هل مللت من كثرة تلقي الردود الخاطئة على رسائل البريد الإلكتروني؟ عليك إذاً أن تجرب هذه الإرشادات

قد يحدث بعد أن تكون قد إتبعت كافة النصائح الخاصة بكتابة رسالة البريد الإلكتروني، مثل تقليل طول الرسالة واستخدام لغة مبسطة وغيرها من النصائح، أن تظل تتلقى إجابات وردود على رسائلك بعيدة عن تلك التي كنت تنتظرها. كأن ترسل عدد من الاستفهامات وتتلقى إجابة في كلمتين "يبدو جيداً"، أو كان تسأل عن الخطوة القادمة التي يجب تفعيلها وتتلقى إجابة لا تحمل أي إشارة إلى أي خطوة لا قادمة ولا سابقة.

تعني هذه الردود السابقة ومثلها من الردود أنه وكأنك لم تتلق رداً على الإطلاق، فتحتاج من لمتابعة مرة وأخرى حتى تتلقى المعلومة والرد المناسب الذي كنت تبحث عنه برسالتك الأولى. ولكن حتى في هذه الحالة لا يمكنك أن تتابع بواسطة رسالة تحمل جملة واحدة مثل "هل يمكنك أن تعيد قراءة الرسالة، عليك أن تنتبه لما قلته من خلالها وأن تجيب على سؤالي بشكل مباشر"

لذا عليك أن تجرب هذه الحلو التي نقدمها لك من خلال هذا المقال والتي ستساعدك على تلقى الإجابة الأنسب على ما تريد.

1- أن تكتب بعنوان الرسالة: أرجو التوضيح قبل (كتابة وقت أو مدة زمنية).

أعطى الكاتب أدريان هوبكنز عدد كبير من النصائح المتعلقة بكتابة عناوين الرسائل الأكثر فعالية في كتابه Muse، وكان من بينها عدم استخدام كلمة "عاجل" أو "ضروري"، حيت أن وقع تلك الكلمات على مستقبل الرسالة يثير فزعه، كما أن الأمور العاجلة أو الضرورية لهذه الدرجة قد تحتاج إلى الإتصال المباشر أو المقابلة الشخصية عوضاً عن إرسال رسالة وانتظار الرد عليها، لذا ينصح هوبكنز باستخدما كلمة مثل "اليوم".

وشرح هوبكنز أن استخدام وقت محدد للرد على الرسالة مع استخدام كلمات توضح المطلوب مثل "رد" أو "توضيح" أو "موافقة" أو "مراجعة"، تأتي بنتائج إيجابية ومحددة، حيث يفهم المتلقي مع تحديد وقت أو مدة زمنية معينة أن الأمر المطلوب لا يمكن أن ينتظر لما بعد هذا المدة أو التوقيت، مما يجعل رده مباشراً وفي الوقت المناسب.

2- كتابة جملة "هل سيكون من الأفضل أن نتم الأمر هاتفياً؟"

يقول جايسون ديميرس في مقالة كتبها لفوربس باسم "البريد الإلكتروني فقط، 10 أسباب تؤكد على أن المكالمات الهاتفية مضيعة للوقت"، أن أغلب العاملين بالأعمال بداية من أصحابها حتى أصغر موظفيها لا يفضلون المكالمات الهاتفية، ويوقنون أنها تمثل مضيعة للوقت وخفض للقدرات الإنتاجية لما تحمله من أمور هامشية بعيدة عن صلب الموضوع يمكن أن تثار على طول المكالمة.

لذا عندما تقترح أنت كمرسل للرسالة الإتجاه لمكالمة هاتفية، سيقوم المتلقي بإختيار قراءتها كاملة وفهمها ظناً منه بأن القراءة والرد سيوفران عليه خوض مكالمة مطولة قد تعطله وتستهلك وقته.

3- جملة "هل يمكنك مشاهدة المرفقات؟"

في بعض الأحيان يمكنك أن تتوقع أن المتلقي لم يقم بقراءة رسالتك بأكملها، خاصة عندما يسأل عن أمور كنت قد ذكرتها بالفعل في معرض تلك الرسالة، وبالتأكيد لا يرغب أياً منا في إعادة كتابة الرسالة من أخرى، كما أنه من غير اللائق أن تطلب من المتلقي قراءة الرسالة مرة ثانية لأن هذا سيبدو وكأنك تتهمه بالإهمال وعدم الإكتراث بصورة واضحة، لذا يمكنك التحجج بالأخطاء التقنية.

فبدلاً من أن تطلب من المتلقي أن يعيد قراءة الرسالة أو أن ينظر لآخرها، يمكنك أن تدفعه لذلك بطريقة غير مباشرة، بأن تطلب منه مثلاً أن يتأكد من أن المرفقات التي قد أرسلتها موجودة بالفعل، وحتى لو تكن قد أرسلت مرفقات فستكفي تلك الجملة لدفع المتلقي لقراءة الرسالة حتى أخرها.

4- "هل إنتهينا من هذا الأمر؟"

يتبع إريك شميدت المدير التنفيذي لمجموعة ألفابيت المالكة لشركة جوجل، نظاماً خاصاً لمتابعة الرسائل التي تتطلب إتخاذ إجراءات أو ردود تتعلق بمهام يجب تنفيذها لاحقاً، فيقترح أنهعند إرسال رسالة لأحد الأشخاص من هذا النوع من الرسائل، فإنه يقوم بنسخ الرسالة كاملةً ثم تغير العنوان بوضع جملة "للمتابعة: هل إنتهينا من هذا الأمر؟"

وإن كانت تلك الجملة تبدو حادةً بعض الشئ وغير مناسبة في بعض الأحوال، يمكنك استبدالها بأي جملة أخف حدةً مثل: هل يمكنك إفادتي بما تم من تقدم في هذا الأمر؟، بالتأكيد مع نسخ الرسالة الأصلية كاملةً. وفي بعض الأحيان تتأخر الردود أو يتعطل إتمام المهام لأسباب خارجة عن إرادة المتلقي، لذا فاستخدام جملة كالسابقة وطلب إعلامك بأي مستجدات تطرأ على ما تطلبه من مهام يعد أمر في غاية الفعالية.