10 طرق ذكية لإدارة الأشخاص المتأخرين دائماً عن الاجتماعات

هناك دائماً شخص يتأخر باستمرار عن الاجتماعات، أنت تعرف الشخص الذي لديه مشكلات اتصال Wi-Fi بشكل منتظم أو الذي احتضر جهاز الكمبيوتر الخاص به قبل بدء المكالمة مباشرة أو الذي حدث أنه في مكالمة أخرى يبدو لا يستطيع الخروج منها.

بالتأكيد، الأشياء تحدث هذه كلها أعذار وجيهة من وقت لآخر. ولكن ماذا تفعل عندما يتأخر شخص باستمرار عن الاجتماعات؟ من المهم الالتزام بالمواعيد في مكالمات الفيديو. إذا تأخر شخص واحد، فقد يؤثر ذلك على جدول كل شخص آخر في المكالمة.

في حين أن ثقافة العمل من المنزل والاتصال الهاتفي طوال جائحة كورونا المستجد جعلت الاجتماعات غير رسمية بالتأكيد، فإن ضرورة الالتزام بالمواعيد لم تتغير. إذن، إليك كيفية إدارة الأشخاص الذين يتأخرون دائماً في الاجتماعات:

كيف تدير المرؤوس الذي يتأخر دائماً؟

إذا كان لديك موظف يتأخر دائماً في الاجتماعات، فإليك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها:

1. اطلب منهم إنشاء تقويم عام والجدولة في أوقات أكثر فعالية

إذا كان موظفك دائماً متأخراً في المكالمات أو الاجتماعات لأنه دائماً ما يكون على مكالمات أخرى تتداخل مع مكالماتك، فمن الأفضل أن تجد وقتاً مختلفاً يعمل بسلاسة أكبر. يمكنك القيام بذلك عن طريق مطالبة موظفك بإنشاء تقويم اجتماع يمكنك رؤيته. يُطلق عليه تقويم مشترك، وبهذه الطريقة ستعرف دائماً الاجتماعات التي تُعقد فيها ومتى - حتى تتمكن من التخطيط لاجتماعاتك بشكل أكثر فاعلية.

2. دعهم يعرفون أن تأخرهم هو سلوك غير مقبول

قد يكون موظفك يأتي متأخراً إلى الاجتماعات طوال الوقت لأنه يشعر أنه يمكن أن يفلت من العقاب. قد يكون من الحكمة جذبهم إلى اجتماع أو إرسال بريد إلكتروني إليهم لإعلامهم بأن تأخرهم غير مقبول. ذكّرهم بتوقعاتك وتداعيات عدم تلبية تلك التوقعات، هذا يعطيهم تحذيراً، الذي نأمل أن يشجعهم على أن يكونوا في الوقت المناسب للمضي قدماً.

3. تأكد من إرسال تذكير

من المحتمل أن يكون موظفك الذي يتأخر باستمرار عن الاجتماعات يتنقل كثيراً وينسى الاجتماعات. في حين أن هذا أقل احتمالاً بالنسبة للموظفين المتكررين، إلا أنه لا يزال هناك احتمال أن يكون هذا هو الحال. قم بإعداد تذكيرات بالاجتماعات وأرسل الإخطارات عبر البريد الإلكتروني أو Slack أو أي منصة اتصال أخرى تستخدمها.

4. إرسال جداول أعمال الاجتماع قبل الاجتماعات

قد يتأخر موظفك عن الاجتماعات لأنه لا يعتقد أن كل ما يأتي أولاً هو أمر مهم بالنسبة لهم لسماعه. في حين أن هذا غير مقبول، يمكنك تذكير الموظفين أنه من المهم أن يكونوا في الوقت المحدد وأن يشاركوا من البداية. يمكنك القيام بذلك من خلال مشاركة جدول أعمال الاجتماع مع ملاحظة حول أهمية توقيت الجميع.

5. إعطاء تحذير لموظفك

دع موظفيك يعرفون أنه إذا استمروا في التأخر، فقد يكلفهم ذلك وظيفتهم. بالطبع، تحدث حالات الطوارئ وتحدث صراعات الوقت، لكن تأخرهم بانتظام عن الاجتماعات ليس جيداً.

كيف تدير رئيساً متأخراً دائماً؟

إذا كان لديك رئيس يتأخر دائماً عن الاجتماعات، فإليك كيفية التعامل مع الموقف:

1. استمر في الاجتماعات

إذا كان رئيسك يتأخر دائماً، فقد يكون السبب هو أنه مشغول جداً بكل شيء آخر في قائمة مهامه. إذا كان بإمكانك الاستمرار في الاجتماع بدونهم، فافعل ذلك. أنت لا تريد أن تضيع وقت الآخرين أيضاً أو افعل ما تستطيع بدونه حتى يتمكن من الرد على المكالمة أيضاً.

2. خذ محاضر الاجتماعات

إذا لم يتمكن رئيسك من الحضور إلى اجتماعاتك على أساس منتظم، فأخبره أنك أو أي شخص آخر سيقوم بتدوين الملاحظات. يمكنك بعد ذلك أن ترسل إليه ملخص الاجتماع بعد انتهائه، حتى يظلوا على دراية بما تعملون عليه معاً.

3. سجل الاجتماعات

إذا لم يتمكن رئيسك من الوصول إلى الاجتماعات ولكنه يريد ضبط الوقت في الوقت الذي يناسبه، فيمكنك تسجيلها بدلاً من ذلك. طالما أنك لا تحتاج إلى مدخلات رئيسك في الاجتماع، يمكنك المضي قدماً بدونها

4. ارسل جدول أعمال الاجتماع الذي يوضح متى يحتاج رئيسك إلى ضبطه

إذا لم يكن لدى رئيسك وقت للاجتماع بأكمله، فيمكنك على الأقل إخباره عندما ستحتاج إليه بالفعل ليكون جزءً منه. يمكنك القيام بذلك عن طريق ترك ملاحظة في جدول أعمال الاجتماع.

5. تحدث إلى رئيسك في العمل حول تولي العمل أو تفويضه

إذا كان رئيسك بحاجة إلى أن يكون في الاجتماعات لأن مدخلاته ضرورية، لكنه لا يعقد الاجتماعات ولا يمكنك تحريكه في كل مرة، فربما حان الوقت للتحدث مع رئيسك في العمل. ربما، على سبيل المثال، يمكن لرئيسك في العمل تفويض بعض أعماله لك أو لأحد أعضاء فريقك. ربما يمكنك أنت أو أي شخص آخر البدء في التدخل من أجله في عملية صنع القرار، يمكن أن يساعد ذلك في تخفيف العبء عن مكتبه ويمنحك أنت أو أحد أعضاء فريقك فرصة للتقدم.