع

• استخدم أداة مركزية لإدارة المشاريع والمهام والتتبع وإعداد التقارير. تأكد من وجود جميع بياناتك في موقع مركزي حيث يمكنك الوصول إليها وتحليلها.
• إنشاء عمليات ما بعد الإكمال. أجمع أصحاب المصلحة معًا واطلب ملاحظاتهم. هل لاحظوا أي مشاكل، هل كانت هناك مناطق أو أشياء يعانون منها؟
• أنشئ مستندًا يحتوي على جميع الدروس التي تعلمتها (من البيانات والخبرة العملية).
• تنفيذ التغييرات. بمجرد أن تفهم المجالات الإشكالية، ضع خطة تحسين.

5. إدارة المشروع تساعد في حل المشكلة

أخيرًا، هناك دائمًا مشاكل في المشاريع. بعد كل شيء، هناك الكثير من الأجزاء المتحركة المعنية.

ومع ذلك، عندما تستخدم منهجية PM، فأنت تعرف بالضبط كيفية التعامل مع مشكلة ما.

يمكن أن تساعدك الطريقة المنظمة لتنظيم العمل على حل المشكلات في مهدها أو ملاحظتها قبل أن تلحق الضرر بمشروعك.

كيفية حل المشاكل مع إدارة المشاريع

• إنشاء عمليات إدارة المخاطر.
• لاحظ كل تغيير ومشكلة في سجل التغيير / الإصدار الخاص بك.
• ضع خطط اتصال لكل مجموعة من أصحاب المصلحة، والتزم بها.
• قم بتحديث مشروعك وخطط المهام مع كل تغيير مقبول جديد لفهم كيف سينعكس ذلك على المشروع بأكمله.